Concepto 91109 de 2025 SENA

CONCEPTO 91109 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: Director Regional ( E ) - Regional Distrito Capital - 11-1060

DE: Director Jurídico - Dirección General

ASUNTO: Concepto proceso de certificación de aprendices - certificación extemporánea

Mediante comunicación electrónica radicada con el número 11-9-2025-085506 de fecha 10 de septiembre de 2025 solicita concepto sobre las certificaciones extemporáneas para los aprendices, para lo cual formula una serie de preguntas, las que serán respondidas más adelante.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS

1. El Acuerdo 08 de 1997 expedido por el Consejo Directivo Nacional del SENA por medio del cual se adoptó el Estatuto de la Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en el numeral 3.2.2 contempla los niveles de formación y certificación:

"(…)3.2.2. NIVELES DE FORMACIÓN Y CERTIFICACIONES.

El Sena forma desde los niveles de calificación más bajos hasta los más altos de acuerdo con la estructura organizativa del sector productivo y certifica los aprendizajes logrados en el proceso de formación.

El Sena certifica de la siguiente manera:

Certificado de Aptitud Profesional (CAP), a quienes aprueban programas completos referidos a ocupaciones.

Certificado de formación específica en un oficio, a quienes aprueban un programa que los capacita para desempeñar un oficio o puesto de trabajo.

Certificado de aprobación, a quienes aprueban programas de formación correspondientes a bloques modulares, predefinidos por el Sena y los interesados.

Igualmente certifica módulos de formación diseñados para dar respuesta a sus necesidades específicas de capacitación.

Constancias de capacitación, a personas que asisten a eventos de divulgación, jornadas tecnológicas, seminarios de corta duración o acciones informativas.

El Sena certifica los niveles de técnico profesional, técnico profesional especializado (o con énfasis en un área), tecnólogo y tecnólogo especializado (o con énfasis en un área). Estos niveles se ofrecen cuando existen demandas de capacitación derivadas de los desarrollos tecnológicos y en los casos en que la oferta educativa sea limitada".

Ahora, sobre el proceso de certificación, el Reglamento del Aprendiz SENA adoptado por medio del Acuerdo 9 de 2024 prevé:

"Artículo 19. Certificación

La certificación es el procedimiento mediante el cual, la entidad hace el reconocimiento formal de los resultados, aprobados por el aprendiz durante su proceso formativo, para tal fin se seguirán las siguientes reglas:

1. El aprendiz es el responsable de verificar en el sistema de gestión académica y administrativa que cuenta con los datos básicos y de contacto actualizados y que se encuentre matriculado en el programa al cual se inscribió. Esta verificación es obligatoria y de ella dependerá la entrega conforme del respectivo documento académico.

2. El aprendiz de formación laboral o tecnológica debe cumplir con los siguientes requisitos para certificarse, en concordancia con la normatividad institucional vigente.

a) Encontrarse en estado "por certificar" en el sistema de gestión académico- administrativa.

b) Para los aprendices de formación tecnológica, evidencia de presentación de las pruebas establecidas para este nivel de formación por el Ministerio de Educación Nacional

c) Estar registrado en la Agencia Pública de Empleo del SENA, a excepción de los aprendices de formación complementaria.

El Centro de formación cuenta máximo con treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega de las evidencias por parte del aprendiz, para el registro y la expedición de respectivo certificado.

PARÁGRAFO. Los aprendices de articulación con la educación media deben culminar la ejecución de las etapas lectiva y productiva del programa de formación SENA, en el último año escolar. En este caso, el instructor responsable, evaluará los resultados de aprendizaje en el sistema de gestión académica administrativa y previo al cumplimiento de requisitos, el Centro de Formación emitirá el correspondiente certificado o define la situación académica del aprendiz según términos definidos en este reglamento". (Negrillas y subrayado fuera de texto)

De igual manera, el Procedimiento de Certificación Académica- GFPI - P - 012 (Plataforma Compromiso- 2021- 10-14 - versión 5) señala:

"Objetivo: Establecer los lineamientos y actividades necesarias para la expedición de los documentos académicos (Títulos, Certificados, Actas de Grado, Constancias y Reexpediciones) de los aprendices que concluyen satisfactoriamente su formación, de aquellos que aún se encuentran adelantando su proceso formativo y de los que no culminaron actividades de formación.

