ARTÍCULO 34. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. La validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, las notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), tiene como alcance la verificación de los requisitos señalados en el artículo 11 de esta resolución, conforme lo establecido en el “Anexo técnico de la factura electrónica de venta”; así como los requisitos establecidos en los artículos 19 y 20 de la presente resolución, conforme con el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al facturador electrónico y demás sujetos responsables de su generación, transmisión, expedición y recepción según corresponda. Así mismo, será responsabilidad del adquirente la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA Y DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
ARTÍCULO 35. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA Y DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta o documento equivalente electrónico de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los mismos sean entregados al adquirente a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirentes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente de la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución.
El adquirente facturador electrónico recibirá la factura electrónica de venta y su validación, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, los cuales deben estar incluidos en el contenedor electrónico, así:
1.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente.
1.2. Por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquirente, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente, cuando la entrega no se realice según lo previsto en el numeral 1.1. del presente artículo.
2. Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, así:
2.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente, en formato digital de representación gráfica.
2.2. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, según corresponda.
2.3. Impresión de representación gráfica.
2.4. Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquirente, en dispositivos electrónicos, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20, de esta resolución, según corresponda, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente.
2.5. Si el adquirente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el numeral 2.3. de este artículo.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 del artículo 11 de esta Resolución en el caso de la factura electrónica de venta; y los numerales 1 al 5 y del 8 al 12 del artículo 19 de la presente resolución, cuando se trate del documento equivalente electrónico y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deberá adicionalmente el nombre o razón social y la identificación del adquiriente cuando esto así lo requiera para soportar impuestos descontables, costos y deducciones.
Para efectos del numeral 16 del artículo 11, y el numeral 12 del artículo 19 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el “Anexo técnico de la factura electrónica de venta” y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.
PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico de que trata el numeral 1 y el numeral 2.2. del presente artículo, registrado por el adquirente en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.
PARÁGRAFO 3o. Para efectos de la expedición de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico cuando se presenten los inconvenientes tecnológicos de que tratan los numerales 1.3 y 2.1 del artículo 37 de esta resolución, el contenedor electrónico, solo incluirá el formato de generación de factura electrónica de venta o del documento equivalente según corresponda.
NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 36. NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta, según corresponda.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.
3. El prefijo, el número, el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito y la fecha utilizada para la generación del CUFE.
4. El Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
5. La dirección de Internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.
6. El tipo de nota débito o nota crédito según corresponda.
7. La fecha y hora de generación.
8. La fecha y hora de validación.
9. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien prestó el servicio.
10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y/o servicios.
11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquirente no suministre la información del numeral 10 del presente artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
12. El “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 del presente artículo.
13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, u otro tipo de impuesto que se haya discriminado en la factura electrónica de venta, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.
15. La calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las ventas -IVA, la calidad de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.
16. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Validadas las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, estas deben ser entregadas al adquirente, atendiendo el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta y/o el documento equivalente; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.
Sin perjuicio de la utilización de la nota crédito conforme lo indicado en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente, y siempre deberá estar referenciada en la nota crédito que la anule. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
Las representaciones gráficas de las notas débito y las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta deberán contener todos los requisitos mencionados en este artículo, salvo los requisitos contemplados en los numerales 5, 8 y 16 del presente artículo.
Para efectos del numeral 5 del presente artículo, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 1o. La nota débito y nota crédito en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, no le será aplicable el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo.
PARÁGRAFO 2o. Los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas -IVA contemplados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad en las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.
PARÁGRAFO 3o. Las notas débito y las notas crédito generadas en el periodo de inconveniente tecnológico, deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en formato electrónico de generación, en el plazo de que trata el numeral 1.1.2. del artículo 37 de esta resolución, respectivamente, cumpliendo con las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto se establecen en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.
INCONVENIENTES DE TIPO TECNOLÓGICO RELACIONADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA Y EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
ARTÍCULO 37. INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS. Son inconvenientes tecnológicos aquellos atribuibles al facturador electrónico, al adquirente electrónico y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian); tratándose del facturador electrónico esta circunstancia solo aplica siempre que se encuentre debidamente habilitado de conformidad con lo indicado en el artículo 28 de esta resolución, atendiendo a lo que corresponda, según se trate de factura electrónica de venta o del documento equivalente electrónico.
1. Tratándose de factura electrónica de venta:
1.1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico. En caso de inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, hacer la entrega de las notas débito, notas crédito, notas de ajuste según corresponda y los instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos, el facturador electrónico deberá:
1.1.1. Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.
La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquirente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 14 de esta resolución.
1.1.2. Transcribir la información de cada una de las facturas de venta de talonario o de papel mediante “factura tipo 3”, que corresponde al documento electrónico de transcripción, y que permite identificar que se trata de facturas expedidas en el periodo de inconveniente tecnológico por parte del facturador electrónico, y la información correspondiente al Código Único de Documento Electrónico (CUDE), una vez realizada la transcripción, estas deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”. Para los casos en que la factura de venta de talonario o de papel, se genere en forma manual o autógrafa, el término para trascribir y transmitir la información establecido en el presente numeral será de 48 horas.
