RESOLUCIÓN 293 DE 2008
(febrero 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017>
Por la cual se Adopta el Manual para el Funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE,
en ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y en el artículo 4o del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 4o, elementos para el sistema de control interno, de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” ordena: “Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno. (...) b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;(…) e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos (...) h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las i entidades (...) i) Simplificación y actualización de normas y procedimientos.”
Que el artículo 3. Objetivos, de Ley 119 del 9 de febrero de 1994 “Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones” señala: “1 Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidas a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral. (...) 4. Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral. (...) ”
Que es competencia del Director General del SENA según el artículo 78. CALIDAD Y FUNCIONES DEL DIRECTOR, GERENTE Y PRESIDENTE, de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y regias generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones" expedir los actos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones institucionales, así como dirigir, coordinar y vigilar la ejecución de las funciones o programas de la organización y de su personal.
Que el artículo 4o Dirección General, del Decreto 249 de 2004, señala como funciones del Director General, "4. Dirigir; coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictarlos actos administrativos (...)”
Que mediante la adopción de manuales de procedimientos se configura y delimitan los campos de responsabilidad sobre las actividades de cada funcionario al interior de la Entidad;
Que el Plan Estratégico 2007-2010 SENA “Conocimiento para todos los colombianos” formula la comprensión y aplicación de un nuevo concepto de aprendizaje en correspondencia con las metodologías y didácticas que propone la formación activa por proyectos y la necesidad del acceso a diferentes fuentes de conocimiento, junto con los cambios impuestos por la globalización y las nuevas tecnologías de la información y comunicación. Esto exige al SENA unas bibliotecas dinámicas, pertinentes y eficientes en el proceso de generación de nuevo conocimiento durante el desarrollo de la formación profesional.
Que el Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) es un conjunto de servicios y recursos especializados de atención a usuarios que utilizan diversas tecnologías y estándares de calidad en la captación, organización y difusión de información, basados en los conocimientos de sus profesionales, el cual sirve como apoyo al logro de los objetivos y metas de la organización, a través de la creación permanente de espacios de comunicación y aprendizaje y de su entorno inmediato.
Que las bibliotecas se constituyen en ambientes de aprendizaje y en él se adquiere, procesa y difunde información y se instaurará como un sistema integrado de cobertura nacional en el que sus componentes ofrezcan acceso a la información por medios físicos y digitales que respondan a la demanda de información de los programas de Formación Profesional, Emprendimiento y Empresarismo, en cumplimiento de la misión institucional.
Que es necesario contar con los procedimientos e infraestructura técnica y administrativa que garanticen un mayor y más adecuado uso de los materiales impresos, audiovisuales y digitales para organizar una red coordinada de bibliotecas en el SENA; y contar con lineamientos técnicos básicos que permitan la organización bibliotecológica y la unificación lógica y racional de los servicios de información;
Que con la adopción del Manual para el Funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA, se busca solucionar los inconvenientes que acarrea la creación aislada de bibliotecas en los Centros de Formación, evitar la duplicidad de esfuerzos en ese sentido, de recursos económicos y humanos y así de esta manera, planificar y normalizar el desarrollo del servicio en función de las necesidades de los usuarios;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> Expedir, aprobar y adoptar el Manual para el Funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, cuyo texto en el documento anexo forma parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> La aplicación del contenido del Manual se hará siguiendo los principios de publicidad, economía, celeridad y eficiencia, y su seguimiento se dirigirá siempre a la prestación del mejor servicio al usuario, en especial, las personas que adelantan procesos de formación profesional en el SENA.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> El Manual para el Funcionamiento de las Bibliotecas será revisado semestralmente por la Dirección de Formación Profesional, con el acompañamiento del Equipo de Gestión del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS), y como resultado de la revisión que realice podrá actualizarlo mediante instructivos sobre aspectos operativos.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> La estructura orgánica del Sistema de Bibliotecas del SENA, estará compuesta por:
EQUIPO DE GESTION. Es de carácter nacional, adscrito a la Dirección Formación Profesional, Grupo de Administración Educativa y se encuentra encargado de la formulación y gestión de proyectos, así como del seguimiento y evaluación de los componentes del sistema de acuerdo con la política institucional. El cual está integrado por:
a. Un representante de la Regional Antioquia y uno de la Regional Distrito Capital, elegido por el Grupo de Administración Educativa.
b. Un delegado del Grupo de Administración Educativa, elegido por la Dirección de Formación Profesional.
c. Un delegado del Grupo de Teleinformática y Tecnología Educativa, elegido por la Dirección de Formación Profesional,
d. Un delegado del Grupo de Innovación Pedagógica y Gestión de la Información, elegido por la Dirección de Formación Profesional.
FUNCIONES
1. Ofrecer acceso a la información mediante la interconexión a redes de información, base de datos nacionales e internacionales, documentos electrónicos y digitales.
2. Mantener la unidad técnica en los procesos y en la prestación de servicios de información de las Bibliotecas.
3. Conformar el equipo técnico, atendiendo las necesidades y eficiencia del Sistema.
4. Bajo la orientación de la Dirección de Formación Profesional - Grupo de Administración Educativa, revisar semestralmente el Manual de acuerdo con el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas y hacer las recomendaciones necesarias para su actualización.
5. Diseñar, asignar, dirigir, coordinar y valorar el cumplimiento de las funciones que deba cumplir el Equipo Técnico del Sistema de Bibliotecas.
PARAGRAFO. En los eventos en que el equipo de gestión deba adoptar una decisión respecto de sus funciones, se acudirá al esquema de mayoría absoluta para su determinación. La mayoría en todo caso se determinará en relación con la totalidad de los miembros del grupo de Gestión.
EQUIPO TECNICO: Se encuentra conformado por cinco (5) bibliotecólogos de diferentes regionales y un ingeniero administrador del sistema, elegidos por el Equipo de Gestión.
Los miembros de este Equipo Técnico se reunirán periódicamente bajo la coordinación del Equipo de Gestión.
FUNCIONES:
- Encargado del mantenimiento de la unidad en los procesos técnicos: organización de las colecciones impresas y digitales y su inclusión en la base bibliográfica del sistema bibliotecario del SENA.
- Apoyo a los proyectos del Sistema de Bibliotecas (SBS), normalización y aseguramiento de los servicios al público.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> Los equipos técnicos y de gestión no son grupos de Trabajo.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> Las bibliotecas clasificadas como tipo A, B o C, pertenecen organizacionalmente al Grupo de Apoyo Administrativo o a la Subdirección del Centro de Formación Profesional y deben responder con los recursos y procedimientos para suministrar información en el apoyo al desarrollo de las diferentes acciones del Centro de Formación para el cumplimiento de la misión institucional.
Los Subdirectores de Centros de Formación Profesional estarán encargados directamente de las Bibliotecas, asegurarán su funcionamiento, la prestación del servicio y su organización de acuerdo con las necesidades propias de apoyo a la formación en la oferta educativa regular y aquella que se relacione en su jurisdicción, así como su funcionamiento acorde al contenido del Manual anexo a la presente Resolución.
En los casos en que el Centro de Formación Profesional no cuente con personal especializado para asegurar el funcionamiento de la Biblioteca, podrán contratar los servicios de personal con la formación y experiencia idóneas, como apoyo a la formación profesional, siguiendo las pautas que para su perfil defina el Equipo de Gestión del Sistema de Biblioteca del SENA (SBS), de conformidad con lo señalado en la Resolución No. 0159 del 25 de enero de 2008 “Por la cual se efectúan unas delegaciones especiales” expedida por el Director Administrativo y Financiero del SENA.
ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 4 de la Resolución 1513 de 2017> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Manual para las Bibliotecas de Recursos Múltiples del SENA.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a 6 FEB. 2008
DARÍO MONTOYA MEJÍA
Director General
Servicio Nacional de Aprendizaje
Sistema de Gestión de la Calidad
MANUAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA DE BIBLIOTECAS DEL SENA
Versión 1.0
Código: I02- 6063 - 001/09-06
Dirección de formación Profesional
Enero de 2008
Control del Documento
| Nombre | Cargo | Dependencia | Fecha | |
| Autores | Betty Orejuela Carvajal | Profesional | Bibliotecóloga Regional Antioquia | 2007 |
| Martha Luz Gutiérrez Ortega | Profesional | Grupo Administración Educativa Dirección de Formación Profesional | 2007 | |
| Ana Elizabeth Palencia Ángel | Profesional | Bibliotecóloga del Centro de Gestión Comercial y Mercadeo. Regional D. C.. | 2007 | |
| Alcides Osorio | Profesional | Bibliotecóloga. Regional Atlántico | 2007 | |
| Lady Vicenta Hinestroza | Profesional | Bibliotecóloga del Centro de de <sic> Servicios Financieros. Regional Distrito Capital | 2007 | |
| Gloria Inés Osorio | Profesional | Bibliotecóloga. Regional Caldas | 2007 | |
| Ana Julia Alfonso | Contratista | Bibliotecóloga Regional Bogotá | 2007 | |
| Sonia Amparo Duque Ríos | Profesional | Bibliotecóloga Regional Risaralda | ||
| Revisión | Alma Elvira Novoa Lelión | Profesional | Grupo Administración Educativa Dirección de Formación Profesional | Octubre 2007 |
| Adriana Lizeth Buitrago Martín | Coordinadora | Grupo Administración Educativa - Dirección de Formación Profesional | Diciembre 2007 | |
| Aprobación | John Jairo Díaz Londoño | Director | Dirección de Formación Profesional | Diciembre 2007 |
Control de los Cambios
| Versión No. | Fecha de Aprobación | Descripción de los Cambios | Solicitó |
CONTENIDO
1. OBJETIVO…………………………………………………………………… 5
2. ALCANCE…………………………………………………………………… 5
3. NORMATIVIDAD…………………………………………………………… 5
3.1 Nacionales…………………………………………………………………. 5
3.2 Institucionales………………………………………………………………. 5
3.3 Bibliotecológicas…………………………………………………………… 5
4. MARCO TEORICO………………………………………………………… 6
5. DEFINICIONES……………………………………………………………. 7
6. SISTEMA DE BIBLIOTECAS DEL SENA (SBS)………………………. 9
6.1 Estructura orgánica ………………………………………………………... 9
6.2 Funciones del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS)………………….. 11
7. PROCESAMIENTO TÉCNICO Y ANÁLISIS DOCUMENTAL………… 11
7.1 Responsabilidad…………………………………………………………… 11
7.2 Normalización……………………………………………………………… 12
7.3 Descripción bibliográfica…………………………………………………. 12
7.4 Catalogación analítica……………………………………………………. 18
7.5 Listados de Autoridades………………………………………………….. 20
7.6 Preparación física de documentos y organización de colecciones… 21
7.7 Ingreso de datos en los registros……………………………………….. 24
7.8 Normalización de la base bibliográfica………………………………… 24
8. DESARROLLO DE COLECCIONES…………………………………… 24
8.1 Generalidades…………………………………………………………….. 24
8.2 Objetivo……………………………………………………………………. 25
8.3 Subprocesos ……………………………………………………………… 25
8.4 Responsabilidad……………………………………………………………. 25
8.5 Política del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS)………………….. 26
9. INVENTARIO DE COLECCIONES……………………………………… 28
10. REGLAMENTACIÓN DE LOS SERVICIOS……………………………. 28
10.1 Responsabilidad…………………………………………………………… 29
10.2 Clasificación de los servicios…………………………………………….. 29
10.3 Horarios…………………………………………………………………….. 29
10.4 Usuarios……………………………………………………………………. 29
10.5 Derechos y Deberes de los usuarios…………………………………… 29
10.6 Procedimientos……………………………………………………………. 30
ANEXOS………………………………………………………………………….. 36
INTRODUCCIÓN
El Plan Estratégico 2007-2010 SENA: “Conocimiento para todos los colombianos”, formula la comprensión y aplicación de un nuevo concepto de aprendizaje en correspondencia con las metodologías y didácticas que propone la formación activa por proyectos y la necesidad del acceso a diferentes fuentes de conocimiento, junto con los cambios impuestos por la globalización y las nuevas tecnologías de la información y comunicación. Esto exige al SENA unas Bibliotecas dinámicas, pertinentes y eficientes en el proceso de generación de nuevo conocimiento durante el desarrollo de la Formación Profesional.
Para el logro de ello, se crea el SBS (Sistema de Bibliotecas del SENA) que incluye la automatización de los procesos y servicios, posibilitando la consulta de sus colecciones a través del catálogo vía Web y el desarrollo de la Biblioteca Digital, permitiendo el acceso a documentos de autoría SENA y a bases de datos especializadas.
Como todo sistema, el SBS debe contar con unas políticas institucionales estructuradas mediante unos lineamientos técnicos que den identidad a la organización documental y la unidad lógica y racional de sus servicios, lo que garantizará la efectividad en la utilización de los materiales impresos, audiovisuales y digitales.
Además, el presente documento, busca solucionar problemas identificados anteriormente frente la creación aislada de bibliotecas en los distintos Centros de Formación, la duplicidad de esfuerzos con la consecuente dispersión de los recursos tanto humanos como económicos, así como planificar y normalizar el desarrollo del servicio en función de las necesidades del usuario.
1. OBJETIVO
Establecer políticas que normalicen los procesos de organización documental y reglamenten los servicios para el Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS), en procura de brindar un sistema de información eficiente, apoyado en las nuevas tecnologías de información y comunicación.
2. ALCANCE
El Manual establece los requisitos para el funcionamiento de la totalidad de Bibliotecas y Centros de Documentación existentes en los Centros de Formación Profesional del SENA, en el orden nacional.
3. NORMATIVIDAD
El Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) opera bajo el siguiente marco normativo:
3.1 Nacionales
Constitución Política de Colombia
Ley 115 del 8 de febrero de 1994, “Por el cual se expide la Ley General de Educación” y sus Decretos Reglamentarios.
Estructura del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología
Estándares e indicadores de calidad para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior, 2005.
Ley 11 del 5 de marzo de 1979, “Por la cual se reconoce la profesión del bibliotecólogo y se reglamenta su ejercicio”
Decreto 865 del 5 de mayo de 1988 “Por el cual se reglamenta la Ley 11 de 1979 sobre el ejercicio de la profesión de bibliotecólogo”
3.2 Institucionales
Plan Estratégico 2007-2010 SENA: “Conocimiento para todos los Colombianos”
3.3 Bibliotecológicas
Normas de catalogación angloamericanas
Manifiesto de la UNESCO para las Bibliotecas Públicas, 1994.
Las Reglas Angloamericanas de Catalogación (RCAA), 2a Edición
Sistema de Clasificación Decimal Dewey, 21a edición Formato MARC 21
Tabla de Cutter - Sanborn
Lista de Encabezamientos de materia para Bibliotecas (LEMB), 3a edición.
Tesauros
4. MARCO TEORICO
El vertiginoso avance Tecnológico ha propiciado el crecimiento exponencial de la información, insumo primordial de las Bibliotecas, lo cual obliga a la revisión y ajuste de sus procesos tradicionales, incorporando las TIC, Tecnologías de la Información y la Comunicación, en su quehacer para lograr mayor agilidad en el tratamiento documental, mejor organización y facilidad de uso de la información y ampliación en la cobertura de sus servicios a través del acceso digital.
La Biblioteca digital permite a la Biblioteca tradicional potenciar sus funciones de acceso, uso y difusión de la información; la coexistencia armoniosa de ambas, presupone un enfoque sistémico alineado con la misión institucional. Así mismo, actúa como integradora de los recursos internos y externos, encapsulándolos en objetos con sentido propio, creando colecciones especializadas de acuerdo a los requerimientos existentes y que necesitan técnicas de gestión diferentes, a partir de las cuales se crean servicios digitales de valor añadido, que se adecúan a las necesidades de cada usuario.
Un autor generalmente citado es Gladney H.M, que establece: “Una biblioteca digital es una colección de tecnologías digitales (procesos, almacenamiento y comunicaciones) y, mediante el uso del software adecuado, pueda reproducir, emular y ampliar los servicios suministrados por las bibliotecas actuales basadas en el papel y en otros sistemas de recopilación, catalogación, búsqueda y difusión de la información. La biblioteca digital debe suministrar todos los servicios tradicionales de las actuales bibliotecas y explotar al máximo las ventajas del almacenamiento, recuperación y difusión digital de la información”.(1)
Esta definición pone de manifiesto la disposición de elementos digitales de la nueva concepción de biblioteca, pero en convivencia o convergencia con los elementos, espacios y servicios del modelo tradicional. Es decir, el concepto de biblioteca digital implica una doble dimensión en el entorno de la biblioteca: la real o tangible y la digital, electrónica o virtual.
5. DEFINICIONES
Biblioteca: Conjunto de servicios y recursos especializados de atención a usuarios que utilizan diversas tecnologías y estándares de calidad en la captación, organización y difusión de información, basados en los conocimientos de sus profesionales, y que apoyan el logro de los objetivos y metas de la organización a la que pertenecen, a través de la creación permanente de espacios de comunicación y aprendizaje de dicha organización y de su entorno inmediato.
