CONCEPTO 37025 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
10020
| Asunto: | Concepto sobre la asignación de funciones a servidores de carrera en áreas funcionales diferentes al empleo para el cual concursaron |
Saludo cordial,
1. Mediante correo electrónico de fecha 26 de marzo de 2025, dirijo a la Coordinadora del Grupo Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, solicita claridad sobre lo siguiente: “(...) 1. Mediante la figura de Asignación de Funciones, ¿le pueden ser asignadas a un funcionario de carrera administrativa todas y cada una de las funciones de un cargo en un área funcional completamente diferente para la cual concursó? Por ejemplo, asignar funciones en el área funcional de Gestión de Competencias Laborales o Gestión de Recursos Financieros a quien concursó e ingresó por el área funcional de Gestión de la Formación Profesional Integral; 2. Teniendo en cuenta que en la entidad son nominadores tanto directores como subdirectores, agradezco confirmar, ¿quién puede hacer uso de la figura de asignación de funciones para asignar funciones a un funcionario de carrera administrativa cuyo centro de costo es un centro de formación? Funcionario; 3.Que vigencia tiene la información de la circular interna 01-3-2021-000002 del 14 de enero de 2021; 4. Puede un funcionario de carrera administrativa desempeñar funciones asignadas mediante la figura de "asignación de funciones" aun cuando no cumpla con los requisitos establecidos en el manual de funciones; 5. Conocedora que se falta tanto por acción como por omisión, cuál debe ser el proceder cuando se me asignan funciones en un cargo donde no se cumple con el perfil, para no incurrir en falta alguna. 6. Para el tema de los Encargos, ¿Al darse por terminado un encargo, el funcionario de carrera administrativa debe retomar las funciones del empleo del cual es titular en propiedad, o le debe ser remitida una asignación de funciones (...)”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Para el análisis del presente concepto se tendrá en cuenta el siguiente fundamento normativo:
Constitución Política de 1991, artículo 209
Ley 489 de 1998 “Por la cuál se dictan normas sobre la organizacion y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”
Decreto 2489 de 2006, “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones.”
Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”
Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”
Ley 1952 de 2019 “Código General Disciplinario”
Ley 1960 de 2019 “Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones”
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”
Decreto 648 de 2017 “Modifica disposiciones del Decreto 1083 de 2015 sobre encargo.”
Concepto 02-005664 de 2009 CNSC – Diferencia entre empleo y empleado en el contexto de asignación de funciones.
Conceptos Nos. 24551 de 2013, 48541 de 2019, 41571 de 2021, 132301 de 2023, 125581 de 2023 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Conceptos SENA Nos. 45444 de 2024, 34587 de 2023 y 01-9-2023-020491, a través de los cuales se han desarrollado en algunos apartes el tema objeto de consulta.
Circular Interna 01-3-2021-000002 del SENA – Lineamientos sobre funciones de servidores vinculados mediante Convocatoria 436 de 2017.
ANÁLISIS
En relación con el asunto consultado, se precisa que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica, no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.
Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o cuando quiera que se presenten enfoques diferenciales en su aplicación a fin de dilucidar el tema y lograr la unidad doctrinal.
Y en relación de nuestras competencias nos pronunciaremos en los siguientes términos:
1. Asignación de funciones a empleos públicos.
Las funciones que les corresponde asumir a los empleados públicos del SENA son las contempladas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del SENA, adoptado por medio de la Resolución No. 1 - 0674 de 2024, por la cual se adiciona y modifica parcialmente la Resolución 1458 de 2017, modificada por las Resoluciones 1382 del 10 de agosto de 2018, 928 del 1 de junio de 2022 y 2086 del 8 de noviembre de 2022. No obstante, cada Jefe de la Entidad, con observancia de los principios que rigen la función administrativa, podrá asignarles a sus subalternos otras funciones adicionales a las establecidas en el Manual Específico de Funciones y Competencia Laborales, siempre y cuando sean afines con la naturaleza del empleo. En todo caso las funciones adicionales deben estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de responsabilidades de cada empleo.
Sobre el tema de asignación de funciones, vale la pena referirnos al análisis realizado por la Corte Constitucional en Sentencia T-105 de 2002, en la cual se señaló:
“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la administración del personal civil al servicio del Estado.
De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato (...)”
De acuerdo con lo manifestado por la Corte Constitucional la asignación de funciones, adicionales a las contempladas para cada cargo, deben hacerse dentro del contexto de funciones propias de cada empleo.
Ahora, se considera del caso precisar que dicha función de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y concreto; esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. Así las cosas, no es procedente su descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado.
Sin embargo, no es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues, esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el encargo, el traslado, reubicación, etc.
Así mismo se considera importante resaltar lo expresado por la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante el Concepto 02-005664 del 21 de abril de 2009, en el cual consideró:
“(...) 2.2 Asignación de funciones - Diferencia entre empleo y empleado. En oportunidades anteriores y con relación a la asignación de funciones, el Despacho se ha pronunciado en los siguientes términos:
La legislación colombiana se ha referido a la asignación de funciones a los empleos y no a los empleados. En el artículo 2o del Decreto 2400 de 1968, se define el empleo público como el conjunto de funciones señaladas por la Constitución, la ley y el reglamento o asignadas por autoridad competente. El artículo 2o del Decreto 1042 de 1978 y los Decretos 1569 y 2503 de 1998, definen al empleo como el conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar.
Estas definiciones separan el empleo del empleado e ilustran acerca de la eventualidad de tener empleos sin empleados, pero no éstos sin aquellos.
Por su parte, la Ley 909 de 2004 en el artículo 19, al definir Empleo Público como el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona, también hace la distinción claramente, entre empleo y empleado y evidencia que las funciones se asignan al empleo y no a su titular. (...)
De acuerdo con lo precisado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, cada entidad con observancia de los principios que rigen la función administrativa podrá asignar al empleado funciones diferentes a las establecidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, siempre y cuando sean afines con la naturaleza del empleo que desempeña, cuando la Entidad lo considere necesario para el cumplimiento de los planes de desarrollo y las finalidades a su cargo
En concordancia con lo anterior, el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante Concepto 24551 de 2013 se refirió al tema de la asignación de funciones a los servidores públicos: “(...) A la asignación de funciones se puede acudir cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumplan con algunas de las funciones de un cargo vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.
Por lo tanto, además de lo establecido en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad, es viable que a los empleados se les asignen, mediante reglamentos, otras funciones, dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, siempre que se ajusten a las fijadas para el cargo; lo contrario conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual éste se creó. Cuando se hace una asignación de funciones, las nuevas funciones no deben desnaturalizar el empleo, es decir, deben ser compatibles y estar relacionadas con las que ejerce el funcionario en el cargo del cual es titular y que se encuentran en el respectivo Manual de Funciones. En consecuencia, no se considera viable asignar funciones de empleos del nivel profesional en empleos del nivel asistencial”
Conforme a los elementos señalados es posible establecer que cuando se hace una asignación de funciones, las nuevas funciones no deben desnaturalizar el empleo; es decir, deben ser compatibles y estar relacionadas con las que ejerce el funcionario en el empleo que desempeña y que se encuentran en el respectivo Manual de Funciones.
En ningún caso resulta procedente utilizar la figura de asignación de funciones para asignar "todas y cada una de las funciones correspondientes a otro cargo" distinto, pues ello implicaría una mutación funcional vedada, que debe ser tratada exclusivamente mediante encargo, traslado o concurso.
De acuerdo también con el Concepto DAFP 041571 de 2021, reiterado en el Concepto DAFP 132301 de 2023, la asignación de funciones debe respetar el núcleo esencial del empleo, evitando alterar la estructura funcional propia del cargo y preservando los principios de legalidad, mérito y especialidad del régimen de carrera administrativa.
