RESOLUCION 2428 DE 2004
(noviembre 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017>
Por la cual se crea El Comité Nacional de Coordinación de Control, Dirección Interno del SENA y los Subcomités los Comités de Control Interno del Orden Regional del SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA,
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las contenidas en los artículos noveno (9°) y siguientes de la Ley 489 de 1998
CONSIDERANDO:
Que según lo enunciado en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, las entidades públicas deben crear sistemas de control interno, de pugnen por el correcto ejercicio de la función administrativa que le es propia;
Que en el Capitulo VI de la Ley 489 de 1998, se creo el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa cuyo sustento fundamental es el servidor público;
Que la Ley 87 de 1993 estableció normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y determinó los objetivos, características y elementos del Sistema de Control Interno;
Que, de igual manera, se consagró en el artículo 13 de la citada Ley la obligación de establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control.. Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;
Que de acuerdo con la mencionada Ley, los directivos de las entidades públicas deberán determinar, implantar y complementar el Sistema de Control Interno en sus respectivos organismos o entidades;
Que la Ley 119 de 1994 en su artículo 28 establece la obligación de mantener un Sistema de Control Interno en la Entidad;
Que la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje expidió la Resolución No. 049 de 1998 "Por la cual se establecen directrices para adaptar el Sistema de Control Interno del SENA a los nuevos desarrollos legales, administrativos y operativos de la eritidad";
Que el Decreto 249 de 2004 modificó la estructura del SENA determinando y reasignando las funciones de cada una de sus dependencias;
Que en merito dé lo expuesto, y teniendo en cuenta la estructura vigente de la entidad, es necesario ajustar el Sistema de Control Interno para adaptarse a las obligaciones legales y administrativas que le son exigidas, se
RESUELVE:
CAPITULO PRIMERO.
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Sistema de Control Interno del SENA es el integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Sistema de Control Interno se aplicará a toda la estructura organizacional del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA a nivel nacional.
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS RECTORES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> De acuerdo a lo señalado en el articulo primero de la ley 87 de 1993, los principios que rigen el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno de la Entidad, son los de Igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficacia y valoración de costos ambientales.
1. Igualdad: Prevé la orientación de las actividades de la entidad en defensa de los intereses generales sobre los particulares, sin privilegios otorgados a grupos especiales;
2. Moralidad: Indica que todas las operaciones deben ser realizadas no solo acatando las normas constitucionales y legales, sino los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad;
3. Eficiencia: Obliga a velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de los bienes y servicios se haga al mínimo costo, con la máxima productividad y el mejor uso de los recursos disponibles;
4. Economía: Ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la mas adecuada en función de los objetivos y metas de la Entidad.
5. Celeridad: Establece que uno de los aspectos principales sometido al control debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la Entidad, a las necesidades sociales dentro de su ámbito de competencia,
6. Valoración de costos ambientales. La entidad en el desarrollo de los diversos procesos a su cargo, debe estar enfocada a la minimización de los procedimientos o actividades que tengan un impacto ambiental negativo
7. Imparcialidad y publicidad: Obtener la total transparencia en las actuaciones administrativas, de tal manera que nadie pueda sentirse tendenciosamente afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación;
8. Eficacia: Se encarga de examinar si los resultados se logran de manera oportuna y guardan relación con los objetivos y metas de la entidad;
9. Autocontrol: La actividad del Sistema de Control Interno, debe estar regida por el principio de autocontrol de los funcionarios, encaminados a la creación de conciencia de legalidad en cada uno de los procesos desarrollados por la entidad y por parte de los funcionarios que los tienen a su cargo.
ARTÍCULO 4. CARACTERÍSTICAS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Son características esenciales del sistema de control interno de la entidad, las siguientes:
1. De Control Difuso. A partir de la implementación del principio de autocontrol, cada uno de los funcionarios es responamble de la legalidad y debido procedimiento de los procesos adelantados por la entidad, ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la Entidad.
2. Preventivo. La estructura del Sistema de Control Interno, esta encaminado a desarrollar políticas de prevención al interior de la entidad, que deriven al adecuado ejercicio de las funciones estatales de cada uno de los funcionarios.
3. Veraz y Oportuno. El Sistema de Control Interno debe ser veraz y oportuno en la aplicación de políticas preventivas de control, así como de elementos correctivos en caso de que se presenten faltas a dicho control.
ARTÍCULO 5. TIPOS DE CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> En el desarrollo del Sistema de Control Interno se, cumplen los siguientes tipos de control:
1. Autocontrol. Corresponde a todos y cada uno de los funcionarios sobre las tareas, competencias y recursos que se les ha asignado en atención de las funciones que le son asignadas a su cargo.