Bibliotecas SENA: Ambientes de aprendizaje que adquieren, procesan y difunden información, para apoyar los Programas de Formación Profesional enmarcados en la misión institucional.
Catalogación: Descripción bibliográfica, siguiendo normas específicas de identificación y análisis temático de la obra de acuerdo al contenido, asignándole las palabras claves para facilitar su recuperación.
Centro de Documentación: Unidad de Información Técnica con temática especializada en un área del conocimiento.
Clasificación: Asignación de código de ubicación física de la documentación dentro de las colecciones.
Depuración: Remoción de documentos de las colecciones activas de la biblioteca, para garantizar la actualización de la información en dichas colecciones.
Descarte: Proceso administrativo mediante el cual se desincorporan los materiales obsoletos y de contenidos no pertinentes de las bibliotecas.
Documento: Colección de informaciones de naturaleza uniforme o diversa recopiladas en virtud de sus afinidades temáticas y funcionales, dirigidas a un cierto modelo de destinatario o usuario.
Documento impreso: Todo registro informativo presentado en forma impresa visual auditiva, táctil o combinada, que pueda conservarse a través del tiempo y el espacio.
Documento digital: Información presentada en lenguaje binario legible escrito en formato hipertexto o hipermedial al que puede accederse en el contexto de la World Wide Web.
Ejemplar: cada una de las copias impresas de una edición.
Memoria Técnica Institucional: Considerado como todo documento técnico producido en las acciones involucrada en el proceso de formación en sus etapas de planeación, diseño y desarrollo técnico pedagógico, operación y evaluación. La memoria técnica tendrá criterio de selectividad en el sentido de que se acopiara aquella información de alto contenido técnico que sea potencial de experiencias para el proceso técnico operativo institucional.
Recuperación de información: Obtención de datos e información que responde a estrategias de búsqueda.
Sistema de Bibliotecas: Conjunto organizado de Bibliotecas que interactúan en forma dinámica para responder al objetivo de suministrar información en apoyo al desarrollo de las diferentes acciones de una entidad, en cumplimiento de su misión institucional.
Redes de Información: Organización de dos o más bibliotecas, dedicadas a un tipo común de intercambio de información a través de comunicaciones que favorezcan su funcionalidad.
Soportes documentales: Formatos físicos y digitales, donde se registra la información.
Tesauros: Conjunto sistematizado de palabras que definen las relaciones semánticas del lenguaje controlado en un área del conocimiento, para la recuperación de la información.
Título: Breve frase o palabra que sirve de presentación de un libro, un documento, un capítulo, etc. dando a conocer su contenido. En creaciones interactivas (multimedia), nombre del producto final terminado.
SIGLAS
DGM: Designación General de Material
RCAA: Reglas de Catalogación Angloamericanas
ISBN: International Standard Book Number (Número de Libro Estándar internacional)
ISSN: International Standard Serial Number (Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas)
LEMB: Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas OIE: Oficina Internacional de Educación.
OIT; Organización Internacional del Trabajo
UNESCO: Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura.
6. SISTEMA DE BIBLIOTECAS DEL SENA (SBS)
El Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) está conformado por la Biblioteca digital SENA (http://biblioteca.sena.edu.co) y todas las Bibliotecas y Centros de Documentación físicos ubicados en los Centros de Formación del SENA; tiene cobertura nacional e internacional y ofrece acceso a la información por medios físicos y digitales que responden a la demanda de información de los programas de Formación Profesional, Emprendimiento y Empresarismo, en cumplimiento de la misión institucional.
Las Bibliotecas de acuerdo al grado de desarrollo y a los recursos con que cuentan, se clasifican en tres (3) tipos:
Tipo A: Son las que cuentan con infraestructura tecnológica que incluye aplicativo de gestión bibliotecaria para: manejo de bases de datos, digitalización de documentos y prestación del servicio. Los siguientes son sus requerimientos mínimos:
Tipo B: Son las que cuentan con infraestructura tecnológica y están en la implementación del aplicativo de gestión bibliotecaria y la digitalización de documentos. El servicio de préstamo se realiza en forma manual.
Tipo C: Aquellas que se encuentren en estado incipiente de desarrollo y deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos
| TIPOLOGÍA BIBLIOTECAS | ARFA física m2 | TALENTO HUMANO | No. DE VÓLUMENES | INFRATESTRUCTURA TECNOLÓGICA | CAPACIDAD INSTALADA (Puestos de lectura) |
| A | 500 | 7 | 10.000 | 30 equipos de computo para consulta y 3 administrativos. 1 impresora. 1 escáner. 2 lectores de códigos de barras. | 120 |
| B | 250 | 4 4.000 | 30 equipos de cómputo para consulta y 3 administrativos. 1 impresora. 1 escáner. 2 lectores de códigos de barras. | 70 | |
| C | 60 | 2 | 500 | 30 equipos de cómputo para consulta y 3 administrativos. 1 impresora. 1 escáner. 2 lectores de códigos de barras. | 30 |
6.1 Estructura orgánica
El Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) está conformado por los siguientes componentes:
6.1.1 Equipo de Gestión:
Está encargado de la formulación y gestión de proyectos, así como del seguimiento y evaluación de los componentes del sistema, de acuerdo con las políticas institucionales.
Es de carácter nacional adscrito a la Dirección de Formación Profesional- Grupo de Administración Educativa y está conformado por:
a) Un representante de la Regional Antioquia y uno de la Regional Distrito Capital, elegido por el Grupo de Administración Educativa.
b) Un delegado del Grupo de Administración Educativa, elegido por la DFP.
c) Un delegado dei Grupo de Teleinformática y Tecnología Educativa, elegido por la DFP.
d) Un delegado del Grupo de Innovación Pedagógica y Gestión de la Información, elegido por la DFP.
Funciones del Equipo de Gestión
- Garantizar acceso a la información mediante la interconexión a redes de información, base de datos nacionales e internacionales, documentos electrónicos y digitales.
- Mantener la unidad técnica en los procesos y en la prestación de servicios de información de las Bibliotecas.
- Conformar el equipo técnico, atendiendo las necesidades y eficiencia del Sistema.
- Bajo la orientación de la Dirección de Formación Profesional - Grupo de Administración Educativa, revisar semestralmente el Manual de acuerdo con el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas y hacer las recomendaciones necesarias para su actualización.
- Diseñar, asignar, dirigir, coordinar y valorar el cumplimiento de las funciones que deba cumplir el Equipo Técnico del Sistema de Bibliotecas.
En los eventos en que el equipo de gestión deba adoptar una decisión respecto de sus funciones, se acudirá al esquema de mayoría absoluta para su determinación. La mayoría en todo caso se determinará en relación con la totalidad de los miembros del grupo de Gestión.
6.1.2 Equipo Técnico:
Conformado por cinco (5) bibliotecólogos de diferentes Regionales y un ingeniero administrador del sistema. Los miembros del Equipo Técnico serán elegidos por el Equipo de Gestión y se reunirán periódicamente bajo la coordinación del mismo.
Funciones del Equipo Técnico:
- Encargado del mantenimiento de la unidad en los procesos técnicos: organización de las colecciones impresas y digitales y su inclusión en la base bibliográfica del sistema bibliotecario del SENA.
- Apoyo a los proyectos del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS), normalización y aseguramiento de los servicios al público.
6.2 Funciones del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS)
Ofrecer acceso a información pertinente y de calidad como apoyo a los Programas de Formación que imparte la entidad mediante la interconexión a redes de información, bases de datos nacionales e internacionales, documentos electrónicos y digitales, adelantando convenios que permitan el intercambio permanente de información desde el SBS.
Mantener la Unidad Técnica en los procesos y prestación de servicios de información de las Bibliotecas, promoviendo la automatización de los mismos.
Recuperar y organizar de manera regular y permanente el material documental producto del quehacer institucional con el fin de conformar la Memoria técnica institucional.
Desarrollar programas de formación, mediante el diseño de actividades y estrategias pedagógicas, para el uso y manejo de los recursos de información.
7. PROCESAMIENTO TÉCNICO Y ANÁLISIS DOCUMENTAL
El procesamiento técnico y el análisis documental es una actividad intelectual dirigida a la conformación de herramientas para el servicio de búsqueda y recuperación de información, siendo la construcción del catálogo público el punto de partida para el diseño de dichos servicios mediante la incorporación de las TIC's.
