Concepto 96748 de 2025 SENA

CONCEPTO 96748 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

Cordial saludo.

Mediante la comunicación del asunto, dirigido a la Coordinación del Grupo Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos, se consulta acerca de lo siguiente:

“En el marco de las competencias de la Comisión Nacional de Personal, realizamos la revisión de las reclamaciones laborales, dentro de las cuales los funcionarios solicitan la verificación de certificados laborales. Al respecto, se han presentado casos en los cuales los funcionarios vinculados de tiempo completo a la entidad, presentan certificados con los cuales pretenden acreditar experiencia fuera del horario laboral en la entidad, algunas veces firmados por empresas legalmente constituidas y otra como trabajadores independientes (ejemplo: ver página 30 del documento anexo).

En ese sentido agradecemos emitir el respectivo concepto, indicando:

Puede un servidor público del SENA, en servicio activo, prestar sus servicios a otra empresa o en forma independiente? Cuáles son las condiciones para ello?

En estos casos, qué requisitos mínimos debe contener la certificación para que ésta sea válida?

Si un funcionario manifiesta haber trabajado como independiente, es requisito obligatorio indicar en su declaración a cuáles empresas o a quién prestó servicios y establecer tiempo de dedicación a cada una?

Cuáles son los requisitos que debe contener una declaración personal sobre prestación de servicios independientes?

La declaración personal debe ser presentada ante notario?

Si las empresas a las cuales prestó servicios, aun se encuentran activas, es procedente aceptar una declaración a título personal y no expedida por estas empresas?

Teniendo en cuenta que la responsabilidad de registrar y cargar los documentos en los aplicativos Kactus y SIGEP, es de cada funcionario, es procedente tener en cuenta como válida para acreditación de experiencia, una declaración personal sin firma, cargada en uno de estos aplicativos por el mismo funcionario declarante? (ver página 30 del documento anexo).”

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Sea lo primero señalar, que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrá en cuenta el siguiente fundamento normativo:

- Constitución Política, artículos 127 y 128.

- Ley 4 de 1992, artículo 19.

- Ley 1952 de 2019, artículos 38 y 56.

- Decreto 2400 de 1968, artículos 6 y 8.

- Decreto 1083 de 2015, artículos 2.2.2.3.7 y 2.2.2.3.8.

- Decreto ley 019 de 2012, artículo 25.

- Sala Plena del Consejo de Estado, sentencia dictada el 8 de febrero de 2011, Expediente N°: 11001-03-15-000-2010-00990-00(PI) Demandante: Cesar Julio Gordillo Núñez.

ANÁLISIS JURÍDICO

De conformidad con el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, las calidades, exigencias o requisitos que debe reunir quien aspire a ingresar o a permanecer al servicio del Estado, deben estar consagradas en forma expresa y clara en la Constitución y en Ley.

La Sala Plena del Consejo de Estado^[1] en sentencia dictada el 8 de febrero de 2011, respecto del régimen de inhabilidades e incompatibilidades, señaló lo siguiente:

“Las inhabilidades e incompatibilidades, en tanto limitan la libertad y los derechos de las personas, son de origen constitucional y legal. La tipificación de sus causas, vigencia, naturaleza y efectos es rígida y taxativa; su aplicación es restrictiva, de manera que excluye la analogía legis o iuris, excepto en lo favorable; están definidas en el tiempo, salvo aquellas de carácter constitucional_(verbi gratia arts. 179 No.1, 197 y 267 C.P.); y, además, hacen parte de un conjunto de disposiciones que integran un régimen jurídico imperativo y de orden público, razón por la cual no son disponibles ni pueden ser derogadas por acuerdo o convenio”.

De acuerdo a lo anterior, las inhabilidades son restricciones fijadas por el constituyente o el legislador para limitar el derecho de acceso al ejercicio de cargos o funciones públicas, ello quiere decir, que tienen un carácter prohibitivo, y por consiguiente, estas son taxativas, es decir, están expresamente consagradas en la Constitución o en la Ley y su interpretación es restrictiva, razón por la cual no procede la aplicación analógica ni extensiva de las mismas.

En cuanto a la prohibición para recibir más de una asignación del tesoro público o la suscripción de contratos estales por parte de los empleados públicos, la Constitución Política determina lo siguiente:

“ARTÍCULO 127. Los servidores públicos no podrán celebrar, por si o por interpuesta persona, o en representación de otro, contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, salvo las excepciones legales...”

