RESOLUCIÓN 1459 DE 2023
(julio 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACONAL DE APRENDIZAJE-SENA
Por la cual se declara y justifica la urgencia manifiesta que le permita al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, dar continuidad en el inmediato futuro a la prestación de los servicios integrales que garanticen la interoperabilidad, integración, administración, gestión, actualización y evolución de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones - TIC, para su correcto funcionamiento de manera continua y permanente en todas las sedes del SENA y lugares en los que cumpla funciones a su cargo y aquellos servicios y bienes conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio.
EL JEFE DE LA OFICINA DE SISTEMAS DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas mediante los artículos 24 y 42 de la Ley 80 de 1993, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por los artículos 2.2.1.2.1.4.1. y 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082 de 2015, la Resolución 1594 de 2018, la Resolución No. 1901 del 30 de octubre de 2018, la Resolución 01-01709 de 2022 y,
CONSIDERANDO:
El artículo 42 de la Ley 80 de 1993, establece:
“De la Urgencia Manifiesta. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos.
La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado.
PARÁGRAFO- Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente.” (Subrayas fuera del texto)
En virtud de lo anterior, resulta forzoso para el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA declarar urgencia manifiesta para conjurar la situación excepcional relacionada con su deber imprescindible de dar continuidad a la prestación de los servicios de tecnologías de la información y comunicaciones - TIC's con su respectiva interventoría, que le permitan a la comunidad en general seguir beneficiándose del servicio público esencial de formación para el trabajo que presta la Entidad.
De conformidad con lo dispuesto por la Resolución No. 1901 de 2018, expedida por el Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, “Por la cual se dictan medidas de orden administrativo y se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y para diferentes actuaciones administrativas en la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA”, la delegación para la ordenación del gasto y celebración de contratos a nivel central, según el artículo 9o es la siguiente:
“Delegar en el Secretario General, Directores de área y Jefes de Oficina de la Dirección General la competencia para la ordenación del gasto, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos y la ordenación del pago, para el normal desarrollo de las funciones administrativas de sus dependencias, independiente de la naturaleza y cuantía.
PARÁGRAFO 1. La delegación conferida en este artículo comprende: Dirigir y adelantar los procesos de selección con el apoyo del Grupo Integrado de Gestión Contractual, la adjudicación; la celebración de contratos, modificación, suspensión, adición, prórroga, terminación, liquidación, imposición de sanciones y los demás actos inherentes a la actividad contractual, tales como: expedición de certificaciones sobre la ejecución contractual, declaratoria de incumplimiento, decisión de recursos y los que adopten soluciones a las controversias contractuales y en general la expedición de todos los actos administrativos inherentes al cumplimiento de la función delegada.
PARÁGRAFO 2. La delegación señalada en este artículo no aplica para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales en los cuales se aplican las disposiciones y lineamientos previstos en la Resolución No. 54 del 18 de Enero de 2018, y demás que las modifiquen o aclaren.
PARÁGRAFO 3. En todo caso el Ordenador del Gasto, sin perjuicio de las autorizaciones y conceptos que requiera para adelantar un proceso contractual, conforme lo establece el Manual de Contratación de la Entidad; previo al inicio del mismo podrá solicitar apoyo de cualquiera de los Directores o Jefes de Oficina de la Dirección General, para que lo asesoren en asuntos técnicos relacionados con la necesidad que pretende satisfacer y que le sirvan para la toma de decisiones.
PARÁGRAFO 4. Cuando los procesos contractuales y/o de convenios, a cargo de las áreas delegatarias de la ordenación del gasto, requieran vigilancia externa de su ejecución, a través de una interventoría, este proceso deberá ser adelantado de forma simultánea al correspondiente proceso contractual o convenio según sea el caso.”
