RESOLUCION 497 DE 1994
(junio 16)
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998>
Por la cual se define y complementa el sistema de
control interno en el servicio nacional de
aprendizaje SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE,
en ejercicio de sus atribuciones legales y,
CONSIDERANDO:
1. Que la ley No. 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y determina sus objetivos, características y elementos.
2. Que la mencionada ley asigna al representante legales o máximo directivo de la entidad u organismo estatal, la responsabilidad por el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno.
3. Que el Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES, mediante resolución No. 63 de 1994, estableció en el artículo 6o. la obligatoriedad para todos los organismos y entidades de la rama ejecutiva del sector público del nivel nacional, de organizar al interior de sus dependencias un mecanismo de autoevaluación de gestión y resultados.
4. Que en el SENA ya existe un sistema de control interno con objetivos, características y elementos definidos.
5. Que la ley 87 de 1993, en su artículo 15., inciso final, ordena a las entidades estatales que ejerzan algún tipo de control interno, redefinirlo en los términos de la citada ley.
RESUELVE:
ARTICULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> Redefinir el control interno del SENA como el sistema integrado pro la estructura organizacional y el conjunto de principios, valores, planes, métodos, procedimientos, normas y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El sistema de control interno en el SENA deberá facilitar que el ejercicio del control se desarrolle dentro de los siguientes enfoques:
a. En forma total y permanente en todas las áreas y procesos de la entidad.
b. Como parte integral de la función gerencial, especialmente de todos los directivos, jefes, coordinadores de grupo y responsables de áreas, procesos y proyectos.
c. Que facilite la participación de los usuarios del SENA en el control de la gestión de la entidad.
d. Que su ejercicio sea desconcentrado y descentralizado, pero a la vez, integrado mediante sistemas de información.
e. Que propicie el mejoramiento de la calidad de los servicios que preste la entidad, en función de los usuarios y clientes del SENA.
f. Que propicie la cultura del autocontrol en la gestión de todos los funcionarios de la entidad.
ARTICULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> Acoger como principales mecanismos para mejorar el sistema de control interno, y determinar responsables de su diseño, actualización e implementación en el SENA, los siguientes:
1. El desarrollo de un programa institucional de educación en control, a todos los niveles de la entidad.
RESPONSABLES. División de capacitación y desarrollo de personal, con el apoyo de las oficinas de control.
2. El desarrollo de un plan de revisión y actualización de los valores vigentes en la entidad.
RESPONSABLE. Grupo de Etica y formación integral.
3. La revisión, racionalización, formalización y documentación de todos los procesos, trámites y procedimientos, con especificación de los puntos claves de control y de los responsables de las acciones de verificación que deben efectuarse.
4. El fortalecimiento, mediante la utilización de técnicas modernas, de las auditorias operativa y financiera y de los controles selectivos a los diferentes procesos y operaciones que s ejecutan en el SENA, con el fin de evaluar el control interno y para que éste sea debidamente hecho por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa.
RESPONSABLES. Oficina de control.
5. El fortalecimiento de la auditoria de sistemas al procesamiento electrónico de datos, a nivel nacional.
RESPONSABLE. Oficina de control.
6. El diseño e implantación de sistemas de auditoria de la calidad del servicio al cliente del SENA.
RESPONSABLES. Oficinas de control, con el apoyo de las áreas respectivas.
7. La conformación de un sistema de información para el control, que permita conocer directamente índices, indicadores e información de los centros, de las regionales y de la dirección general.
RESPONSABLES. Oficinas de control, con el apoyo de la división de sistemas.
8. La difusión de alertas de control, en todas las áreas de la entidad, para prevenir desviaciones o situaciones de riesgo en la operación.
RESPONSABLE. Oficinas de control
9. El fortalecimiento de la evaluación y el control de gestión institucional.
RESPONSABLE. División de estudios y evaluación.
10. La integración de los procesos de planeación, programación, asignación y ejecución presupuestal, mediante la conformación de un comité del cual hagan parte los jefes de las divisiones de recurso financieros de estudios, prospección y programación, y de la evaluación y estadística. Estos comités operarán así mismo a nivel regional.
RESPONSABLES. Los jefes de las divisiones de recursos financieros, de estudios, prospección y programación, y de evaluación y estadística.