“ARTÍCULO 128. Nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley.

Entiéndase por tesoro público el de la Nación, el de las entidades territoriales y el de las descentralizadas”.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución y en la ley, los empleados públicos se encuentran inhabilitados para recibir más de una asignación del tesoro público, salvo las excepciones previstas en el artículo 19 de la Ley 4 de 1992, las cuales son las siguientes:

“ARTÍCULO 19. Nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público, ni recibir más de una asignación que provenga del Tesoro Público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado. Exceptúanse las siguientes asignaciones:

a. Las que reciban los profesores universitarios que se desempeñen como asesores de la rama legislativa;

b. Las percibidas por el personal con asignación de retiro o pensión militar o policial de la Fuerza Pública;

c. Las percibidas por concepto de sustitución pensional;

d. Los honorarios percibidos por concepto de hora-cátedra;

e. Los honorarios percibidos por concepto de servicios profesionales de salud.

f. Los honorarios percibidos por los miembros de las juntas directivas, en razón de su asistencia a las mismas, siempre que no se trate de más de dos juntas.

g. Las que a la fecha de entrar en vigencia la presente Ley beneficien a los servidores oficiales docentes pensionados.

PARÁGRAFO. No se podrán recibir honorarios que sumados correspondan a más de ocho (8) horas diarias de trabajo a varias entidades”.

Por otro lado, el Decreto 2400 de 1968, “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.”, establece:

“ARTICULO 6. Son deberes de los empleados

(...)

9. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario del trabajo al desempeño de las funciones que les han sido encomendadas.

(...)

ARTÍCULO 8. A los empleados les está prohibido: Realizar actividades ajenas al ejercicio de sus funciones durante la jornada de trabajo; abandonar o suspender sus labores sin autorización previa; retardar o negar injustificadamente el despacho de los asuntos o la prestación del servicio a que estén obligados; (...)”

De otra parte, el numeral 12) del artículo 38 de la mencionada Ley 1952 de 2019, Código General Disciplinario, señala como deber de todo servidor público el dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales, en consecuencia, es deber de los empleados públicos, el dedicar la totalidad del tiempo reglamentario establecido como jornada laboral al desempeño de las funciones propias del empleo.

Así mismo, el artículo 56 ídem, establece:

“ARTÍCULO 56. Faltas relacionadas con el régimen de incompatibilidades, inhabilidades, impedimentos y conflictos de intereses.

(...)

4. Prestar, a título personal o por interpuesta persona, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, o permitir que ello ocurra, hasta por el término de un (1) año después de la dejación del cargo, con respecto del organismo, entidad o corporación en la cual prestó sus servicios, y para la prestación de servicios de asistencia, representación o asesoría a quienes estuvieron sujetos a la inspección, vigilancia, control o regulación de la entidad, corporación u organismo al que haya estado vinculado.

Esta incompatibilidad será indefinida en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el servidor público conoció en ejercicio de sus funciones.

Se entiende por asuntos concretos de los cuales conoció en ejercicio de sus funciones aquellos de carácter particular y concreto que fueron objeto de decisión durante el ejercicio de sus funciones y de los cuales existen sujetos claramente determinados (...).”

De acuerdo a las normas antes referenciadas, en forma general, se considera que no hay impedimento para que un empleado público pueda prestar sus servicios de manera particular o en entidades del sector privado, siempre que como ya se indicó, no se trate de asuntos relacionados con las funciones propias de su empleo y que en todo caso, los servicios los preste el empleado fuera de su jornada laboral, en caso contrario se violaría el deber legal de dedicar la totalidad del tiempo reglamentario al desempeño de las labores encomendadas, como empleado público.

En relación con la acreditación de experiencia, se tiene que el Decreto 1083 de 2015, “por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Púbica”, establece:

“ARTÍCULO 2.2.2.3.7. Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.

Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente.

Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pénsum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo.

En el caso de las disciplinas académicas o profesiones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud, la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional.

La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará experiencia profesional.

Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer.

Experiencia Laboral. Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio.

Experiencia Docente. Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas.

Cuando para desempeñar empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor y Profesional se exija experiencia, ésta será profesional o docente, según el caso y, determinar además cuando se requiera, si debe ser relacionada.