Alcance: este procedimiento aplica en los Centros de Formación a nivel nacional, para los documentos académicos definidos y generados por la institución. Inicia con la emisión del último juicio evaluativo al aprendiz y termina con la publicación de sus documentos académicos en la web oficial de certificación de la entidad.

Generalidades:

"2. Los documentos académicos se expiden de acuerdo con el registro de los datos básicos previamente actualizados por el aprendiz en el Sistema de Gestión Académicos Administrativo.

(...)

4. Cuando el aprendiz pase al estado 'por certificar', el Centro debe establecer lugar, horario y requisitos adicionales que el aprendiz debe presentar para su certificación.

5. El certificado de aprobación para la formación complementaria se genera automáticamente una vez el instructor evalúa el último resultado de aprendizaje de la formación.

(...)

8. La certificación académica de los aprendices SENA se genera cuando el instructor ha emitido y registrado todos los juicios de evaluación, debidamente soportados y avalados".

Por su parte, la Guía para la Certificación Académica - GFPI - G- 018 (Plataforma Compromiso- 2022-07-18- versión 04) dispone:

"3. Alcance.

El procedimiento de certificación académica inicia cuando al aprendiz se le ha emitido el último juicio evaluativo, es decir, ha logrado todos y cada uno de los resultados de aprendizaje del programa de formación en el cual se ha matriculado; termina con la publicación de sus documentos académicos (título o certificación, acta de grado y certificado de notas) en la web oficial de certificación de la entidad. Es de aclarar que tanto el centro de formación como el aprendiz deben interesarse en lograr la certificación del aprendiz, donde si transcurridos tres meses en formación complementaria o un año en formación titulada, desde la fecha en que quedó en estado por certificar, se declara la deserción del aprendiz y procede la cancelación de la matrícula correspondiente.

Generalidades

8.2. Expedición de documentos Académicos

El responsable del rol" Encargado de Certificación" del Centro de Formación debe verificar los aprendices que se encuentran en estado "por certificar" y realizar el alistamiento para la citación a precertificación en el aplicativo de gestión académico administrativo. Actualmente, se ingresa al portal SOFIA Plus en la opción Ayudas y manuales - ROL - Encargado de Certificación - Certificación.

(…)

Para la expedición de certificados el aprendiz debe tener evaluados todos los resultados de aprendizaje y haber aprobado todas las competencias exigidas en la formación tanto en la etapa lectiva como productiva, para todos los niveles y modalidades de formación.

El encargado de certificación debe asegurar mediante la revisión de las evidencias solicitadas al aprendiz que verificó la información consignada en el sistema de gestión académico administrativo para cada uno de los citados.

8.2.1 Para el caso de formación titulada, el Centro de Formación debe disponer de un 'medio físico o digital auditable' que permita constatar la calidad y seguridad de la información del aprendiz; este medio debe contener un archivo en el cual repose la información de cada uno de los aprendices por nivel de formación y ficha, donde se evidencie que se encuentran a paz y salvo por todo concepto académico como administrativo en el Centro de Formación, incluida la verificación y aceptación por parte del coordinador académico, instructor de seguimiento de etapa productiva, responsable de bienestar al aprendiz, responsable de la biblioteca y responsable del almacén.

Adicionalmente, el aprendiz deberá enviar la siguiente documentación soporte para la finalización del procedimiento de certificación, mediante correo electrónico al Centro de Formación, así:

- Evidencia fotográfica de la destrucción del carné estudiantil con imagen en archivo *.jpg.

- Certificado de inscripción en el aplicativo de la APE: Documento que evidencie la inscripción de la hoja de vida del aprendiz en el aplicativo web Agencia Pública de empleo - inicio; para tal fin el aprendiz debe ingresar sus datos personales, de contacto, perfil ocupacional, educación, experiencia laboral (si la tiene), capacitaciones y demás datos solicitados, que faciliten tener una hoja de vida completa y bien estructurada a la hora de buscar una oportunidad laboral.