1.2. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del adquirente que recibe la factura electrónica de venta en formato electrónico de generación.
En caso de inconvenientes tecnológicos por parte del adquirente que recibe la factura electrónica de venta, de conformidad con el procedimiento de expedición de los mismos de acuerdo a lo indicado en el numeral 1.2. del artículo 35 de esta resolución, deberá informarlo al emisor, quien pondrá a disposición del adquirente la factura electrónica de venta a través de los medios indicados en el numeral 1.1. del artículo 35 de esta resolución.
1.3. Inconvenientes de tipo tecnológico de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para la recepción y validación de la factura electrónica de venta.
Cuando por inconvenientes tecnológicos no haya disponibilidad del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que impida la transmisión y validación de la factura electrónica de venta, el sistema generará un aviso electrónico, informando el inconveniente de acuerdo con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo de documento equivalente electrónico” y deberá continuar facturando electrónicamente, expidiendo la misma sin el documento electrónico de validación.
Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa de la factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documento equivalente electrónico, documentos electrónicos, notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos.
Superado el inconveniente tecnológico, el facturador electrónico, deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta expedidas durante el término del inconveniente técnico o tecnológico, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de que trata el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
2. Tratándose de documento equivalente electrónico
2.1. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para el documento equivalente electrónico.
Si al momento de la transmisión de la información del documento equivalente electrónico, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 33 de la presente resolución, el sujeto que opte por su generación, deberá transmitir el documento equivalente electrónico en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del momento en el que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.
Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción documento equivalente electrónico y las notas de ajuste del mencionado documento.
Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación del documento equivalente electrónico, por los mecanismos y dentro del término señalado en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
2.2. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto que opta por expedir documento equivalente electrónico.
Si al momento de la transmisión del documento equivalente electrónico se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de que trata el artículo 14 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 31 de esta resolución, se deberá generar el documento equivalente que corresponda a la operación que se desea soportar, en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos comunes y específicos a los que se refieren los artículos 19 y 20 de la presente resolución, excepto aquellos que sean inherentes al documento electrónico, una vez superado el inconveniente se deberán generar los documentos equivalentes electrónicos en formato XML y ser transmitidos para la validación por parte de la Dian, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del momento en que se supere el impedimento, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
PARÁGRAFO 1o. Los inconvenientes tecnológicos deberán ser informados de manera electrónica cuando se presenten los mismos, atendiendo a lo dispuesto en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
PARÁGRAFO 2o. Los Inconvenientes tecnológicos de que tratan los numerales 1.1., 1.2. y 2.1 de este artículo, igualmente aplican para los casos en que el sujeto obligado a facturar y el adquirente cumplan la obligación formal de generar, transmitir, expedir o recibir la factura electrónica de venta, según el caso, a través de un proveedor tecnológico y este presente inconvenientes tecnológicos. En cuyo caso, el proveedor tecnológico deberá comunicar la situación a los sujetos obligados a facturar y los adquirentes que hagan uso de sus servicios, para que estos procedan de acuerdo con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
PARÁGRAFO 3o. La validación del documento equivalente electrónico y las notas de ajuste al citado documento, se realizará una vez sea transmitido el documento en el formato establecido y por el mecanismo definido en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
EL SERVICIO GRATUITO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA SUMINISTRADO POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN).
ARTÍCULO 38. EL SERVICIO GRATUITO SUMINISTRADO POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). Es el servicio gratuito suministrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para el cumplimiento del deber formal de expedir factura electrónica de venta, donde el facturador electrónico realiza la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la misma; así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta. Lo anterior de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de que trata el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.
El facturador electrónico que opte por utilizar el servicio gratuito, deberá surtir el proceso de habilitación de que trata la presente resolución; el usuario de este medio de facturación electrónica, deberá tener en cuenta para su utilización las funcionalidades que ofrece de conformidad con lo establecido en los manuales de uso que se encuentran ubicados en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), www.dian.gov.co.
El servicio gratuito del sistema de facturación podrá ser utilizado por los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, sin atender límite de cantidad, montos de los documentos, adquirentes, bienes y/o servicios, una vez los mismos sean incorporados al servicio.
De igual forma podrá ser utilizado por los sujetos no obligados a facturar electrónicamente que se habiliten para generar el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos de que trata el artículo 34 de la Resolución número 00085 de 2022, o la que la modifique, adicione o sustituya.
El servicio gratuito del sistema de facturación podrá ser utilizado como modo de operación para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, desarrollados en las Resoluciones números 00013 de 2021 y 00167 de 2021, respectivamente.
FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL EXPEDICIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL.
ARTÍCULO 39. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel de conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 15 del artículo 1o de esta resolución, siempre y cuando la misma sea entregada al adquirente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirentes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio.