Según lo establecido por el Consejo de Estado en su Sentencia del 07 de febrero de 2011, Sala de lo Contencioso Administrativo (Exp. 34425), el acto administrativo por el ordenador del gasto de la Entidad declara la urgencia manifiesta tiene como finalidad lo siguiente: “
“Es evidente entonces, que ese acto administrativo, mediante el cual se declara la existencia de la urgencia manifiesta y se determina, ordena o autoriza la celebración de contratos en forma directa, obviando los procedimientos de selección que normalmente deben adelantarse para escoger a los respectivos contratos y que da lugar o conduce a la misma, es decir, que corresponde a lo que tradicionalmente se ha conocido en la doctrina y la jurisprudencia, como actos administrativos pre contractuales (...) que dentro de la categoría de los actos pre contractuales se deben incluir aquellos mediante los cuales se declara la urgencia manifiesta, ya que su finalidad es determinar, ordenar o autorizar la celebración de contratos de forma directa, obviando los procedimientos de selección que normalmente deben adelantarse para escoger un contratista. Una de las consecuencias de esta clasificación, es que mientras estos son susceptibles de control judicial mediante las acciones de simple nulidad o nulidad y restablecimiento del derecho; los otros, esto es, los actos contractuales, serán objeto de control por la jurisdicción a través de la acción contractual”
Asimismo, la Dirección Jurídica del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA mediante radicado 01-9-2023-041052 del 18 de julio de 2023, conceptuó sobre el particular lo siguiente:
“La competencia para proferir el acto administrativo de declaratoria de urgencia manifiesta conforme a la delegación como ordenadores del gasto, dispuesto en el Capítulo II. Delegación para la ordenación del gasto y celebración de contratos en el nivel central, artículo 9 la Resolución 1901 de 2018.”
De conformidad con lo anterior, la referida delegación comprende la facultad de adelantar todas las actuaciones pre contractuales y todos los actos inherentes a las diferentes etapas del proceso de contratación, por lo tanto, el Jefe de la Oficina de Sistemas tiene la competencia y la facultad para expedir el acto administrativo declarando la urgencia manifiesta, en los términos establecidos en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082 de 2015.
Por virtud de lo anterior, la urgencia manifiesta que se declara en el presente acto administrativo tiene fundamento en las siguientes circunstancias:
I. NATURALEZA JURÍDICA DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
De conformidad con lo dispuesto por el artículo 1o de la Ley 119 de 1994, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, es un establecimiento público del orden nacional con personería jurídica, patrimonio propio e independiente, y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Según lo dispuesto por el artículo 38 de la Ley 489 de 1998 y dada su naturaleza jurídica, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA forma parte de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional en el nivel descentralizado.
En materia de contratación, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA se rige por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007) y sus normas reglamentarias.
II. MISIÓN INSTITUCIONAL
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, se encuentra autorizado por el Estado para invertir en la infraestructura necesaria para mejorar el desarrollo social y técnico de los trabajadores en las diferentes regiones, a través de formación profesional integral que logra incorporarse con las metas del Gobierno Nacional, mediante el cubrimiento de las necesidades específicas de recurso humano en las empresas por medio de la vinculación al mercado laboral.
La Entidad ofrece formación gratuita a millones de colombianos que se benefician con programas técnicos, tecnológicos y complementarios que, enfocados en el desarrollo económico, científico y social del país, entran a fortalecer las actividades productivas de las empresas y de la industria para obtener mejor competitividad y mayores resultados en los diferentes mercados.
El recurso humano formado por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, adquiere cualificación en su desempeño laboral incrementando el nivel de su vida personal y el de su entorno familiar en pro del desarrollo del país.
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, genera desarrollo desde las regiones para todo el país, siendo protagonista en el desarrollo empresarial, industrial y agropecuario de Colombia. Los servicios públicos ofrecidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA están a la vanguardia tecnológica frente a la evolución de la industria.
La Entidad ofrece variedad de programas de formación que promueven el desarrollo del país e integran el conocimiento ancestral, así como el conocimiento de las comunidades indígenas, afrodescendientes y campesinas que conllevan a construir una formación aplicada a la realidad de los territorios del país.