Por su parte, el SENA, en su Concepto 45444 de 2024, refuerza esta doctrina al advertir que: "La asignación de funciones no puede desbordar la naturaleza del cargo ni suplantar de hecho un empleo diferente." En consecuencia, la asignación de funciones debe ser excepcional, razonable y estrictamente funcional al empleo que ocupa el servidor, prohibiéndose cualquier ejercicio que desnaturalice, altere o transforme el contenido funcional del empleo público.
2. Competencia para asignar funciones
La competencia para efectuar asignaciones de funciones recae en el nominador correspondiente, quien en el caso de los centros de formación del SENA es el Subdirector de Centro, conforme a las facultades atribuidas por el Decreto 249 de 2004 y por las disposiciones reglamentarias internas de la entidad.
El nominador tiene la potestad administrativa de asignar funciones adicionales o complementarias a los servidores públicos bajo su dependencia, siempre que dichas funciones respeten la naturaleza, el nivel y el núcleo esencial del empleo que desempeñan.
Así lo reconoce el concepto SENA 01-9-2023-020491, al indicar que: "El jefe inmediato puede asignar funciones adicionales cuando las mismas guarden correspondencia con el objeto del empleo, y siempre que no se modifique sustancialmente la estructura funcional o el nivel de responsabilidad asignado al cargo."
De este modo, la asignación de funciones es una facultad reglada, que exige observar los límites constitucionales y legales en aras de garantizar el debido respeto al principio de carrera administrativa.
3. Vigencia y contenido de la Circular Interna 01-3-2021-000002
La Circular Interna 01-3-2021-000002, expedida por la Secretaría General del SENA el 14 de enero de 2021, bajo el asunto “Reporte de funcionarios públicos de la Convocatoria 436 de 2017 asociados a los procesos Formación Profesional y Direccionamiento Estratégico.” tuvo como objeto específico supervisar el cumplimiento de funciones de los funcionarios vinculados a través de la Convocatoria 436 de 2017, en los procesos de Formación Profesional y Direccionamiento Estratégico.
En esta circular se instruyó a los Directores Regionales y Subdirectores de Centro para que:
- Verificaran que los servidores desempeñaran únicamente las funciones establecidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, adoptado mediante la Resolución No. 1458 de 2017.
- Evitaran la desnaturalización de los empleos mediante la asignación de funciones ajenas al manual.
- No recurrieran a la figura de "asignación de funciones" para delegar de facto todas las funciones correspondientes a un cargo diferente, citando expresamente el Concepto DAFP 48541 de 2019.
Respecto de su vigencia, la Circular permanece formalmente vigente conforme al principio de conservación de los actos administrativos previsto en el artículo 91 de la Ley 1437 de 2011, en tanto no ha sido derogada ni modificada expresamente.
No obstante, es necesario precisar que la Convocatoria 436 de 2017, adelantada por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), ya finalizó, y que, conforme a las disposiciones vigentes, las listas de elegibles derivadas de dicha convocatoria ya no se encontrarían vigentes.
En consecuencia, la finalidad práctica de control funcional prevista en la Circular ha perdido actualidad material, aunque su contenido normativo formal no haya sido expresamente derogado. Adicionalmente, debe tenerse presente que la Circular no regula en términos generales la asignación de funciones en el SENA, sino que su aplicación estuvo circunscrita al seguimiento específico de los funcionarios vinculados mediante la Convocatoria 436 de 2017.
Por tanto, cualquier interpretación o aplicación de su contenido debe realizarse en armonía con el régimen jurídico vigente sobre el empleo público (Ley 909 de 2004, Decreto 1083 de 2015) y no puede extenderse de forma generalizada a todos los servidores de la Entidad.