2. Jerárquico. Lo ejerce el Superior Jerárquico inmediato sobre las labores, procesos y administración de recursos que realiza su subalterno, y sobre el contratista que este bajo su supervisión e interventoria.
3. Como Actividad. Se refiere al cumplimiento del Control como una actividad básica de Directivas y demás servidores encargados de velar por el cumplimiento del correcto ejercicio de la función pública de la entidad.
4. Como Función. Es el ejercido por la Oficina de Control Interno, por el Comité de Coordinación de Control Interno y por los Subcomités correspondientes, que deben realizar prioritariamente acciones y recomendaciones de carácter preventivo en la entidad en los diferentes procesos a su cargo.
ARTÍCULO 6. ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO EN EL SENA. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Sistema de control interno debe facilitar que el control en la Entidad se lleve a cabo bajo los siguientes enfoques:
1. Propender por la preservación de los principios y valores de la Entidad.
2. Ser ejercido en forma total y permanente, es decir, en todas las áreas y procesos.
3. Ser parte integral de la función gerencial del Director General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo y Responsables de áreas, procesos y proyectos y, en general, de todos aquellos que ejerzan funciones de coordinación, supervisión o mando.
4. Ser desconcentrado, pero a la vez integrado mediante sistemas de información.
5. Propender por el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios que ofrece la entidad.
6. Facilitar la participación de los usuarios y clientes en el control de la gestión de la Entidad, en función de su total satisfacción.
7. Fomentar la cultura de autocontrol en la gestión del SENA.
ARTÍCULO 7. OBJETIVOS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Son objetivos del Sistema de Control Interno del Sena:
1. Proteger los recursos de la Entidad.
2. Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las actividades y operaciones, facilitando la correcta ejecución de la funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
3. Propiciar que todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la misma.
4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
6. Facilitar la prevención de riesgos, la detección y corrección de las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
7. Propiciar que le Entidad disponga de procesos de planeación y de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional acordes con su naturaleza y características
8. Proveer mecanismos de verificación y evaluación para el autocontrol.
9. Propiciar un ambiente favorable para el control en la Entidad.
ARTÍCULO 8. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> De conformidad con literales b y c del artículo 3 de la Ley 87 de 1993, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en el nivel nacional será responsabilidad del Director General, y a nivel regional, de los Directores Regionales y de los Subdiréctores de los Centros de Formación. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes y directores de cada una de las distintas dependencias del SENA, y de cada uno de los funcionarios ante su jefe inmediato.
ARTÍCULO 9. EVALUACIÓN.<Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> La Oficina de Control Interno, es la encargada de adelantar la evaluación del sistema de control interno de la entidad, además de proponer y realizar recomendaciones de carácter preventivo para los diferentes procesos a cargo de la entidad, a la Direccion General, a los Directores Regionales y a los Subdirectores de Centro que cumplan funciones del Director Regional.
COMITÉ NACIONAL DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 10. NATURALEZA. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Comité de Coordinación de Control Interno del SENA es un órgano de articulación, coordinación y asesoría en el diseño de estrategias y políticas para la determinación, implantación, adaptación, complementación, mejoramiento permanente y fortalecimiento del Sistema de Control Interno del SENA.
ARTÍCULO 11. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Comité Nacional de Coordinación de Control Interno estará conformado por los siguientes miembros.
1. Director General, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
4. El Director de Formación Profesional
5. El Director del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo.
6. El Director de Promoción y Relaciones Corporativas
7. El Director de Empleo y Trabajo.
8. El Director Administrativo y Financiero
9. El Director Jurídico
10. El Jefe de la Oficina de Control Interno
11. El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario.
12. El Jefe de la Oficina de Comunicaciones
13. El Jefe de la Oficina de Sistemas.
PARÁGRAFO PRIMERO. Queda a juicio del Presidente del Comité invitar a participar con voz pero sin voto a otros servidores públicos del SENA, cuando así lo requieran los temas a tratar en el comité.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Jefe de la Oficina de Control Interno hará las veces de Secretario Técnico del Comité.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Comité Nacional de Coordinación de Control Interno de la Dirección General, tendrá el caráter de Comité Nacional, y cumpliré las siguientes funciones:
1. Diseñar estrategias y fijar lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno a nivel nacional.
2. Evaluar el plan estratégico y los planes operativos, proponer ajustes y recomendaciones y efectuar seguimiento de los mismos.
3. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, implantación y optimización de los sistemas de información gerencial, estadistico, financiero, de planeacion y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión.
4. Analizar los informes qe elabore la Oficina de Control Interno o cualquier otro organismo de Control; proponer recomendaciones para subsanar las deficiencias que se señale y efectuar seguimiento a los planes o acciones de mejoramiento que se adopten.
