ÁMBITO DE COMPETENCIA, PRINCIPIOS, DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES.
ARTÍCULO 2.8.8.1.1. ÁMBITO DE COMPETENCIA. Corresponde al Archivo General de la Nación ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.
PARÁGRAFO 1o. El Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación y las autoridades territoriales a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas señaladas en el presente artículo.
Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto, comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos Distritales de Archivos.
PARÁGRAFO 2o. El Archivo General de la Nación podrá realizar visitas de inspección, vigilancia y control a las instituciones públicas y a las personas naturales y jurídicas con las cuales las entidades oficiales contraten los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 1o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.2. OBJETO DE LAS FACULTADES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL. Las facultades otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Nación y a los Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y demás normatividad expedida para su desarrollo.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 2o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.3. TITULARIDAD DE LA FACULTAD INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El Archivo General de la Nación verificará la política nacional de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.
Así mismo adelantará en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o correrá traslado a la autoridad competente.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 3o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.4. FUNCIONES Y FACULTADES DE LOS CONSEJOS DE ARCHIVOS. Son funciones y facultades de los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, las siguientes:
1) Ordenar la suspensión de las prácticas que amenacen o vulneren, la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicción.
2) Informar al Archivo General de la Nación el incumplimiento de la normatividad archivística y demás irregularidades de las que tenga conocimiento en razón de su competencia.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación hará seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que en esta materia deben desarrollar los Consejos de Archivos y correrá traslado a los organismos competentes, cuando a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por éstos.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 4o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.5. DEFINICIONES. Para efectos del presente decreto, se entiende por:
Inspección: Facultad para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.
Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.
Control: Facultad para tomar las acciones y correctivos necesarios o impartir las órdenes a que haya lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.
Acta de Visita de Inspección, Vigilancia o Control: Documento en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de inspección, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se establecen los compromisos, se emiten las órdenes necesarias para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Visita de Oficio: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia y/o Control, realizada por peligro inminente de supresión, destrucción, ocultamiento, deterioro o pérdida, urgencia manifiesta, cuando alteraciones del orden público o desastres naturales u otros, pongan en riesgo los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Visita a Solicitud de Parte: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia o Control, solicitada o requerida por ciudadanos, servidores públicos, las propias entidades o los entes de vigilancia y control, a través de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General de la Nación o a los Consejos de Archivos, según el caso.
Visita Especial: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia y/o Control, practicada de oficio o a solicitud de parte, específicamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto de control.
Visita Integral: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia y/o Control practicada a la totalidad de los procesos de archivo de los sujetos de control.
Evaluación de la Función Archivística: Conjunto de acciones adelantadas sobre los archivos de las entidades sujetas a control, para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean necesarias.
Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA): Documento mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos señalados en el Acta de Visita de Inspección. Incluye los plazos de ejecución, productos, personas y áreas responsables y el grado de avance esperado.
Furag: (Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión). Herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 5o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.6. PRINCIPIOS ORIENTADORES. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el presente decreto, se observarán los principios propios de la función administrativa: debido proceso, buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad, coordinación, transparencia y economía, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a la luz de lo consagrado en la Constitución Política, los principios generales estipulados en el artículo 4o de la Ley 594 de 2000 y en las demás leyes especiales sobre la materia.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 6o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.7. LEGALIDAD. Las Entidades y personas enunciadas en el artículo 2.8.8.1.1 "ámbito de aplicación" del presente decreto serán objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria, por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, gravísima o gravemente culposa, por acción u omisión, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas vigentes al momento de su incumplimiento.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 7o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.8. CULPABILIDAD. En el incumplimiento de la normatividad archivística queda proscrita toda forma de responsabilidad objetiva. Éste sólo será sancionable a título de dolo o culpa grave y/o culpa gravísima.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 8o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.9. ACCIÓN Y OMISIÓN. El incumplimiento de la normatividad archivística se materializa por omisión en el acatamiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, y/o por extralimitación de sus funciones y/o deberes u obligaciones.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 9o)
ARTÍCULO 2.8.8.1.10. SISTEMAS DE PLANEACIÓN E INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Los sistemas, instrumentos y herramientas de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la inspección, vigilancia y control a los que se refiere este decreto serán definidos por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. Los Consejos de Archivos, seguirán las directrices que señale el Archivo General de la Nación en esta materia.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 10)
MECANISMOS, COMPETENCIA Y ALCANCES.