11. El diseño e implantación de un sistema de costos, para todos los procesos que se ejecutan en la entidad.
RESPONSABLE. División de recursos financieros
12. La implantación de estándares, índices e indicadores para el seguimiento y control de la calidad de los procesos, tanto administrativos como técnico-pedagógicos, y para hacer de los planes y programaciones de la entidad, instrumentos eficaces de control.
RESPONSABLE. Cada jefe de dependencia con la asesoría y coordinación de la división de evaluación y estadística.
13. El establecimiento de un sistema de calidad de la formación profesional, que determine parámetros y estándares que faciliten el logro de la misma.
RESPONSABLE. Subdirección de formación profesional y desarrollo social.
14. La utilización de tableros de control o cuadros con información de control, de fácil consulta por parte de usuarios y funcionarios.
RESPONSABLE. Cada jefe de dependencia.
15. La modernización, mediante el uso de nuevas tecnologías y la automatización de controles, de los procesos que se ejecutan en todas las áreas de la entidad.
RESPONSABLE. Cada una de las áreas de la entidad, con el apoyo de la división de sistemas.
16. La implementación de sistemas de información gerencial, para el control de gestión y la toma de decisiones.
RESPONSABLE. La división de evaluación y estadística, con el apoyo de la división de sistemas.
17. El fortalecimiento de la memoria institucional, en especial, en lo referente a los aspectos administrativos.
RESPONSABLE. Grupo de información técnica.
18. La adopción de un sistema computarizado que facilite el registro de la expedición, recopilación y revisión de las normas, tanto internas como externas, de la entidad, así como su consulta.
RESPONSABLE. Oficina jurídica con el apoyo de la división de sistemas.
19. La adopción, para facilitar el control ciudadano a la gestión de la entidad, de los siguientes mecanismos:
a. Un sistema de información al público, que opere a nivel de centros, direcciones regionales y dirección general, sobre los servicios que ofrece la entidad.
b. Sistemas de registro de información suministrada por los usuarios, sobre los programas de formación profesional integral en que participen.
c. Un sistema para la atención del cliente.
d. Audiencias que permitan la participación de los interesados en los procesos en los procesos de contratación para los cuales se requiera licitación; en los que sin requerirla, sean de impacto regional o nacional, y en aquellos en los que el Consejo Directivo Nacional lo considere conveniente.
e. El fortalecimiento de los mecanismos para el control por parte tanto de los comités técnicos de centro, como de los empleadores que reciban trabajadores-alumnos en etapa productiva.
RESPONSABLES. a) División de administración educativa y servicios a la formación. b) Subdirección de formación profesional, c) Secretaria general. d) Subdirección administrativa, e) Comités técnicos de centros, oficinas de control y, subdirección de formación profesional.
PARAGRAFO. Los mecanismos señalados en éste artículo son de aplicación nacional. Los respectivos responsables efectuarán la planeación, y coordinarán la ejecución de las acciones necesarias para dicha aplicación, en forma directa en la dirección general y, a través de los directores regionales, con las áreas homólogas, o quienes hagan sus veces, en las regionales.
ARTICULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> Las oficinas de control actualmente establecidas en la entidad, en la dirección general y en las regionales, operarán en los términos de la ley 87 de 1993.
Las funciones de las oficinas de control, se redefinen en los siguientes términos:
a. Planear, organizar y dirigir la verificación y evaluación del sistema de control interno, en todas las áreas de la entidad.
b. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
c. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, sean cumplidos por los responsables de su ejecución y, en especial que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.
d. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
e. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización, y recomendar los ajustes necesarios.
f. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.
g. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos y bienes, así como de los sistemas de información de la entidad, y recomendar los correctivos que fueren necesarios.
h. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura del control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
i. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad.
j. Mantener permanentemente informados a los directivos sobre el estado del control interno de la entidad dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
k. Efectuar seguimiento y verificación al cumplimiento de las medidas recomendadas para el mejoramiento del control interno y de su aplicación.
l. Verificar y evaluar el diseño y aplicación en la entidad de los sistemas de evaluación y control de la gestión y de la calidad de los servicios suministrados por ella.
m. Las demás que, relacionadas con las funciones de control, le sean asignadas por el director de la entidad.