5. Presentar propuestas para fomentar la cultura del Autocontrol de la Entidad.
6. Sensibilizar a la organización en los temas de control interno.
7. Orientar la participación del medio externo en el control de la festión del SENA.
8. Realizar seguimientoa las políticas de administración del riesgo de la entidad.
9. Asesorar, evaluar y efectuar seguimiento a los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno.
10. Elaborar el reglamento para su funcionamiento.
11. Las demás que se le sean asignadas por la ley.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Son funciones el Presidente el Comité Nacional de Coordinación de Control Interno, las siguientes:
1. Presidir las sesiones y dirigir los debates.
2. Convocar a través de la Secretaria Técnica del Comité, a las reuniones ordinarias y extraordinarias;
3. Integrar, cuando lo estime conveniente con los miembros del Comité, subcomisones especiales para el estudio de asuntos especiales.
4. Decidir sobre la participación de personal no miembro del comité, a las sesiones de este último.
ARTÍCULO 14. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Corresponde al Jefe de la oficina de Control Interno, em su calidad de Secetario Técnico de Comité Nacional de Coordinación de Control Interno, las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité y efectuar la convocatoria de las reuniones, de acuerdo con las instrucciones del Director General.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité y presentarlas para la aprobación y firma del Presidente del mismo, llevar el archivo de actas y de la documentación soporte y velar por su custodia y conversación.
3. Presentar los resultados de las evaluaciones de control de la entidad, así como del estado de los elementos del Sistema de Control Interno, acorde con lo previsto en las dispociciones legales que rigen la materia.
4. Presentar los informes sobre las recomendaciones de carácter preventivo que haya realziado la oficina de Control Interno en los diferentes procesos a cargo de la entidad.
5. Presentar los informes sobre control de gestión adelantados.
6. Coordinar el seguimiento de las decisiones del Comité y presentar los informes en la siguiente sesión.
7. Presentar para consideración del Comité, los avances de los planes de mejoramiento de la Contraloría General de la República, y presenar recomendaciones para su adecuada implementación.
8. Someter a aprobación del Comité proyectos de mejoramiento del sistema de control interno.
9. Presentar a consideración del Comité de Coordinación los informes, recomendaciones, estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema.
10. Presentar los análisis y evaluaciones de riesgo, de conformidad con el numeral 15 del artículo 5 del Decreto 249 de 2004.
11. Presentar los mapas de riesgos y los estudios que determinen las faltas disciplinarias mas recurrentes, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6 del articulo 5 del Decreto 249 de 2004.
12. Recomendar el establecimiento de planes de mejoramiento de cada proceso de gestión de la entidad, en coordinación con la Dirección de Planeación.
ARTÍCULO 15. SESIONES DEL COMITÉ Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Comité sesionará de manera ordinaria por lo menos una vez cada bimestre del año, para lo cual el Jefe de la Oficina de Control Interno coordinará con el Director General la fecha y hora de la reunión y el orden del día.
No obstante lo anterior, podrá reunirse de forma extraordinaria a solicitud de algunos de sus miembros, caso en el cual el interesado presentará solicitud escrita ante el Director General explicando los motivos de su solicitud y temario a tratar. El Jefe de la Oficina de Control-Interno coordinará con el Director General la fecha de la reunión y el orden del día.
El Comité sesionará validamente con la mitad mas uno de sus integrantes y sus decisiones se adoptarán con la mitad mas uno de los asistentes. Las decisiones y su motivación constarán en el acta de la respectiva reunión.
A las sesiones del Comité podrán asistir quienes sean invitados por el Director General, para tratar, informar y evaluar los temas que se consideren pertinentes. Estas personas tendrán voz pero no voto en las decisiones.
La convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité será realizada por el Jefe de la Oficina de control Interno por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación, acompañadas del orden del día establecido, y de los documentos y antecedentes necesarios.
PARÁGRAFO. Los proyectos, documentos e informes que vayan a ser objeto de estudio y decisión del Comité, deberán ser enviados por la Secretaria Técnica, por escrito a cada uno de los participantes, con una anticipación de por lo menos cinco (5) días hábiles previa la celebración de la reunión.
ARTÍCULO 16. SEGUIMIENTO DE LAS DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Corresponde al Jefe de la Oficina dé Control Interno en coordinación con el respectivo responsable del área o dependencia que deba implementar una decisión del comité, la elaboración del respectivo plan de mejoramiento y efectuar, por intermedio de la Oficina de Control Interno, el seguimiento del mencionado plan.
Los resultados del seguimiento constarán en informe que se presentará en el Comité.
CAPÍTULO TERCERO.