ARTÍCULO 2.8.8.2.1. MECANISMOS TÉCNICOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL PARA LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. El Archivo General de la Nación ejercerá sus funciones a través de los siguientes mecanismos:
a) Visitas presenciales,
b) Visitas virtuales, mediante el uso de tecnologías de la información,
c) Oficios, solicitando información sobre las gestiones adelantadas,
d) Formatos, manuales o en línea, establecidos por las autoridades competentes y,
e) Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la función archivística.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 11)
ARTÍCULO 2.8.8.2.2. AUTORIDADES COMPETENTES. El Archivo General de la Nación adelantará en todo el territorio nacional las visitas de inspección de que trata el artículo 32 de la Ley 594 de 2000 y podrá imponer multas cuando fuere procedente, e informará a las autoridades competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del Estado.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 12)
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN.
ARTÍCULO 2.8.8.3.1. VISITA DE INSPECCIÓN. La función de inspección será realizada de oficio o a solicitud de parte por el Archivo General de la Nación, en cuyo desarrollo podrá solicitar y verificar información y/o realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier soporte, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos -Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y las normas que las modifiquen.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 13)
ARTÍCULO 2.8.8.3.2. PROCEDIMIENTO DE LA VISITA DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de inspección que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarán como mínimo:
a) Comunicación a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).
b) Metodología para la realización de la visita.
c) Desarrollo de la visita.
d) Sitios, procesos o áreas sobre los cuales se realizará la visita de inspección.
e) Ejecución o desarrollo de la visita.
f) Presentación de los resultados de la visita.
g) Plan de Mejoramiento Archivístico (cuando sea procedente).
h) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 14)
ARTÍCULO 2.8.8.3.3. DESARROLLO DE LA VISITA DE INSPECCIÓN. Llegada la fecha, hora y lugar establecidos para la práctica de la visita, se procederá a inspeccionar las instalaciones donde funcionan o se conservan los archivos públicos y/o el patrimonio documental y se solicitarán los documentos pertinentes determinando aspectos legales, logísticos, y la implementación y aplicación de la normatividad archivística.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 15)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.3.4. SUSPENSIÓN Y REANUDACIÓN DE LA VISITA DE INSPECCIÓN. Toda visita podrá ser suspendida y se reanudara en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o por motivos de fuerza mayor y/o caso fortuito.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 16)
ARTÍCULO 2.8.8.3.5. PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO. Una vez recibido el informe de la visita por parte del sujeto inspeccionado, éste deberá responder y soportar las observaciones efectuadas en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial.
En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad disciplinaria correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 17)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.3.6. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN. A partir del momento de la entrega del acta definitiva de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por (15) días hábiles adicionales, por una sola vez. El PMA deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la Entidad que lo formula.
PARÁGRAFO 1o. El Archivo General de la Nación, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar los compromisos adquiridos por la entidad.
PARÁGRAFO 2o. La Oficina de Control Interno de la entidad inspeccionada deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nación los avances del cumplimiento del PMA.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 18)
PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA.
