RESOLUCIÓN 528 DE 2013
(abril 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015>
Por la cual se regula la confirmación y el funcionamiento del Comité Nacional de Normalización de Cartera y los Comités Regionales de Normalización de Cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
LA DIRECTORA GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarías, especialmente las conferidas en el artículo 4o - numerales 2 y 23 y en el artículo 20 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 249 de 2004, “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA", establece en el artículo 4o como función del Director General: “23. Crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y funciones", y señala en su artículo 20 que “El Director General del SENA podrá crear y organizar Comités de Asesoría y Coordinación para estudiar y atender asuntos especiales de competencia del SENA".
Que mediante la Resolución 210 del 15 de febrero de 2007, se estableció en la entidad “…el reglamento de recaudo de cartera del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA”, la cual ha sido modificada parcialmente por las Resoluciones 627 de 2007, 960 de 2012 y 1624 de 2012.
Que de conformidad con los artículos 5, 6 y 7 de la Resolución 210 de 2007, los Directores Regionales son los funcionarios ejecutores facultados para adelantar el cobro coactivo de la cartera de la respectiva regional.
Que es procedente integrar un Comité Nacional de Normalización de Cartera y unos Comités Regionales de Normalización de Cartera, con el fin de propender por la adecuada gestión de la cartera a favor de la entidad, señalando la conformación de los mismos, sus funciones y las condiciones de funcionamiento.
Que en virtud de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, se publicó en la página web del SENA el texto del proyecto de esta Resolución, durante cinco (5) días calendario, desde el 1 de marzo de 2013, y no se recibieron opiniones, sugerencias ni propuestas alternativas.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
COMITÉ NACIONAL DE NORMALIZACION DE CARTERA.
ARTÍCULO 1o. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ NACIONAL DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> El Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes actuarán con voz y voto:
1. El Director(a) General o su delegado, quien actuará como Presidente del Comité.
2. El Director(a) de Promoción y Relaciones Corporativas, o su delegado.
3. El Director(a) Administrativo y Financiero, o su delegado.
4. El Director(a) Jurídico, o su delegado.
5. El Secretario(a) General, o su delegado.
6. El Coordinador(a) del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera.
7. El Coordinador(a) del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica.
8. El Coordinador(a) del Grupo de Normalización de Cartera de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno, o su delegado, asistirá a las reuniones del Comité Nacional de Normalización de Cartera con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 2o. INVITADOS AL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> El presidente del Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA, cuando lo considere pertinente, o por decisión del mismo Comité, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores públicos, quienes concurrirán con voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> El Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA, tendrá las siguientes funciones:
1. Revisar los procesos y procedimientos que tengan relación con la cartera del SENA, con el fin proponer los ajustes o cambios que considere necesarios para su mejora.
2. Proponer al(los) respectivo(s) Director(es) o Jefe(s), según el marco de sus competencias, políticas, lineamientos, actividades o proyectos para procurar el adecuado recaudo de la cartera de la entidad.
3. Proponer la elaboración y/o actualización de los manuales de funciones y procedimientos para el desarrollo de la administración y gestión de la cartera, por parte de los funcionarios que las ejecutan directamente.
4. Proponer a la Secretaría General del SENA y al(los) respectivo(s) Director(es) o Jefe(s), según el marco de sus competencias, acciones de capacitación, actualización o reinducción para las personas encargadas de la administración y gestión de la cartera de la entidad, de acuerdo a las solicitudes que ellos presenten, o los Comités Regionales, o los que identifique el Comité Nacional.
5. Procurar la sistematización de la información y del proceso de gestión de la cartera del SENA, que le permita a la entidad tener y manejar información confiable y actualizada.
6. Proponer a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo indicadores estratégicos, tácticos y operativos para el tablero de control, relacionados con la gestión de la cartera por parte de los operadores de la entidad.
COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA.
ARTÍCULO 4o. COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> En cada una de las Regionales del SENA funcionará un Comité Regional de Normalización de Cartera, que actuará sin perjuicio de las competencias vigentes en el ejercicio de la gestión de la cartera.
El Comité Regional de Normalización de Cartera de cada Regional estará conformado así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Internacionales.
3. El coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo del cual forme parte la Dirección Regional
4. El Secretario de Cobro Coactivo de la Regional.
En las Regionales donde no haya Coordinador del Grupo de Promoción y Relaciones Internacionales, participará en su remplazo el servidor público que designe por escrito el Director Regional.
PARÁGRAFO 1o. La participación del Director Regional en el Comité tiene carácter obligatorio e indelegable.
PARÁGRAFO 2o. INVITADOS. El Presidente del Comité Regional de Normalización de Cartera, cuando lo considere pertinente, o por decisión del mismo Comité, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores públicos, quienes concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS COMITÉS REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Cada uno de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, tendrán las siguientes funciones:
1. Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso administración y gestión de la cartera de la respectiva Regional, así como los respectivos controles que deben implementarse para eliminar, mitigar y administrar los riesgos identificados.
2. Proponer al Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA modificaciones a los procesos y procedimientos generales de la entidad relacionados con la cartera.
3. Establecer a nivel Regional acciones, lineamientos, proyectos o actividades tendientes a garantizar que las obligaciones que constituyen la cartera a favor del SENA en la respectiva regional se logre recaudar oportunamente.
