CONCEPTO 53802 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Doctora
XXXXXX
Directora
XXXXXX
Dirección General SENA
E-mail: XXXXXX@sena.edu.co
Ciudad
Asunto: Respuesta comunicación con radicado No. 01-9-2024-049072. NIS No. 2024-02-316488 de 23 de julio de 2024.
Respetada Dra. XXXXXX, reciba un cordial saludo.
El Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA, se permite dar respuesta a la comunicación del asunto, a través de la cual informó, “nos permitimos solicitar su concepto sobre la procedencia de hacer entrega de la información de los aprendices correspondiente al teléfono y correo electrónico, advirtiendo que en algunos casos son menores de edad”.
Lo anterior, teniendo en cuenta que, el Consejo Profesional Nacional de Topografía mediante PQRS No. 7- 2024-190348 solicitó remitir las bases de datos en formato editable (Excel), el listado de graduados del programa en Topografía con la siguiente información: 1. Nombre del programa. 2. Nombre del egresado. 3. Cedula de ciudadanía del egresado. 4. Número y fecha del acta de grado del egresado. 5. Números de contacto del egresado. 6. Correos electrónicos del egresado.
De lo anterior, se presenta el análisis correspondiente, no sin antes precisar que, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
Para tales efectos, se expondrán las consideraciones de orden jurídico, así:
(I) Derecho Fundamental al Habeas Data
(II) De las disposiciones normativas que reglamentan el tratamiento de datos
(III) De las funciones legales del Consejo Nacional de Topografía
CONCLUSIONES
I. Derecho Fundamental al Habeas Data.
La Constitución Política en el artículo 15 consagra el derecho fundamental al hábeas data, bajo los siguientes términos “Todas las personas tienen derecho a la intimidad personal, al buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos privados y en archivos de entidades públicas y privadas”.
En tal sentido, el propósito del hábeas data es la protección y tratamiento del dato personal, que consiste en cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
La Corte Constitucional ha sostenido que el dato personal se caracteriza por: “ “i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.”[1].
Así las cosas, con el fin de definir los límites de su divulgación y para tener certeza sobre su estándar de protección, los datos personales se clasificaron en cuatro categorías: Información pública o de dominio público, información semiprivada, información privada e información reservada o secreta. Dicha clasificación constituye un criterio indispensable para definir los límites de su divulgación y para tener certeza sobre su estándar de protección.
En consonancia a lo expresado por la Corte Constitucional[2], (i) la información pública o de dominio público, alude a la información que puede ser obtenida sin reserva alguna, como por ejemplo los documentos públicos, las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas, los datos sobre el estado civil, entre otros; (ii) la información semiprivada, refiere a aquellos datos personales o impersonales que requieren de algún grado de limitación para su acceso, incorporación a bases de datos y divulgación; en estos casos, la información sólo puede ser obtenida mediante orden de autoridad judicial o administrativa y para los fines propios de sus funciones; (iii) la información privada, atiende a la información que se encuentra en el ámbito propio del sujeto concernido y a la que, por ende, solo puede accederse mediante orden de autoridad judicial competente; y por último, (iv) la información reservada o secreta, se encuentra relacionada con los datos que solo interesan a su titular, en razón a que están íntimamente vinculados con la protección de sus derechos fundamentales a la dignidad humana, a la intimidad y a la libertad.
La importancia de proteger y clasificar los datos personales radica en que estos no sean utilizados con una finalidad distinta para la cual se proporcionan, evitando con ello que se afecten otros derechos y libertades.
II. De las disposiciones normativas que reglamentan el tratamiento de datos.
La Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones” en el artículo 5o dispuso que la información personal podrá ser recolectada o suministrada a “las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones”.
Se precisa que conforme lo expresado por la Corte Constitucional[3], c|uando las entidades públicas del poder ejecutivo acceden al dato personal, quedan sometidas a los deberes y responsabilidades previstos en la Ley Estatutaria para los usuarios de la información.