ARTÍCULO 2.8.8.4.1. VISITA DE VIGILANCIA. Consiste en el seguimiento y evaluación a las actividades que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) presentado por las entidades que han sido objeto de visita de inspección.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 19)
ARTÍCULO 2.8.8.4.2. PROCEDIMIENTO DE LA VISITA DE VIGILANCIA. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo:
a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).
b) Metodología para el desarrollo de la visita.
c) Desarrollo de la visita.
d) Sitios, procesos o áreas objeto de la visita de vigilancia.
e) Presentación de los resultados de la visita.
f) Acciones correctivas para cumplir el PMA.
g) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 20)
ARTÍCULO 2.8.8.4.3. DESARROLLO DE LA VISITA DE VIGILANCIA. Llegada la fecha, hora y lugar establecido para el desarrollo de la visita, se procederá a verificar el cumplimiento de cada uno de los compromisos adquiridos durante la visita de inspección, los avances del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y demás aspectos relevantes en relación con el cumplimiento de la normatividad archivística.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 21)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.4.4. SUSPENSIÓN Y REANUDACIÓN DE LA VISITA DE VIGILANCIA. Toda visita podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o en los casos de fuerza mayor o caso fortuito.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 22)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.4.5. ENTREGA DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN DESARROLLO DE LA VISITA DE VIGILANCIA. Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar correspondiente, la entidad deberá responder y soportar las observaciones al dicho informe en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial.
En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 23)
ARTÍCULO 2.8.8.4.6. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN. Quien practique la visita de vigilancia, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar que los compromisos adquiridos por la Entidad se han cumplido adecuadamente.
PARÁGRAFO 1o. A partir del momento de entrega del acta definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación.
PARÁGRAFO 2o. La Oficina de Control Interno de la entidad vigilada, deberá realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo General de la Nación los avances del cumplimiento de las nuevas actividades programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 24)
PROCEDIMIENTO DE CONTROL.
ARTÍCULO 2.8.8.5.1. VISITAS DE CONTROL. Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo General de la Nación para prevenir el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas del caso.
El Archivo General de la Nación y las entidades territoriales a través de los respectivos Consejos de Archivos, podrán imponer multas a favor del erario a quienes no han dado cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) o han incumplido la Ley General de Archivos y/o cualquier normatividad archivística u orden impartida por autoridad competente en esta materia.
Las multas se graduarán de acuerdo con la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer otras autoridades en el ejercicio de sus competencias.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 25)
ARTÍCULO 2.8.8.5.2. PROCEDIMIENTO DE LA VISITA DE CONTROL. El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de control que deberá ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo los siguientes aspectos:
a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas).
b) Metodología para llevar a cabo la visita.
c) Desarrollo de la visita de control.
d) Sitios, procesos o áreas a realizar la visita de control.
e) Presentación de los resultados de la visita.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 26)
ARTÍCULO 2.8.8.5.3. DESARROLLO DE LA VISITA DE CONTROL. Llegada la fecha, hora y lugar de la visita, se procederá al estudio de la situación y comprobada la práctica u omisión irregular que se presenta, se emitirán las órdenes respectivas para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 27)
ARTÍCULO 2.8.8.5.4. SUSPENSIÓN Y REANUDACIÓN DE LA VISITA DE CONTROL. Toda visita de control podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor o caso fortuito, o para que la entidad sujeta a control implemente y ponga en práctica las medidas correctivas tendientes a que hubiere lugar.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 28)
ARTÍCULO 2.8.8.5.5. SOLICITUD DE INFORMACIÓN PRODUCTO DE LAS FACULTADES DE CONTROL. La entidad sujeto de la visita de control tendrá diez (10) días hábiles para responder el informe de dicha diligencia, prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial y demuestre que ha tomado las medidas correctivas ordenadas.
En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 51 de la LEY 594 de 2000.
(Decreto número 106 de 2015, artículo 29)
ARTÍCULO ULO 2.8.8.5.6. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN. El Archivo general de la Nación tendrá a su cargo el seguimiento y verificación del cumplimiento de las órdenes impartidas, de tal forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y sus normas reglamentarias.
PARÁGRAFO 1o. A partir de la entrega del acta de la visita de control que se realizará al momento del cierre de la correspondiente diligencia, la Entidad controlada dispondrá de cuarenta y cinco (45) días hábiles, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la metodología de implementación.
PARÁGRAFO 2o. La Oficina de Control Interno de la entidad deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente los avances de cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA).
(Decreto número 106 de 2015, artículo 30)