III. PROPÓSITO DE LOS SERVICIOS TIC'S QUE PRESTA EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA AL PÚBLICO EN GENERAL
La Oficina de Sistemas del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA tiene como misión garantizar la prestación de los servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones al interior de la Entidad, apoyando los procesos de innovación, valor y apoyo para el cumplimiento de la misión institucional, mediante 3 pilares fundamentales: talento humano, tecnología y procesos.
El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, en su cadena de valor contempla el proceso estratégico de Gestión de Tecnologías de la Información, el cual tiene como objetivo “Gestionar integralmente los servicios de tecnologías de la información mediante planes, programas y proyectos orientados al fortalecimiento de la Entidad”. El proceso tiene definidos los servicios TI que la Oficina de Sistemas en la actualidad brinda a sus grupos de interés.
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA para cumplir con sus objetivos misionales, en los que se incluye brindar y ejecutar formación integral, necesita una plataforma tecnológica (hardware y software) como recursos estratégicos sobre la cual ofrecer servicios a sus usuarios.
El mantenimiento de estos recursos requiere tener: conectividad, internet, servicios de telecomunicaciones, soporte, seguridad energética, entre otros.
A través de su Oficina de Sistemas, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA busca garantizar la continuidad de la operación global de todos los servicios TIC de la Entidad, necesarios para soportar sus procesos, DISPONIBILIDAD E INTEGRIDAD EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS, de modo que, como se ha expuesto, considerando las directrices gubernamentales en materia TIC, las actividades misionales del SENA y las actuales condiciones de oferta tecnológica que existen en el mercado, la Oficina de Sistemas centraliza la evaluación de necesidades para la operación de servicios TIC que garanticen el cumplimiento de las funciones y objetivos del SENA, y se encuentra facultada para estructurar contrataciones para esta materia al interior de la Entidad.
De acuerdo a lo antes mencionado, los servicios de TI tienen una naturaleza transversal respecto de las funciones misionales del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, por lo que se necesita contar con la prestación de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones integrales que garanticen la interoperabilidad, integración, administración, gestión, actualización y evolución- TIC, para su correcto funcionamiento, de manera continua y permanente en todas las sedes del SENA y lugares en los que cumpla funciones a su cargo y aquellos servicios y bienes conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio.
La concreción de los objetivos institucionales exige al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, entre otras, contar con una plataforma virtual, “Sistema Optimizado para la Formación Integral del Aprendizaje Activo”, que le permite a cualquier persona acceder a un programa de formación complementaria y titulada.
En la actualidad el catálogo de programas de formación titulada y complementaria asciende a 4.064, de los cuales 647 son titulados y 3.417 son complementarios.
La relevancia de los servicios tecnológicos y de comunicaciones que presta el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, se refleja, entre otras, en el portafolio de formación virtual tecnológica que incluye los siguientes programas:
- Análisis y desarrollo de software.
- Animación 3D.
- Animación Digital.
- Desarrollo de colecciones para la industria de la moda.
- Desarrollo de Medios gráficos visuales.
- Desarrollo de productos electrónicos.
- Desarrollo de videojuegos y entornos interactivos.
- Desarrollo multimedia y web.
- Desarrollo publicitario.
- Gestión agroempresarial.
- Gestión eficiente de la energía.
- Gestión integral del transporte.
De igual forma, se hace evidente la relevancia de los servicios tecnológicos y de comunicaciones que presta el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA para la materialización del portafolio de formación virtual técnica que incluye los siguientes programas:
- Asesoría Comercial.
- Atención Integral al Cliente.
- Comercio de Productos Mayoristas.
- Comercio de Productos Sostenibles.
- Contabilización de Operaciones Comerciales y Financieras.
- Control de Calidad en Confección Industrial.
- Elaboración de Prendas de Vestir Sobre Medidas.
- Integración de Contenidos Digitales.
- Marketing Digital Para el Sistema Moda.
- Operaciones Comerciales en Retail.
- Operaciones de Comercio Exterior.
- Operación de Servicios en Contact Center y BPO.
- Patronaje Industrial de Prendas de Vestir.
- Preselección De Talento Humano Mediado Por Herramientas TIC.
- Procesamiento de Pruebas de Software.