- Certificado de presentación de la prueba saber T y T ante el ICFES ( certificado de asistencia expedido por el ICFES) para aprendices del nivel tecnólogo. La prueba saber T y T presentada como estudiante asociado o vinculado a otra institución educativa, es válida para el SENA siempre y cuando se cumpla lo establecido sobre Doble Titulación en el Reglamento de exámenes del ICFES, vigente para la fecha en que el aprendiz realizó la inscripción para presentar dicha prueba.

- El cambio de documento de identificación, principalmente tarjeta de identidad a cédula de ciudadanía se debe actualizar en el mismo registro que ya tiene el aprendiz...

8.2.2. Para el caso de formación complementaria y virtual, el Centro de Formación debe disponer de un medio digital auditable que permita garantizar la calidad y seguridad de la información del aprendiz, mediante la creación de un archivo en el cual repose la información académica de cada uno de los aprendices, correspondiente al proceso de formación administrado por la Coordinación Académica.

El Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas debe verificar y aprobar la certificación de los aprendices precertificados satisfactoriamente'. Por otra parte, con respecto a los aprendices rechazados para su certificación, deben ser remitidos a las instancias pertinentes del Centro de Formación para dar la solución requerida consignada en el campo del aplicativo correspondiente, denominado "motivo del rechazo" (...)

Una vez se hagan las respectivas verificaciones, el subdirector del Centro procede a firmar digitalmente los títulos, certificados, actas y constancias, correspondientes a todas las modalidades de formación".

Finalmente, los artículos 1o y 2o del ya mencionado Acuerdo 09 de 2024, establecen:

"ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN DEL REGLAMENTO. Adoptar el Reglamento del Aprendiz SENA, mediante el documento anexo que forma parte integral de este Acuerdo, que se aplica a todas las personas matriculadas en los programas de formación profesional del SENA en sus diferentes modalidades, quienes durante el tiempo que desarrollen su formación se denominan "Aprendices", independientemente del tipo de formación elegido.

"ARTÍCULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN Y TRANSICIÓN. El reglamento que se adopta con este Acuerdo será aplicable a todos los(as)(es) aprendices que se matriculen en programas de formación del SENA, a partir de la fecha de su publicación. Los procesos de formación que, sin importar su tipo o modalidad, estén en curso a la fecha de publicación de este Acuerdo, es decir, que hayan agotado el proceso de matrícula, se regirán por el reglamento vigente al momento de su matrícula. En materia disciplinaria se aplicarán las disposiciones vigentes al momento cometer la falta, o la norma que sea más favorable al aprendiz".

Los artículos 1o y 2o del Reglamento del Aprendiz, adoptado por el mencionado Acuerdo 9 de 2024, consagra, entre otras, las siguientes definiciones y su alcance:

"Artículo 1o. Definiciones. Para los todos los efectos del presente reglamento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

(...)

3. Aspirante: Toda persona que se encuentra participando del proceso de ingreso para matricularse en un programa de formación.

4. Aprendiz: Persona matriculada en los programas de formación profesional del SENA en sus diferentes modalidades..."

"Artículo 2o. Alcance del reglamento

Este reglamento aplica para el aspirante en lo referente al proceso de ingreso y para el aprendiz del SENA durante todo su proceso formativo y certificación, en todas las sedes, jornadas, niveles, modalidades y tipos de formación. Se extiende a los lugares y actividades en los que el aprendiz desarrolla su formación profesional dentro o fuera de la entidad".

RESPUESTAS PREGUNTAS

Para aprendices de formación titulada:

PREGUNTA. ¿Cuál es el tiempo máximo que tienen los aprendices para allegar los requisitos de certificación mencionados en el Reglamento del aprendiz vigente: Certificado APE y soporte de presentación de pruebas T y T ? ¿Qué norma sustenta este plazo?