4. Identificar y definir controles que deben implementar y ejecutar los responsables directos de la administración y gestión de la cartera del SENA en la Regional, para el oportuno y adecuado recaudo de la cartera, en general para la regional y en casos específicos.
5. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de cartera que tenga la Regional, identificando su estado actual, monto, trazabilidad, con el propósito de tomar las medidas necesarias para garantizar una eficiente gestión y normalización de la cartera Regional.
6. Establecer medidas preventivas y correctivas para que la información producida por las diferentes dependencias regionales, y que se relacionen con la administración y gestión de la cartera, fluya en el tiempo oportuno, de manera tal que estos insumos sean encauzados y procesados adecuadamente.
7. Garantizar que la información de la cartera a cargo de la Regional respectiva, sea confiable y actualizada; analizar esa información y determinar el estado de la cartera, con el fin de establecer las acciones tendientes a su normalización.
8. Proponer a la Secretaría General del SENA y al respectivo Director o superior, según el marco de sus competencias, acciones de capacitación, actualización o reinducción para las personas encargadas de la administración y gestión de la cartera de la regional, de acuerdo a las solicitudes que ellos presenten, o que el Comité Regional identifique.
REGLAMENTACIÓN DE LAS REUNIONES.
ARTÍCULO 6o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DE LOS COMITÉS NACIONAL Y REGIONALES DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Cada Comité de Normalización de Cartera se reunirá ordinariamente una vez por mes, el tercer viernes de cada mes, o en la fecha que se acuerde, y de manera extraordinaria, cuando las necesidades lo ameriten, o cuando el respectivo Comité lo decida.
ARTÍCULO 7o. QUÓRUM Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Las decisiones de cada Comité se adoptarán por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión con derecho a voto. Al inicio de cada reunión y en la verificación del quórum se deberá dejar constancia de los asistentes con derecho a voto.
ARTÍCULO 8o. ACTAS DE LAS REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones, tanto del Comité Nacional, como de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva y cronológica, debidamente firmadas.
SECRETARÍA TÉCNICA.
ARTÍCULO 9o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> La Secretaría del Comité Nacional de Normalización de Cartera del SENA estará a cargo de la persona que designe por escrito la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, en tanto que la Secretaría de los Comités Regionales de Normalización de Cartera la ejercerá el Coordinador(a) de Relaciones Corporativas o quien haga sus veces, y en caso de no existir esa coordinación en la Regional, la persona que designe por escrito el Director Regional de entre los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Los Secretarios, tanto del Comité Nacional, como de los Comités Regionales de Normalización de Cartera, ejercerán las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones ordinarias y a extraordinarias cuando así lo solicite el Presidente correspondiente, o lo acuerde el Comité.
2. Verificar el quórum.
3. Elaborar las actas de las reuniones y suscribirlas junto con los demás participantes.
4. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del Comité Nacional o del respectivo Comité Regional de Normalización de Cartera.
5. Coordinar los requerimientos logísticos para las reuniones del Comité.
6. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan respecto de este proceso.
7. El Secretario del Comité Regional de Normalización de Cartera deberá preparar un informe anual de la gestión del Comité, con corte al mes de diciembre, que será remitido al Secretario del Comité Nacional de Normalización de Cartera en el mes de enero.
8. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
PARÁGRAFO. Con no menos de dos (2) días de antelación a la sesión, el Secretario remitirá a los miembros del Comité una agenda de la reunión y citará a los invitados que deban asistir, indicando el tema a tratar con ellos.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Las funciones designadas al Comité Nacional de Normalización de Cartera y a los Comités Regionales de Normalización de Cartera, en nada substituye ni remplaza las que cada una de las Regionales, áreas u oficinas generadoras de cartera a favor del SENA deben adelantar, para garantizar que su recaudo se efectúe de manera oportuna y eficiente. El responsable de la gestión de cobro de la cartera de la respectiva Regional es el Director Regional, como funcionario ejecutor.
ARTICULO 12. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> Notificar el contenido de la presente Resolución al Secretario(a) General, a los(las) Directores(as) de Área, a los(las) Jefes de Oficina, a los(las) Directores(as) Regionales, a los(las) Subdirectores(as) de Centro, al(la) Coordinador(a) del Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección Administrativa y Financiera, al(la) Coordinador(a) del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica y al(la) Coordinador(a) del Grupo de Normalización de Cartera de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas..
ARTICULO 13. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> El(la) Director(a) de Promoción y Relaciones Corporativas y cada Director Regional debe garantizar y coordinar la comunicación de esta Resolución a los integrantes del respectivo Comité.
Es responsabilidad de los Directores Regionales el suministro adecuado y oportuno de los recursos físicos y logísticos necesarios para el funcionamiento del Comité Regional.
ARTICULO 14.<Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1136 de 2015> La presente Resolución rige a partir del día siguiente al de su notificación ordenada en el artículo décimo segundo de la misma, y deroga en su integridad la Resolución 1398 de 2011, así como las demás disposiciones que le sean contrarias; para los efectos del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011 publíquese en la página web del SENA.
NOTIFIQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C, el 05 ABR 2013
GINA MARIA PARODY D'ECHEONA
Directora General