A su turno, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional inherente a todas las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
Es de resaltar que la citada norma en sus artículos 10 y 13 señala los casos en los que no se requiere la autorización del titular para el uso de su información e indica las personas a quienes se les puede suministrar, preceptuando lo siguiente:
“Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
(…)
Artículo 13. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)
Para el caso que nos ocupa, no debe mediar autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Lo dispuesto por la norma, guarda relevancia con el tratamiento de la información clasificada como semiprivada, en tanto, su divulgación sólo procederá mediante orden de autoridad judicial o administrativa y para los fines propios de sus funciones.
De lo expuesto, la entidad pública puede obtener información de terceros, siempre y cuando dicha información tenga una relación intrínseca y concordante con las funciones que ejerce. Verbigracia, la norma exige el suministro de información al DANE para fines estadísticos.
En línea con lo descrito, y de acuerdo con la excepción otorgada por el Legislador a las entidades públicas para el uso de información sin autorización del titular, la Corte Constitucional[4]manifestó:
“En relación, con las autoridades públicas o administrativas, señaló la Corporación que tal facultad “no puede convertirse en un escenario proclive al abuso del poder informático, esta vez en cabeza de los funcionarios del Estado. Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del derecho al hábeas data del titular de la información. En efecto, amén de la infinidad de posibilidades en que bajo este expediente puede accederse al dato personal, la aplicación del precepto bajo análisis debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida”.
Continuando con el análisis de la regulación del tratamiento de datos, es importante señalar que el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 reglamentado por el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015”, estableció los requisitos especiales para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, indicando que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. El tratamiento de estos datos deberá realizarse bajo un marco de respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando la garantía de sus derechos fundamentales.
No debe perderse de vista que, la calidad de sujetos de especial protección constitucional que ostentan los niños, las niñas y los adolescentes, tiene su sustento en los postulados del artículo 44 de la Constitución, así como en instrumentos internacionales de derechos humanos que reconocen el principio del interés superior del menor de dieciocho años y que integran el denominado bloque de constitucionalidad.
En consonancia a lo preceptuado por la Corte Constitucional[5], del artículo 7o de la Ley 1581 de 2012, emerge la obligación del Estado de desarrollar acciones que eviten el uso inadecuado de los datos personales de menores de edad, asegurando las medidas adecuadas de protección para garantizar su desarrollo armónico e integral, y la efectividad de sus derechos fundamentales contenidos en la Constitución Política y en los estándares internacionales que existen sobre la materia.
En suma, se advierte que el Legislador en salvaguarda de los principios de seguridad, transparencia, confidencialidad, acceso y circulación restringida -propios del tratamiento de datos personales- ha propendido por la protección efectiva de los datos personales, de tal manera que durante todo su tratamiento (recolección, almacenamiento, registro, uso o divulgación) se aseguren altos estándares de calidad en el manejo de la información.
En virtud de lo anterior, se han dispuesto una serie de límites para el uso y administración de los datos personales, en especial, los datos de niños, niñas y adolescentes. Destacando las responsabilidades y deberes respecto al tratamiento de los datos, y las herramientas que se brindan a los titulares para exigir su protección frente a cualquier vulneración.
III. De las funciones legales del Consejo Nacional de Topografía.
De conformidad con la Ley 70 de 1979, el Consejo Profesional Nacional de Topografía -CPNT es un órgano autónomo e independiente, de derecho público, sin personería jurídica, de conformación mixta, que forma parte de la administración pública y en tenor en lo preceptuado en el artículo 26 de la Constitución Política de Colombia, ejerce las funciones públicas permanentes de inspección y vigilancia del ejercicio de la profesión del topógrafo.
El Consejo Nacional de Topografía en atención a lo preceptuado en el artículo 8o de la referida norma, tiene las siguientes funciones principales:
“a) Dictar sus propios reglamentos;
b) Emitir concepto en lo relacionado a la profesión de Topógrafo, cuando así se le solicite, para cualquier efecto;
c) Expedir la Licencia de Topógrafos a todos los profesionales que reúnan los requisitos señalados por la presente Ley;
d) Cancelar las Licencias a los Topógrafos que no se ajusten a los requisitos determinados por la presente Ley, o que falten a la ética profesional;
e) Fijar los derechos de expedición de las Licencias profesionales;
f) Organizar la Secretaría Ejecutiva de la Junta y demás órganos que se requieran, asignándoles funciones y atribuciones”
Bajo el tenor de la norma, se destaca que las funciones del Consejo Profesional Nacional de Topografía -CPNT así como el propósito por el cual fue creado se encuentra relacionado con el ejercicio de la profesión de Topógrafo, en tanto, corresponde al organismo competente para realizar la inspección y vigilancia de dicha profesión.