4. Cumplimiento de requisitos del Manual de Funciones
Uno de los principios fundamentales que rigen el empleo público es que a cada empleo corresponde un conjunto de funciones y requisitos específicos, previstos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de cada entidad. En el caso del SENA, dicho manual fue adoptado mediante la Resolución No. 1458 de 2017, modificado y adicionado por la Resolución No. 1-0674 de 2024
El DAFP, en el Concepto 041571 de 2021 establece de forma categórica que: "No pueden asignarse funciones para cuyo ejercicio el empleado público no cumpla los requisitos de formación, experiencia o competencias exigidos por el manual de funciones." y en línea con los conceptos reiterados por el SENA, la asignación de funciones no puede desconocer los requisitos del empleo previstos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales.
Ahora, si un funcionario no cumple los requisitos establecidos para otro empleo –como nivel educativo, experiencia o conocimientos específicos–, no puede válidamente ser asignado a desempeñar funciones que exijan dicho perfil. En tales casos, la única vía jurídicamente procedente sería la figura del encargo, previo cumplimiento de requisitos, verificación formal y expedición del acto administrativo correspondiente.
Así mismo, el SENA, en su Concepto 34587 de 2023, ha sostenido que: "El respeto de los requisitos mínimos es un límite infranqueable en la asignación de funciones; lo contrario implicaría vulnerar el principio de mérito y legalidad del empleo público."
Por tanto, cuando se pretenda que un servidor público asuma funciones ajenas a las propias de su cargo, y para cuyo ejercicio no cumple los requisitos exigidos, se debe proceder mediante acto de encargo, cumpliendo estrictamente los lineamientos previstos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 y los artículos 2.2.5.5.41 a 2.2.5.5.46 del Decreto 1083 de 2015.
La asignación directa de funciones sin cumplimiento de requisitos configuraría una actuación contraria al régimen de carrera administrativa y podría dar lugar a responsabilidad disciplinaria para quien realice u ordene tal asignación.
5. Proceder del funcionario ante asignaciones irregulares
En virtud de los deberes funcionales previstos en los artículos 39 y 54 de la Ley 1952 de 2019 –por la cual se expidió el Código General Disciplinario vigente–, los servidores públicos tienen la obligación de garantizar el cumplimiento estricto de la Constitución, la ley y los reglamentos, así como de abstenerse de ejecutar órdenes manifiestamente contrarias a derecho.
En este sentido, cuando un servidor público advierta que se le ha asignado funciones que exceden el núcleo esencial del empleo para el cual fue nombrado o encargado, que contrarían el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales adoptado en la entidad, o que impliquen la desnaturalización del cargo que desempeña, le corresponde:
- Formular una manifestación escrita ante su superior jerárquico inmediato, dejando constancia formal y documentada de la irregularidad advertida.
De conformidad con el artículo 54 ibídem, la obediencia debida en el ejercicio de funciones públicas no ampara el cumplimiento de órdenes manifiestamente ilegales. Así, la ejecución de actos contrarios a derecho no exonera de responsabilidad disciplinaria al servidor, quien deberá actuar en todo momento con observancia de los principios de legalidad, moralidad, eficacia y responsabilidad administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política.
La omisión en el deber de advertir y abstenerse frente a órdenes o asignaciones irregulares podría configurar falta disciplinaria grave, susceptible de sanción conforme al procedimiento establecido en la Ley 1952 de 2019.
En consecuencia, el deber jurídico del servidor ante una asignación de funciones que desnaturalice su empleo o contravenga el régimen legal vigente consiste en actuar de manera diligente, ética y legal, garantizando la protección del ordenamiento jurídico y de los principios que rigen la función pública.
6. Retorno de funciones tras terminación de encargo
De conformidad con el artículo 2.2.5.5.46 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017, al culminar la situación administrativa de encargo, el servidor público debe retornar al ejercicio de las funciones propias de su empleo en propiedad.
El texto literal del artículo establece: "(...) Reintegro al empleo al vencimiento del encargo. Al vencimiento del encargo la persona que lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y asumirá las del empleo del cual es titular, en caso de no estarlos desempeñando simultáneamente (...)”
