RESOLUCION 49 DE 1998
(enero 28)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004>
Por la cual se deroga la Resolución 0497 de 1994 y se establecen directrices para adaptar el Sistema de Control Interno del SENA a los nuevos desarrollos
legales, administrativos y operativos de la Entidad
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
en ejercicio de sus atribuciones legales y
CONSIDERANDO:
1. Que la ley 87 de 1993 estableció normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y determinó los objetivos, características y elementos del Sistema de Control Interno.
2. Que la Ley 119 de 1994, por medio de la cual se reestructuró el SENA, en el artículo 28. Estableció la obligación de mantener un Sistema de Control Interno en la Entidad.
3. Que el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, mediante la Resolución No. 0497 de 1994, redefinió y complementó el Sistema de Control Interno en los términos de la Ley 87 de 1993.
4. Que el Decreto 1120 de 1996 aprobó la modificación de los Estatutos y adoptó la nueva estructura interna del SENA, en donde determinó las funciones de cada una de sus dependencias.
5. Que se hace necesario adaptar el Sistema de Control Interno del SENA a los nuevos desarrollos legales, administrativos y operativos dela Entidad.
RESUELVE:
ARTICULO 1o. DEFINICION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> El Sistema de Control Interno del SENA es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
ARTICULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL SENA. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004>
1. Proteger los recursos de la Organización.
2. Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las actividades y operaciones, facilitando la correcta ejecución de las funciones v actividades definidas para el logro le la misión institucional.
3. Propiciar que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos institucionales.
4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
6. Facilitar la prevención de riesgos, la detección v corrección de las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afecctar el logro de sus objetivos.
7. Propiciar que la Entidad disponga de procesos de planeación y de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional acordes con su naturaleza y características.
8. Proveer mecanismos de verificación y evaluación para el autocontrol.
9. Propiciar un ambiente favorable para el control en la Entidad.
ARTICULO 3o. ENFOQUES DEL CONTROL EN EL SENA. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> El Sistema de control Interno debe facilitar que el control en la Entidad se lleve a cabo bajo los siguientes enfoques:
1. Ser ejercido en forma total y permanente, es decir, en todas las áreas y procesos.
2. Atender a los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
3. Ser parte integral de la función gerencial de los Directivos, Jefes, Coordinadores de Grupo y responsables de áreas, procesos y proyectos y, en general, de todos aquellos que ejerzan funciones de coordinación, supervisión o mando.
4. Ser desconcentrado y descentralizado, pero a la vez integrado mediante sistemas de información.
5. Propender por el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios que ofrece la Entidad.
6. Facilitar la participación de los usuarios y clientes en el control de la gestión de la Entidad, en función de la total satisfacción de los usuarios y clientes.
7. Fomentar la cultura de AUTOCONTROL en la gestión de todos los funcionarios.
8. Propender por la preservación de los principios y valores de la Entidad.
ARTICULO 4o. RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> De conformidad con la Ley 87 de 1993, las siguientes son las responsabilidades en materia de Control Interno en la Entidad.
1. Por el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno, a nivel institucional, el Director General; a nivel Regional, los Directores Regionales.
2. Por la calidad, eficiencia y eficacia del Control, así como por la aplicación de los métodos y procedimientos, los Jefes de área y de dependencia.
3. Por la evaluación de la calidad, eficiencia y eficacia, tanto el Sistema de Control Interno como del ejercicio del control, las Oficinas de Coordinación del Control Interno.
4. Por el autocontrol, todos y cada uno de los funcionarios de la organización.
PARAGRAFO. El control interno es una parte indisoluble e indelegable de la responsabilidad gerencial, ya que ésta no termina con la formulación de objetivos y metas sino con la verificación de que unos y otros se cumplan.
ARTICULO 5o. LAS OFICINAS DE COORDINACION DEL CONTROL INTERNO.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> Las Oficinas de Coordinación de Control Interno son parte integrante del Sistema de Control Interno de la Entidad, encargadas de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
Estas Oficinas tendrán carácter de asesoras del Director General y de los Directores Regionales, donde ellas existan, y como tales dependerán jerárquica y administrativamente de estos funcionarios.
ARTICULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> Las Oficinas de Coordinación del Control Interno de la Dirección General y de las Regionales, de conformidad con el Plan Estratégico de Control aprobado por el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno, elaborarán planes anuales de operación, consistentes en un todo con el Plan Estratégico de la Entidad; sus actividades las desarrollarán previo acuerdo con los Directores General y Regionales, respectivamente; sin embargo, la Oficina de la Dirección General coordinará con las Oficinas regionales la ejecución de las acciones que se programen a nivel nacional.
ARTICULO 7o. FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE COORDINACION DEL CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004>
1. Planear, organizar y dirigir la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno, en todas las áreas de la Entidad.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que el ejercicio del control sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización sean cumplidos por los responsables de su ejecución y, en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente ésta función.
4. verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.
5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Organización, y recomendar los ajustes necesarios.
6. Asesorar al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones.
7. Verificar los procesos realizados con el manejo de los recursos y bienes, así como de los sistemas de información de la Entidad, y recomendar los correctivos que fueren necesarios.