- Programación de Aplicaciones para Dispositivos Móviles.
- Programación de Aplicaciones y Servicios para la Nube.
- Programación de Software.
- Promoción de Contenidos en Medios Digitales.
- Proyectos Agropecuarios.
- Servicio Aeroportuario a Pasajeros.
- Servicios Comerciales y Financieros.
- Servicio de Recepción Hotelera.
- Servicios Digitales de Bibliotecas.
- Servicios Postales y Transporte de Mercancías.
- Servicios y Operaciones Microfinancieras.
- Ventas de Productos en Línea.
En línea con lo anterior, es preciso contar con los servicios tecnológicos y de comunicaciones que presta el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, para desarrollar los cursos cortos virtuales de formación complementaria, los cuales se agrupan por familias de la siguiente manera:
- Administración de la tecnología de la información. - Administración de proyectos de construcción. - Agroindustrial.
- Agrícola.
- Artesanías.
- Automatización y control.
- Automotriz.
- Calidad.
- Calidad en el desarrollo de software.
- Ciencia, tecnología e innovación.
- Contabilidad y finanzas.
- Convenio DSP.
- Diseño.
- Electricidad y electrónica.
- Especies menores.
- Forestal y medio ambiente.
- Fotografía.
- Gastronomía.
- Gerencia pública.
-Gestión Administrativa.
-Gestión Documental.
-Gestión organizacional.
-Gestión y administración de proyectos.
-Habilidades blandas.
-Habilidades digitales.
-Ingres (bilingüismo).
-Manipulación de alimentos.
-Marroquinería.
-Mercadeo y logística.
-Música.
-Ofimática.
-Pedagogía.
-Prepárate para las pruebas Saber Pro.
-Producción pecuaria.
-Programación.
-Programas transversales.
-Química.
-SG-SST.
-Salud.
-Telecomunicaciones.
-Textil y confección.
-Transporte.
-Turismo.
En adición de lo anterior, a través de los servicios TIC's que presta el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, se desarrolla la red Tecno parque, con la cual el SENA promueve y estimula la productividad y competitividad para las empresas y las regiones de Colombia.
El Tecno parque nodo Bogotá, es un programa de innovación tecnológica del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA dirigida a todos los colombianos de manera gratuita, que actúa como acelerador para el desarrollo de proyectos de I+D+i (Investigación + Desarrollo + innovación), materializados en prototipos funcionales por medio del apoyo de un equipo multidisciplinario especializado y con amplia experiencia en el acompañamiento de proyectos.
Con la precitada iniciativa, el SENA promueve la productividad, el emprendimiento de base tecnológica y competitividad de las empresas, haciendo presencia en 15 nodos y en cuatro líneas tecnológicas: Electrónica y Telecomunicaciones, Biotecnología y nanotecnología, Ingeniería y diseño y Tecnologías Virtuales.
Dentro de los objetivos de Tecno parque se encuentra el desarrollo de proyectos innovadores de base tecnológica, para generar productos y servicios que contribuyan al crecimiento económico y la competitividad de país y las regiones.
Por otra parte, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA a través de sus servicios TIC's, desarrolla el programa Tecno academias que sirven para fortalecer competencias orientadas al uso, aplicación y desarrollo de tecnologías avanzadas.
La Tecno academia genera un escenario de aprendizaje donde los niños y jóvenes de educación básica secundaria y media pueden potenciar en el SENA sus capacidades de apropiación hacia la ciencia y la tecnología.
La formación en las Tecno academias surge de una intervención de alto impacto que busca fomentar el desarrollo de competencias en Ciencia, Tecnología e Innovación para generar competitividad e igualdad de oportunidades para los estudiantes, mediante una educación de alta calidad que promueve además sus habilidades de comunicación y familiarización con las tecnologías emergentes.
En las tecno academias, los estudiantes desarrollan sus competencias a través de la formación y la ejecución de proyectos de investigación y desarrollo experimental en una o varias ramas de las ciencias básicas y aplicadas como:
- Biotecnología.
- Nanotecnología.
- Ciencias básicas.
- Robótica.
