CONCEPTO 87782 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
Señora
XXXXX
| Asunto: | Respuesta comunicación remitida mediante correo electrónico de fecha 5 de noviembre de 2024. |
Respetada Señora, reciba un cordial saludo.
El Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos de la Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA procede a dar respuesta a la comunicación del asunto, en la cual se solicita emitir concepto en tres sentidos. El primero, respecto a los grupos de trabajo y sus coordinadores; el segundo, relacionado con el trámite de PQRS y; el tercero frente al procedimiento de deserción de aprendices.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
A continuación, se presenta el análisis correspondiente, no sin antes precisar que, los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Con el fin de realizar el análisis jurídico correspondiente, se tendrán en cuenta las siguientes sentencias y disposiciones constitucionales y/o normativas:
- Constitución Política
- Ley 489 de 1998
- Ley 1437 de 2011
- Decreto 2489 de 2006
- Ley 1755 del 30 de junio de 2015
- Decreto 890 de 2023
- Decreto 249 de 2004
- Sentencia T-105 de 2002 – Corte Constitucional
- Sentencia T-634 de 2003 - Corte Constitucional
- Reglamento del Aprendiz SENA
- Concepto 24551 de 2013 - Departamento Administrativo de la Función Pública
- Concepto 20159000086332 de 2015 - Departamento Administrativo de la Función Pública
- Concepto 14236 de 2024 - Dirección Jurídica del SENA
- Resolución No. 1365 de 2022
ANÁLISIS JURÍDICO
I. De los grupos de trabajo y sus coordinadores.
Para la creación, conformación y asignación de funciones de los grupos internos de trabajo en entidades del orden nacional, la Ley 489 de 1998 establece en su artículo 115 que el Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de estas entidades de manera global. Los directores de los organismos tendrán la responsabilidad de distribuir los cargos en función de la estructura, necesidades y planes de la entidad. Asimismo, se permite que el representante legal cree y organice grupos internos de trabajo, ya sean permanentes o transitorios, para cumplir con los objetivos de la entidad. En el acto de creación de cada grupo, se establecerán sus tareas, responsabilidades y demás regulaciones necesarias para su funcionamiento.[1]
El Decreto 2489 de 2006, en su artículo 8, precisa que los grupos internos de trabajo deben estar conformados por al menos cuatro empleados, quienes desarrollarán funciones relacionadas con el área a la que pertenezcan jerárquicamente, en concordancia con la Ley 489 de 1998[2]. Esto asegura una estructura mínima y adecuada para el cumplimiento de las tareas asignadas.
Por otra parte, el Decreto 890 de 2023 regula aspectos salariales específicos del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), indicando en su artículo 6 que los empleados responsables de la coordinación o supervisión de estos grupos internos de trabajo recibirán una prima del 20% sobre su salario básico mensual. Este beneficio es aplicable solo a empleados que no pertenezcan a los niveles directivo o asesor y no constituye un factor salarial para otros efectos legales[3].
En cuanto a la asignación de funciones adicionales, la Corte Constitucional, en la Sentencia T-105 de 2002, subraya que dichas funciones deben estar alineadas con el marco funcional del cargo del servidor, evitando asignaciones que descontextualicen sus responsabilidades. La asignación debe responder a las necesidades de servicio y objetivos de la entidad, siempre dentro del contexto de las funciones propias del cargo desempeñado[4].
Por último, el Departamento Administrativo de la Función Pública, en su Concepto 24551 de 2013, aclara que la asignación de funciones adicionales es viable cuando estas puedan ser desempeñadas por empleados de la planta de personal sin cambiar la naturaleza de sus cargos. Esta medida se puede aplicar también para asumir funciones de cargos vacantes, siempre que exista afinidad funcional con el puesto al que se le asignan[5].
En consonancia a lo expuesto, el artículo 4, numeral 23 y el artículo 32 del Decreto 249 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA” facultan al Director General del SENA para crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, coordinación y funciones.
En desarrollo de estas facultades, el Director General del SENA ha expedido actos administrativos bajo la forma de resolución, mediante los cuales ha creado grupos internos de trabajo de carácter permanente o transitorio en distintas dependencias de la Entidad, fijando su composición, coordinación y funciones, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la entidad.