De lo anterior y en lo que respecta al tratamiento de datos de personales, se advierte que si bien conforme lo preceptuado por la norma, el CPNT en uso de sus facultades puede solicitar información relacionada con datos personales sin que medie autorización del titular, dicho poder informático debe estar condicionado y sustentado en la conexidad directa de sus funciones y la información que requiere.
En tal orden, la información requerida debe tener conexidad directa con sus funciones de control y vigilancia del ejercicio de la profesión de topografía, de lo contrario, no habrá lugar al suministro de la misma, en consonancia a la salvaguarda y protección del tratamiento de datos personales.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta que el objeto y alcance de este documento no es resolver una situación jurídica particular, sino ofrecer lineamientos generales para la interpretación y solución de las situaciones comentadas en la consulta, se responde así:
Como se aprecia en los acápites precedentes, la norma estableció que de manera excepcional las entidades públicas o administrativas podrán requerir información de carácter semiprivada sin que medie autorización del titular en concordancia a sus funciones legales, y que en todo caso, en lo que respecta a la información de los niños, niñas y adolescentes su tratamiento está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública, para lo cual se deberá garantizar el respeto del interés superior y la salvaguarda de sus derechos fundamentales.
Así las cosas, se resalta que la información de carácter semiprivado exigida por el Consejo Profesional Nacional de Topografía -CPNT no resulta procedente, de conformidad con lo siguiente:
1. La información de los aprendices que se recopila en las bases de datos contiene información de carácter semiprivada y la cual, el SENA como responsable del tratamiento de la misma debe velar por su confidencialidad y protección. Lo anterior, en cumplimiento de la normatividad que regula el tratamiento de datos personales y la política del tratamiento para la protección de datos personales del SENA.
2. Si bien el CPNT en ejercicio de sus funciones y en consonancia a lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 puede solicitar información de carácter semiprivada sin que medie autorización del titular, dicha información debe estar estrictamente relacionada con el ejercicio de sus funciones legales, es decir, control y vigilancia del ejercicio de la profesión de topografía, conforme lo preceptuado en el artículo 8o de la Ley 70 de 1979.
3. La información de carácter semiprivada solicitada por el CPNT al SENA no guarda relación alguna con sus funciones legales, en tanto, los programas de formación técnica y tecnológica que imparte el SENA nada tienen que ver con el control y vigilancia que ejerce el CPNT frente al ejercicio de la profesión de topografía.
4. Aunado a las precisiones que anteceden, se resalta que la información semiprivada solicitada por el CPNT, contiene información de aprendices menores de edad, y que por lo tanto, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 su suministro se encuentra prohibido, en salvaguarda a la protección constitucional que ostentan, así como en concordancia a los instrumentos internacionales que reconocen el principio del interés superior del menor de dieciocho años y que integran el denominado bloque de constitucionalidad.
5. Se resalta que, el SENA en cumplimiento del principio de coordinación y de acuerdo con lo solicitado por el CPNT mediante comunicación con radicado No. 7- 2024-190348, remitió la información que por disposición normativa, se permite su circulación por ser considerada de dominio público.
Con toda atención, y manifestando nuestra disposición para cualquier aclaración que considere necesaria.
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora del Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos Dirección Jurídica - Dirección General
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. Sentencia SU139 de 2021. Corte Constitucional, MP Jorge Enrique Ibáñez Najar
2. Sentencias C-1011 de 2008, C-748 de 2011, C-540 de 2012, T-058 de 2015. Corte Constitucional.
3. Sentencia C-1011-08 de 16 de octubre de 2008. Corte Constitucional, MP Jaime Córdoba Triviño
4. Sentencia C-748 de 2011. Corte Constitucional, MP Jorge Ignacio Pretelt Chaljub
5. Ibidem