RESPUESTA: En las normas vigentes del SENA relacionados con el proceso de certificación no está previsto un término perentorio para que los aprendices alleguen los documentos exigidos para su certificación, por lo que el asunto deberá continuar en la plataforma con la denominación "Por certificar".

Cabe recordar que conforme con el artículo 19 del Reglamento, el Aprendiz es el responsable de verificar en el sistema de gestión académica y administrativa que cuenta con los datos básicos y de contacto actualizados y que se encuentre matriculado en el programa al cual se inscribió.

El Aprendiz tiene el deber de hacer entrega oportuna de toda la documentación requerida en el proceso de certificación, tal como lo establece el artículo 8o numeral 23 del Reglamento del Aprendiz.

La Guía para la Certificación Académica - GFPI - G- 018 establece que el centro de formación y el aprendiz deben interesarse en lograr la certificación, donde si transcurridos tres meses en formación complementaria o un año en formación titulada, desde la fecha en que quedó en estado por certificar, se declara la deserción del aprendiz y procede la cancelación de la matrícula correspondiente.

Es importante tener en cuenta para el proceso de certificación lo establecido en la guía para la certificación académica (GFPI-G-018) y el procedimiento para la certificación académica (GFPI-P-012) que se encuentran en la plataforma Compromiso SENA. También deberán tenerse en cuenta las Circulares 122 de 2024 y 00160 de 2023 emanadas de la Dirección de Formación Profesional.

En todo caso se debe analizar cada situación en concreto y surtir la notificación correspondiente, todo dentro del marco del debido proceso.

PREGUNTA. ¿Qué norma regula la cancelación de matrícula si el aprendiz no cumple con los requisitos de certificación dentro de los tiempos establecidos?

RESPUESTA: La cancelación de matrícula está contemplada en el Reglamento del Aprendiz adoptado por el Acuerdo 9 de 2024. Al respecto debe tenerse en cuenta lo señalado en la Guía para el Desarrollo de la Etapa Productiva - (GFPI - G - 040 - Plataforma Compromiso)

El numeral 2o del artículo 47 del Reglamento del Aprendiz establece que la cancelación de matrícula es una medida sancionatoria que se origina cuando persisten en el aprendiz las causales que originaron el condicionamiento de la matrícula o por faltas catalogadas como graves o gravísimas de acuerdo con la clasificación determinada, o situaciones que se consideran deserción.

El Reglamento del Aprendiz no establece expresamente como causal para la cancelación de la matrícula el incumplimiento por parte del aprendiz para aportar los requisitos para certificación.

Sin embargo, la medida sancionatoria que pueda aplicarse deberá tener en cuenta si dicho incumplimiento obedeció al incumplimiento de los deberes o a la violación de las prohibiciones por parte del aprendiz, si dicho incumplimiento corresponde a una falta leve, grave o gravísima y si se enmarca en las causales para la cancelación de la matrícula previstas en el Reglamento del Aprendiz, todo ello en observancia del debido proceso y el derecho de defensa y contradicción.

PREGUNTA. Frente al tiempo que menciona el reglamento de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega de las evidencias por parte del aprendiz, para el registro y la expedición de respectivo certificado. ¿Las evidencias mencionadas son las requeridas para emisión del último juicio evaluativo? ¿o corresponden a los demás requisitos para certificarse (APE, TyT, otros)?

RESPUESTA: En primer término cabe recordar que el Reglamento del Aprendiz, conforme con lo previsto en su artículo 2o, se aplica al aprendiz del SENA durante todo su proceso formativo y certificación, en todas las sedes, jornadas, niveles, modalidades y tipos de formación.

Así pues, el proceso de certificación académica inicia cuando al aprendiz se le ha emitido el último juicio evaluativo, es decir, ha logrado aprobar todos y cada uno de los resultados del programa de aprendizaje en el cual se ha matriculado, y termina con la publicación de sus documentos académicos (título, certificación, acta de grado, y certificación de notas) en la web oficial de la entidad.