Sobre la designación del empleado que ejercerá las funciones de coordinación del grupo de trabajo el Departamento Administrativo de la Función Pública en Concepto 20159000086332 de 2015, señaló:
“(…) Adicionalmente, esta Dirección Jurídica considera que la designación de coordinador de un grupo interno de trabajo podrá recaer sobre el empleado que ejerza un cargo de cualquier nivel (Asistencial, técnico, profesional o asesor), toda vez que la norma no tiene limitación frente al grado salarial que debe ostentar el coordinador del grupo; sin embargo, se precisa que solo tendrá derecho a percibir la prima de coordinación si el citado empleo pertenece a un nivel distinto del Directivo y Asesor.”
En línea con lo anterior, la Dirección Jurídica del SENA mediante Concepto 14236 de 2024, consideró:
“(…) el servidor público competente, de acuerdo con la delegación efectuada por el Director General del SENA en el acto de creación del grupo de trabajo, podrá modificar la integración del mismo, así como la designación de quien ejercerá la coordinación, según las necesidades del servicio. El empleado público designado mientras ejerza la coordinación, tendrá derecho a percibir el 20% que se prevé para los coordinadores como prima de coordinación, salvo si se trata de empleos del nivel asesor o directivo. (Decreto 890 de 2023 artículo 6o).
Respecto a los requerimientos mínimos para ser coordinador de un grupo interno de trabajo, la designación podrá recaer sobre el empleado que ejerza un cargo de cualquier nivel asistencial, técnico, profesional, asesor o directivo, quien deberá cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente, tal como lo prevé el artículo 8 del Decreto 2489 de 2006. (…) De igual manera, las nuevas funciones deberán estar relacionadas con el núcleo esencial y con el nivel de responsabilidades del empleo en aras del cumplimiento de los fines, planes y programas de la entidad”.
Conclusión: De acuerdo con el Decreto 2489 de 2006 y los conceptos emitidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, cualquier empleado, ya sea de nivel asistencial, técnico, profesional o asesor, puede ser designado para coordinar un grupo de trabajo, siempre que las funciones asignadas sean acordes a la estructura y los objetivos del área en que se desempeña.
Para el caso específico objeto de consulta, y en concordancia al Concepto 14236 de 2024 de la Dirección Jurídica del SENA, se aclara que la designación como coordinador de un grupo de trabajo puede recaer sobre cualquier empleado sin importar su nivel de cargo (asistencial, técnico, profesional o asesor), en la medida que las funciones que desempeñe como coordinador estén alineadas con sus responsabilidades principales y no desnaturalicen el núcleo esencial de su cargo.
II. Del trámite de PQRS.
Con relación al trámite de PQRS y el tratamiento que se le debe dar a la información solicitada en atención a éstas, es menester indicar lo siguiente:
El derecho de petición en cumplimiento a lo consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política es el derecho fundamental a presentar peticiones respetuosas por motivos de interés general o particular.
En concordancia, el artículo 74 de la Constitución dispuso que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Asimismo, la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, en el artículo 3 determinó que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se debe desarrollar con arreglo a los principios generales del debido proceso, entre los cuales se encuentran, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
A su turno, la Ley 1755 del 30 de junio de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” reguló el derecho fundamental de petición, estableciendo las condiciones y procedimientos para que las personas puedan presentar solicitudes a las autoridades, y para que estas den respuesta.
En el marco de lo establecido en la referida norma, el SENA mediante la Resolución No. 1365 de 2022 reglamentó el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y agradecimientos que se formulen al interior de la entidad.
Así las cosas y para el caso que nos ocupa, el artículo 11 de la citada resolución, dispuso:
“Artículo 11. PETICIONES IRRESPETUOSAS, OSCURAS O REITERATIVAS. Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. En ningún caso se devolverán peticiones que se consideren inadecuadas o incompletas.
Se entenderá como una petición irrespetuosa y oscura únicamente las que en su contenido incluyan palabras obscenas, groserías literales o amenazas a la integridad tanto de un servidor de la entidad, como de un particular que tenga a cargo la prestación de servicios en el SENA, así como sobre la Institución.
Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse a las respuestas anteriores, salvo que se trate de derechos imprescriptibles, o de peticiones a las que no se hubiere dado respuesta de fondo por no acreditar requisitos, siempre que en la nueva petición se subsane.” (Subrayado y negrilla fuera de texto)
Conclusión: Teniendo en cuenta lo señalado, si el solicitante persiste en formular peticiones de carácter reiterativo tras recibir una respuesta adecuada y de fondo, la disposición faculta a la entidad para que pueda referirse a la respuesta previamente dada, permitiendo así el uso eficiente de recursos y tiempo de los funcionarios sin comprometer el derecho de petición de los solicitantes?.
III. Deserción de aprendices.
El artículo 44 de la Constitución Política de Colombia establece que la educación es un derecho fundamental de los niños, niñas y adolescentes, y que corresponde al Estado garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.
Así mismo, la Constitución señala en su artículo 67 que: “La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura. // La educación formará al colombiano en el respeto de los derechos humanos, a la paz y a la democracia, en la práctica del trabajo y en la recreación, para el mejoramiento cultura, científico, tecnológico y para la protección del ambiente”.
Por otro lado, en materia educativa la Corte Constitucional ha precisado que los reglamentos internos de las instituciones resultan obligatorios no solo para sus educandos, sino también para todas las autoridades académicas.
En la Sentencia T-634 de 2003 la Corte Constitucional se refirió ampliamente a la relevancia del reglamento en tres diferentes perspectivas: (i) como desarrollo y regulación del derecho-deber a la educación; (ii) como manifestación de la autonomía universitaria; y (iii) como un instrumento normativo que integra el orden jurídico colombiano.
En ese orden, el Reglamento del Aprendiz SENA, adoptado mediante el Acuerdo 9 del 5 de noviembre de 2024, dentro de los temas que aborda, contempló las situaciones en las que puede estar inmerso el aprendiz, entre ellas, la deserción.
Para tal efecto, dispuso en el artículo 30:
“(…) Se presenta por el abandono de la formación por parte del aprendiz, en las siguientes situaciones:
1. Deserción por Inasistencias al proceso de formación.
a) En la formación presencial, excepto la complementaria, tener tres (3) días continuos de inasistencia injustificada o acumular cinco (5) días no continuos de inasistencia injustificada durante todo el proceso de formación.
En la formación bajo la modalidad virtual en etapa lectiva, se presenta cuando el aprendiz no asiste a tres (3) citaciones seguidas elevadas por el instructor o por el responsable del grupo o no ingresa a su ambiente virtual de formación (plataforma LMS) durante veinte (20) días consecutivos, sin previa justificación soportada ante el sistema de gestión académico-administrativo.
b) En la formación a distancia en etapa lectiva, se presenta cuando el aprendiz no justifica la inasistencia a tres (3) encuentros presenciales programados para el desarrollo de sus actividades formativas.
c) En formación presencial, virtual y a distancia en etapa productiva: se presenta inasistencia injustificada durante tres (3) días consecutivos a la empresa con la que desarrolla la alternativa establecida.
d) En la formación complementaria virtual se presenta cuando el aprendiz no registra ingreso al ambiente virtual del programa en el que está matriculado, o ingresa al ambiente virtual y no participa en ninguna de las actividades previstas en el curso.
e) En la formación complementaria presencial se presentan cuando el aprendiz no registra cumplimiento justificado del diez por ciento (10%) de las horas asignadas para la formación.
2. Deserción por incumplimiento de la etapa productiva. Se presenta cuando una vez terminada la etapa lectiva y teniendo como plazo límite la finalización por fecha del grupo, el aprendiz no ha presentado la planeación de su etapa productiva en el formato establecido, avalado por el instructor de seguimiento. Esto aplica para aquellos programas de formación en los cuales el diseño curricular la incluye como requisito.
3. Deserción por falta de gestión oportuna de novedades. Se presenta cuando el aprendiz no registra o gestiona la solicitud de reintegro al proceso de formación por lo menos tres (3) días hábiles antes de cumplir la fecha fin del aplazamiento, en concordancia con lo establecido para la gestión de novedades en este reglamento.