De igual manera, el artículo 2.2.5.3.4 del Decreto 1083 de 2015 refuerza esta regla, disponiendo expresamente que: "(...) Terminación de encargo y nombramiento provisional. Antes de cumplirse el término de duración del encargo, de la prórroga o del nombramiento provisional, el nominador, por resolución motivada, podrá darlos por terminados. (...)”
De lo anterior se deriva que cuando el encargo culmina por vencimiento del término inicialmente previsto, no se requiere la expedición de un nuevo acto administrativo para el retorno del servidor al ejercicio de las funciones de su empleo en propiedad, dado que el cese del encargo opera de manera automática por ministerio de la ley.
En cambio, si el encargo se termina antes del vencimiento del término, el nominador debe expedir una resolución motivada que disponga formalmente la terminación anticipada del encargo.
En este sentido, el Departamento Administrativo de la Función Pública, en el concepto 125581 de 2023, reitera:? "(...) Así mismo, la norma también estableció que, al vencimiento o terminación del encargo la persona que lo venía ejerciendo cesará automáticamente en el desempeño de las funciones de éste y asumirá las del empleo del cual es titular. (...)”
Por lo tanto, la finalización del encargo constituye un efecto jurídico inmediato que garantiza la continuidad funcional del servidor en su empleo de carrera, preservando la estabilidad y la efectividad del ejercicio de las funciones públicas, conforme al Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales adoptado mediante la Resolución No. 1458 de 2017, modificado y adicionado por la Resolución No. 1-0674 de 2024.
CONCLUSIÓN
En atención a las preguntas formuladas, al marco normativo vigente y a la doctrina administrativa y jurisprudencial aplicable, esta Dirección Jurídica concluye:
En relación con la figura de asignación de funciones no puede utilizarse para trasladar a un servidor público todas las funciones propias de un área funcional diferente a aquella para la cual fue nombrado o concursó, dado que ello desnaturalizaría su empleo y desconocería los principios de mérito, especialidad y legalidad que rigen la función pública. De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional, en particular la Sentencia T-105 de 2002, las funciones asignadas adicionalmente deben encontrarse dentro del mismo núcleo funcional del empleo y no pueden implicar la suplantación de un cargo distinto. Así mismo, conforme a los conceptos emitidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, en ningún caso puede utilizarse la asignación de funciones para sustituir figuras jurídicas formales como el encargo, el traslado o el concurso de méritos.
Respecto a la competencia para efectuar la asignación de funciones en el SENA, se precisa que esta recae en el nominador correspondiente, es decir, en el Subdirector de Centro para el caso de los centros de formación, en ejercicio de las facultades otorgadas por el Decreto 249 de 2004. No obstante, el ejercicio de dicha competencia debe realizarse dentro de los límites establecidos por la Constitución y la ley, respetando el objeto, nivel y naturaleza del empleo al cual se encuentran vinculados los servidores públicos.
En cuanto a la Circular Interna 01-3-2021-000002 expedida por la Secretaría General del SENA, se advierte que su vigencia formal se mantiene, conforme al principio de conservación de los actos administrativos previsto en el artículo 91 de la Ley 1437 de 2011. Sin embargo, su finalidad práctica ha perdido actualidad material en tanto la Convocatoria 436 de 2017 adelantada por la Comisión Nacional del Servicio Civil ya concluyó y las listas de elegibles correspondientes han perdido su vigencia. Por consiguiente, cualquier aplicación de la Circular debe hacerse de manera restrictiva, atendiendo exclusivamente al contexto funcional para el cual fue expedida, y sin extender su alcance a situaciones generales dentro de la entidad.
Ahora, sobre la asignación de funciones a servidores que no cumplen los requisitos exigidos para el desempeño de determinadas funciones, se reitera, conforme al Concepto DAFP 041571 de 2021 y los pronunciamientos del SENA, que no resulta procedente asignar funciones para cuyo ejercicio el servidor no cumpla los requisitos de formación, experiencia o competencias establecidos en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. En caso de que se requiera el desempeño temporal de funciones de un empleo distinto, será necesario acudir a la figura del encargo, previa verificación del cumplimiento de requisitos legales.