Para ello, el Sistema de Bibliotecas SENA (SBS) cuenta con el aplicativo ALEPH500 y con el fin de mantener la unidad técnica en sus procesos y procedimientos, se fijan los siguientes fundamentos:
7.1 Responsabilidad
La responsabilidad del procesamiento técnico y análisis documental recae en los Profesionales de Bibliotecología.
7.2 Normalización
Utilización de las siguientes herramientas basadas en Normas internacionales para el tratamiento documental de la información:
- Las Reglas Angloamericanas de Catalogación (RCAA), 2a. Edición
- Sistema de Clasificación Decimal Dewey, 21a edición
- Formato MARC 21
- Tabla de Cutter – Sanborn
- Lista de Encabezamientos de materia para Bibliotecas (LEMB), 3a edición.
- Tesauros
7.3 Descripción bibliográfica
La catalogación descriptiva se realizará ciñéndose a lo establecido en las Reglas angloamericanas de catalogación 2a. edición, segundo nivel de descripción (1.0D2.).
Para toma de decisiones en caso de dudas, se debe consultar el OPAC de otras Bibliotecas, tomando como referencia principal las siguientes entidades a nivel nacional e internacional: Universidad de Antioquia, Pontificia Universidad Javeriana, Universidad de los Andes, Universidad Nacional de Colombia, Universidad Autónoma de México, Universidad Politécnica de Valencia, Universidad Católica de Chile, Library of Congress y Biblioteca Luis Ángel Arango.
Las publicaciones de autoría SENA, se procesan técnicamente de acuerdo con las políticas fijadas en este capítulo.
Para cada componente del procesamiento técnico se determinan las siguientes políticas, con el fin de mantener la unidad técnica en las bases de datos y organización de las colecciones del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS.)
7.3.1 Entradas principales y secundarias
- Determine las entradas principales a partir de la fuente principal de información, portada o de cualquiera de sus partes que se usen como sustitutos.
- Elija como base del encabezamiento personal el nombre por el cual se conoce comúnmente. Este puede ser el nombre verdadero del autor, pseudónimos, el sobrenombre, las iniciales u otro apelativo. Se agregarán fechas de nacimiento y muerte del autor siempre y cuando este dato sea de fácil recuperación, ya sea que se encuentre en el documento o una fuente externa de fácil acceso.
- Se registra el nombre completo del autor según portada, ingresando los apellidos en mayúscula sostenida separando con coma (,) los nombres escritos con mayúscula inicial. Si la obra catalogada no lo presenta, se realizará consulta en fuentes externas.
- Para autores corporativos que se identifican adicionalmente con sigla, elija el nombre completo, a menos que ésta sea reconocida más por la sigla, como en el caso de organismos nacionales e internacionales como ONU, FAO, SENA, ICFES; en este caso se realizará la respectiva cancelación del nombre completo en el módulo de autoridades.
- Si el nombre corporativo incluye áreas jerárquicas subordinadas, se registran máximo tres (3), colocando la mayor y menor división. En el caso de autores corporativos de orden nacional e internacional con sedes en diferentes localidades, se transcriben en el siguiente orden:
Nombre. Localidad. Área subordinada de primer nivel. Área subordinada de segundo nivel. Área subordinada de tercer nivel.
- El título como entrada principal, se usará cuando la autoría individual de la obra se desconoce, es difusa, o no se puede determinar. Igualmente se usará para obras que presenten más de tres (3) autores.
- Se deben crear entradas secundarias para los coautores, traductores, ilustradores, fotógrafos, compiladores, revisores técnicos y editores cuyos nombres aparezcan resaltados en la fuente principal de información; Se registrará un máximo de cinco (5) nombres en el orden de aparición en la portada o en la fuente de la catalogación.
- Igualmente se realizarán entradas secundarías para otros títulos que no hayan sido registrados en alguna parte del registro.
7.3.2 Título y mención de responsabilidad
- Se toma la portada como fuente principal de información para la recuperación del título y subtítulo, tal y como aparezca en ella.
- Los títulos creados por el catalogador se registrarán entre corchetes. En caso de existir título paralelo debe registrarse en esta área y recuperarse mediante una entrada secundaria de título.
- El título uniforme como entrada principal se usará cuando la obra no tenga autor personal o corporativo.
- Se usará adicionalmente el titulo uniforme colectivo para normalizar bajo una sola forma de entrada el ingreso de una obra que ha sido publicada con diferentes títulos.
- Los documentos editados por el SENA, se recuperaran por medio del título Publicaciones SENA, el cuál será considerado como el título uniforme colectivo
- La designación general de material DGM, se registrará entre corchetes para materiales diferentes a material monográfico y publicaciones seriadas.
- La mención de responsabilidad deberá contener los autores y coautores de acuerdo con las RCAA, especialmente traductores, compiladores, editores, ilustradores y revisión técnica.
7.3.3 Edición
- Este dato se mencionará a partir de la 2a. edición. Las ediciones de un mismo título se tratarán en registros individuales.
- Las reimpresiones que no presenten cambios con relación a la edición original se relacionan en el registro como copias o ejemplares.
7.3.4 Publicación, distribución, etc. (Pie de imprenta)
- Las palabras Editorial y Ediciones se registrarán tal y como aparecen en el documento.
- Fecha de edición y/o publicación si no se dispone de la fecha de edición, copyright, o depósito legal, se registrará entre corchetes la fecha de impresión
- Si el documento no posee el año de publicación, éste debe ser asignado de la forma más cercana posible a su fecha de publicación, teniendo en cuenta bibliografía, notas de pie de página y apartes del contenido que puedan ofrecer citas de fechas o hechos históricos que permitan delimitar la fecha a partir de la cual se pudo haber realizado su producción, ya sea creación o publicación.
En caso de duda o de que no aparezca en el contexto del ítem analizado, puede registrarse de las siguientes formas:
Se deja abierto el último dígito [199-];
si es asignado un año preciso que no aparece en el texto, debe ser registrado entre corchetes [1994];
si se toma la fecha del copyright se agrega una c al inicio del año así: c1994.
7.3.5 Descripción Física Extensión
- Para la asignación de la extensión de un documento se anotará, si existe, la paginación preliminar en el sistema numérico en que aparece registrado (arábiga o romana) y a continuación, el número de la última página del documento.
- En caso de no tener numeración, se cuentan las páginas y se registra el dato entre corchetes.
- Si la Bibliografía y los anexos incluyen paginación independiente y representan una cantidad considerable dentro del contenido de la obra, deberán ser agregados a la cantidad total de páginas.
- Si la obra presenta varias paginaciones se sumarán, evitando la utilización de la designación p.v. (paginación varia), y se escribe el dato antecedido de la abreviatura ca.
- Los documentos catalogados como colección llevarán la letra v. para indicar sus componentes, independientemente de si aparecen nombrados como cartilla, módulo, unidad, parte, tomo, u otra denominación similar.
- Si la biblioteca no posee la totalidad de los volúmenes de una colección, se registrará la totalidad de volúmenes y la existencia real se transcribe en una nota general de circulación y préstamo.
Duración
Para el caso de registros musicales, audiovisuales y multimedia se indicará el número de ítems descritos y el tiempo de duración de los mismos. El tiempo de duración se registrará en minutos.
Dimensiones
Se registra la longitud del material en centímetros (cm.)
Material complementario
- El material acompañante presentado en formatos diferentes como disquete, CD-Rom, video, diapositiva, acetato, etc., NO se procesa como un nuevo registro y debe mantener la misma clasificación del documento. Su existencia se registrará además en una nota con los datos de formato, extensión, requerimientos técnicos. Por cada tipo de formato se creará un registro holding con sus respectivas existencias.
- No se tomará como material acompañante CD'S, disquetes, videos, con la misma información que el libro. En este caso se maneja una nota que indique la disponibilidad en otro formato y su clasificación.
7.3.6 Serie
La serie se registrara tal cual como aparece en el documento, incluyendo las palabras serie y/o colección.
7.3.7 Notas
- Las notas tienen como objeto suministrar información que no haya podido ser registrada en las restantes áreas y esté directa o indirectamente relacionada con el documento que se describe.
- Se redactan de acuerdo con las características de los materiales.
- Si el material descrito tiene alguna irregularidad física, o las colecciones de se encuentran incompletas, estos detalles serán registrados en notas de circulación.
- Podrán incluir todas las notas del formato MARC21 que el catalogador considere necesarias en el registro.
General
Utilice nota general para registrar información importante que no pueda ser incluida en otra parte del registro. Para el caso de índice y glosario se debe registrar el número de las páginas.
Bibliografía
Se debe registrar las páginas que comprendan la bibliografía.
