CONCEPTO 36543 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
10020
| Asunto: | Concepto de término legal para la liquidación de prestaciones sociales por renuncia de funcionarios públicos. |
Saludo cordial,
Mediante radicado 01-9-2025-017940 NIS: 2025-02-087756 del 11 de marzo de 2025, dirijo a la Coordinadora del Grupo Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, solicita claridad sobre lo siguiente: “(…) (i) Concepto en el cual se indique si existe o no un término legal para que la entidad realice la liquidación de prestaciones sociales derivadas de renuncia por parte de funcionarios; y en caso afirmativo, cual es dicho término y en que normatividad se encuentra estipulado. (…)”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Decreto 3135 de 1968 “Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.”, Aclarado por el art. 1, Decreto 3193 de 1968
Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”, artículo 2.2.11.1.3
Decreto 249 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA”, artículo 6.
Conceptos Nos. 20216000041781, 20219000004951 de 2021 y 137621 de 2023 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Concepto No. 30367 de 2017 del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
ANÁLISIS
En relación con la consulta formulada, es preciso señalar que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica no tiene competencia para resolver casos particulares ni para realizar el análisis de situaciones concretas, pues dichas materias corresponden a las áreas o instancias institucionales facultadas para su estudio, decisión y orientación jurídica.
Sin embargo, nos pronunciaremos en los siguientes términos el artículo 2.2.11.1.3 del Decreto 1083 de 2015 establece:
“(…) Renuncia. Toda persona que sirva un empleo de voluntaria aceptación puede renunciarlo libremente en cualquier tiempo.
La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta por escrito, de forma espontánea e inequívoca, su decisión de separarse del servicio.
Si la autoridad competente creyere que hay motivos notorios de conveniencia pública para no aceptar la renuncia, deberá solicitar el retiro de ella, pero si el renunciante insiste deberá aceptarla.
La renuncia regularmente aceptada la hace irrevocable.
Presentada la renuncia, su aceptación por la autoridad competente se producirá por escrito, y en el acto administrativo correspondiente deberá determinarse la fecha en que se hará efectiva, que no podrá ser posterior a treinta (30) días de su presentación.
Vencido el término señalado en el presente artículo sin que se haya decidido sobre la renuncia, el servidor dimitente podrá separarse del cargo sin incurrir en abandono del empleo, caso en el cual se generará automáticamente la vacancia definitiva del mismo, o continuar en el desempeño del empleo, caso en el cual la renuncia no producirá efecto alguno.
La competencia para aceptar renuncias corresponde al jefe del organismo o al empleado en quien éste haya delegado la función nominadora.
Queda terminantemente prohibidas y carecerán en absoluto de valor las renuncias en blanco, o sin fecha determinada, o que mediante cualquiera otra circunstancia pongan con anticipación en manos de la autoridad nominadora la suerte del empleado.
La presentación o la aceptación de una renuncia no constituyen obstáculo para ejercer la acción disciplinaria en razón de hechos que no hubieren sido revelados a la administración, sino con posterioridad a tales circunstancias.
Tampoco interrumpen la acción disciplinaria ni la fijación de la sanción."
En virtud de lo anterior, se tiene que la renuncia presentada por un empleado público debe ser aceptada por la autoridad nominadora, y en dicha aceptación debe determinarse la fecha en la cual se hará efectiva, la cual no podrá exceder los treinta (30) días calendario contados a partir de su presentación. Este límite temporal impone una consecuencia directa en la administración de personal, dado que, una vez conocida la fecha efectiva de desvinculación, la entidad debe preparar de manera simultánea la liquidación correspondiente, toda vez que el retiro del servicio está previamente determinado en el acto administrativo que acepta la renuncia.
En ese orden, aunque no existe un término legal específico que obligue a las entidades públicas a realizar la liquidación de prestaciones sociales por renuncia dentro de un plazo fijo, esta disposición normativa permite establecer con antelación la fecha en la que debe realizarse el cierre de la relación laboral y, en consecuencia, organizar la liquidación prestacional con la debida anticipación.
No obstante, a diferencia del régimen laboral ordinario, donde el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo establece un plazo de quince (15) días hábiles para el pago de acreencias laborales, so pena de sanción moratoria, en el régimen de los empleados públicos no existe una disposición equivalente.
Por su parte, los conceptos del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP han reiterado que la administración debe actuar conforme a principios constitucionales y administrativos como la buena fe, celeridad, eficiencia y economía (artículos 83 y 209 de la Constitución). En el concepto 20219000004951 de 2021, el DAFP señala:
“(…) aunque no existe un término expreso señalado en la normatividad vigente para liquidar las prestaciones sociales de los empleados públicos, ello no significa que la administración pueda postergar indefinidamente dicho procedimiento, pues debe atenderse el principio de razonabilidad del término (…)”
Así mismo la DAFP, en concepto radicado No.: 20236000095021 DE 2023, señaló lo siguiente:
“En cuanto al plazo para liquidar y pagar los salarios y prestaciones sociales, señalamos que en lo que respecta al pago de cesantías definitivas, la Ley 1071 de 2006 establece que dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de liquidación de las cesantías definitivas o parciales, por parte de los peticionarios, la entidad empleadora o aquella que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de las cesantías, deberá expedir la resolución correspondiente, si reúne todos los requisitos determinados en la ley.
