Concepto 110477 de 2025 SENA

CONCEPTO 110477 DE 2025

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Damos respuesta a su comunicación electrónica del 17 de octubre de 2025, con número de radicado 68-9-2025-043570 y NIS 2025-02-461514 mediante la cual solicita concepto jurídico sobre lo siguiente: “Existe una posible contradicción normativa en los artículos 16 y 18 relacionados con el procedimiento de trámites académicos particularmente en lo concerniente a la novedad de traslado de aprendices. En este orden de ideas, solicito aclarar de quién es la competencia, ¿del Comité de Evaluación y Seguimiento o de la Coordinación Académica?

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y solo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

Debemos precisar que los conceptos jurídicos proferidos por las entidades públicas tienen su origen en el derecho fundamental de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y desarrollado en los artículos 13 ysiguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, conforme a los cuales, toda persona tiene derecho a formular consultas a sus autoridades y a obtener pronta solución dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

A su turno, el Código citado, con respecto al alcance de los conceptos jurídicos proferidos por las entidades públicas, establece en su artículo 28 que: “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución".

Conforme lo anterior, se evidencia que los conceptos jurídicos, en principio, no tienen fuerza vinculante.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Con el fin de realizar el análisis jurídico correspondiente, se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones normativas:

Acuerdo SENA 9 de 2024 - Reglamento del aprendiz

ANÁLISIS JURÍDICO

El acuerdo 009 de 2024, “Por medio del cual se adopta el Reglamento del Aprendiz SENA y se derogan los Acuerdos 07 de 2012, 02 de 2014, 06 de 2023 y 02 de 2024”, establece que el aprendiz Sena es toda persona matriculada en los programas de formación del Sena en sus diferentes modalidades. Este reglamento consagra los derechos (artículo 5), deberes (artículo 8) y prohibiciones (artículo 9) de los aprendices SENA, las faltas que afectan el proceso de aprendizaje y la convivencia (artículo 41), la clasificación de las faltas en académicas y disciplinarias, la calificación y criterios para la calificación de las faltas (artículos 42, 43, 44 y 45), entre otros aspectos aplicables al proceso de formación profesional integral.

Entre tales aspecto, se encuentran las disposiciones relativas al trámite de novedades académicas y administrativas que puedan presentarse durante el proceso de formación, específicamente en los artículos 16 a 18, donde se desarrolla lo referente a los trámites académicos y administrativos e igualmente las novedades durante la formación.

El artículo 16 del Reglamento del aprendiz define los trámites académicos y administrativos durante la formación, indicando que: “Los trámites académicos y administrativos de los que trata este reglamento son aquellas gestiones que el aprendiz debe realizar durante la matrícula, la gestión de novedades durante el proceso de formación y para la certificación, con el propósito de realizar solicitudes de traslado, aplazamiento, reintegro, retiro voluntario, certificación y reingreso.”

En cuanto al trámite de novedades académicas y administrativas, el artículo 17 señala que la solicitud se registra en el sistema de gestión académica y luego se radica a través de los canales institucionales de atención al ciudadano; dirigiendo dicha solicitud a la Subdirección del Centro de Formación. Cumplidos estos pasos, el Reglamento dispone que: “(...) 3. El Centro de Formación, a través del Comité de Evaluación y Seguimiento, analiza la solicitud, con el fin de dar respuesta a las novedades radicadas por los aprendices en el término establecido y atendiendo al tipo de novedad. /4. El Comité de Evaluación y Seguimiento sesiona y elabora el acta de Comité, mediante la cual se analizan, estudian y se sugieren las soluciones de las novedades presentadas por los aprendices. El Subdirector con su firma y fecha aprueba las recomendaciones del Comité, convirtiendo el acta de comité en acto académico administrativo. (...) / 5. El Coordinador Académico notifica al aprendiz en los términos definidos en este reglamento o en la ley. / 6. El Coordinador de formación o quien haga sus veces, registra las novedades en el sistema de gestión académica administrativa, dentro de los 8 días calendario siguientes luego de quedar en firme la decisión y en concordancia con el debido proceso. (...)"

Por su parte, el mismo Reglamento dispone en el artículo 18, respecto a las novedades durante la formación, que: “Son novedades durante el proceso de formación: el traslado, el aplazamiento, el reintegro y el retiro voluntario. La gestión de estas novedades se realizará del modo como se describe a continuación: 1. Traslado: (...) La coordinación académica analiza la viabilidad del traslado y hará la respectiva recomendación a la Subdirección de Centro. (...) / 2. Aplazamiento: (...) El comité de evaluación y seguimiento analiza los soportes y si la situación lo justifica o amerita, recomienda a la Subdirección de Centro la autorización y el tiempo del aplazamiento. (...) El comité de evaluación y seguimiento, previa solicitud del aprendiz, podrá recomendar de manera motivada a la Subdirección de Centro ampliar el aplazamiento hasta por tres (3) meses más, para los casos que lo ameriten según las causas expuestas. (...) / 3. Reintegro: (...) La coordinación académica analizará la viabilidad del reintegro y hará la respectiva recomendación a la Subdirección de Centro; y con base en esta, actuará en consecuencia (...)/4. Retiro voluntario: (...) Esta solicitud será resuelta por el Coordinador académico, a fin de analizar a profundidad las causas del retiro y agotar las diferentes posibilidades tendientes a lograr la permanencia del aprendiz en la formación; en caso contrario se realiza la respuesta y se registra la novedad de esta decisión como acto académico administrativo en el aplicativo. (...)"

En lo concerniente al Comité de Evaluación y Seguimiento, es pertinente mencionar que el artículo 48 del Reglamento del aprendiz lo integra como uno de los equipos encargados de la valoración de medidas y sanciones.

Al respecto, dispone: “Para garantizar el debido proceso del aprendiz, se tendrán dos equipos encargados de revisar, analizar y documentar la falta cometida por el aprendiz, sugiriendo a las instancias decisorias las sanciones a adoptarse. (.) 2. Comité de evaluación y seguimiento. En cada Centro de Formación Profesional Integral o de los lugares en los que se oferten programas de formación SENA, se conformará el comité de evaluación y seguimiento, como equipo para recomendar las medidas sancionatorias y las que se deriven de las novedades a aplicar a los aprendices. Las recomendaciones que surjan de este Comité deben ser entregadas en medio escrito a la Subdirección del Centro de Formación para su decisión. / Este Comité debe estar conformado mínimo por los siguientes integrantes quienes tendrá voz y voto: a) Un Instructor del programa de formación, en representación del equipo ejecutor del grupo del programa que será designado por el subdirector del Centro. b) El Coordinador de Formación del Centro o quien este designe. c) El Coordinador Académico o quien este designe, quien realiza citación al comité y acta respectiva."

Se puede observar que la norma se refiere al comité de evaluación y seguimiento entre los equipos encargados de analizar y documentar faltas de los aprendices y recomendar sanciones.

No obstante, resaltamos también que la misma norma señala que ambos están conformados como garantía del debido proceso, y que para el específico caso del comité de evaluación y seguimiento, el Reglamento le extiende su alcance a recomendar las medidas que se deriven de las novedades a aplicar a los aprendices.

En este contexto, aunque los artículos 17 y 18 del Reglamento del Aprendiz establecen competencias a cargo del coordinador académico y del comité de evaluación y seguimiento y esto podría interpretarse como una contradicción, en la medida en que puede presentarse un vacío que delimite las funciones entre ellos, lo que se puede considerar es que se presenta una necesidad de interpretación acorde a la finalidad de las normas citadas, a la vez que permita la aplicación efectiva de las disposiciones del Reglamento.

Al respecto, debe tenerse en cuenta que las disposiciones aludidas en la consulta hacen parte del Reglamento del Aprendiz, lo que obliga una interpretación en su contexto y considerando la finalidad que se persigue con sus disposiciones, pudiendo así armonizar el sentido de las normas y señalar un criterio que permita su aplicación efectiva a las situaciones que se dirige esa regulación.

El Código Civil Colombiano, al establecer las reglas de interpretación de la ley, considera en el artículo 30 que “el contexto de la ley servirá para ilustrar el sentido de cada una de sus partes, de manera que haya entre todas ellas la debida correspondencia y armonía”, y que en la interpretación se puede recurrir a criterios subsidiarios, señalando en el artículo 32 que “en los casos a que no pudieren aplicarse las reglas de interpretación anteriores, se interpretarán los pasajes oscuros o contradictorios del modo que más conforme parezca al espíritu general de la legislación y a la equidad natural.”

Es así como se considera que el numeral 10 del artículo 5 del reglamento del Aprendiz SENA establece su derecho a “ Tener el debido proceso en las diferentes etapas de la formación, en los procesos administrativos y disciplinarios (...)", y que el comité de evaluación y seguimiento tiene, conforme a lo estipulado en el artículo 48 del Reglamento del Aprendiz, una función orientada a garantizar la concreción de ese derecho, tanto en el ámbito disciplinario como en el de las novedades que pueda presentar el aprendiz durante su formación.

En tal sentido, al analizar las posibles novedades académicas y administrativas, se observa que en ellas se atiende a las causas, las posibilidades de realizarlas y, en determinados casos, a los efectos de que algunas no sean viables, que en eventos como el retiro voluntario, por ejemplo, al no estar justificado puede constituir falta grave y acarrear sanciones para el aprendiz conforme al mismo reglamento.

De esta manera, se puede establecer que, siendo el Comité de Evaluación y Seguimiento un garante del debido proceso del aprendiz, este deba conocer y tener la competencia de la decisión respecto de las novedades, por aplicación de lo dispuesto en el artículo 17, y en relación con lo dispuesto en el artículo 18, cuando del análisis de las causas o de las decisiones que deban adoptarse frente a la solicitud se deriven consecuencias negativas o sanciones respecto a la continuidad del aprendiz en el proceso formativo.

CONCLUSIÓN

Conforme al análisis expuesto, se justifica adoptar una interpretación armónica de los artículos 17 y 18 del Reglamento del Aprendiz, relacionados con el procedimiento para las novedades de los aprendices durante el proceso de formación, específicamente en lo relativo al traslado, reintegro y retiro voluntario de los aprendices. Esta interpretación se ajusta a un análisis en el contexto del reglamento del aprendiz y atendiendo a la finalidad de procurar la continuidad del proceso formativo y garantizar el debido proceso.

En tal sentido, se responde:

1. En relación con el traslado:

El artículo 17 establece la regla general en el sentido de que la decisión de traslado sea adoptada por el Comité de Evaluación y Seguimiento. Por su parte, el artículo 18, numeral 1, indica que la coordinación académica analizará la viabilidad del traslado y hará la respectiva recomendación a la Subdirección del Centro. Esta aceptación está condicionada a que se cumplan las condiciones señaladas en el numeral 1 del artículo 18, lo cual queda sujeto a la verificación que haga la coordinación académica.

A efectos de adoptar una interpretación armónica en el contexto de las disposiciones del Reglamento del Aprendiz, en criterio de esta coordinación, la competencia del coordinador académico para aceptar y decidir la solicitud de traslado está limitada a los eventos en que de su análisis y verificación de requisitos pueda establecer su viabilidad. Por tanto, se considera que cuando quiera el traslado no sea viable por cualquier causa o que de la verificación se establezca que no hay lugar a aceptar la solicitud, el coordinador hará la recomendación respectiva, para la consideración y decisión del Comité de Evaluación y Seguimiento, a efectos de garantizar el debido proceso y, de ser el caso, otorgar al aprendiz el derecho a recurrir la decisión que conste en el acta, que según el Reglamento del aprendiz se convierte en acto académico administrativo.

2. En relación con el reintegro:

El artículo 17 establece la regla general en el sentido de que la decisión de reintegro sea adoptada por el Comité de Evaluación y Seguimiento. Por su parte, el artículo 18, numeral 3, indica que la coordinación académica analizará la viabilidad del reintegro y hará la respectiva recomendación a la Subdirección del Centro.

Debe notarse en el caso del reintegro, que su viabilidad está sujeta a ciertas condiciones, de lo que puede establecer si el reintegro es o no posible y que de presentarse determinadas circunstancias, puede dar lugar a la declaratoria de deserción o al retiro voluntario.

