Concepto 75369 de 2025 SENA

CONCEPTO 75369 DE 2025

(septiembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Respetada Doctora,

En atención a la consulta elevada sobre la validez y conveniencia del uso de distintas herramientas para la firma de documentos como las Resoluciones de Nombramiento y las Actas de Posesión, nos permitimos manifestar lo siguiente:

Antecedentes

De acuerdo con la Resolución 676 de 2024, mediante la cual se modifican y crean Grupos Internos de Trabajo en la Secretaría General, se establecieron las funciones del Grupo de Provisión del Talento Humano, dentro de las cuales se incluyen la coordinación y ejecución de las actividades relacionadas con el ingreso y retiro de los servidores públicos, la proyección de los actos administrativos derivados de dichos procesos, así como el trámite de traslados y reubicaciones de cargos y funcionarios de la planta de personal del SENA.

En desarrollo de estas funciones, se generan actos administrativos vinculados a los procesos de provisión de personal, entre los que destacan las resoluciones de nombramiento ordinario, provisional y/o encargo, así como las actas de posesión, documentos que constituyen la base inicial de los expedientes laborales digitalizados de los servidores de la entidad.

En este marco, y considerando los lineamientos institucionales orientados a la digitalización de los archivos de hojas de vida, se han emitido recomendaciones para que dichos documentos sean suscritos mediante mecanismos electrónicos alternativos, tales como la plataforma “I Love PDF”, la firma predeterminada en aplicaciones de PDF o la inserción de la imagen de la firma manuscrita. Sin embargo, surge la necesidad de determinar la validez, conveniencia y seguridad jurídica de dichos mecanismos frente a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 –que regula la firma digital y establece requisitos como el certificado digital expedido por una entidad de certificación autorizada– y el Decreto 2364 de 2012, que reglamenta aspectos de la firma electrónica en Colombia.

En virtud de lo anterior, y a fin de garantizar que los documentos asociados a la vinculación de servidores públicos cumplan con los estándares de validez, seguridad y trazabilidad exigidos por la normatividad vigente, se solicita concepto jurídico respecto a la procedencia de suscribir las actas de posesión y demás actos administrativos de provisión de personal a través de los programas antes mencionados o, en su defecto, mediante las herramientas oficiales dispuestas por el SENA y ajustadas al marco normativo aplicable.

Análisis

De acuerdo con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, tanto la firma electrónica como la firma digital cuentan con plena validez jurídica en Colombia, siempre que cumplan con los requisitos de autenticidad, integridad y confiabilidad. El principio de equivalencia funcional consagrado en la Ley 527 establece que los documentos electrónicos, mensajes de datos y firmas digitales no pierden efectos legales ni valor probatorio por el hecho de encontrarse en un soporte distinto al papel, siempre que se garantice la identificación del firmante y la integridad del documento.

En este marco, la Ley 527 definió la firma digital como aquella sustentada en criptografía asimétrica, que permite identificar al firmante, asegurar la integridad del mensaje y evitar su alteración sin dejar rastro, otorgándole efectos jurídicos plenos y equivalentes a la firma manuscrita. Posteriormente, el Decreto 2364 de 2012 reguló la firma electrónica, entendiéndola como cualquier método que permita identificar de manera confiable a una persona y vincularla con un mensaje de datos. Este mecanismo es más amplio y flexible. Si bien no requiere necesariamente de una entidad certificadora, su validez jurídica depende de que el método sea idóneo para garantizar la identificación y la vinculación del firmante con el documento.

La Corte Constitucional, en la Sentencia C-662 de 2000, analizó la constitucionalidad de la Ley 527 de 1999 y concluyó que la firma digital cumple las funciones de autenticación, identificación e integridad, reconociéndole el mismo valor jurídico de la firma manuscrita. De igual forma, la jurisprudencia ha reiterado que la firma electrónica, pese a ser más flexible que la digital, no pierde validez por razones de forma, siempre que cumpla con los parámetros de confiabilidad definidos por la ley y el reglamento. En otras palabras, un documento firmado electrónicamente no puede ser descartado ni despojado de efectos jurídicos por el solo hecho de no haber utilizado el mecanismo de firma digital, siendo lo determinante que se acrediten los principios de autenticidad y vinculación del firmante.