Para la expedición de certificados, el aprendiz debe tener evaluados todos los resultados de aprendizaje y haber aprobado todas las competencias exigidas en la formación en todos los niveles y modalidades de formación).

La Guía para la Certificación Académica (GFPI-G-018) establece los requisitos que debe cumplir el aprendiz para su certificación, tanto para la formación titulada como para la formación complementaria, tal como atrás se señaló.

Así mismo, el artículo 19 del Reglamento del Aprendiz complementa los requisitos que debe cumplir el aprendiz para el proceso de certificación, como quedó visto.

PREGUNTA. ¿Cuándo se considera entonces que se expide el certificado de manera extemporánea?

RESPUESTA. Cuando se expide la certificación por fuera del término máximo de 30 días calendario a que se refiere el artículo 19 del Reglamento del Aprendiz.

Para los aprendices de formación complementaria:

PREGUNTA. ¿Cuáles son los requisitos que deben tener para certificarse?

RESPUESTA. Los requisitos para certificarse para aprendices de formación complementaria son los establecidos en el Reglamento del Aprendiz en armonía con lo contemplado en la Guía para la Certificación Académica (GFPI-G-018) y los señalados el artículo 19 del Reglamento del Aprendiz.

PREGUNTA. ¿Cuál es el tiempo máximo para presentar los requisitos de certificación? ¿Qué norma lo respalda?

RESPUESTA: La respuesta a este punto está dada en respuesta anterior.

PREGUNTA. ¿Qué norma regula la cancelación de matrícula si el aprendiz no cumple con los requisitos de certificación dentro de los tiempos establecidos?

RESPUESTA: La cancelación de matrícula está contemplada en el Reglamento del Aprendiz adoptado por el Acuerdo 9 de 2024. El numeral 2o del artículo 47 del Reglamento del Aprendiz establece que la cancelación de matrícula es una medida sancionatoria que se origina cuando persisten en el aprendiz las causales que originaron el condicionamiento de la matrícula o por faltas catalogadas como graves o gravísimas de acuerdo con la clasificación determinada, o situaciones que se consideran deserción.

El Reglamento del Aprendiz no establece expresamente como causal para la cancelación de la matrícula el incumplimiento por parte del aprendiz para aportar los requisitos para certificación.

Sin embargo, la medida sancionatoria que pueda aplicarse deberá tener en cuenta si dicho incumplimiento obedeció al incumplimiento de los deberes o a la violación de las prohibiciones por parte del aprendiz, si dicho incumplimiento corresponde a una falta leve, grave o gravísima y si se enmarca en las causales para la cancelación de la matrícula previstas en el Reglamento del Aprendiz, todo ello en observancia del debido proceso y el derecho de defensa y contradicción.

PREGUNTA. ¿Aplica para los aprendices de Complementaria el Artículo 47. Medidas sancionatorias. Parágrafo 1, que otorga un año para la cancelación de la matricula?

PREGUNTA. ¿Aplica para los aprendices de Complementaria los treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega de las evidencias por parte del aprendiz, para el registro y la expedición de respectivo certificado, que menciona el reglamento? ¿o el literal refiere únicamente al aprendiz de formación laboral o tecnológica? De ser así, ¿Las evidencias mencionadas son las requeridas para emisión del último juicio evaluativo o corresponden a otros requisitos para certificarse?

RESPUESTA: El Reglamento del Aprendiz, conforme con lo previsto en su artículo 2o, se aplica para los aprendices del SENA durante todo su proceso formativo y certificación, en todas las sedes, jornadas, niveles, modalidades y tipos de formación.

PREGUNTA. ¿Cuándo se considera entonces que se expide el certificado de manera extemporánea?

RESPUESTA: Esta pregunta se respondió en punto anterior, es decir, cuando se expide fuera del plazo máximo establecido en el artículo 19 del Reglamento del Aprendiz.

Finalmente, frente a las inquietudes que surjan en torno a la aplicación del proceso de certificación de aprendices, sugerimos se pida el apoyo y asesoría de la Dirección de Formación Profesional.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

JULIÁN RICARDO GÓMEZ ÁVILA

Director Jurídico