CONCEPTO 82047 DE 2019
(noviembre 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| PARA | XXXXXXXXXXXXXXX |
| DE: | Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa (E) |
| ASUNTO: | Pago apoyo de sostenimiento aprendiz fallecido |
En respuesta a su comunicación electrónica de fecha 17 de septiembre de 2019, con radicado número 8-2019-064004, mediante la cual solicita consulta sobre el debido proceso que se debe llevar a cabo, relacionada con el pago de apoyo de sostenimiento a un aprendiz que falleció; al respecto, de manera comedida le informo.
En la comunicación de solicitud de consulta manifiesta:
En atención al correo que precede solicito formalmente al área de jurídica:
1. Un aprendiz XXXXXX falleció XXXX, de acuerdo con el certificado de defunción XXXXXX
2. Al aprendiz se realizaron los pagos de los meses de MAYO $496.869,6; JUNIO $496.870; JULIO $496.869 de 2019, pero NO existió novedad en Sofia – Plus, que se cancelaran esos pagos.
3. Por eso, se realiza retiro voluntario en SOFIA PLUS hasta el día XXXXX, cuya novedad generó que no se le siguiera pagando más el apoyo de sostenimiento.
En ese orden de ideas, la consulta está dirigida a cuál es el debido proceso a lo anteriormente expuesto? Teniendo en cuenta que los pagos fueron causados por falta de acto administrativo que antecediere la novedad y registro de ella en el aplicativo Sofia Plus.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
ANÁLISIS JURÍDICO
La Ley 789 de 2002 en su artículo 41 establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 41. APOYO DE SOSTENIMIENTO. El SENA destinará el 20% de los recaudos generados por la sustitución de la cuota de aprendizaje en dinero que se refiere el artículo 34 de la presente Ley, a la cuenta "Apoyos de sostenimiento del presupuesto general de la entidad", y con las siguientes destinaciones específicas:
a) Apoyo de sostenimiento durante las fases lectiva y práctica de los estudiantes del SENA que cumplan los criterios de rendimiento académico y pertenezcan a estratos 1 y 2;
b) Pago de la prima de la póliza de seguros que se establezca por el Gobierno Nacional para estos alumnos durante las fases lectiva y práctica;
c) Elementos de seguridad industrial y dotación de vestuario, según reglamentación que expida el Gobierno Nacional.
PARÁGRAFO. El Consejo Directivo Nacional del SENA reglamentará tanto el monto de los apoyos a conceder, la distribución en estos diversos conceptos, así como los criterios que permitan la operación de las condiciones antes establecidas para gozar de los mismos”.
Así mismo, mediante el Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”, se compilaron, entre otras normas, el Decreto 4690 de 2005, el cual había reglamentado el artículo 41 de la Ley 789 de 2002.
El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.6.3.34 dispuso lo siguiente:
“ARTÍCULO 2.2.6.3.34. APOYO DE SOSTENIMIENTO. El Servicio Nacional de Aprendizaje, (SENA), otorgará apoyo de sostenimiento a sus alumnos pertenecientes a los estratos 1 y 2, durante las fases lectiva y práctica, siempre y cuando no hayan suscrito contrato de aprendizaje y formulen su plan de negocios, el cual debe ser coherente con su programa de estudios”.
Ahora bien, la Resolución 359 de 2014 en su artículo quinto estipuló lo siguiente:
“ARTÍCULO QUINTO REQUISITOS PARA SER BENEFICIARIO DEL APOYO DE SOSTENIMIENTO.
1. Estar matriculado en uno (1) de los programas de formación titulada de oferta abierta de formación y/o de oferta especial social de formación, no aplica oferta especial empresarial de formación, formación virtual y/o a distancia y programas de articulación con la media.
2. Pertenecer a estratos 1 y 2.
3. Tener SISBEN o pertenecer a una EPS como beneficiario.
4. No tener suscrito contrato de aprendizaje al momento de la adjudicación
5. No tener vínculo laboral, patrocinio o prácticas que le representen ingresos económicos.
6. No tener o haber tenido condicionamiento de matrícula durante los tres meses anteriores a la fecha de adjudicación.
7. No tener otro tipo de subsidio asignado por Alcaldías, Juntas Comunales, organismo del estado, ni otro apoyo del SENA.