PARAGRAFO. El ámbito de acción de la oficina de control de la dirección general, será nacional. El jefe de ésta oficina coordinará con los directores de las regionales donde existen oficinas de control, la orientación y los planes generales de la operación de ellas. Así mismo, deberán establecerse planes de desarrollo para las mismas.
Las oficinas de control regionales deberán enviar a la ofician de control de la dirección general y a los respectivos directores regionales, las programaciones semestrales de sus acciones y copia de los informes que elaboren.
ARTICULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> La conformación actual de las oficinas de control, tanto de la dirección general, como de las regionales de Bogotá-Cundinamarca, Antioquia-Chocó, y Valle, se mantendrá. Estas oficinas serán fortalecidas con la asignación de personal multidisciplinario, de conformidad con el artículo 11 de la ley 87/93.
En las demás regionales, los respectivos directores, con asesoría de los comités de control que se establecen en ésta misma resolución, determinarán mecanismos de verificación y evaluación permanente del sistema de control interno, manteniendo la estructura organizacional vigente.
La dirección general y las direcciones regionales, podrán contratar con firmas externas especializadas, colombianas, la realización de auditorias a aspectos o procesos específicos de la actividad de la entidad, de conformidad con lo estipulado en la ley 87/93.
ARTICULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> El comité de dirección, de la dirección general, ejercerá la coordinación nacional del sistema de control interno en el SENA, para lo cual sesionará sobre el tema, al menos una vez por bimestre. será responsable de la elaboración y remisión de las actas correspondientes, al jefe de la oficina de control.
PARAGRAFO. El director general podrá invitar a éstas sesiones a los funcionarios o personal cuya asistencia considere necesaria.
ARTICULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> En todas las regionales funcionarán comités homólogos, en los mismos términos del artículo anterior y, en aquellas donde no exista oficina de control, será responsable de la elaboración y remisión de las actas, el secretario regional o quien haga sus veces, copia de las cuales será enviada al director general de la entidad.
ARTICULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> Para la coordinación del sistema de control interno, los comités deberán:
a. Proponer al director general, o regional, políticas sobre el control interno de la entidad.
b. Presentar al director general o regional, propuestas para el mejoramiento de cada uno de los elementos del sistema de control interno.
c. Proponer al director general recomendaciones para lograr una óptima coordinación en el sistema de control interno de la entidad.
d. Presentar recomendaciones para lograr la formación de una cultura de control en la entidad.
f. Lo demás, que correspondiendo al tema, le sea asignado por el director general o regional.
ARTICULO 8o. LA ATENCION DEL CLIENTE. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> La Secretaría General de la Dirección General y las secretarías Regionales, tendrán la función de recibir y dar trámite ante las dependencias involucradas, de los reclamos, quejas, sugerencias y peticiones que presenten los ciudadanos, los usuarios, los clientes de los servicios y los funcionarios de la entidad, manteniendo seguimiento sobre dicho trámite hasta la expedición de la respuesta o la ejecución de las acciones a que hubiere lugar.
Debe enfocarse la atención de los aspectos señalados, hacia el mejoramiento de la calidad de la gestión de la entidad.
La Secretaría General y las Secretarias Regionales definirán los procedimientos y mecanismos para cumplir ésta función y harán amplia difusión de ellos.
ARTICULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> La autoevaluación de gestión y resultados en el SENA.
De conformidad con el artículo 6o. de la Resolución No. 63 de 1994, expedida por el CONSEJO NACIONAL DE POLITICA ECONOMICA Y SOCIAL -CONPES-, la división de evaluación y estadística será la dependencia encargada de coordinar los mecanismos de autoevaluación de gestión y resultados en la entidad.
ARTICULO 10. REGIMEN DISCIPLINARIO. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> La coordinación de la aplicación del Régimen Disciplinario en la entidad, será responsabilidad de la dependencia encargada del manejo de los recursos humanos, tanto en la dirección general, como en las regionales. Las oficinas de control periódicamente verificarán y evaluarán la aplicación de éste régimen, de lo cual enviarán un informe al director general.
ARTICULO 11. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 49 de 1998> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, 16 junio de 1994.
Director General
SECRETARIO GENERAL