- TIC.
- Electrónica.
- Ingeniería.
Desde el inicio de operaciones del programa en el año 2010, este programa ha atendido a más de 45.000 niños y jóvenes del país. La familia del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA se encuentra conformada por aprendices, instructores, egresados, personal administrativo y misional, etc., que requieren los servicios de la tecnología de la información y las comunicaciones para desempeñar cada uno de sus roles y cumplir con los fines del Estado.
En el contexto Nacional, encontramos varios aspectos que se alinean con la necesidad de llevar tecnología de calidad y conectividad a todo el país.
Frente a las TIC's se ha mencionado que su propósito es mejorar la conectividad de la población en todo el país; esta es una precondición para la generación de riqueza y bienestar en el marco de una sociedad global en rápida transformación, que exige saberes y formas innovadoras y colaborativas para una producción en sintonía con los desafíos sociales y ambientales.
El sector público busca cambiar procesos y cultura, y explotar datos masivos para aumentar eficiencia y generar valor nacional y regional.
Así las cosas, resulta claro que la operación de los diferentes servicios de información (sistemas de información, aplicaciones, herramientas), así como servicios y soluciones tecnológicas y de telecomunicaciones, están directamente relacionados con los procesos de cadena de valor estratégicos, misionales y de soporte del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA que deben ser brindados de manera continua e ininterrumpida.
IV. CARÁCTER PÚBLICO Y ESENCIAL DE LOS SERVICIOS A CARGO DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Considerando que el artículo 1o de la Constitución Política establece que Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalencia del interés general, y toda vez que, el artículo 2 ibidem dispone que son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación, defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo; resulta necesario advertir que en los términos de la carta política, es deber del Estado, en este caso a través de una Entidad como el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, promover el acceso a los servicios de formación para el trabajo cuyo carácter es el de un servicio público que tiene una función social.
De igual forma, el artículo 2o de la Ley 80 de 1993 establece, “Se denominan servicios públicos: Los que están destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del Estado, así como aquéllos mediante los cuales el Estado busca preservar el orden y asegurar el cumplimiento de sus fines”.
Por su parte, el artículo 54 de la Carta Política establece que es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran. El Estado debe propiciar la ubicación laboral de las personas en edad de trabajar y garantizar a los minusválidos el derecho a un trabajo acorde con sus condiciones de salud.
El servicio público que presta la Entidad aumenta la capacidad de progreso en Colombia a través del incremento de la productividad en las empresas y regiones, sin dejar de lado la inclusión social, por lo tanto, es imprescindible contar de manera permanente y continua con servicios TIC's para la consecución de los propósitos mencionados.
A la luz del artículo 365 de la Constitución Política de Colombia, “Los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del Territorio Nacional. Los servicios públicos estarán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares. En todo caso, el Estado mantendrá la regulación, el control, y la vigilancia de dichos servicios..."
Conforme lo establece el artículo 430 del C.S. del T., el servicio público se considera como "(...) toda actividad organizada que tienda a satisfacer necesidades de interés general en forma regular y continua, de acuerdo con un régimen jurídico especial, bien que se realice por el Estado directa o indirectamente, o por personas privadas (...)"
El concepto de servicios públicos esenciales necesariamente comporta una ponderación de valores e intereses que se suscita entre los trabajadores que invocan su derecho a la huelga y los sacrificios válidos que se puedan imponer a los usuarios de los servicios.
En línea con lo anterior, es preciso resaltar que la Ley 2108 de 2021, "LEY DE INTERNET COMO SERVICIO PÚBLICO ESENCIAL Y UNIVERSAL" O "POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA LA LEY 1341 DE 2009 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES", establece en su artículo 1o que, “Esta ley tiene por objeto establecer dentro de los servicios públicos de telecomunicaciones, el acceso a Internet como uno de carácter esencial, con el fin de propender por la universalidad para garantizar y asegurar la prestación del servicio de manera eficiente, continua y permanente, permitiendo la conectividad de todos los habitantes del territorio nacional, en especial de la población que, en razón a su condición social o étnica se encuentre en situación de vulnerabilidad o en zonas rurales y apartadas. (subrayas fuera del texto).