En lo que concierne al proceder del servidor público frente a asignaciones de funciones manifiestamente irregulares, debe observarse que los artículos 39 y 54 de la Ley 1952 de 2019, Código General Disciplinario, imponen el deber de abstenerse de cumplir órdenes contrarias a derecho y de manifestar formalmente cualquier irregularidad advertida ante la autoridad competente.
De otro lado, y en cuanto al retorno de funciones tras la terminación del encargo, se precisa que de acuerdo con el artículo 2.2.5.5.46 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017, y en concordancia con el artículo 2.2.5.3.4 del mismo decreto, el servidor público que culmina su encargo debe cesar automáticamente en las funciones de éste y asumir nuevamente las funciones de su empleo de carrera, sin necesidad de la expedición de un nuevo acto administrativo, salvo cuando la terminación del encargo se produzca anticipadamente, evento en el cual deberá mediar resolución motivada. Este principio ha sido reiterado en el Concepto DAFP 125581 de 2023.
En conclusión, la asignación de funciones constituye una herramienta legítima de administración de personal que debe ejercerse en el marco de los principios de legalidad, mérito, especialidad y protección de la carrera administrativa. La administración puede asignar funciones adicionales a los servidores públicos, siempre y cuando estas sean afines a la naturaleza del empleo, estén relacionadas con su núcleo esencial y nivel de responsabilidad, y no desnaturalicen ni transformen el empleo ocupado. El cumplimiento estricto de los requisitos del manual de funciones, el respeto a los procedimientos establecidos para el desempeño temporal de otras funciones mediante encargo, la debida actuación frente a órdenes ilegales y el retorno inmediato al empleo en propiedad tras la terminación de un encargo son condiciones ineludibles para la preservación de la función pública en estricto apego al ordenamiento jurídico.
De manera complementaria, se precisa que a cada empleo le corresponde un manual específico de requisitos y funciones en el cual se detallan las competencias laborales requeridas para su desempeño y las funciones que se le asignan. Sin embargo, la entidad, con observancia de los principios que rigen la función administrativa, podrá asignar al empleado funciones diferentes a las establecidas en el manual de requisitos y funciones, siempre y cuando sean afines a la naturaleza del empleo que desempeña, y cuando la entidad considere que sea necesario para cumplir los planes de desarrollo y las finalidades a su cargo. Por tanto, las nuevas funciones deberán estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de responsabilidades del empleo en aras del cumplimiento de los fines, planes y programas de la entidad.
Así las cosas, la asignación de funciones es una figura de administración de personal en el sector público a la que puede acudir la administración cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a los cargos de la planta de personal de la entidad sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesite que se cumpla con algunas de las funciones de un cargo, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.
De conformidad con el análisis desarrollado, esta Dirección Jurídica considera que resulta jurídicamente viable asignar funciones adicionales a los servidores públicos, siempre que dichas funciones se encuentren relacionadas de manera directa con el núcleo esencial del empleo que desempeñan, respeten su naturaleza y correspondan al nivel de responsabilidades del cargo. Esta posibilidad debe ejercerse observando los límites que establecen las normas vigentes, evitando en todo caso la desnaturalización de los empleos públicos y preservando el principio de especialidad que orienta la función pública.
En consecuencia, la asignación de funciones adicionales deberá ser compatible con la clasificación del empleo del servidor, atendiendo su nivel jerárquico y el contenido funcional establecido en el respectivo manual de funciones. Solo de esta forma se garantiza que la asignación de nuevas funciones contribuya al cumplimiento de los fines institucionales, sin desvirtuar el régimen de carrera administrativa ni alterar la naturaleza jurídica del cargo desempeñado.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