8. No ser beneficiario de apoyos otorgados por el programa Jóvenes en Acción.
9. No ser ni haber sido beneficiario de apoyos de sostenimiento en otro Programa de Formación
10. No ser ni haber sido beneficiario del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la construcción FIC.
11. Realizar su inscripción a la convocatoria de apoyos de sostenimiento, en las fechas acordadas (…)”.
Por su parte el Acuerdo 07 de 2012, por el cual se adopta el reglamento del Aprendiz SENA, dispuso lo siguiente en materia de participación y cumplimiento del aprendiz:
“ARTÍCULO 22. PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO. El Aprendiz Sena, como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el Sena promueven la responsabilidad de cada Aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento. De acuerdo con lo concertado entre el Instructor-Tutor y el Aprendiz, se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizaje de la ruta de aprendizaje, así:
1. Incumplimiento justificado: El incumplimiento justificado del Aprendiz se da cuando deja de cumplir con la presentación de evidencias de aprendizaje, o participar en actividades de aprendizaje pactadas en la ruta de aprendizaje, informando previamente al Instructor, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su ocurrencia, presentando un soporte comprobable que explique dicho evento. Por ejemplo: incapacidades médicas, calamidad doméstica, trámites de etapa productiva u otras, debidamente soportadas que requieran la atención del Aprendiz.
Las incapacidades médicas que superen (20) días calendario darán lugar a un aplazamiento, previa notificación al Aprendiz.
2. Incumplimiento Injustificado: Es el incumplimiento del Aprendiz en la entrega de evidencias de aprendizaje o participación en actividades de aprendizaje, pactadas en la ruta de aprendizaje, que no fueron reportadas ni justificadas por el Aprendiz al Instructor, previamente o dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su ocurrencia, o cuando la(s) razón(es) expuestas por el Aprendiz o el soporte presentado, no justifican el incumplimiento.
El Instructor o Tutor debe efectuar el seguimiento y reporte en el sistema para la gestión de la formación”.
Es por ello, que el Instructor o Tutor tenía la obligación de efectuar el reporte y seguimiento cuando un aprendiz no se ha presentado a desarrollar sus actividades pactadas en el Sistema Sofia Plus.
En ese orden de ideas, se tiene que el hecho de pagar apoyos de sostenimiento a un aprendiz fallecido, da lugar a la figura jurídica llamada PAGO DE LO NO DEBIDO, reglada por el artículo 2313 del Código Civil el cual dispone:
“ARTÍCULO 2212. PAGO DE LO NO DEBIDO. Si el que por error ha hecho un pago, prueba que no lo debía, tiene derecho para repetir lo pagado.
Sin embargo, cuando una persona, a consecuencia de un error suyo, ha pagado una deuda ajena, no tendrá derecho de repetición contra el que, a consecuencia del pago, ha suprimido o cancelado un título necesario para el cobro de su crédito, pero podrá intentar contra el deudor las acciones del acreedor”
De conformidad con lo establecido por la anterior normativa, es preciso señalar que el SENA está en la obligación de reclamar los pagos que no debió realizar al aprendiz fallecido.
Ahora bien, teniendo en cuenta que los apoyos fueron consignados a la cuenta de ahorro que tenía el aprendiz fallecido, no es factible solicitar al banco que devuelva el monto consignado sin que medie autorización del titular de la cuenta, en este caso del heredero o de los herederos. Evento en el cual se debe informar a los familiares del aprendiz para que se acerquen al banco y formalicen la reclamación en calidad de herederos y procedan a devolver al SENA el monto de lo consignado en la cuenta del aprendiz fallecido.
En estos casos el SENA debe liquidar el monto a devolver y notificárselo al heredero o herederos del aprendiz fallecido para que procedan a su reintegro.
En el evento en que no se obtenga la devolución por ese medio, se debe proceder a evaluar el costo beneficio que implica para el SENA el cobro coactivo o judicial de dicho valor o la imposibilidad de su cobro, lo anterior con el fin de solicitar el castigo de la obligación, cuando quiera que los costos de la cobranza judicial sean superiores al valor adeudado al SENA.