Ahora bien, más allá de la validez jurídica, es necesario considerar los lineamientos institucionales sobre la seguridad y permisos para el uso de herramientas para la firma de documentos. Las plataformas en línea gratuitas como I Love PDF u otras herramientas online que convierten Docs a PDF no se encuentran autorizados por el SENA, debido a que representan un alto riesgo de fuga de información y pérdida de la integridad de la información institucional. Al cargar archivos en servidores de terceros, la entidad pierde control sobre su almacenamiento y uso, lo que puede dar lugar a exposición no autorizada, interceptación durante la transmisión, incumplimiento de la normativa sobre protección de datos e incluso posibles usos indebidos de los documentos por parte de los proveedores de dichos servicios.

En contraste, el SENA cuenta con herramientas institucionales seguras, como Adobe Acrobat Pro, las cuales permiten editar, convertir y proteger documentos en formato PDF, incorporar firmas electrónicas con sello de fecha y hora, garantizando la integridad y autenticidad tanto de los documentos como de la firma, y asegurar la trazabilidad y el control institucional, tal como se evidencia en el ejemplo que se presenta a continuación:

Así mismo, es relevante destacar que, desde la Oficina de Sistemas, la entidad ha promovido en diversas oportunidades el uso de la herramienta Adobe Pro, adquirida y autorizada por el SENA, siendo esta una solución para la gestión de documentos en PDF y la aplicación de firmas, dado que permite validar la identidad del firmante, garantizar la integridad del documento (que no ha sido alterado) y conferirle validez legal. Esta socialización se ha realizado de manera reiterada a través de comunicaciones oficiales a toda la comunidad SENA, lo cual puede evidenciarse en correos institucionales como el que se expone a continuación:

Ahora bien, se considera que para aquellos documentos que revisten un mayor nivel de sensibilidad, autenticidad y fuerza probatoria, como las Resoluciones de Nombramiento (en sus modalidades ordinarias, provisionales y/o por encargo) y las Actas de Posesión, resulta recomendable utilizar el Licenciamiento de Adobe Sign para firmas electrónicas que permita a los usuarios enviar, firmar, rastrear y gestionar procesos de firma de documentos de forma electrónica, esto a través de la Oficina de Sistemas, en articulación con el área de Administración de Documentos. Ello obedece a que dichos actos administrativos producen efectos jurídicos sobre la vinculación laboral y la configuración de la relación legal y reglamentaria de los servidores con la entidad, lo cual demanda un mecanismo de seguridad más sólido, que ofrezca garantías de integridad, autenticidad, no repudio y trazabilidad. En este sentido, la firma digital se considera el instrumento más idóneo para salvaguardar la validez jurídica y la protección de estos documentos, correspondiendo a la Oficina de Sistemas, junto con el área de gestión documental, la definición de los lineamientos técnicos y administrativos, así como la asignación de los permisos necesarios para su correcta implementación, de acuerdo con los requerimientos y necesidades de cada una de las áreas.

En conclusión, si bien desde un punto de vista estrictamente jurídico las herramientas básicas de inserción de firmas electrónicas podrían otorgar validez formal a los documentos, estas no constituyen mecanismos suficientemente seguros ni se encuentran alineadas con las directrices institucionales. En consecuencia, la recomendación es emplear de manera exclusiva las herramientas oficiales dispuestas por el SENA, en particular Adobe Acrobat Pro y Adobe Acrobat Sign para firma digital, esta última administrada por la Oficina de Sistemas, lo cual garantiza no solo la validez jurídica, sino también la seguridad, la trazabilidad y la adecuada protección de la información institucional. No obstante, es pertinente aclarar que la Dirección Jurídica no tiene competencia para definir los lineamientos técnicos específicos, por no hacer parte de sus funciones ni de su ámbito de conocimiento, sin embargo, junto con la Oficial de Seguridad de la Información de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo se acompañará las mesas de trabajo para la gestión de estos lineamientos.

Cordialmente,

MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA

Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos