ARTÍCULO 2.2.3.4.1.6. USUARIOS DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO - eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo establecido en el presente capítulo, son usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, los(as) funcionarios(as) que ocupen los siguientes cargos o designaciones:
1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces,
2. Administrador(a) del Sistema en la entidad,
3. Abogados(as) que representen a la entidad,
4. Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación,
5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces,
6. Operador Financiero o el rol que haga sus veces en la gestión de las distintas etapas del ciclo financiero de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales,
7. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces,
PARÁGRAFO 1o. Los(as) servidores(as) públicos(as), o el personal que sea designado por la entidad, que de acuerdo con este decreto deban actualizar la información del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, cuando omitan hacerlo o lo hagan de forma irregular serán responsables, de conformidad con las normas disciplinarias vigentes.
Los usuarios que sean asignados en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI a estos roles tienen un carácter personal e intransferible. El(la) administrador(a) designado(a) en la entidad será responsable de otorgar y retirar los permisos de manera oportuna cuando existan novedades administrativas.
PARÁGRAFO 2o. La Agencia de Defensa Jurídica del Estado podrá crear y disponer los roles de usuarios adicionales que se consideren necesarios para apoyar la gestión de las entidades en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.7. RESPONSABILIDADES DEL ROL DE JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE LA ENTIDAD O QUIEN HAGA SUS VECES EN eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde al(la) jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI:
1. Garantizar el registro oportuno y la actualización permanente de la información de la actividad litigiosa de la entidad en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, que realicen los(as) abogados(as) que ejerzan la representación judicial de la entidad, de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
2. Monitorear periódicamente la situación litigiosa de su entidad.
3. Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
4. Fomentar en los usuarios de la entidad el uso efectivo de las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
5. Fomentar en los usuarios de la entidad la capacitación en las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.8. RESPONSABILIDAD DEL(LA) REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD Y DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO - eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Los(as) representantes legales de las entidades que reportan información al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberán, en el marco de sus competencias relacionadas con el direccionamiento estratégico de la entidad, propender por el registro oportuno y la actualización permanente de la información relacionada con las actuaciones y estado de los procesos que reportan. Para estos efectos deberán adoptar mecanismos internos y designar un administrador del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.
El nombre del(la) servidor(a) o colaborador designado(a) será informado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En el evento que se omita esta información, para todos los efectos legales se entenderá que la responsabilidad y funciones atribuidas al(la) administrador(a) del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI son del(la) representante legal de la entidad y, en consecuencia, se le habilitará como usuario del Sistema. Cuando se presente cambio de administradores, el(la) representante legal informará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado dentro de los 10 días hábiles siguientes a su designación.
PARÁGRAFO. Los(as) representantes legales de las entidades y organismos del orden nacional con sedes a nivel territorial deberán designar un administrador local para cada una de las sedes, quien cumplirá con iguales funciones que el(la) administrador(a) del nivel central o de la sede principal.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.9. RESPONSABILIDADES DEL ROL DE ADMINISTRADOR(A) DE eKOGUI EN LA ENTIDAD. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde al(la) administrador(a) del Sistema Único de Gestión e Información de Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI:
1. Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios de la entidad del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
2. Gestionar con los usuarios de la entidad del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las solicitudes de verificación, corrección e incorporación de información que realice la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los plazos que ésta establezca.
3. Remitir, una vez notificada la entidad, a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado las piezas procesales de las conciliaciones, los procesos judiciales y arbitrales en los que las pretensiones superen la cifra que defina el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
4. Capacitar a los usuarios de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, de conformidad con los lineamientos, instructivos y herramientas en general que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
5. Fomentar el uso efectivo de las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI por los usuarios de la entidad.
6. Activar e inactivar dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, a los usuarios de la entidad correspondientes a los diferentes roles establecidos y mantener actualizada esta información.
7. Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, las conciliaciones, procesos judiciales y arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, de conformidad con las instrucciones impartidas por el(la) representante legal de la Entidad o el(la) jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces.
8. Hacer seguimiento permanente a la actualización de conciliaciones, procesos judiciales y arbitrales, que realicen los(as) abogados(as) que ejerzan la representación judicial de la entidad, en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y generar un reporte trimestral al(la) jefe Jurídico, con los resultados del seguimiento realizado.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.10. RESPONSABILIDADES DEL ROL DE ABOGADOS(AS) QUE REPRESENTEN A LA ENTIDAD EN eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde a los(as) abogados(as) que representen a la entidad frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI:
1. Registrar en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado -eKOGUI las conciliaciones extrajudiciales admitidas por la Procuraduría General de la Nación, los procesos judiciales, las conciliaciones judiciales y los trámites arbitrales a su cargo.
2. Validar la información de conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado -eKOGUI por otras entidades, e informara la Agencia dentro de los quince (15) días siguientes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia identificada para su corrección.
3. Actualizar dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación, las actuaciones y decisiones proferidas dentro de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo. En el mismo término se deberá incluir la información referente a allanamientos a la demanda o transacciones que se hayan efectuado en los respectivos procesos, cuya procedencia haya sido resultado de la autorización establecida en el artículo 176 de la Ley 1437 de 2011.
4. Diligenciar y actualizar las fichas que se presentarán para estudio en los comités de conciliación, según los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin.
5. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial o laudo arbitral en estos, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
6. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos judiciales o tramites arbitrales a su cargo con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial o laudo arbitral en el proceso, de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.
7. Calificar el riesgo e incorporar el valor de la provisión contable para cada una de las conciliaciones extrajudiciales, en el módulo habilitado en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para tal fin.
8. Hacer uso de las herramientas dispuestas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para fortalecer y apoyar la capacidad de prevención y defensa jurídica.
PARÁGRAFO 1o. Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados(as) externos(as) a la entidad, el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los(as) apoderados(as) en el presente artículo, se deberá incluir como obligación en el contrato respectivo.
PARÁGRAFO 2o. Las oficinas jurídicas o quien haga sus veces deberán solicitar informes periódicos sobre la información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI a los(as) abogados(as) externos(as) que ejerzan la representación extrajudicial y judicial de la entidad, con el fin de hacer seguimiento al estado de sus procesos.
PARÁGRAFO 3o. La información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI deberá coincidir con la información reportada por los despachos judiciales. Las entidades no podrán emitir lineamientos o directrices que contradigan este deber.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.11. RESPONSABILIDADES DE QUIEN EJERZA LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde a quien ejerza la secretaría técnica del Comité de Conciliación de la entidad pública frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI:
1. Convocar a los miembros permanentes y los demás invitados(as) del Comité de Conciliación a las sesiones ordinarias y extraordinarias a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI.
2. Registrar en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI el orden del día para cada sesión del comité, así como las actas de cada sesión.
3. Verificar que en las decisiones del Comité de Conciliación se haga uso de las herramientas de generación de conocimiento y de estrategias de defensa jurídica que se encuentran en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
4. Registrar la Política de Prevención del Daño Antijurídico aprobada por el Comité de Conciliación o quien haga sus veces en la entidad pública y registrar el seguimiento del cumplimiento de las acciones propuestas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
PARÁGRAFO. Para el caso de las entidades territoriales, el registro de la Política de Prevención del Daño Antijurídico en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI se realizará atendiendo criterios de progresividad y gradualidad.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.12. RESPONSABILIDADES DEL JEFE FINANCIERO(A) O QUIEN HAGA SUS VECES EN eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde al(la) jefe financiero(a) o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI:
1. Garantizar que la información financiera asociada a la gestión del pago de sentencias, laudos y conciliaciones se registre en el Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y se encuentre actualizada.
2. Retroalimentar al(la) jefe de la Oficina Jurídica sobre la gestión realizada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, por los(as) abogados(as) en el registro de la calificación de riesgo y provisión contable de procesos judiciales, conciliaciones y trámites arbitrales activos en los que la entidad actúe en calidad de demandada.
3. Vigilar que la entidad tenga registrados los datos relacionados con el ciclo financiero de los procesos judiciales, trámites arbitrales y conciliaciones, en los módulos habilitados en el Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI para tal fin.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.13. FUNCIONES COMUNES PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO - eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde a todos los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI:
1. Asistir a las jornadas de capacitación y acompañamiento que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el(la) administradora) de la entidad sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
2. Consultar los materiales y tomar las capacitaciones relacionadas con su rol y aprobar las evaluaciones que publique o convoque la Agencia en la página del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
3. Salvaguardar, en el marco de sus competencias, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o las normas que lo compilen, adicionen, sustituyan o modifiquen.
PARÁGRAFO. Dentro del marco de sus competencias funcionales, los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, son los(as) responsables directos(as) de la veracidad, la calidad y la completitud de la información que reporten en éste.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.14. RESPONSABILIDADES DEL ROL DE JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES EN eKOGUI. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> El(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la modifique, sustituya o adicione, o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI será responsable de:
1. Verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente capítulo a través de los procedimientos internos que se establezcan y de conformidad con el protocolo establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y enviar semestralmente la certificación del resultado de la verificación efectuada en los formatos definidos.
2. Socializar con el(la) jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el(la) representante legal de la entidad el resultado de la verificación mencionada en el numeral anterior, con el fin de que se adopten las medidas necesarias para asegurar la calidad y completitud de la información de usuarios, conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
PARÁGRAFO. En el caso de las entidades privadas que administran recursos públicos y/o las fiduciarias, quienes también deben utilizar y alimentar la información de los procesos judiciales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, la verificación de que trata el presente artículo estará a cargo de la unidad u oficina de control interno o de auditoría interna o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.15. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Los(as) representantes legales de las entidades destinatarias de este capítulo deberán tomar las acciones que se requieran para que al interior de la entidad se cuente con los medios tecnológicos y de comunicación necesarios para acceder al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.16. RESTRICCIÓN PARA LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEL ORDEN NACIONAL EN EL DESARROLLO Y/O ADQUISICIÓN DE NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LITIGIOSA. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades públicas del orden nacional no podrán desarrollar ni adquirir sistemas de información que, de manera parcial o total, tengan el mismo objeto del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
Sí al interior de las entidades a las que se refiere este capítulo se encuentran operando sistemas de información para la defensa jurídica, la entidad deberá implementar mecanismos de interoperabilidad para el uso efectivo, alimentación y actualización del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, sin perjuicio de la obligación de garantizar la completitud e integridad de la información que se registra en este.
La existencia y operación de sistemas de información de defensa jurídica al interior de las entidades a las que se refiere este capítulo, no las exime de usar y alimentar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.17. RESPONSABILIDADES DEL ROL OPERATIVO FINANCIERO O EL QUE HAGA SUS VECES EN LA GESTIÓN FINANCIERA DE LAS CONCILIACIONES, PROCESOS JUDICIALES Y TRÁMITES ARBITRALES EN eKOGUI. <Artículo adicionado por el artículo 3 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Le corresponde a la persona encargada de la gestión de las distintas etapas del ciclo financiero de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales en las entidades frente al Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI:
1. Gestionar en el módulo habilitado para tal fin en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, todos los pasos de la gestión financiera relacionados con las conciliaciones, los procesos judiciales y trámites arbitrales, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
2. Retroalimentar al(la) Jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces en la Entidad sobre la actualización de los procesos judiciales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para efectos de que la información guarde consistencia con la información del ciclo financiero.
PARÁGRAFO. Las personas que desempeñen este rol en las entidades que se financian con recursos públicos para gestionar los pagos de sentencias, laudos y conciliaciones, deberán garantizar que la información detallada del proceso de pagos de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales sea registrada en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, de acuerdo con las resoluciones, directrices y lineamientos que sean expedidos por la Agencia.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.18. APOYO A LA GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LAS ENTIDADES O QUIEN HAGA SUS VECES. <Artículo adicionado por el artículo 3 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Con el fin de dar cumplimiento a sus funciones, los comités de conciliación o quien haga sus veces en las entidades pública, de conformidad con el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, deberá utilizar la información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI y las herramientas dispuestas en éste, las cuales contribuyen al mejoramiento de la capacidad de defensa jurídica de las entidades.
ARTÍCULO 2.2.3.4.1.19 MEDIACIONES EN EL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO. <Artículo adicionado por el artículo 3 del Decreto 104 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Conforme a lo establecido en las disposiciones anteriores, la información que se reporte en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI comprenderá el trámite de las mediaciones que se lleven a cabo en los términos dispuestos en el numeral 12 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y la correspondiente al uso de mecanismos alternativos de solución de conflictos
PARÁGRAFO. La información reportada de las mediaciones que se lleven a cabo en los términos dispuestos en el numeral 12 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, se tendrán en cuenta para efectos de establecer la utilización de esta instancia de autocomposición dentro de las políticas de defensa judicial de la entidad.
INFORMACIÓN SOBRE PROCESOS JUDICIALES EN ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN.
ARTÍCULO 2.2.3.4.2.1. INFORME DE PROCESOS. <Artículo derogado por el artículo 6 del Decreto 1167 de 2016>
ARTÍCULO 2.2.3.4.2.2. CONTENIDO DEL INFORME. El informe o inventario de procesos y reclamaciones contendrá la siguiente información básica:
1. Registro completo del demandante o reclamante, con indicación de nombre, identificación, dirección de domicilio o correspondencia, cargo ocupado y tiempo de servicio, si es del caso.
2. Registro del apoderado del demandante o reclamante, con indicación de su nombre, identificación, dirección y teléfono.
3. Relación detallada de las pretensiones de la demanda o reclamación, con indicación de su valor.
4. Informe detallado del estado del proceso o reclamación, instancia en que se encuentra, cuantía, medidas cautelares, etc.
5. Registro del despacho judicial o administrativo en que cursa y cursó el proceso o reclamación.
6. Informe detallado de la actuación realizada por la entidad en liquidación.
7. Registro del apoderado de la entidad en liquidación, con indicación de nombre, identificación, dirección y teléfono.
8. Forma de vinculación del apoderado con la Entidad en liquidación, cargo que ocupa y salario, o valor de los honorarios, forma establecida de pago y pagos efectivamente realizados.
9. Otros datos que complementen la información y que el liquidador considere necesario indicar.
(Decreto 414 de 2001, artículo 2o)
ARTÍCULO 2.2.3.4.2.3. DEFENSA DE LA ENTIDAD EN LIQUIDACIÓN. De conformidad con el parágrafo 2 del artículo 254 y el inciso 2 del artículo 355 del Decreto 254 de 2000, el liquidador, como representante legal de la entidad en liquidación, continuará atendiendo los procesos judiciales y las reclamaciones, dentro del proceso de liquidación y hasta tanto se efectúe la entrega integral de los inventarios.
Si terminado el proceso de liquidación sobreviven a este procesos judiciales o reclamaciones, los mismos serán atendidos por la entidad que, de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 526 de la ley 489 de 1998, haya sido señalada en el acto que ordenó la liquidación como receptora de los inventarios de bienes y subrogataria de los derechos y obligaciones de la entidad liquidada.
(Decreto 414 de 2001, artículo 3o)
ARTÍCULO 2.2.3.4.2.4. ENTREGA DE ARCHIVOS DE PROCESOS Y RECLAMACIONES. Terminado el proceso de liquidación, y para la adecuada atención de los procesos judiciales o reclamaciones que le sobreviven a este, los archivos de los mismos serán remitidos a la entidad que, de conformidad con el parágrafo 1o. del artículo 527 de la Ley 489 de 1998, haya sido señalada en el acto que ordenó la liquidación como receptora de los inventarios de bienes y subrogatoria de los derechos y obligaciones de la entidad liquidada.
(Decreto 414 de 2001, artículo 4o)
ARTÍCULO 2.2.3.4.2.5. INFORME MENSUAL. <Artículo derogado por el artículo 6 del Decreto 1167 de 2016>
FACULTADES DEL JUEZ EN EL MARCO DE LA LEY 1561 DE 2012.
ARTÍCULO 2.2.3.5.1 CONTINUIDAD DEL PROCEDIMIENTO. En ejercicio de la competencia que le confieren los artículos 5o y 9o de la Ley 1561 de 2012, el juez de conocimiento podrá subsanar de oficio la demanda cuando no se haya aportado el plano certificado por la autoridad catastral a que se refiere el literal c) del artículo 11 de la misma ley, siempre y cuando el demandante pruebe que solicitó dicho plano certificado y advierta que la entidad competente no dio respuesta a su petición en el plazo fijado por la ley.
En estos casos, el juez solicitará de nuevo la certificación y fijará un término para que la misma sea allegada. La falta de respuesta de la entidad no suspenderá el procedimiento.
El proceso tampoco se suspenderá por el incumplimiento en el envío de la información solicitada a las autoridades competentes a que se refiere el artículo 12 de la Ley 1561 de 2012, cuando el juez la haya solicitado.
Lo dispuesto en los incisos anteriores no impide que las autoridades competentes envíen la información requerida en cualquier etapa del proceso, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria establecida en el parágrafo del artículo 11 de la Ley 1561 de 2012.
En todo caso el juez podrá adelantar el proceso con la información recaudada, pero no podrá dictar sentencia hasta que esté completa.
(Decreto 1409 de 2014 artículo 1o)
ARTÍCULO 2.2.3.5.2 AUTORIDADES COMPETENTES. Las autoridades competentes a que se refiere el artículo 12 de la Ley 1561 de 2012 son aquellas con jurisdicción en el lugar del inmueble objeto del proceso.
(Decreto 1409 de 2014 artículo 2o)
ARTÍCULO 2.2.3.5.3 ACCESO GRATUITO A REGISTROS PÚBLICOS. De conformidad con el artículo 15 del Decreto-ley 019 de 2012, el juez de conocimiento tendrá acceso a los registros públicos administrados por las entidades que manejan la información requerida en los procesos verbales especiales a que se refiere la Ley 1561 de 2012.
La consulta y obtención de dicha información no generará erogación alguna.
(Decreto 1409 de 2014 artículo 3o)
FONDO ESPECIAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN (FEAB).
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 2.2.3.6.1.1. CAMPO DE APLICACIÓN. El presente capítulo aplica a los bienes o recursos de que tratan los artículos 5o y 6o de la Ley 1615 de 2013, y en general a todos los bienes administrados por el Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB).
(Decreto 696 de 2014 artículo 1o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.1.2 ADMINISTRACIÓN DE BIENES. El Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB), administrará los bienes de que tratan los artículos 5o y 6o de la Ley 1615 de 2013, en los términos establecidos por el artículo 15 de la misma.
Los sistemas de administración para tal fin, serán los que desarrolle el Fiscal General de la Nación, de conformidad con lo establecido por el artículo 16 de la mencionada ley.
(Decreto 696 de 2014 artículo 2o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.1.3 PRINCIPIOS. El Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB) deberá cumplir los principios de la función pública consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y los previstos en el artículo 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como los principios de la contratación estatal.
(Decreto 696 de 2014 artículo 3o)
REGISTRO PÚBLICO NACIONAL DE BIENES.
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.1. ADMINISTRACIÓN Y FINES DEL REGISTRO PÚBLICO NACIONAL DE BIENES. Corresponde al Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB) la administración del Registro Público Nacional de Bienes, creado por la Ley 1615 de 2013. El Registro Público tiene como finalidad servir de medio para publicitar la información de los bienes a que hacen referencia el numeral segundo y el parágrafo primero del artículo 6o de la Ley 1615 de 2013, permitiendo el control ciudadano, atendiendo entre otros, los principios constitucionales de transparencia, responsabilidad y publicidad.
(Decreto 696 de 2014 artículo 4o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.2. BIENES SUSCEPTIBLES DEL REGISTRO PÚBLICO NACIONAL DE BIENES. Los bienes susceptibles de registro público son aquellos a los que hacen referencia el numeral segundo y el parágrafo primero del artículo 6o de la Ley 1615 de 2013, así:
1. Bienes sobre los cuales se haya decretado medida cautelar con fines de comiso:
a) Los bienes sobre los cuales se haya decretado incautación, ocupación o suspensión del poder dispositivo;
b) Los bienes sobre los cuales se haya ordenado su devolución por parte de autoridad competente y no hayan sido reclamados en los términos del artículo 89 de la Ley 906 de 2004;
c) El producto de la enajenación, frutos, dividendos, utilidades, intereses, rendimientos, productos y demás beneficios que se generen de los bienes antes relacionados o de su administración.
2. Bienes y recursos afectados en procesos penales tramitados en vigencia de leyes anteriores a la Ley 906 de 2004 que se encuentran bajo la custodia de la Fiscalía General de la Nación, o de cualquier organismo que ejerza funciones de policía judicial al momento de entrar en vigencia la Ley 1615 de 2013, siempre que los mismos sean puestos en debida forma bajo custodia del Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB).
(Decreto 696 de 2014 artículo 5o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.3. CONTENIDO DEL REGISTRO PÚBLICO NACIONAL DE BIENES. En el Registro Público Nacional de Bienes se consignará, como mínimo, la siguiente información:
1. Las características de los bienes a que hace referencia el numeral segundo y el parágrafo primero del artículo 6o de la Ley 1615 de 2013.
2. Identificación del proceso penal que da mérito a la medida cautelar y Operador Jurídico a cargo del proceso.
3. Identificación de la providencia judicial por la cual se haya decretado la incautación, ocupación, suspensión del poder dispositivo, imposición de las medidas cautelares o materiales del bien.
4. Fecha de recibo por parte del Fondo.
PARÁGRAFO. El Registro Público Nacional de Bienes deberá estar soportado en una herramienta informática que permita su diligenciamiento y actualización de manera eficiente, eficaz y efectiva.
(Decreto 696 de 2014 artículo 6o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.4 PUBLICACIÓN DEL REGISTRO. La Fiscalía General de la Nación debe disponer los mecanismos necesarios que permitan la consulta de la información que no tiene reserva legal, de los bienes incorporados al Registro Público Nacional de Bienes en la página web de la entidad.
(Decreto 696 de 2014 artículo 7o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.5. ELIMINACIÓN DEL REGISTRO. Una vez acaecidos los requisitos establecidos en el artículo 8o de la Ley 1615 de 2013 se procederá a la eliminación de la información publicada en el Registro Público Nacional de Bienes.
(Decreto 696 de 2014 artículo 8o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.6. INVENTARIO FÍSICO DE LOS BIENES POR PARTE DE LA AUTORIDAD DE POLICÍA JUDICIAL. En el inventario que debe levantar la autoridad responsable de hacer efectiva la medida cautelar sobre los bienes o recursos puestos a disposición de la Fiscalía General de la Nación a través del Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB), se deberá aportar y especificar como mínimo, los siguientes aspectos:
1. BIENES INMUEBLES (tales como: propiedades, fincas, edificios, oficinas, bodegas, instalaciones, etc.).
-- Tipo de inmueble.
-- Ciudad, notaría y oficina de instrumentos públicos en donde está matriculado el bien.
-- Dirección (según certificado de nomenclatura).
-- Certificado de tradición y libertad.
-- Cédula catastral y matrícula inmobiliaria.
-- Estado físico del inmueble (bueno, regular, malo, otro).
-- Áreas, número de pisos, linderos, porcentaje de ocupación (lote, área de construcción, libre).
-- Ocupado o no.
-- Registro en video y/o fotográfico.
2. BIENES MUEBLES (tales como: semovientes, maquinaria, equipo de oficina, muebles y enseres, vehículos, motonaves, aviones, etc.).
-- Descripción, características y detalle de cada bien.
-- Unidad de medida o cantidad (gramos, kilos, unidades, etc.) según la naturaleza del bien.
-- En caso de vehículos, aeronaves, moto naves: experticio técnico del automotor.
-- En caso de semovientes: especie, género, descripción, estado, peso, nombre.
-- Registro en video y/o fotográfico.
3. METALES, PIEDRAS PRECIOSAS Y JOYAS (tales como: cadenas, pulseras, aretes, relojes, anillos, piedras preciosas, esclavas, prendas ornamentales, oro, plata, etc.)
-- Descripción, peso, elementos, materiales, estado físico.
-- Registro en video y/o fotográfico.
4. MONEDA NACIONAL O DIVISAS
-- Tratándose de moneda nacional o extranjera, debe relacionarse la unidad monetaria de curso legal, descripción, número de serie, valor, cantidad, denominación, fecha de impresión y serie.
-- Registro en video y/o fotográfico.
5. TÍTULOS VALORES
-- Los títulos valores deben identificarse con todos los datos contenidos en él.
(Decreto 696 de 2014 artículo 9o)
ARTÍCULO 2.2.3.6.2.7. RECEPCIÓN DEL BIEN. Al momento de ingresar el bien al lugar establecido por el Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB), el funcionario responsable de la recepción del bien debe levantar un inventario físico del mismo.
En caso de encontrarse inconsistencias entre el inventario inicial de que trata el artículo anterior y el inventario de ingreso al Fondo, deberá dejarse constancia en acta y si es del caso, poner en conocimiento los hechos a la autoridad competente.
El acta deberá contener, como mínimo, la siguiente información: Fecha de la decisión judicial que imparte control de legalidad por parte del juez de garantías o de la decisión judicial que impone la medida de suspensión del poder dispositivo de los bienes y recursos según el caso, número de proceso, fecha de ingreso, descripción de los bienes objeto de inconsistencia, indicando: denominación del bien, marca, modelo, serial, capacidad, tamaño, material básico del producto, color, unidad de medida, cantidad, valor unitario y demás características básicas que permitan individualizarlos y firma de los intervinientes.
PARÁGRAFO. No se considerará que existen inconsistencias cuando la diferencia obedezca a fenómenos atmosféricos, físicos o químicos justificados, o cuando los deterioros o mermas correspondan a la naturaleza misma de los bienes.
(Decreto 696 de 2014 artículo 10)
DEVOLUCIÓN DE BIENES.
ARTÍCULO 2.2.3.6.3.1. DEVOLUCIÓN DE BIENES. Cuando por orden judicial debidamente ejecutoriada el Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB) deba devolver bienes, se atenderán las siguientes disposiciones:
1. Si no se ha dispuesto de los bienes, se devolverán en el estado en que se encuentren.
2. Si los bienes han sido objeto de venta cuando ello sea legalmente posible, se devolverá el valor por el cual fueron ingresados, indexados al IPC.
3. Tratándose de bienes productivos a los cuales se les haya aplicado sistemas de administración que impliquen su explotación económica, se deberá realizar devolución de los frutos o productos derivados de la administración comercial del bien, previo descuento de todos los costos y gastos incurridos en la administración del mismo.
(Decreto 696 de 2014 artículo 11)
DECLARACIÓN DE ABANDONO DEL BIEN.
ARTÍCULO 2.2.3.6.4.1. INICIO DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA. Vencido el término de los quince (15) días siguientes a la fecha de recibo de la comunicación de la orden de devolución del bien de que trata el artículo 89 de la Ley 906 de 2004, la autoridad judicial competente informará tal circunstancia al Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB).
El Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB), mediante acto administrativo motivado, dará inicio a la actuación administrativa con el fin de declarar el abandono del bien o recurso a favor de la Fiscalía General de la Nación. El acto administrativo deberá ser publicado en un diario de amplia circulación, en los términos del artículo 13 de la Ley 1615 de 2013.
Además de la publicación de que trata el inciso anterior, el Acto Administrativo mediante el cual se inicia la actuación administrativa debe ser notificado al titular de los bienes, conforme al procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La citación para la notificación personal deberá realizarse a la dirección, al fax, o al correo electrónico que se encuentren registrados en el expediente.
(Decreto 696 de 2014 artículo 12)
ARTÍCULO 2.2.3.6.4.2. COMUNICACIÓN A TERCEROS. Cuando el Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación (FEAB) advierta que con la decisión que se adopte en desarrollo de la actuación administrativa se puedan afectar directamente terceras personas, les comunicará la existencia de la actuación y el objeto de la misma, con el fin de que puedan intervenir en la actuación y hacer valer sus derechos.
La comunicación se surtirá en los términos del artículo 37 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las normas que lo modifiquen.
(Decreto 696 de 2014 artículo 13)
ARTÍCULO 2.2.3.6.4.3. PRUEBAS. Durante la actuación administrativa se podrán aportar, pedir y practicar pruebas de oficio o a petición del interesado, en los términos del artículo 40 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
(Decreto 696 de 2014 artículo 14)