8. Fomentar en toda la Organización la formación de la cultura del control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
9. Evaluar y verificar la implementación y funcionamiento de los mecanismo que permitan el control social y la participación ciudadana.
10. Mantener permanentemente informado al Comité de Coordinación de Control Interno, bien sea Nacional, Regional o Seccional, y en general a los directivos, sobre el estado del Control Interno de la Entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su desarrollo.
11. Efectuar seguimiento y verificación al cumplimiento de las medidas recomendadas para el mejoramiento del control interno y de su aplicación.
12. Verificar el diseño y aplicación en la Entidad de los sistemas de evaluación y control de la gestión y de la calidad de los servicios suministrados por ella.
13. Vigilar que la atención de las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Entidad, se preste de acuerdo con las normas legales vigentes, de lo cual deberán rendir un informe semestral a la administración.
14. Realizar análisis y evaluaciones de riesgos con el fin de indentificar aquellos que puedan afectar el cumplimiento de la misión de la Entidad.
15. Las demás que, relacionadas con las funciones de control, le sean asignadas por el Director de la Entidad.
PARAGRAFO. De conformidad con la Ley 87 de 1993, en ningún caso los funcionarios de las Oficinas de Coordinación del Control Interno podrán participar en los procedimientos administrativos de la Entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.
ARTICULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> Para la evaluación y verificación del Sistema de Control Interno, las oficinas de Coordinación del Control interno harán uso de las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados, de los informes de gestión, de indicadores de desempeño, y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique la utilización de tecnologías avanzadas y que brinden elevados niveles de efectividad y seguridad.
Para el efecto, la Oficina de Coordinación del Control Interno de la Dirección General será la encargada de establecer la metodología, los procedimientos y los formatos que deberán utilizarse, así como los parámetros básicos que deben contener los informes correspondientes a las auditorías, controles selectivos, evaluaciones y demás actividades propias de control.
ARTICULO 9o. CONTRATACION DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> El Director General, como responsable que es del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de la Entidad, será el único funcionario con la facultad de celebrar y suscribir contratos para la prestación de servicios relacionados con la realización de acciones de control interno en el SENA, en los términos y condiciones que establece el Artículo 7o. de la Ley 87 de 1993.
La Oficina de Coordinación del Control Interno, de la Dirección General, será la encargada de coordinar la contratación de los servicios orientados a la realización de tales acciones de control, en concordancia con el Plan Estratégico de Control y con el conocimiento que se tenga de las debilidades del Sistema en la Entidad.
ARTICULO 10. COMITES DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> Tanto en la Dirección General como en las Regionales y Seccionales de la Entidad, funcionarán comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, conformados de la siguiente manera:
10.1. En la Dirección General, por:
El Director General, quien lo presidirá
El Secretario General
Los Directores Nacionales de Area
El Jefe de la Oficina Jurídica
El Jefe de la Oficina de Coordinación del Control Interno
El Jefe de la Oficina de Control actuará como Secretario y será el responsable de la convocatoria a las sesiones y de la elaboración y distribución de las actas.
10.2. En las Regionales los Comités estarán conformados por:
El Director General, quien lo presidirá
El Secretario Regional
Los Subdirectores de área
El Jefe de la Oficina Jurídica
El Jefe de la Oficina de Coordinación del Control Interno o el Coordinador de Control de la Regional.
En aquellas Regionales donde exista Oficina de Coordinación del Control Interno, actuará como Secretario el jefe de ésta. O el Coordinador de Control. En donde no existan tales funcionarios, actuará como Secretario del Comité, el Secretario Regional o quien haga sus veces.
El Comité Regional podrá disponer la conformación de Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno con participación de jefes de Centro y Coordinadores de Zonas Administrativas.
10.3. En las Seccionales, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno estará conformado por:
El Director Seccional
El Jefe de la Oficina de Planeación
El Coordinador del Grupo de Recursos Humanos
Los Jefes de las Divisiones Seccionales
Los Jefes de Centro
El Comité será presidido por el Director Seccional y como Secretario actuará el Jefe de la Oficina de Planeación.
ARTICULO 11. FUNCIONES DEL COMITE NACIONAL DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> El Comité de Coordinación del Control Interno, de la Dirección General, tendrá el carácter de Comité Nacional, y serán sus funciones las siguientes:
1. Elaborar el reglamento para su funcionamiento.
2. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno a nivel nacional, de conformidad con las normas vigentes y las condiciones de la Entidad.
3. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la Entidad y hacer recomendaciones para el mejoramiento de la gestión institucional.
4. Asesorar al Director General en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
5. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, implatación y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.
6. Estudiar y revisar al desarrollo de los planes y sistema de control y seguridad interna y los resultados obtenidos al respecto por las dependencias.
7. Revisar el estado de ejcución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones de cada una de las dependencias de la Entidad.
8. Analizar los informes que elabore la Oficina de Coordinación del Control iNterno, o cualquier otro organismo externo de Control; proponer recomendaciones para subsanar las deficiencias que se señalen y efectuar segumiento a los planes o acciones de mejoramiento que se adopten.