El adquirente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente físico, así:
1.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o
1.2. De manera física.
2. Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:
2.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en formato digital de representación gráfica, o
2.2. De manera física.
PARÁGRAFO 1o. El correo electrónico de que trata el numeral 1.1. del presente artículo registrado por el adquirente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
PARÁGRAFO 2o. La información de la factura de venta de talonario o de papel, deberá ser remitida a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), conforme lo indicado en el numeral 1.1.2. del artículo 37 de esta resolución.
PARÁGRAFO 4o. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o en medios electrónicos de la factura de talonario o de papel y/o del documento equivalente físico, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios contemplados en las leyes pertinentes.
Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7, 12 y 13 del artículo 20 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.
ARTÍCULO 40. TRANSMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el artículo 15 de la presente resolución deberán transmitir la información y contenido de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca dicha Entidad, a partir de la entrada en vigencia del calendario de implementación de que trata el artículo 23 de la presente resolución.
Los sujetos obligados a facturar que utilicen documentos equivalentes conservarán los mismos para ser exhibidos cuando la autoridad tributaria así lo exija, hasta que entren en vigencia el calendario de que trata el artículo 23 de la presente resolución.
ARTÍCULO 41. TRANSMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Los sujetos que expidan la factura de venta de talonario o de papel de que trata el artículo 1.6.1.4.5., del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y del artículo 14 de esta resolución, deberán transmitir la información de la citada factura de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y conforme se indica en el numeral 1.1.2. del artículo 37 de esta resolución.
PARÁGRAFO. La factura de talonario o de papel solo tendrá validez cuando al sujeto obligado a facturar se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten facturar electrónicamente, así mismo la factura electrónica sin validación previa solo tendrá validez cuando a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten la validación previa, lo anterior de conformidad con los incisos 3 y 4 del artículo 1.6.1.4.5. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
AUTORIZACIÓN DE LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE LA FACTURA DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN Y DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
ARTÍCULO 42. SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN. Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y le permite al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:
1. Factura electrónica de venta.
2. Factura de talonario o de papel.
3. <Numeral modificado por el artículo 4 de la Resolución 119 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el sujeto obligado cuya numeración autorizada se encuentre agotada al momento del referido inconveniente, deberá expedir los documentos contemplados en el presente artículo indicando la numeración autónoma, sin perjuicio de la solicitud de autorización de la misma, una vez se restablezcan los servicios, indicando la numeración ya consumida en la solicitud de la misma.
NUMERACIÓN, AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN, INHABILITACIÓN, ANULACIÓN Y VIGENCIA EN EL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN.
ARTÍCULO 43. NUMERACIÓN CONSECUTIVA. Corresponde un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos establecidos en los numerales 1 al 4 del artículo 42 de esta resolución, el cual está compuesto de manera integral por:
1. Número consecutivo.
2. Prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos.
3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.
Tratándose de prefijos, los mismos deberán ser utilizados por los sujetos obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
En ningún caso, la factura podrá tener distinta numeración del estrictamente objeto de autorización, ni anteponer ceros cuando no hagan parte del rango autorizado.
PARÁGRAFO. Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el numeral 2 de este artículo, podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras, números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes, oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.
ARTÍCULO 44. AUTORIZACIÓN. Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene:
1. Número, fecha y vigencia de la autorización.
2. Rangos de numeración.
3. Prefijos cuando fuere del caso.
El sujeto obligado deberá solicitar una nueva autorización previo a que se agote la vigente o en el caso en que se agote o se encuentre vencida la autorización inicial de numeración.
La numeración consecutiva de que trata el presente artículo es necesaria para la asignación de la clave técnica.
PARÁGRAFO. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento. Lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, tanto para su generación física como electrónica de acuerdo con lo establecido en la Resolución Dian número 000167 de 2021 o la que haga sus veces.
ARTÍCULO 45. SOLICITUD DE HABILITACIÓN. Es la solicitud que realiza el obligado cuando resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el trámite de habilitación de la numeración con una antelación de quince (15) días hábiles previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación según el caso.
ARTÍCULO 46. ANULACIÓN DE LA NUMERACIÓN. El sujeto obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, así como el que requiera generar el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, podrá anular la numeración de los documentos de que tratan los numerales 1 al 4 del artículo 42 de esta resolución, cuando los mismos no sean utilizados por razones diferentes a la inhabilitación; no obstante, deberá conservar, exhibir y remitir la justificación de la citada anulación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) lo exija en desarrollo de sus facultades de fiscalización, cruces y solicitud de información.
ARTÍCULO 47. INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN. Es el acto administrativo por medio del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los eventos mencionados en el presente artículo quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser inhabilitados de tal forma que, una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan ser utilizados. Para los casos en los cuales la resolución de numeración se encuentra vencida, no procede la inhabilitación.