SUBCOMITES DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 17. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Crear los Subcomités de Control Interno, como instancia de coordinación operativa en aspectos específicos en materia de control interno de cada una de las Direcciones Regionales y Subdirecciones de Centro con funciones de Dirección Regional previstas en la estructura orgánica del SENA, de acuerdo con las normas que fijan sus funciones y estructura.
ARTÍCULO 18. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Cada Subcomité estará conformado por el Director de la respectiva regional, quien lo presidirá, y los Subdirectores de Centro. Un Subdirector de Centro delegado por el Director será designado como secretario del Subcomité.
En las Direcciones Regionales en las cuales el Subdirector de Centro ejerce las funciones de Director Regional, el Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno estará conformado por el Subdirector de Centro, quien lo presidirá y tres (3) funcionarios designados para el caso. Uno de ellos será delegado por el Subdirector para ejercer la Secretaría del Subcomité.
El Presidente del Subcomité podrá invitar a participar con voz pero sin voto a otros servidores públicos del SENA, cuando así lo requieran los temas a tratar en el Subcomité.
La participación en los Subcomités de Coordinación de Control Interno es obligatoria e indelegable.
ARTÍCULO 19. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> El Subcomité de Control Interno tendrá las siguientes funciones:
1. Coordinar la implementación y efectuar el seguimiento de las políticas y orientaciones emitidas por el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno.
2. Evaluar el cumplimiento de las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas, normas y procedimientos que desarrollan la misión del SENA.
3. Construir con la asesoria de la Oficina de Control Interno los mapas de riesgo y monitorear el manejo del riesgo.
4. Evaluar las observaciones contenidas en los informes de los órganos de control externo relacionadas con las respectivas Direcciones y Subdirecciones y determinar los planes de mejoramiento a adelantar, en coordinación con la Oficina de Control Interno.
5. Sensibilizar a la organización en los temas de control interno.
6. Fomentar la cultura del autocontrol.
7. Las demás que le sean asignadas.
ARTÍCULO 20. FUNCIONES DEL SECRETARIO. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Corresponde al Subdirector de Centro designado o a quien haga sus veces, en su calidad de Secretario del Subcomité de Control Interno, ejercer las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del subcomité y efectuar la convocatoria de las reuniones, de acuerdo con las instrucciones del Director o Subdirector Regional.
2. Elaborar las actas de las sesiones del subcomité y presentarlas para la aprobación y firma del Presidente y llevar el correspondiente archivo de las mismas y la documentación soporte.
3. Presentar los resultados de las evaluaciones de control interno, los informes de los órganos de control externo y los informes sobre los elementos del sistema de control interno que tengan relación con la respectiva dependencia.
4. Coordinar el seguimiento de las decisiones del subcomité y presentar los informes de seguimiento en la siguiente sesión.
5. Someter a aprobación del subcomité proyectos de mejoramiento del sistema de control interno de la dependencia.
6. Coordinar con el subcomité el diseño del informe de gestión de conformidad con las pautas que fije el Comité Nacional, y remitir copia suscrita por el Presidente y el Secretario a este organismo.
ARTÍCULO 21. SESIONES DEL SUBCOMITÉ Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017. Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 3199 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El Subcomité sesionará por derecho propio cada tres meses, de manera presencial y/o virtual y cuando sea necesario y pertinente a solicitud debidamente sustentada de cualquiera de sus miembros.
Las decisiones se adoptarán conforme lo señala el parágrafo primero del artículo segundo de esta resolución.
ARTÍCULO 22. SEGUIMIENTO DE LAS DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Corresponde al Secretario del Subcomité o a quien este delegue, solicitar la elaboración del plan de mejoramiento al funcionario que tenga la responsabilidad de implementar una decisión del subcomité. Dicho plan se realizará con la asesoria de la Oficina de Control Interno de la Entidad El Secretario efectuará el seguimiento del mencionado plan.
Los resultados del seguimiento constarán en informe que se presentará en la siguiente. sesión del subcomité.
ARTÍCULO 23. INFORMES. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> Tanto de las acciones preventivas como correctivas, que adelante la Oficina de Control Interno de la Dirección General, se elaborarán informes que serán remitidos al Director General, a los Directores Regionales, al Distrito Capital y a los Subdirectores de Centro que ejercen funciones de Director Regional.
Los Directores Regionales, del Distrito Capital y los Subdirectores de Centro que ejercen funciones de Director Regional elaborarán un informe anual de gestión de todas las acciones de mejoramiento que se adelanten como consecuencia de las reuniones del Subcomité.
El Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno, a través de la Oficina de Control Interno, ejercerá seguimiento sobre el desarrollo de los planes de mejoramiento.
ARTÍCULO 24. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 13 de la Resolución 2303 de 2017> La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 049 de 1998.
COMINIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
DARIO MONTOYA MEJIA
Director General