9. Presentar propuestas para la promoción de la Cultura del Control y del Autocontrol en la Entidad.
10. Orientar la participación del medio externo en el control de la gestión de la Entidad.
11. Evaluar las propuestas que sean presentadas con ocasión de los procesos de contratación para la realización de acciones de control en la Entidad y efectuar recomendaciones al Director General sobre el particular.
12. Asesorar, evaluar y efectuar seguimiento a los Comités y Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Regionales y Seccionales.
13. Evaluar la gestión de las Oficinas de Coordinación del Control Interno.
ARTICULO 12. FUNCIONES DE LOS COMITES REGIONALES Y SECCIONALES DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> Además de las correspondientes al Comité Nacional, las cuales ejercerán en el ámbito de cada Regional o Seccional, según el caso, tendrán las siguientes:
1. Coordinar la implementación en la respectiva Regional o Seccional, y efectuar seguimiento, de las políticas, pautas y orientaciones emitidas por el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno.
2. Analizar los informes de las acciones que adelanten las Oficinas de Coordinación del Control Interno; velar porque se elaboren planes de mejoramiento y efectuar seguimiento a se desarrollo.
3. Liderar y coordinar la conformación y el funcionamiento de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno.
ARTICULO 13.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> La participación en los Comités de Coordinación de Control Interno es obligatoria e indelegable.
Los Comités deberán reunirse como mínimo cada dos meses. Copia de las actas correspondientes a la reuniones de los Comités Regionales deberá ser enviada al Director general y al Jefe de la Oficina de Control de la Dirección General, quienes las evaluarán y determinarán la conveniencia de su conocimiento porparte del Comité nacional.
ARTICULO 14. INFORMES DE LAS OFICINAS DE CONTROL.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> De las acciones que adelante la Oficina de Control Interno de la Dirección General, se elaborarán informes que serán remitidos al Director General, al respectivo Director Regional o Seccional, a los Directores Nacionales, a los Jefes de las áreas o dependencias interesadas y a los Jefes de Centros.
El Jefe de la Oficina de Control Interno presentará al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno resúmenes ejecutivos de estos informes, para su análisis y la adopción de las medidas que este organismo estime convenientes.
A su vez, las Oficinas de Control Regionales elaborarán informes de todas las acciones que realicen y los representarán al respectivo Director Regional. Copia será enviada a la Oficina de Control de la Dirección General, la cual evaluará la conveniencia de su presentación ante el Comité nacional de coordinación del Sistema de Control Interno.
Los Directores Nacionales de área, los Directores Regionales o Seccionales, los Jefes de área o dependencia y los Jefes de Centro, analizarán los informes y en un término no mayor de 20 días desde su presentación por la Oficina de Coordinación del Control Interno, el funcionario responsable del área o proceso auditado deberá remitir a ella un plan de mejoramiento que contenga, como mínimo, las acciones a adelantar, el cronograma para su ejecución y el nombre de los responsables.
Los Directores Nacionales de Area, los Directores regionales y Seccionales, las Oficinas de Coordinación del Control Interno y los Comités y Subcomités de Coordinación del Sistema, ejercerán seguimiento sobre el desarrollo de los planes de mejoramiento y, en caso de incumplimiento, los responsables de su ejecución se harán acreedores de las sanciones estipuladas en el Régimen Disciplinario Unico.
ARTICULO 15. EVALUACION Y CONTROL DE GESTION Y RESULTADOS.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> De conformidad con la Resolución No. 63 de 1994, del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), y con el Decreto 1120 de 1996 que adoptó la estructura interna del SENA y determinó las funciones de sus dependencias, la División de Estudios, Propección y Evaluación de la Dirección General, es la dependencia encargada de la coordinación del Sistema de Evaluación y Control de Gestión y Resultados y del desarrollo de las funciones estipuladas en las citadas normas. Corresponde a las Oficinas de Coordinación del Control Interno efectuar la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía del Sistema.
ARTICULO 16. CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> De conformidad con el Decreto 1120 de 1996, corresponde a la División de Recursos Humanos de la Dirección General, coordinar, orientar, y ejecutar el Control Disciplinario Interno en la Entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Ley 200 de 1995. Las Oficinas de Coordinación del Control Interno periódicamente verificarán y evaluarán la aplicación de esta norma en la Institución, sobre lo cual presentarán informe al Director General, al Secretario General y al Jefe de la citada División de Recursos Humanos.
ARTICULO 17. <Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> Cualquier otra determinación sobre situaciones no contempladas en la presente Resolución, que se relacionen con el Control Interno en la Entidada, serán adoptadas por el órgano interno o por el funcionario competente, en concordancia con la Ley 87 de 1993 y las Directivas Presidenciales No. 02 de 1994 y 01 de 1997.
ARTICULO 18.<Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 2428 de 2004> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y, en particular, la Resolución 0497 de junio 16 de 1994.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a los 28 días
del mes de enero de 1998.
RAFAEL L. RAMIREZ Z.
Director General.