Se deberá solicitar inhabilitación de la numeración en los siguientes casos:
1. A solicitud de parte. A solicitud de parte cuando se presenten las siguientes circunstancias:
1.1. Pérdida de facturación o documento soporte;
1.2. Cese definitivo de actividades;
1.3. Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas;
1.4. Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;
1.5. Pérdida de calidad de sujeto obligado a facturar;
1.6. Liquidación de sucesiones;
1.7. Cambio o inexistencia del sistema de facturación;
1.8. Fusión, escisión o transformación de sociedades;
1.9. Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;
1.10. Por declaratoria de proveedor ficticio;
1.11. Cuando la factura no sea validada, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 33 de esta resolución y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada.
Las solicitudes de inhabilitación presentadas por parte del obligado a facturar deberán ser tramitadas de acuerdo con lo previsto en el artículo 49 de esta resolución.
2. De oficio: La inhabilitación podrá realizarse por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando se constate la ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente en los términos prescritos en la misma, en todos los casos se indicarán los rangos de numeración que serán objeto de inhabilitación.
Si la inhabilitación es de oficio, ordenada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), esta se notificará al interesado para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. Una vez ejecutoriado el acto administrativo, se realizará el registro de inhabilitación de la numeración en el servicio informático electrónico de numeración por el área competente de la Dirección Seccional correspondiente.
PARÁGRAFO. Para efectos de las causales de inhabilitación antes descritas que impliquen cambios en la información del Registro Único Tributario (RUT) será necesaria su actualización previa al trámite.
ARTÍCULO 48. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. La autorización de la numeración consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y no podrá expedirse por termino menor.
TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN Y/O INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN.
ARTÍCULO 49. TRÁMITE DE LA SOLICITUD. Los sujetos obligados a facturar, que deban cumplir con el requisito de numeración consecutiva, que soliciten la autorización, habilitación y/o inhabilitación, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, así como tener previamente habilitada la firma electrónica, caso en el cual la “Solicitud de Numeración de Facturación” o “Solicitud de Numeración de Documento Soporte” quedará suscrito de forma electrónica.
Comunicada la autorización de numeración y su vigencia, el facturador electrónico, a través del Servicio informático electrónico de numeración de facturación, solicitará los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango esta última, cuando se trate de facturación electrónica de venta. Para el efecto, el servicio de autorización de numeración pondrá a disposición los datos solicitados de servidor a servidor.
PARÁGRAFO. Cuando se presente la causal de inhabilitación de que trata el numeral 1.11. del artículo 47 de esta resolución, no habrá lugar a realizar la solicitud de inhabilitación por parte del facturador electrónico, en tal sentido se debe proceder a la inhabilitación del consecutivo, conservando la trazabilidad para la verificación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando la citada entidad lo exija, procediendo a utilizar el siguiente consecutivo.
ARTÍCULO 50. DECISIÓN DE LA SOLICITUD. Para la autorización de la vigencia y la numeración de facturas de venta, documentos equivalentes y documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el servicio informático electrónico de numeración de facturación generará un documento oficial de autorización de numeración de facturación el cual se entregará al interesado a través del citado servicio informático.
PARÁGRAFO. En los casos, en que la numeración autorizada no sea suficiente y se agote, antes de culminar la vigencia de la misma, el interesado deberá solicitar una nueva autorización.
ARTÍCULO 51. TRÁMITE ANTE EL LITÓGRAFO Y/O TIPÓGRAFO. Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, se deberá entregar al litógrafo y/o tipógrafo que se encuentre registrado en el Registro Único Tributario (RUT), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación. El litógrafo y/o tipógrafo, conservará a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el citado documento y deberá realizar la consulta señalada en el artículo 52 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. En ningún caso, los litógrafos y/o tipógrafos, podrán elaborar facturas en las cuales se registren documentos de autorización de numeración que no hayan sido autorizadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
PARÁGRAFO 2o. El trámite de que trata el presente artículo no aplica para los sujetos obligados a facturar que expidan las facturas de venta de talonario o papel a través de servicios informáticos electrónicos.
PARÁGRAFO 3o. La información señalada en este artículo deberá ser reportada por parte de los litógrafos y/o tipógrafos, mediante el servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian); hasta tanto implemente el servicio informático para el envío de la información de que trata este parágrafo, se deberá continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.
ARTÍCULO 52. SERVICIO DE CONSULTA DE FACTURACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), pondrá a disposición en su página web, el servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas.
ARTÍCULO 53. REGISTRO DE LITÓGRAFOS Y/O TIPÓGRAFOS. Las personas o entidades que elaboren facturas de venta de talonario o de papel de conformidad con lo establecido en la presente resolución, deberán estar previamente inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) en el que se señala el código de actividad económica respectiva y se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Los litógrafos y/o tipógrafos serán habilitados de forma permanente para expedir factura electrónica con la inscripción como tal en el Registro Único Tributario (RUT).
Los litógrafos y/o tipógrafos que realicen la impresión de los requisitos establecidos en los literales a), b), d) y h) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberán cumplir con las siguientes condiciones:
1. Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), como litógrafo y/o tipógrafo habilitado para elaborar facturas de venta.