Con
Se utiliza cuando dos o más obras han sido editadas en forma conjunta. Se recuperará el segundo título en una entrada secundaría.
Contenido
- En esta nota se transcriben los títulos individuales de los volúmenes que conforman una colección y/o los títulos de las partes y capítulos de la tabla de contenido del material catalogado
- En caso de tablas de contenido muy extensas, se dará prioridad al registro de los nombres de las partes o capítulos y se omitirán aquellas denominadas en forma genérica, como: Introducción, prefacio, epílogo, o aquellos títulos que no aporten información significativa sobre el contenido.
- El ingreso de la información en esta nota se hará con letras mayúsculas iniciales, separando cada nombre de la parte o del capítulo con espacio doble guión y espacio.
- En algunos casos en que la tabla del contenido no ofrece información relevante, puede utilizarse en su reemplazo la nota de resumen.
Tesis
Para los trabajos elaboradas por los estudiantes del SENA, se reemplazara la palabra tesis por trabajo de grado.
Disponibilidad en otros formatos
Se utiliza esta nota cuando el documento se encuentra disponible en otros soportes de información.
Resumen
- Esta nota se usará siempre para analíticas de publicaciones periódicas, videos y material multimedia. La fuente de información será el contenido mismo del documento para lo cual se requiere contar con los equipos de lectura respectivos.
- El resumen debe ser objetivo, no presentar juicios de valor y oscilar entre 50 y 100 palabras. La síntesis debe introducir directamente al asunto del que trata sin incluir frases como "la película trata”, “el video presenta”, “el artículo se refiere a”, u otras similares.
Audiencia
- Indicación de los cursos o asignaturas a los que están dirigidos estos materiales. La nota se ingresará en forma normalizada con la frase introductoria: Recomendado para el curso de...
Título original
- Se registra el título original de la obra, con los demás datos de edición que aparezcan en la fuente principal de información.
Premios
- Se registrará el nombre del premio siempre y cuando aparezca mencionado en la fuente principal de catalogación.
7.3.8 ISBN - ISSN
- Según el documento catalogado, se ingresa el ISBN (número bibliográfico internacional normalizado) de la obra completa y el de la parte, o el ISSN (número internacional normalizado de publicación periódica) y serán registrados sin guiones.
7.4 Catalogación analítica
7.4.1 Asignación de encabezamientos de materia
- Se tomará como base la Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas LEMB, 3a edición.
- En la asignación de encabezamientos, prevalecerá el principio de especificidad sobre el de generalidad.
- La utilización de subdivisiones general, cronológica, de forma y geográfica es necesaria para asegurar la eficiencia en la posterior recuperación de información.
- Para el área de Formación Profesional y el Trabajo se tomarán como primera fuente de consulta los Tesauros de O.I.T., UNESCO y OIE
- Para los encabezamientos de áreas técnicas que requieran mayor especificidad a los consignados en LEMB, se utilizarán Tesauros de cada sector y/o especialidad.
- Si se encuentran encabezamientos similares en otros tesauros, siempre se dará preferencia a los autorizados en las LEMB, con el fin de evitar sinonimias y lograr un control de autoridades. Los sinónimos se cancelarán en el módulo de autoridades, como se describe en el capítulo de creación de autoridades del Manual de procedimientos.
- El número de encabezamientos mínimos por registro son tres (3), a menos que la especificad del documento no lo permita.
NOTA: Cuando sea necesario ingresar encabezamientos que no aparezcan en el módulo de autoridades, se registran en la etiqueta 653 del formato MARC21. Una vez que sea analizado el término y establecidas sus relaciones semánticas, pasará a conformarse como autoridad y cambiará et número de etiqueta a la 650.
7.4.2 Clasificación y clave de autor
7.4.2.1 Número de clasificación
Las Bibliotecas SENA adoptarán el sistema de clasificación que mejor se adapte a la especialidad de sus colecciones, teniendo en cuenta lo siguiente:
Colección bibliográfica
- La colección bibliográfica será clasificada con el Sistema de Clasificación Dewey, edición 21. Igual clasificación se dará a los documentos presentados en formato CD-Rom.
- Las publicaciones periódicas se organizan en orden alfabético de título (sin tener en cuenta los artículos iniciales) y dentro de este orden se sigue la organización numérica y/o cronológica
- Dada las especialidades técnicas de las obras incluidas, no se limita el número de dígitos a incluir luego del punto decimal.
Referencia
Las obras de Referencia, llevarán la letra R antes del número de clasificación.
Tesis y trabajos de grado
Las tesis llevarán la letra T antes del número de clasificación.
Obras Literarias
La literatura hispanoamericana, llevará antes del número de clasificación Dewey, las dos primeras letras iniciales del país al que pertenece, a excepción de Paraguay que solo se identifica con la letra P y Costa Rica con Cr La primera letra se escribe en mayúscula y la segunda en minúscula.
Obras de Informática
Las obras de informática cuyo contenido se refiere a sistemas operativos, programas y lenguajes, llevarán a continuación del número de clasificación Dewey las dos (2) letras iniciales de sus nombres escritas en minúsculas, así:
Si el nombre consiste en una sola palabra se asignan las 2 primeras letras, ejemplo: Excel ex
Si el nombre incluye más de una palabra, se asignan las iniciales de las dos primeras, ejemplo word perfect wp. Quattro pro: qp
Audiovisuales y multimedia
Para la colección de medios audiovisuales y multimedias, compuesta por, videos en formatos VHS y audiocasetes, puede optarse por utilizar otra clasificación (facetada, secuencial, entre otras).
7.4.2.2 Clave de Autor
- La clave de autor se asignará teniendo como base las tablas de Cutter- Sanborn.
- Cuando la signatura topográfica de varios títulos coincida, se diferenciarán agregando un dígito consecutivo a partir de 1.
- En las biografías, la clave de autor corresponde al personaje y no al autor de la obra.
- Si la entrada principal corresponde al título del documento, no se tendrán en cuenta en la ordenación alfabética los artículos iniciales (el, la, los, las, un, una), sino la palabra que le sigue al mismo. En el caso de otros idiomas se omitirán los equivalentes a éstos artículos.
- Se tendrá en cuenta el artículo definido cuando sea parte de un nombre propio, como por ejemplo, El tiempo, El Salvador (país). Los artículos indefinidos Unos, Unas, se tendrán en cuenta en la ordenación alfabética cuando significan algunos o algunas.
7.5 Listados de Autoridades
7.5.1 Autoridades de autor
- Los autores se ingresarán siguiendo las Reglas de Catalogación Angloamericanas.
- Se preferirá el uso del nombre completo (apellidos y nombres) como autoridad de materia, exceptuando aquellos casos en los cuales el autor sea reconocido universalmente por un seudónimo.
- Se ingresará el año de nacimiento y muerte
- En la lista de autoridades, se realizarán las cancelaciones a que haya lugar
7.5.2 Autoridades de materia
- El encabezamiento que se ingrese en la lista de autoridades de materia corresponderá a las autorizadas por las LEMB y los Tesauros especializados.
- Si dada la especificidad del contenido del documento se requiere la creación de términos para asegurar la eficiencia en la recuperación de información, se deben tener en cuenta los siguientes criterios y puntos relativos a la construcción gramatical y semántica:
Que el término no sea sinónimo de otro usado en alguna de las listas establecidas en las políticas.
Que el término asignado sea muy significativo para representar el contenido del documento y justifique su creación.
Se deben incluir las cancelaciones que sean pertinentes
- Los encabezamientos de materia no registrados en las herramientas de normalización establecidas dentro de las políticas del SENA, serán incluidos en el sistema de autoridades después de su respectivo análisis y aprobación del Equipo técnico del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS.)
7.6 Preparación física de documentos y organización de colecciones
7.6.1 Preparación física
Cada ejemplar deberá ser preparado con los siguientes elementos para facilitar la correcta ubicación y permitir su ágil recuperación.
Sello de propiedad de la biblioteca
- El sello de propiedad, sirve de rápida identificación de la propiedad del documento y será ubicado siguientes partes: portada principal, páginas vii, 7, 107, 207 y así consecutivamente cada 100 páginas. Igualmente en los tres cantos del material impreso.
- Para documentos con paginación inferior a 100, se coloca el sello en la portada y en las páginas 7, 27, 47, 67, 87 y en la última página del documento. En el caso de folletos, el sello se ubica en la portada y en la última página.
- El sello se coloca en la esquina inferior derecha de cada página señalada, tratando de no cubrir texto.
Rotulado
- En el rótulo de lomo se registrará la signatura topográfica formada por el número de clasificación, clave de autor, número de volumen y ejemplar y año de edición.