En todo caso es obligatorio informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA para investigue la presunta responsabilidad en que pudo incurrir la persona que omitió informar o incluir la novedad del fallecimiento del aprendiz en el aplicativo Sofía Plus o la responsabilidad de quien haya realizado el pago de manera irregular.
Para determinar la depuración de cartera, se deben tener en cuenta los parámetros establecidos en la Resolución 1532 de 2017, en cuyo artículo 1o contempla la conformación del Comité Nacional y Comités Regionales de Normalización de Cartera, cuyo objetivo es establecer el seguimiento, control, depuración de cartera de imposible recaudo y eficiente cobro de las obligaciones a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Resolución 1532 de 2017[1] y lo consignado en el Manual de Depuración de Cartera del SENA, la corresponde al respectivo Comité de Normalización de Cartera evaluar los casos de depuración de cartera de imposible recaudo cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:
1. Caducidad de la Acción
2. Prescripción
3. Pérdida de fuerza ejecutoria
4. Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada
5. Relación costo o beneficio materialidad.
Esta última causal de depuración se evalúa sí se requiere una inversión considerable en términos de logística, costos directos e indirectos y tiempo, para efectuar la reconstrucción de las transacciones en retrospectiva y sin los soportes básicos, siendo imposible determinar una meta de éxito en la recuperación de estas partidas.
También es importante demostrar técnica y financieramente el costo real en que la entidad incurriría para continuar con el proceso de cobro de la obligación, frente al valor posible a recuperar, en este sentido, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Antigüedad de la obligación
2. Las acciones de cobro ya realizadas
3. Valor de la obligación con sus accesorios a cobrar frente al costo total que se incurre en el proceso de cobro
4. Costos de cobro etapa persuasiva, coactiva, judicial o cualquier otra vía de cobro.
Considerando que el monto pagado por los meses de mayo, junio y julio asciende a la cantidad de $1.490.608,6 se hace necesario evaluar el costo beneficio que implica para el SENA el cobro jurídico de dicho valor o la imposibilidad de su cobro. Lo anterior con el fin de solicitar el castigo de la obligación. Dicha evaluación debe realizarla el respectivo Comité de depuración de cartera.
RESPUESTA JURÍDICA
De acuerdo con lo anterior se procede a responder la pregunta formulada así:
Pregunta. ¿Cuál es el debido proceso del presente caso, teniendo en cuenta que no existe acto administrativo que antecede la novedad del aprendiz fallecido y en el registro del aplicativo Sofia Plus?
Respuesta: En el caso consultado lo recomendable es liquidar el valor a reintegrar mediante acto administrativo y notificarlo al heredero o herederos del aprendiz fallecido para que proceden a su reintegro una vez reclamen ante el banco el monto consignado en la cuenta bancaria del aprendiz fallecido.
En el evento en que no se obtenga la devolución por ese medio se debe proceder a evaluar el costo beneficio que implica para el SENA el cobro judicial de dicho valor o la imposibilidad de su cobro, lo anterior con el fin de solicitar el castigo de la obligación, cuando quiera que los costos de la cobranza judicial sean superiores al valor adeudado al SENA. Lo anterior, de acuerdo al procedimiento señalado en el Manual de Depuración de Cartera y lo establecido en la Resolución 1532 de 2017.
En todo caso es obligatorio informar a la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA para investigue la presunta responsabilidad en que pudo incurrir la persona que omitió informar o incluir la novedad del fallecimiento del aprendiz en el aplicativo Sofía Plus o la responsabilidad de quien haya realizado el pago de manera irregular.
El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.
Cordial saludo,
Antonio José Trujillo Illera
Coordinador
Grupo de Conceptos Jurídicos y
Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
NOTAS AL FINAL:
1]. Resolución 1532 de 2017 “Por la cual se redefine la conformación y funcionamiento de los Comités Nacional y Regionales de Normalización de Cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se dictan otras disposiciones y de se deroga la Resolución 1136 de 2015”