2. Elaborar las facturas de talonario o de papel de los sujetos obligados a facturar conforme con lo indicado en el documento oficial de autorización de numeración expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
3. Verificar en el sistema de consulta de facturación de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el documento oficial de autorización de numeración de facturación que corresponda al sujeto obligado a facturar que solicita sus servicios y registrar la elaboración de la factura de talonario o de papel, indicando:
3.1. Apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del litógrafo, tipógrafo o impresor.
3.2. Número de facturas impresas.
4. Conservar a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación entregado por el sujeto obligado a facturar.
5. Autorizar la publicación de sus apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
6. Abstenerse de elaborar facturas de venta de talonario o de papel en las cuales no se registre el documento de autorización de numeración.
Las condiciones y requisitos previstos en el presente artículo, deberán mantenerse durante el tiempo en que la persona natural o jurídica preste los servicios de impresión de la factura de talonario o de papel a los sujetos obligados a facturar.
INTERACCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN.
ARTÍCULO 54. INTERACCIÓN. De conformidad con lo establecido en el inciso 1 y parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los documentos del sistema de facturación de que tratan los títulos 2 y 3 de esta resolución que se expidan a través de los softwares dispuestos por los sujetos obligados a facturar y los responsables de generar y transmitir los demás documentos que hacen parte del sistema de facturación, deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
1. Los inventarios de los bienes que se registran en las facturas de venta y/o documentos equivalentes.
2. Los sistemas de pago.
3. El impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, el impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas y demás impuestos indirectos que deban discriminarse en la factura de venta y/o documentos equivalentes
4. La retención en la fuente que se haya practicado.
5. La contabilidad.
6. En general la información tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La implementación de la interacción de los sistemas de facturación de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.
En las acciones de control de la obligación formal de facturar y de las obligaciones de tipo sustancial que tengan como apoyo o fuente para el citado control los sistemas de facturación, los obligados a facturar deberán suministrar información a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en relación con el cumplimiento de las funcionalidades que garanticen la interacción de que trata el presente artículo, así como el acceso al software de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
ARTÍCULO 55. REQUISITOS. La generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, será realizada directamente por el facturador electrónico; lo anterior, sin perjuicio de contratar para tal efecto los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
Quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la citada habilitación, como proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente conforme lo indicado en el artículo 28 de esta resolución. Agotado lo anterior, el interesado deberá presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico, según sea el caso y cumplir con los requisitos de que trata el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y la presente resolución así:
1. Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
2. Estar Inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
3. Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
4. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), el cual debe estar localizado en Colombia; para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo con el grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
5. Acreditar certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme con la Norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos y documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico; término dentro del cual deberá allegarse a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.
6. Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso que asegure la referida continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición de la factura electrónica de venta, así como para la recepción de la citada factura, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y en general los demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Para ello, deberá indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles, que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos.
Esta información deberá estar contenida en un documento que se actualizará anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
7. Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones, conforme las disposiciones de que trata la presente resolución, para los obligados a expedir factura electrónica de venta.
8. Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física, tecnológica para la prestación del servicio, para la seguridad de la información y para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. A nivel tecnológico y de seguridad deberá presentar la arquitectura a través de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
9. Acreditar las condiciones y niveles de servicio prestado de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello el representante legal debe presentar un documento donde se encuentren tipificados los posibles incidentes según la parte del proceso involucrada, clasificados por nivel de criticidad, indicando el tiempo máximo, mínimo y promedio de respuesta esperado para superarlos. El documento deberá contener una descripción del medio a través del cual administran las condiciones y niveles de servicio.
10. El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo como mínimo: oportunidad, cumplimiento, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones (PQRSF), que garantice la trazabilidad y consulta, el cual debe estar dispuesto para la revisión de las funcionalidades y contenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Para ello, el representante legal debe presentar un documento donde describa las condiciones a través de las cuales funciona el servicio de PQRSF y el medio utilizado para su administración.
11. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos que se deriven de los servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello, el interesado en obtener la habilitación como proveedor tecnológico debe tener vinculado personal con título profesional avalado por instituciones educativas de grado superior autorizadas por autoridad competente en Colombia, en temas relacionados con ciencias contables, económicas, del derecho y de las tecnologías.
12. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian); así como la información requerida para garantizar la interacción, interoperabilidad que se derive de la implementación de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, los documento electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicio de que trata el numeral 3 del presente artículo. La citada autorización se entiende otorgada por el representante legal al momento de solicitar la habilitación como proveedor tecnológico.
13. Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios mencionados anteriormente, de los miembros de la junta directiva, así como todo el personal vinculado a la generación, transmisión, y en el proceso de expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo.
14. Asegurar que los empleados y contratistas comprenden sus responsabilidades y son idóneos en los roles para los que se consideran. La información debe ser remitida con la solicitud de habilitación a la Dian y actualizarlo anualmente, como máximo el 30 de abril de cada año, de acuerdo con el formato que defina la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
15. Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable, la propiedad planta y equipo y en general la información necesaria para la verificación de los requisitos.
16. Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.
Para efectos de acreditar los requisitos de los numerales 1, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 13 mencionados en el presente artículo, se debe adjuntar a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en Formato PDF solicitud de autorización para actuar como proveedor tecnológico, dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) o quien haga sus veces.
Para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 16, quienes opten por ser habilitados como proveedor tecnológico por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), realizarán las pruebas correspondientes en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. Una vez superadas las pruebas en forma satisfactoria, el servicio informático de factura electrónica de la Dian generará el visto bueno que así lo acredite.
PARÁGRAFO 1o. Las condiciones señaladas en el presente artículo deberán cumplirse por el proveedor tecnológico para la fecha de presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso. Igualmente deberán mantenerse durante el tiempo en que se encuentre vigente la habilitación como proveedor tecnológico, salvo lo indicado en el requisito del numeral 4 del presente artículo cuyo valor podrá ser afectado por deterioro o depreciación de los activos.
No obstante, lo previsto en el inciso 1 de este parágrafo al momento de la renovación de la habilitación del proveedor tecnológico, los requisitos expresados en Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán corresponder al año de la solicitud de renovación de la habilitación. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario y de las sanciones previstas en el artículo 684-4 Estatuto Tributario.
Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), efectué verificaciones tendientes a establecer el cumplimiento o mantenimiento de las condiciones de habilitación y/o renovación, en relación con el patrimonio contable y la propiedad planta y equipo, tendrá en cuenta el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) del año de la presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación.
PARÁGRAFO 2o. Los proveedores tecnológicos no podrán ceder la habilitación y/o renovación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
PARÁGRAFO 3o. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica de venta, así como los demás servicios de que trata el numeral 3 de esta artículo, deberán como mínimo ofrecer a los obligados a facturar y/o al adquirente, los citados servicios, y prestar los que demande el facturador y/o adquirente, cumpliendo las disposiciones y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en la presente resolución, el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y demás anexos que se establezcan.
En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquirente son los responsables ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), por las obligaciones sustanciales y formales en materia tributaria que como tales les corresponden. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del artículo 684-4 del Estatuto Tributario cuando se tipifiquen las conductas sancionables establecidas como infracciones en el numeral 2 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario, aplicables al proveedor tecnológico.
PARÁGRAFO 4o. Para efectos de la presentación, actualización y verificación de los requisitos de que trata el presente artículo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), establecerá las fichas técnicas, soportes, los mecanismos técnicos y tecnológicos para la transmisión y acreditación de los mismos; entre tanto los proveedores tecnológicos deberán tenerlos a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando ella los requiera.
HABILITACIÓN, RENOVACIÓN Y CANCELACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
ARTÍCULO 56. HABILITACIÓN Y RENOVACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS. Para la habilitación y renovación de los Proveedores Tecnológicos, se deberá cumplir con lo siguiente:
1. Estar habilitado para expedir factura electrónica de venta de conformidad con lo indicado en el artículo 28 de esta resolución;
2. Solicitar habilitación como proveedor tecnológico a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, dirigida a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en la cual se acrediten los requisitos señalados en el artículo 55 de esta resolución;
3. Tener activo en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), mínimo un software para prestar los servicios de facturación electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, el cual deberá cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, trasmisión, validación, expedición y recepción, indicada en el Título 5 de esta resolución y con los anexos técnicos que deba aplicar.
La renovación como proveedor tecnológico, deberá ser solicitada, como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la habilitación y/o renovación que le fue aprobada, ingresando al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cumpliendo con los requisitos señalados en el Capítulo 1 del Título 8 de esta resolución.
A más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la solicitud de habilitación y/o renovación según el caso, presentada por el interesado con la totalidad de los requisitos, ante la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de impuestos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), decidirá sobre la solicitud de habilitación mediante resolución.
Los proveedores tecnológicos previa solicitud y cumplimiento de los requisitos, serán habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), por un período de cinco (5) años; cuando proceda la renovación de la habilitación, la misma se otorgará por el término inicialmente otorgado, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Contra la decisión de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso, proceden los recursos de reposición y apelación de acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
PARÁGRAFO 1o. Cuando en virtud de procesos de transformación empresarial tales como fusiones y escisiones, surja un nuevo proveedor tecnológico, este deberá agotar el proceso de habilitación de que trata el presente artículo.
PARÁGRAFO 2o. En los contratos de prestación de servicios de facturación electrónica celebrados entre los sujetos obligados a facturar electrónicamente y proveedores tecnológicos, cuando se realicen cesiones de estos contratos se deberá realizar lo siguiente:
1. El cesionario de los contratos de prestación de servicios de facturación electrónica celebrados con los sujetos obligados a facturar electrónicamente debe estar habilitado como proveedor tecnológico.
2. Si el proveedor tecnológico cedente pretende dejar de operar como proveedor tecnológico, debe adelantar el proceso de cancelación habilitación, a solicitud de parte contemplado en el numeral 1 del artículo 58 de la presente resolución.