- El rótulo se ubicará en el lomo del libro a 2 cm. del borde inferior. En caso de libros delgados el rótulo se ubicará en el extremo superior izquierdo.
- Las especificaciones para el rótulo son: Color blanco y medidas de 35.9 mm. por 25.4 mm.
- Para las fichas de préstamo, se utilizarán rótulos blancos tamaño: 63.5 mm. x 46.0 mm.
- Las letras T (Tesis y trabajos de grado), R (Referencia), se registran en mayúscula sobre el número de clasificación.
- Letra: Tamaño de los caracteres alfanuméricos será de 12 puntos y variará según el tamaño del lomo: Tipo Arial negrilla
- Los volúmenes se indicarán con la letra V. en mayúscula seguida de punto y el número correspondiente.
- Los ejemplares se indicarán con las letras Ej. seguida de punto espacio y el número correspondiente.
- El año de edición se trascribe en el último renglón del rótulo.
- Para videocasetes, se colocará en el lomo del estuche a 2 cm. del borde inferior, y en el lomo del videocasete. En el rótulo de lomo se registrará el número de clasificación seguido del título.
- Los CDs, y DVDs, serán marcados en la parte superior izquierda del estuche y en la portada del disco.
Etiqueta de código de barras
- La etiqueta del código de barras estará ubicada en la parte interna de la contraportada, a un centímetro del borde superior izquierdo en sentido horizontal evitando cubrir información relevante para la catalogación.
- En videocasetes y casetes de audio se colocará en la parte central de la tapa superior que lo recubre.
- Para CD-Rom y DVD, la etiqueta se colocará sobre la parte superior interna de la tapa del estuche.
Datos de Adquisición e Ingreso
Todos los documentos que pertenezcan al inventario administrativo del SENA, deben llevar los siguientes datos que serán registrados en la portada en sentido vertical: Código de inventario, Número del registro en el Aleph500, forma de adquisición, proveedor y precio.
Banda de seguridad
La banda de seguridad del sistema anti-hurto se adherirá en el lugar que cada biblioteca seleccione para tal fin.
Bolsillos y fichas de préstamo
En las bibliotecas que no tengan automatizado el servicio de circulación y préstamo, se ubicará el bolsillo dentro la ficha de préstamo diligenciada con los datos de número topográfico, autor y título.
7.6.2 Organización de colecciones
Las diferentes colecciones de la biblioteca se ubicaran físicamente de acuerdo al sistema de clasificación utilizado en cada una de ellas. Las publicaciones periódicas se ubicarán en orden alfabético de títulos y dentro de ellos se conservará el consecutivo numérico y/o de periodicidad.
A continuación se enumeran los tipos de colecciones que se organizaran en cada biblioteca:
- General
- Referencia
- Audiovisuales
- CD-Rom, DVD y otros formatos digitales
7.7 Ingreso de datos en los registros
Para el registro de los datos en el programa Aleph500 se utilizarán las plantillas diseñadas para el Sistema de Bibliotecas SENA SBS, de acuerdo al tipo de material a procesar según el formato Marc 21, (Ver anexo Formato Marc y Manual de procedimientos.)
7.8 Normalización de la base bibliográfica
Esta actividad debe ser de permanente ejecución para el mantenimiento de la base de datos. Para los casos anotados a continuación, se aplica el siguiente procedimiento:
- Registros duplicados: Luego de un análisis comparativo de los registros se elige el de mejor nivel de catalogación y análisis, efectuando sobre éste las modificaciones necesarias para su perfeccionamiento.
- Los registros sobrantes deben ser reutilizados una vez que haya sido trasladada la totalidad de los ejemplares que estén en cada una de ellos, al registro elegido. Igualmente, se reutilizarán los holdings liberados.
- Las Bibliotecas del SENA compartirán y aprovecharán procesos de catalogación de otras Bibliotecas con las cuales se haya establecido convenio o exista su autorización; los registros provenientes de otros catálogos se adaptarán a las políticas establecidas por el SBS.
- Se documentarán los ajustes significativos que se realicen en el proceso de normalización.
8. DESARROLLO DE COLECCIONES
8.1 Generalidades
El desarrollo de colecciones en una Biblioteca es uno de los procesos fundamentales en el cumplimiento de su misión para satisfacer la demanda de su comunidad, brindando información actualizada y pertinente, en soportes físicos y digitales.
Este proceso debe entenderse en dos vías: La primera de ellas es la creación de la colección cuando se va a dar inicio a una Biblioteca y la segunda, comprende el mantenimiento y/o actualización, cuando ya existe. En ambos casos el proceso depende de una variada gama de factores que cambian de una Biblioteca a otra, por lo que se precisa contar con una política enfocada primordial mente a su comunidad y entorno.
8.2 Objetivo
Conformar y desarrollar colecciones, evaluar y actualizar la información ofrecida por la Biblioteca para brindar un servicio de calidad a sus usuarios.
8.3 Subprocesos
- Selección para la adquisición de nuevo material: consiste en determinar la información y soporte de la misma requerida por la Biblioteca para el cumplimiento de sus objetivos
- Evaluación de colección para descarte: consiste en retirar de la colección los títulos o ejemplares que por su obsolescencia, deterioro o baja consulta, lo ameriten; permitiendo así, ofrecer una colección actualizada y pertinente, además de liberar espacio físico para la ubicación de las adquisiciones.
Estos subprocesos exigen un alto grado de responsabilidad, teniendo en cuenta los principios generales de descarte y las características propias de cada Biblioteca; pues un material retirado sin los criterios adecuados, puede causar traumatismos en la prestación del servicio.
En ellos se deben tener en cuenta los siguientes factores;
Demanda de la comunidad de usuarios
Oferta del mercado de la información
Participación activa de docentes y expertos, en el proceso evaluativo
Estado físico del material
Y se basan en los principios de:
Autoridad: Evaluación de la idoneidad de autores y editores
Relevancia: Aporte al desarrollo de nuevos conocimientos al área
Imparcialidad: En creencias culturales, políticas y religiosas
8.4 Responsabilidad
El desarrollo de colecciones deber ser liderado por el Bibliotecólogo o persona encargada de la Biblioteca que domine la colección, con el acompañamiento de especialistas en cada área del conocimiento.
8.5 Política del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS)
Las Bibliotecas SENA se regirán por la siguiente política en el desarrollo de sus colecciones:
8.5.1 Tipo de información
De acuerdo a la Misión institucional, la información en cada una de las Bibliotecas del SENA debe responder a los Planes y Programas adelantados en el Centro de Formación que atiende y al desarrollo de acciones de emprendimiento, investigación, docencia, y a las consultas de tipo cultural y recreativo.
8.5.2 Selección
Con el fin de determinar cuáles áreas de la colección necesitan ser reforzadas y/o renovadas, se analizarán:
Nivel de uso de los recursos
Reservas de títulos individuales
Solicitudes de los usuarios no satisfechas
Estudios de usuarios
El idioma de las obras seleccionadas será el español. En el tema tecnológico, pueden adquirirse obras publicadas en idioma inglés cuando no sea posible la consecución de la obra traducida. La selección en otros idiomas se hará siempre y cuando éstos sean los predominantes en la especialidad y no se encuentre traducción al español o al inglés.
Se fijan los últimos cinco (5) años como fecha de publicación del material seleccionado, la cual puede variar de acuerdo a la temática y a sus contenidos.
En el caso de ciencia y tecnología podrán adquirirse publicaciones de años anteriores, siempre y cuando sus contenidos expresen los principios científicos y/o filosóficos que las conviertan en clásicos en su temática y sean recomendados por los docentes y expertos.
En literatura, filosofía, biografía, historia y arte, puede aplicarse flexibilidad en la fecha de publicación, pues sus contenidos conservan vigencia a través del tiempo.
8.5.3 Adquisición
Proceso administrativo para el ingreso a la colección de la Biblioteca, del material seleccionado
La adquisición de las obras se realiza mediante las modalidades de compra, canje, donación y reposición de material extraviado.
Las Bibliotecas del SENA se acogen a la legislación sobre protección de derechos de autor, por lo cual no deben tener entre sus colecciones publicaciones piratas ni fotocopias de documentos, salvo que para este último método de reproducción se obtenga autorización escrita del autor o del representante editorial.
El número de ejemplares no excederá a diez (10), siendo esta cantidad solo para textos básicos de cursos.
En lo posible debe evitarse la adquisición de colecciones completas cuando éstas incluyan títulos que no correspondan a las temáticas de la Biblioteca.