En el evento de empleos comprendidos en el nivel Profesional y niveles superiores a éste, la experiencia docente deberá acreditarse en instituciones educativas debidamente reconocidas y con posterioridad a la obtención del correspondiente título profesional.”

ARTÍCULO 2.2.2.3.8. Certificación de la experiencia. La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas.

Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo.

Las certificaciones o declaraciones de experiencia deberán contener como mínimo, la siguiente información:

1. Nombre o razón social de la entidad o empresa.

2. Tiempo de servicio.

3. Relación de funciones desempeñadas.

Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya prestado sus servicios en el mismo período a una o varias instituciones, el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez.

Cuando las certificaciones indiquen una jornada laboral inferior a ocho (8) horas diarias, el tiempo de experiencia se establecerá sumando las horas trabajadas y dividiendo el resultado por ocho (8)”.

Como se aprecia, la norma indica las condiciones que debe tener una certificación laboral, incluyendo las emitidas por las entidades privadas y de aquellas que se hayan prestado de manera independiente.

Además, cuando se aspira a un cargo público y en el ejercicio de su profesión concurra la prestación de sus servicios en varias entidades o empresas la experiencia se contabilizará por una sola vez.

De conformidad con lo expuesto anteriormente, y dando respuesta a sus inquietudes, se tiene lo siguiente:

1. “Puede un servidor público del SENA, en servicio activo, prestar sus servicios a otra empresa o en forma independiente? Cuáles son las condiciones para ello?”

De manera general, no existe impedimento para que un servidor público, preste sus servicios fuera del horario habitual, en el sector privado, siempre y cuando no preste a título particular servicios de asistencia o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo de la entidad pública donde labora, ni preste servicios de asistencia, representación o asesoría a quienes están sujetos a la inspección, vigilancia, control o regulación de la entidad, corporación u organismos público al que se encuentre vinculado, de conformidad con la prohibición contenida en la Ley 1952 de 2019, citada en apartes anteriores.

2. “En estos casos, qué requisitos mínimos debe contener la certificación para que ésta sea válida?”

Tal como se indica en el Decreto 1083 de 2015, las certificaciones o declaraciones de experiencia deberán contener como mínimo, la siguiente información:

1. Nombre o razón social de la entidad o empresa.

2. Tiempo de servicio.

3. Relación de funciones desempeñadas.

3. “Si un funcionario manifiesta haber trabajado como independiente, es requisito obligatorio indicar en su declaración a cuáles empresas o a quién prestó servicios y establecer tiempo de dedicación a cada una?”

Se reitera la respuesta a la pregunta No. 2.

4. “Cuáles son los requisitos que debe contener una declaración personal sobre prestación de servicios independientes?"

Se reitera la respuesta a la pregunta No. 2.

5. “La declaración personal debe ser presentada ante notario ?"

La norma no señala que debe hacerse una declaración personal ante notario, sin embargo, la entidad podría analizar los documentos para establecer la veracidad de los mismos, de acuerdo con las reglas de la sana crítica.

Al respecto cabe señalar lo establecido por el inciso tercero del artículo 25 del Decreto ley 019 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, la cual señala que “Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad

6. “Si las empresas a las cuales prestó servicios, aún se encuentran activas, es procedente aceptar una declaración a título personal y no expedida por estas empresas?"

Si la empresa se encuentra activa, esta tiene la capacidad para expedir los documentos a que haya lugar y que le sean solicitados, dentro de ellos la respectiva certificación, pues aun goza de existencia y representación legal.

7. Teniendo en cuenta que la responsabilidad de registrar y cargar los documentos en los aplicativos Kactus y SIGEP, es de cada funcionario, es procedente tener en cuenta como válida para acreditación de experiencia, una declaración personal sin firma, cargada en uno de estos aplicativos por el mismo funcionario declarante? (ver página 30 del documento anexo).”

Tal como se indica en el artículo 2.2.2.3.8 del Decreto 1083 de 2015, las certificaciones deben ser expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas, es decir, al ser expedidas implica la connotación de ser suscritas por el competente. Esta misma regla aplica para la declaración de experiencia, la cual debería ser firmada por la persona que certifica, otorgándole validez al documento.

En estos términos y conforme a la normatividad y jurisprudencia vigentes a la fecha de emisión de este concepto, se da respuesta al cuestionamiento formulado, indicando que este se rinde de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

YENNY ALEXANDRA ARJONA CULMAN

Coordinadora

Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos

Dirección Jurídica- Dirección General