. (…)”.
A su vez el artículo 31 señala:
“El procedimiento en caso de deserción se establece de acuerdo con la situación y el tipo de deserción, así:
l. Deserción por Inasistencias al proceso de formación. Si el aprendiz no justifica plenamente la inasistencia, el instructor encargado de la formación del aprendiz con el equipo ejecutor del grupo del programa de formación, reportarán esta situación al comité de evaluación y seguimiento.
2. Deserción por incumplimiento de la etapa productiva. Si el aprendiz no informa sobre el motivo de su incumplimiento o abandono al proceso formativo el instructor de etapa productiva del grupo del programa de formación, reportarán esta situación al comité de evaluación y seguimiento.
3. Deserción por falta de gestión oportuna de novedades. Si el aprendiz no gestiona la solicitud de reintegro al proceso de formación a la entidad a través de los canales institucionales establecidos, o culminado el proceso administrativo para su certificación de dentro del plazo establecido el coordinador académico o de formación encargado del programa de formación del aprendiz, reportarán esta situación al comité de evaluación y seguimiento.
Parágrafo l. El comité de evaluación y seguimiento realizará una revisión al caso para confirmar que el aprendiz ha abandonado la formación y establecer la causa de la deserción. Pudiendo solicitar información adicional que permita identificar las causas y verificar las acciones adelantadas para prevenir dicha deserción, si las hay. En caso de confirmar la deserción el comité califica la falta del aprendiz como grave y recomienda a la subdirección del Centro de Formación Profesional la cancelación de la formación por deserción.
Parágrafo 2. Se garantizará el debido proceso dando cumplimento a lo establecido en el capítulo de las medidas disciplinarias y sancionatorias.
Parágrafo 3. Se gestionará la actualización del estado del aprendiz y el registro de la causa de deserción en el aplicativo de gestión académica, en caso de darse; es responsabilidad del Centro de Formación iniciar el proceso de deserción en cada oportunidad, dentro de un plazo razonable.”
La cancelación de la matrícula de los aprendices de formación laboral o tecnológica implica que el aprendiz es retirado del programa de formación en el que se encuentra matriculado y para presentarse a un nuevo programa de formación laboral o tecnológica deberá esperar seis (6) meses, contados a partir del momento en que el acto administrativo suscrito por el Subdirector quede en firme.
La cancelación de la matrícula de los aprendices de formación complementaria en cualquiera de sus modalidades implica que el aprendiz podrá ser sancionado sin poder participar en procesos de ingreso al SENA en programas de formación complementaria hasta por tres (3) meses siguientes, contados a partir del registro de la novedad en el Sistema de Gestión Académica.
Conclusión: Respecto a la tercera pregunta que realizó el solicitante, es importante resaltar que, de acuerdo con el reglamento del SENA, el proceso de deserción de un aprendiz implica un trámite formal que debe respetar el debido proceso. La deserción no se efectúa de manera inmediata ni automática tras el reporte del instructor, en tanto, requiere una revisión exhaustiva y la notificación oficial por parte del Subdirector de Centro, quien es la autoridad competente para declarar formalmente la deserción y proceder a la cancelación de la matrícula, una vez se hayan cumplido los pasos establecidos para tal efecto.
Así las cosas, hasta que el proceso de deserción esté en firme y el aprendiz haya sido notificado oficialmente, no es posible restringir su acceso a las instalaciones ni a las actividades formativas. No debe perderse de vista que la aplicación del Reglamento del Aprendiz SENA debe regirse por los principios de legalidad y equidad, promoviendo un ambiente educativo que respete los derechos de todos los involucrados en el proceso formativo.
Con toda atención, y manifestando nuestra disposición para cualquier aclaración que considere necesaria.
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora del Grupo de Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica - Dirección General
1. Ley 489 de 1998, Artículo 115.
2. Decreto 2489 de 2006, Artículo 8.
3. Decreto 890 de 2023, Artículo 6.
4. Corte Constitucional, Sentencia T-105 de 2002.
5. Departamento Administrativo de la Función Pública, Concepto 24551 de 2013.