Las obras adquiridas deben presentar buen estado, enfatizando en la calidad de la encuadernación, el papel, legibilidad de la escritura, presentación completa (paginación, volúmenes, etc.) y buen sonido e imagen en el caso de multimedia
Los trabajos de grado presentados por los estudiantes del SENA, deben ser evaluados y avalados por los docentes del área y entrarán a formar parte de la colección de la Biblioteca siempre y cuando su contenido aporte nuevos conocimientos al área o traten temas de los cuales haya poca información en la Biblioteca.
Igual tratamiento se dará a las tesis de grado presentadas por los funcionarios SENA y las ofrecidas por otras instituciones y a los productos técnico-pedagógicos.
Para la adquisición del material bajo la modalidad de compra, las Bibliotecas se ceñirán a los procedimientos normalizados por el SENA para la compra de bienes.
El material recibido bajo la modalidad de donación que no haya podido ser evaluado antes de su recibo y que una vez evaluado no tenga pertinencia con las temáticas de la Biblioteca, podrá ser ofrecido a otras Bibliotecas del SENA que incluyan dicha temática. En caso de no ser admitido en ninguna de estas Bibliotecas, se ofrecerá a otras externas en calidad de donación.
8.5.4 Descarte
La evaluación para el descarte de material debe ser realizada en forma regular, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
- Contenido obsoleto
- Fecha de publicación, dependiendo del tipo de edición.
- Deterioro físico: roto o rayado, pérdida de hojas o de encuadernación, etc.
- Escasa circulación
- Número de ejemplares: En el caso de aquellas obras que fueron adquiridas en un momento de alta demanda y cuando ésta disminuye, no se hace necesario contar con la totalidad de ejemplares
- Adquisición de nueva edición (no se aplica a la literatura)
Cuando se aplica el criterio de baja consulta y luego del análisis se determina que el contenido está vigente, deberá darse un margen de tiempo no superior a dos (2) meses para promocionar el material entre los usuarios.
Una vez tomada la decisión de retirar el material de la colección, se presentan los siguientes casos para la toma de decisión sobre su reubicación:
1. Si el material está inventariado se procederá a su reintegro al Almacén General del Centro de Formación, siguiendo los lineamientos determinados por la Entidad y el registro del ejemplar en el aplicativo ALEPH, debe ser retirado.
2. Si por el contrario, no está en el inventario, puede ser ofrecido a otras Bibliotecas si el motivo del descarte es falta de pertinencia en la temática de la colección o desechado como material reciclable si el motivo es obsolescencia.
3. Si el motivo es gran cantidad de ejemplares del título en circulación, se conserva en la colección la cantidad necesaria para satisfacer la consulta y los restantes se almacenan en otro sitio. Estos ejemplares se reincorporarán a la colección cuando aumente la demanda o se requiera reemplazar ejemplares deteriorados del mismo título. En ambos se debe registrar el estado de proceso del ejemplar en el aplicativo ALEPH500.
9. INVENTARIO DE COLECCIONES
El inventario es el recuento pormenorizado de las existencias del material de la Biblioteca. Debe ser revisado una vez al año para detectar pérdidas y proceder a la realización de los trámites para la baja administrativa de las mismas de acuerdo a la normatividad del SENA.
Esta revisión física se considera una excelente oportunidad para realizar evaluación de la colección y tomar decisiones sobre el descarte, así como también para detectar problemas o errores que se presentan en el procesamiento técnico y reparación del material deteriorado.
10. REGLAMENTACIÓN DE LOS SERVICIOS
Con el fin de garantizar la eficiencia en la prestación de los servicios de información en el Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) se determinan las siguientes políticas:
10.1 Responsabilidad
La prestación de los servicios en las bibliotecas debe ser realizada por personal competente, en las diferentes actividades inherentes a los mismos.
10.2 Clasificación de los servicios
- Orientación y asesoría en el uso y manejo de los recursos de las Bibliotecas del SENA.
- Consulta en sala de las diferentes colecciones (material impreso, audiovisual y recursos digitales.
- Elaboración de bibliografías
- Desiminación selectiva de la información
- Préstamo a domicilio
- Prestamos intercentro e interbibliotecario
- Consulta en Internet.
10.3 Horarios
El horario de la prestación de los servicios en las Bibliotecas físicas del SENA, se fija de acuerdo a las jornadas de las acciones de formación desarrolladas por los Centros a los cuales atienden, para lo cual el Subdirector del Centro de Formación deberá prever los recursos presupuestales y administrativos necesarios para garantizar la vinculación del talento humano requerido para la efectiva prestación del servicio.
Los servicios de información de la Biblioteca Digital son permanentes desde la Dirección: http://biblioteca.sena.edu.co
10.4 Usuarios
- Usuarios internos: Alumnos, empleados, pensionados y contratistas bajo la modalidad de prestación de servicios.
- Usuarios externos: Comunidad en general.
10.5 Derechos y Deberes de los usuarios
Derechos
- Utilizar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS)
- Recibir atención oportuna de acuerdo al turno de solicitud de los servicios.
- Gozar de trato amable y cortés por parte de los funcionarios de las Bibliotecas.
- Disfrutar de un ambiente propicio para la lectura y la investigación
Deberes
- Abstenerse de fumar e ingerir alimentos, para evitar el deterioro de los materiales de consulta y del ambiente dentro de la Bibliotecas físicas.
- Someter a revisión todo material que entre y salga de la Biblioteca, según criterio del personal de seguridad.
- Velar por el buen estado de los materiales de consulta, equipos y mobiliario de las Biblioteca.
- Devolver cumplidamente el material retirado en calidad de préstamo.
- Asumir las responsabilidades que se generen por mora en la devolución del material obtenido bajo la modalidad de préstamo interbibliotecario.
- Brindar trato amable a los funcionarios que prestan el servicio en la Biblioteca.
- Respetar los horarios y políticas adoptadas para el buen funcionamiento de las Biblioteca.
- Hacer uso adecuado del material, respetando las normas de derechos de autor de los documentos.
- Hacer uso adecuado de la información, respetando las normas de derechos de autor de los documentos.
10.6 Procedimientos
10.6.1 Biblioteca Digital
- Los recursos de información sin restricción están disponibles para toda las personas, sean o no parte de la comunidad educativa SENA, que se conecte por Internet a la página Web del Sistema de Bibliotecas SENA: http://biblioteca.sena.educ.co
- Desde el Sistema de Bibliotecas SENA, se ingresa al catálogo público, que contiene información de las colecciones físicas y digitales de las bibliotecas.
- El acceso remoto a los libros electrónicos disponibles desde el SBS, se realiza con claves, de las cuales se debe evitar el mal uso.
- El Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) garantiza la protección y respeto de los derechos de autor, a través de la aceptación de la responsabilidad de uso del lector, las características técnicas del archivo y las figuras legales establecidas para este fin, por lo cual se prohíbe la “reproducción total, traducción, adaptación, modificación, publicación por cualquier medio o distribución de la obra.”
10.6.2. Biblioteca Física
10.6.2.1 Préstamo: Tendrán derecho a préstamo a domicilio los siguientes usuarios:
a. Usuario interno
- Aprendices registrados en cursos con duración igual o superior a tres (3) meses.
- Personas con contrato de prestación de servicios vigente, empleados y pensionados, circunstancia que acreditarán con carné actualizado o a través de comunicación del jefe inmediato del Centro de Formación o Dependencia administrativa en la cual ejecuten su contrato y en la que se certifique la vigencia del mismo
- Los empleados y pensionados que soliciten el préstamo a domicilio deberán por escrito autorizar el descuento de la nómina en caso de pérdida o por la no entrega del material bibliográfico de conformidad con lo señalado en el artículo 93 del Decreto 1848 del 4 de noviembre de 1969.
b. Usuario externo:
- Estudiantes y empleados de Instituciones de Educación Superior, Usuarios afiliados a Bibliotecas Públicas Municipales o de Cajas de Compensación, con cobertura departamental, mediante carta de préstamo interbibliotecario. mediante carta de préstamo interbibliotecario, según convenios establecidos.
- Empresarios, mediante carta de compromiso en la cual asuman sus responsabilidades en caso de mora en la devolución, perdida o deterioró del material.
10.6.2.2 Cantidad de material y tiempo de préstamo
Un usuario podrá prestar en forma simultánea hasta tres (3) documentos de material bibliográfico de diferentes temas, más un audiovisual, por los siguientes lapsos de tiempo:
- Libros: Hasta por ocho (8) días calendario, a excepción de obras literarias, las cuales se podrán prestar hasta por quince (15) días calendario.