3. Los sujetos obligados a facturar electrónicamente, cuyo contrato ha sido objeto de cesión, deberán adelantar nuevamente el procedimiento de habilitación como facturador electrónico de acuerdo con lo contemplado en el artículo 28 de la presente resolución, con el proveedor tecnológico que oficia como cesionario cuando haya aceptado dicha cesión, o en caso contrario con un nuevo proveedor tecnológico.
ARTÍCULO 57. CANCELACIÓN DE LA HABILITACIÓN COMO PROVEEDOR TECNOLÓGICO. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) cancelará la habilitación del proveedor tecnológico en los siguientes casos:
1. Cancelación de la habilitación a solicitud de parte: cuando el proveedor tecnológico solicite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la cancelación de la habilitación, debe:
1.1. Dirigir oficio ante la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) o la que haga sus veces, y adjuntar formato en PDF a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, solicitando la cancelación de la habilitación como proveedor tecnológico de factura electrónica, acompañada de una relación en donde se indiquen los nombres y apellidos o razón social -NIT y dirección de correo electrónico de las personas y entidades a las cuales les presta sus servicios como proveedor tecnológico, suscrita por el representante legal de la persona jurídica en la que conste que dio aviso a sus clientes dentro del plazo establecido en el numeral 1.2. del presente artículo.
1.2. Informar a los facturadores electrónicos, a los adquirentes electrónicos y a las demás personas o entidades a quienes les presta el servicio como proveedor tecnológico, de su decisión de cancelar la habilitación como proveedor tecnológico, como mínimo con tres (3) meses de anticipación a la presentación de la solicitud que debe dirigir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
Una vez recibida la solicitud de cancelación de la habilitación con el cumplimiento de los requisitos de los numerales 1.1. y 1.2. del presente artículo, la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), deberá proferir la resolución de cancelación de la habilitación, dentro los 30 días siguientes, contados a partir de la fecha de solicitud, otorgando los recursos que procedan, de conformidad con el procedimiento y los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando no se dé cumplimiento a los requisitos establecidos en este numeral y dentro del término antes indicado, se procederá a la inadmisión de la solicitud para que se subsane el incumplimiento y presente una nueva solicitud para el inicio del trámite de la cancelación de la habilitación.
2. Cancelación de la habilitación derivada de un proceso sancionatorio. La dependencia competente de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cancelará la habilitación del proveedor tecnológico, derivada del proceso sancionatorio atendiendo las causales y procedimiento establecido en los artículos 616-4 y el 684-4 del Estatuto Tributario.
En el acto administrativo de cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico, se ordenará:
2.1. La cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico,
2.2. La actualización del Registro Único Tributario (RUT) en la responsabilidad correspondiente,
2.3. La exclusión como proveedor tecnológico en el servicio informático de factura electrónica de venta con validación previa,
2.4. La comunicación de la exclusión como proveedor tecnológico a los facturadores electrónicos, a los adquirentes electrónicos y a las demás personas o entidades a que le presta el servicio de proveedor tecnológico, al correo electrónico suministrado por el proveedor en el requisito del numeral 1.1. de este artículo.
PARÁGRAFO. Una vez se profiera el acto administrativo de cancelación de la habilitación el proveedor tecnológico deberá informar a los facturadores electrónicos, a los adquirentes electrónicos y a las demás personas o entidades a quienes les preste el servicio de proveedor tecnológico de esta cancelación, con el fin de que estos puedan surtir nuevamente el proceso de habilitación asociando el modo de operación de conformidad con lo que indica el artículo 28 de la presente resolución.
INTEROPERABILIDAD TECNOLÓGICA DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE VALIDACIÓN PREVIA DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN.
ARTÍCULO 58. INTEROPERABILIDAD. Los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión, la expedición y la recepción en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información; los usuarios señalados en el inciso anterior, deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) que se encuentran dentro del contenido del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” y “Anexo técnico de documentos electrónicos”, según corresponda; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de la factura electrónica de venta, se deberán tener en cuenta los siguientes:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación, expedición, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, de conformidad con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” y “Anexo técnico de documentos electrónicos”, según corresponda.
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
3. Otros criterios que se fijen en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” y “Anexo técnico de documentos electrónicos”, según corresponda.
ANEXOS TÉCNICOS.
ARTÍCULO 59. ANEXOS TÉCNICOS DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN. Los anexos técnicos de los documentos del sistema de facturación son los siguientes:
1. Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta. El “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
2. Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico. El “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento equivalente electrónico, las notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se deriven de estos documentos, por parte de los facturadores electrónicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
Cada versión del anexo continuará vigente hasta la fecha en que entra en vigencia la nueva versión de conformidad con el artículo 62 de esta resolución.
PARÁGRAFO. Las tablas referenciadas de que trata el numeral 24 del artículo 1o de la presente resolución, se ubican en un repositorio propio de la caja de herramientas ubicado en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), o en el medio que la Entidad determine.