Dispone la misma norma en su artículo 5o, que la entidad pública pagadora tendrá un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles, a partir de la cual quede en firme el acto administrativo que ordena la liquidación de las cesantías definitivas o parciales del servidor público, para cancelar esta prestación social.”
(…)
“En cuanto al plazo para liquidar y pagar los salarios y prestaciones sociales, es procedente indicarle que no existe una norma que disponga un término para su liquidación y pago”.
“Por lo anterior, esta Dirección Jurídica considera que la entidad debe ser lo más diligente posible con la liquidación y pago de valores que correspondan al finalizar la relación laboral con los servidores, dándose un plazo moderado para tal fin de tal forma que no se ocasione un perjuicio o ponga en riesgo el mínimo vital de los mismos y sus familias.”
En el mismo sentido, el Concepto SENA 30367 de 2017 establece:
“(…) La liquidación de las prestaciones sociales debe realizarse al momento del retiro efectivo del servidor público, con base en el salario devengado a la fecha del retiro (…)”
Y agrega que:
“(…) La liquidación debe comprender todos los conceptos laborales y prestacionales a los cuales tenga derecho el servidor, tales como vacaciones no disfrutadas, cesantías, intereses a las cesantías, y demás conceptos aplicables conforme al régimen legal que lo rija (…)”
Asimismo, el concepto advierte expresamente que:
“(...) La entidad deberá garantizar que los pagos se efectúen con oportunidad y dentro de un término razonable, evitando dilaciones injustificadas que puedan comprometer derechos fundamentales del exservidor (…)”
Asimismo, el concepto destaca que el no reconocimiento oportuno de estas obligaciones podría derivar en responsabilidades disciplinarias y administrativas para los funcionarios encargados, al tratarse de derechos ciertos y exigibles que deben garantizarse sin dilación. En este sentido, el SENA reconoce que el principio de legalidad en la función pública impone el cumplimiento oportuno de las obligaciones prestacionales, sin necesidad de requerimientos adicionales por parte del exservidor.
Adicionalmente, el Concepto DAFP 137621 de 2023 ofrece un análisis categórico sobre el deber funcional de la administración de actuar con diligencia. En palabras del DAFP:
“(…) la entidad debe ser lo más diligente posible con la liquidación y pago de valores que correspondan al finalizar la relación laboral con los servidores, dándose un plazo moderado para tal fin, de tal forma que no se ocasione un perjuicio o ponga en riesgo el mínimo vital de los mismos y sus familiares, teniendo en cuenta su nueva situación de desempleados; se entenderá entonces que si la norma busca la protección del mínimo vital tanto del nuevo desempleado como de su familia, no es procedente cualquier retención de sus prestaciones ya que iría en contravía de la norma garante.. (…)”
Este pronunciamiento complementa el marco interpretativo anterior al delimitar una responsabilidad positiva de resultado para la administración, al advertir que la omisión o demora injustificada podría derivar en responsabilidad disciplinaria o incluso en la vulneración de derechos fundamentales como el mínimo vital, especialmente tratándose de servidores públicos con dependientes económicos.
Por tanto, se concluye que, si bien no existe una norma que fije un plazo expreso y perentorio, el deber legal, funcional y constitucional impone que la liquidación de prestaciones sociales por renuncia debe hacerse de manera inmediata o dentro de un plazo razonable, y sin dilaciones injustificadas.
CONCLUSIÓN
A la luz de la normatividad vigente y los conceptos técnicos del DAFP y el SENA, no existe un término legal expreso en el ordenamiento jurídico colombiano que fije un plazo perentorio para la liquidación de prestaciones sociales por renuncia de funcionarios públicos.
No obstante, la entidad tiene la obligación de actuar de manera inmediata o dentro de un término razonable, garantizando la protección de derechos laborales adquiridos y el cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa. El incumplimiento injustificado podría comprometer la responsabilidad disciplinaria y patrimonial de los funcionarios encargados de realizar el respectivo trámite.
Este criterio es reforzado en el concepto Departamento Administrativo de la Función Pública No. 137621 de 2023, el cual reitera que la entidad debe actuar con diligencia y oportunidad, evitando causar perjuicios económicos al exservidor y a su núcleo familiar. Esta posición se fundamenta como referente técnico vinculante y reafirma la necesidad de realizar la liquidación dentro de un plazo razonable, que se sugiere no exceda los límites razonables después de la desvinculación del exfuncionario.
En los anteriores términos se da respuesta oportuna, congruente y concreta a la petición formulada bajo la modalidad de concepto.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