- Revistas, folletos y recortes de prensa: Hasta por tres (3) días calendario
- Audiovisuales: Un (1) día calendario
Las colecciones de Referencia (diccionarios, enciclopedias anuarios directorios y catálogos) y software, por sus contenidos y características especiales de manejo, no deben ser retirados de las Bibliotecas.
El material de reserva, por su alta demanda, se prestará media hora antes del cierre de la Biblioteca y deberá ser regresado al siguiente día hábil a la hora de apertura de la misma.
De acuerdo con las condiciones específicas de consulta y tamaño de la colección y número de estudiantes con matrícula vigente, cada Biblioteca podrá variar temporalmente la cantidad de material y el tiempo de préstamo.
10.6.2.3 Requisitos para el préstamo de material
El usuario deberá identificarse presentando los siguientes documentos:
- Usuario interno: carné SENA vigente.
- Usuario externo: Carta de préstamo interbibliotecario o empresarial y documento de identidad. En caso de convenio con el carné vigente y documento de identidad.
- Si el material solicitado se encuentra en préstamo, el usuario podrá RESERVARLO, diligencia que podrá realizar de manera personal, telefónica, vía correo electrónico y/o Web del SBS, desde el catálogo público..
- Cumplida la fecha de vencimiento del préstamo del material, el usuario podrá solicitar la RENOVACION, siempre y cuando no exista la RESERVA realizada por otro usuario.
- Se podrá renovar el préstamo del material hasta por tres (3) veces consecutivas, siempre y cuando no exista reservación de otro usuario y no esté vencida su fecha de entrega.
- Si la renovación se hace en forma telefónica o por medio del correo electrónico, deberá realizarse un (1) día antes de la fecha de vencimiento del préstamo del material, porque de existir reservación previa por otro usuario, el material deberá entregarse al día siguiente.
- Si la renovación se hace en la misma fecha de vencimiento, deberá realizarse en forma personal, presentando el material vencido, por si se presenta una reserva al momento de la renovación.
10.6.2.4 Reclamo de material vencido
- Si vencida la fecha de devolución el usuario no ha hecho entrega del material prestado, se le suspenderá el servicio de préstamo y se le enviará el formato de reclamación.
- En caso de préstamo interbibliotecario, se suspenderá el servicio de préstamo a la institución prestataria y se hará la reclamación por vía correo tradicional o electrónico.
- Si después de ocho días de la primera reclamación, el aprendiz SENA no ha devuelto el material vencido, se reportará el hecho al Coordinador respectivo, quien deberá iniciar las acciones pertinentes para la recuperación del material y determinar si hay lugar a tomar medidas disciplinarias de acuerdo al reglamento del aprendiz SENA.
- Tratándose de empleados o pensionados que estén en nómina SENA, que se encuentren en mora de devolución de material y pasado 1 mes después de la primera reclamación, se enviarán los reportes a la División de Recursos Humanos, acompañados de copia de la carta(s) de reclamación con los datos relativos al material demandado y la autorización de descuento firmada por el empleador o pensionado, para que se efectúe el cobro por nómina del valor que estipule la Oficina de Inventarios y su posterior descargo del inventario de la Biblioteca.
- Cuando se trate de empresarios, se enviará carta de reclamo para la devolución del material. Si pasado un mes, no se realiza la devolución se interrumpirá el préstamo de material a dicha empresa, durante un año y se iniciará el proceso de baja.
10.6.2.5 Sanciones
a. Por mora en la devolución del material:
- Suspensión del préstamo por el doble del tiempo de mora contados en días calendario.
- Si el material es de reserva, la sanción a aplicar será de un (1) día por cada hora de retraso.
- El usuario interno que incumpla el término de devolución de material en préstamo interbibliotecario, será suspendido en las bibliotecas del SENA, desde el momento en que se recibe el reporte correspondiente y además deberá asumir las sanciones que le imponga la biblioteca prestataria. Para levantar la sanción debe presentar a la biblioteca SENA el paz y salvo de dicho préstamo.
b. Por pérdida o daño, hurto o mutilación del material:
- El usuario repondrá el material perdido o dañado, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
- Libros y videos: Última edición del mismo título. Si éste no se consigue en el mercado editorial, se repondrá con otro del mismo tema y con una edición no anterior a tres (3) años de la fecha en que se haga efectiva la reposición, de acuerdo a lo estipulado en las normas fiscales de la entidad y previa aprobación del encargado de la Biblioteca.
- Revistas: Se repondrán con el mismo número del ejemplar y en su presentación original. De ser de imposible consecución, concertar con el encargado de la biblioteca la sustitución por otro No. de alta demanda y de temas afines.
- El usuario que saque materiales de la Biblioteca, sin legalizar el préstamo, será sancionado con la suspensión del préstamo en la totalidad de las bibliotecas del SENA y se reportará el hecho, así:
Estudiante SENA: A las directivas del Centro de formación al cual pertenece (Subdirector, Coordinador y Trabajador Social), quienes deberán aplicar los correctivos y sanciones necesarias.
Empleado y Contratista: al Jefe inmediato y al supervisor o interventor del contrato.
En cada caso se deberán efectuar los respectivos trámites de legalización de los materiales en el inventario del SENA.
10.6.2.6 Préstamo interbibliotecario:
El préstamo interbibliotecario es un servicio que se establece a través de la firma de acuerdos y/o convenios interinstitucionales.
La Biblioteca solicitante debe tener en cuenta lo siguiente:
- Acogerse a la reglamentación vigente de la Biblioteca prestataria.
- Enviar la solicitud utilizando los formatos establecidos para el efecto y con las respectivas firmas autorizadas.
- Para un mejor control en la devolución del material, el usuario a quien se le haya autorizado el préstamo interbibliotecario, deberá entregar en la Biblioteca SENA, el paz y salvo de la biblioteca prestataria, una vez se haya vencido el tiempo vigente del préstamo y/o el tiempo de vigente del préstamo.
- El usuario interno que teniendo una carta de préstamo interbibliotecario vigente y quiera acceder a una segunda carta dirigida a otra Biblioteca diferente de la primera, deberá presentar el Paz y salvo de esta última.
10.6.2.7 Otras razones de suspensión del servicio de préstamo
Además de la sanción aplicada por mora en la devolución del material, el préstamo se suspenderá en las siguientes situaciones:
- Alumnos SENA: Cuando se firme el paz y salvo final.
- Contratistas por prestación de servicios: Cuando se firma paz y salvo para legalización del contrato.
También se suspenderá el servicio de préstamo cuando haya necesidad de cerrar las Bibliotecas para dar cumplimiento a normas internas de la entidad, proporcionando aviso oportuno por medio de carteleras y correo electrónico.
10.6.2.8 Consulta de recursos digitales en las bibliotecas
La consulta en Internet y en bases de datos se considera una estrategia más de búsqueda y recuperación de información al igual que las colecciones de material que posee la Biblioteca.
Este servicio se presta solamente al usuario interno, quienes deberán identificarse con el carné institucional vigente, cuando solicite el servicio.
El horario del servicio de consulta en Internet es fijado por cada Biblioteca, de acuerdo a su disponibilidad de recursos.
10.6.2.9 Programa de inducción y formación de usuarios
Con el fin de aprovechar al máximo los recursos de la Biblioteca los usuarios de formación presencial y virtual pueden acceder al demo disponible desde la página: www.senavirtual.edu.co, link biblioteca Virtual, ó http://biblioteca.sena.edu.co donde recibirán inducción en los siguientes temas:
- Orientación general sobre el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS)
- Búsqueda en el OPAC (Catálogo automatizado en línea)
- Estrategias de búsqueda para la localización de información en las bases de datos disponibles en la página del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS.)
- Para los aprendices SENA, cada biblioteca programará como parte de la inducción a la entidad, en coordinación con las directivas de los centros de formación.
- Para los funcionarios de planta y por contrato la coordinación se hará con el Subdirectores de Centro o el personal que estos deleguen para tal fin.
ANEXOS
- Instructivo para el Módulo de Catalogación del Sistema ALEPH 500 Versión
18.01
ftp://172.16.2.69/
- Manual de Procedimientos de Catalogación en el Sistema de Bibliotecas SENA ftp://172.16.2.69/
- Plantillas de catalogación para diferentes tipos de documentos. ftp://172.16.2.69/
- Tablas de códigos MARC21. http://www.loc.aov/marc/marcspa.html
- Resolución de INVENTARIO: Bienes y logística ftp://172.16.2.69/
NOTA AL FINAL:
1. Gladney, H. M., Fox, E. A., Ahmed, Z., Ashany, Zemankova, M. Digital library: gross structure and requirements: March 1994 Workshop. Consultado en: 07-12-99.