ARTÍCULO 60. ANEXOS TÉCNICOS QUE SE ADOPTAN MEDIANTE ESTA RESOLUCIÓN. Se adopta la Versión 1.9 del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y la versión 1.0 del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”documentos que hacen parte integral de esta resolución.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Mientras se cumple el plazo para la adopción del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” versión 1.9 señalado en el presente artículo, la Versión 1.8 del mencionado documento continuará vigente.
ARTÍCULO 61. DIVULGACIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS. Los anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio WEB de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) micrositio factura electrónica, documentación técnica: https:// www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Inicio.aspx
ARTÍCULO 62. TÉRMINOS DE ADOPCIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS. Los anexos técnicos de que trata el artículo 60 de la presente resolución deberán ser adoptados por los respectivos sujetos en un plazo de tres (3) meses contados a partir de la publicación de la presente resolución, sin perjuicio que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) pueda establecer un plazo diferente.
PARÁGRAFO. <Inciso modificado por el artículo 2 de la Resolución 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos obligados a facturar deberán adoptar la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta de que trata el artículo 60 de la presente resolución, el primero (1o) de mayo de 2024
Lo anterior sin perjuicio del requisito de la factura electrónica de venta relacionado con la discriminación de los impuestos a las bebidas ultraprocesadas azucaradas y el impuesto a los productos comestibles ultraprocesadas industrialmente y/o con alto contenido de azucares añadidos, sodios o grasas saturadas, el cual se debe cumplir conforme lo establece el artículo 96 de la Ley 2277 de 2022.
Los sujetos que opten por generar el documento equivalente electrónico deberán adoptar la versión 1.0 del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”, de que trata el artículo 60 de la presente resolución, de acuerdo con las fechas señaladas en el calendario de implementación establecido en el artículo 23 de la presente resolución.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. La discriminación de los impuestos a las bebidas ultraprocesadas azucaradas y el impuesto a los productos comestibles ultraprocesadas industrialmente y/o con alto contenido de azucares añadidos, sodios o grasas saturadas, podrá discriminarse conforme lo señala el numeral 13.2.2. -Tributos del anexo factura electrónica de venta Versión 1.8. de la Resolución número 00012 de 2021, hasta el 30 de noviembre de 2023. A partir del primero (1) de diciembre de 2023 la discriminación de este impuesto se deberá realizar en los términos que contempla el Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.9.
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 63. REPRESENTANTES QUE CUMPLEN CON EL DEBER FORMAL DE FACTURAR Y GENERAR Y TRANSMITIR LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN. Cuando el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta o los sujetos responsables de la generación y transmisión del documento equivalente electrónico y los documentos electrónicos, cumplan con esta obligación, a través de un tercero, quien deberá estar previamente autorizado y/o habilitado según sea el caso por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y cumplir con las obligaciones, que para tal efecto señalan las disposiciones vigentes.
Las obligaciones formales señaladas en el inciso anterior podrán ser cumplidas por el tercero, de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Cuando las obligaciones formales de facturar y generar y transmitir sean cumplidas por el proveedor tecnológico o un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que correspondan, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) lo requiera.
ARTÍCULO 64. CONSERVACIÓN. Los documentos que se expidan en cumplimento de las obligaciones formales de facturar, generar o transmitir de que trata la presente resolución, deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO 65. INFORMACIÓN Y REQUISITOS ADICIONALES DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y DE LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS. En el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” se encuentran campos o grupos de campos de información opcionales que podrán ser utilizadas por los facturadores electrónicos.
Para estandarizar información que se derive de la factura electrónica de venta, y el documento equivalente electrónico con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los facturadores electrónicos respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada Entidad, hagan parte del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y/o del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”. La solicitud deberá ser presentada ante la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que tiene a cargo la definición de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación previa de los documentos del sistema de facturación, para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de requisitos adicionales en los documentos del sistema de facturación que indiquen las autoridades competentes para cada sector; la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) que tiene a cargo las definiciones de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y/o del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
Las modificaciones de los anexos técnicos del sistema de facturación en todo caso deben incorporase al sistema de facturación mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Las citadas modificaciones que incorporan la información y requisitos no harán parte de lo establecido en los artículos 11 y 19 de esta resolución, a menos que los mismos se modifiquen o adicionen.
PARÁGRAFO. En todo caso la información y los requisitos que trata el presente artículo, no serán objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
ARTÍCULO 66. IDIOMA Y MONEDA EN EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN. Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación de los documentos que hacen parte del sistema de facturación, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos, pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 119 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> El formato de generación electrónica XML será el que tenga valor legal, y debe cumplir lo indicado en este artículo. La representación gráfica debe cumplir con los requisitos establecidos para cada tipo de documento y puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. En relación con el idioma y moneda, se podrá optar por:
1. Que en la representación gráfica se muestre la información en idioma y moneda diferente al español y al peso colombiano, respectivamente.
2. Que en la representación gráfica se muestre tanto la información en idioma español y en pesos colombianos, como la información en idioma y moneda diferente.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