En tal sentido, del mismo modo que se consideró para el traslado, a efectos de adoptar una interpretación armónica en el contexto de las disposiciones del Reglamento del Aprendiz, en criterio de esta coordinación, la competencia del coordinador académico para aceptar y decidir la solicitud de reintegro está limitada a los eventos en que de su análisis y verificación de requisitos pueda establecer su viabilidad y que este sea posible. En caso contrario, se considera que cuando quiera el reintegro no sea viable por cualquier causa o que de la verificación se establezca que opera la deserción o la negativa del reintegro, el coordinador hará la recomendación respectiva, para la consideración y decisión del Comité de Evaluación y Seguimiento, a efectos de garantizar el debido proceso y, de ser el caso, otorgar al aprendiz el derecho a recurrir la decisión que conste en el acta, que según el Reglamento del aprendiz se convierte en acto académico administrativo.

3. En relación con el retiro voluntario:

El artículo 17 establece la regla general en el sentido de que la decisión de retiro voluntario sea adoptada por el Comité de Evaluación y Seguimiento. Por su parte, el artículo 18, numeral 4, indica que “Esta solicitud será resuelta por el Coordinador académico, a fin de analizar a profundidad las causas del retiro y agotar las diferentes posibilidades tendientes a lograr la permanencia del aprendiz en la formación; en caso contrario se realiza la respuesta y se registra la novedad de esta decisión como acto académico administrativo en el aplicativo.”

Adicionalmente, el reglamento prevé que “la solicitud de retiro voluntario del programa de formación, que no cuente con causas justificables se constituirá en una falta grave por parte del aprendiz, por lo tanto, la novedad que se registre será la de cancelación de la matrícula.”

Como puede observarse, el retiro voluntario está sujeto a un análisis de las causas y debe orientarse a lograr la permanencia del aprendiz, y cuando quiera que se considere que no hay causa justificada para el retiro, se determine que el aprendiz incurre en falta grave que conlleva la cancelación de su matrícula.

Por esta razón, como es el sentido adoptado en las anteriores novedades analizadas en este documento, se considera que tratándose de retiro voluntario, la competencia del coordinador académico para aceptar y decidir la solicitud está limitada a los eventos en que de su análisis y verificación de requisitos pueda establecer su viabilidad. En cambio, si se considera que no hay causa justificada para el retiro, y se opte por negarlo, lo que tiene como consecuencia la posibilidad de constituir falta grave y acarrear la cancelación de matrícula, el coordinador hará la recomendación respectiva, para la consideración y decisión del Comité de Evaluación y Seguimiento, a efectos de garantizar el debido proceso y, de ser el caso, otorgar al aprendiz el derecho a recurrir la decisión que conste en el acta, que según el Reglamento del aprendiz se convierte en acto académico administrativo.

4. “Cuál debe ser la interpretación y el procedimiento aplicable en el trámite de las novedades referidas anteriormente, conforme al marco normativo vigente del SENA.”

De acuerdo con lo expuesto en este documento, y en consonancia con las respuestas dadas a las anteriores preguntas, se considera que el criterio para determinar si la competencia para decidir sobre la solicitud de novedades de la coordinación académica o del comité de evaluación y seguimiento, para los casos de traslado, reintegro y retiro voluntario, es si del análisis de su viabilidad y la posibilidad de que las novedades se realicen, se concluya que esta deba aceptarse o negarse.

En el caso de ser viable la novedad y pueda ser aceptada sin condicionamiento alguno, el coordinador académico podrá resolver y dar el trámite pertinente.

En caso contrario, de considerar que no es viable o que esta deba negarse, sea por la ausencia de causas justificables o porque no se reúnan los requisitos o condiciones para autorizar la novedad, la competencia será del Comité de Evaluación y Seguimiento, para garantizar el debido proceso y la oportunidad de recurso a favor del aprendiz contra el acto académico administrativo en que se adopte la decisión, en vista de que algunas novedades no justificadas pueden dar lugar al retiro o la cancelación de matrícula.

Cordialmente,

YENNY ALEXANDRA ARJONA CULMAN

Coordinadora Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos

Dirección Jurídica - Dirección General