De conformidad con lo anterior, los servicios que presta el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, incluido el relacionado con el acceso a Internet, al tener un carácter público esencial, deben prestarse de manera ininterrumpida y con términos de calidad, lo cual indica que no pueden ser paralizados por ninguna circunstancia.
V. CONTINUIDAD DEL SERVICIO PÚBLICO A CARGO DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA - (IMPACTO POR LA NO POR LA NO CONTINUIDAD)
De conformidad con el concepto analizado por la Corte Constitucional, en sentencia T-618/00 del 29 de mayo de 2000, dicha corporación estableció frente al principio de la eficiencia en la prestación de los servicios públicos esenciales lo siguiente:
“El principio de eficiencia implica la continuidad del servicio. Uno de los principios característicos del servicio público es la eficiencia y, específicamente este principio también lo es de la seguridad social. Dentro de la eficiencia esta la continuidad en el servicio, es decir, que no debe interrumpirse la prestación salvo cuando exista una causa legal que se ajusta a los principios constitucionales. En la sentencia SU-562/99 expresamente se dijo sobre la eficiencia y continuidad: “uno de los principios característicos del servicio público es el de la eficiencia..."
Según lo anterior, es preciso acoger la figura de la urgencia manifiesta con el fin de garantizar la eficiencia administrativa y la continuidad de la prestación de los servicios TIC'S - SENA, comoquiera que los hechos acaecidos y narrados en el presente acto administrativo reflejar circunstancias irresistibles para la Entidad que le exigen adoptar las medidas establecidas en en la Ley 80 de 1993 para conjurar la situación frente a la continuidad de los servicios.
La Entidad requiere continuar con el modelo de operación actual para el cumplimiento de sus objetivos misionales, toda vez que los requerimientos técnicos y tecnológicos, actuales y futuros, imponen al SENA una prestación de servicios que optimice recursos de forma oportuna, razón por la cual es preciso dar continuidad a los servicios TIC hasta la fecha en que se tenga un nuevo operador habilitado para prestar el 100% de los servicios, además de tener que adquirir e implementar los equipos para disponer de los servicios requeridos, por ejemplo:
1. Migrar la cantidad de servidores y plataformas tecnológicas de la línea base de infraestructura centralizada, “5.9- Anexo 09 - Línea Base Data Center.xlsx” publicado en el link del proceso LP-DG-0001-2023.
2. Implementar los servicios en sede de la línea base de operación en sede, “5.8- Anexo 08 - Línea Base - Línea de Operación en Sede.xlsx” publicado en el link del proceso LP- DG-0001-2023.
3. Implementar los servicios en las diferentes sedes del SENA, “5.7- Anexo 07 - Línea Base - Sedes SENA.xlsx” publicado en el link del proceso LP-DG-0001-2023.
4. Para el cumplimiento de la solicitud de servicios se debe contar con el personal idóneo, “5.5- Anexo 05 - Talento Humano Prestación del Servicio.xlsx” publicado en el enlace del proceso LP-DG-0001-2023.
5. Implementar y disponer de una mesa de servicio a nivel nacional, con cobertura en todas las sedes, y con el personal idóneo para prestar el servicio, “5.5- Anexo 05 - Talento Humano Prestación del Servicio.xlsx”, “5.3.5 Especificación detallada línea de servicio de gestión de servicios TIC.pdf” publicado en el enlace del proceso LP-DG- 0001-2023.
6. Lo anterior imposibilita que un operador cuente con estas capacidades en los tiempos requeridos, además de estos puntos generales y estructurales, la cantidad de actividades que se plasman en los anexos técnicos en las diferentes etapas, deben tener una correcta y adecuada planeación para la disposición de los servicios de tecnología que se requieren.
Para el cumplimiento de sus objetivos, la Entidad opera en 263 sedes para las cuales es necesario garantizar el desarrollo de los procesos misionales y administrativos soportados en un grupo de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones, cuya visión está orientada a mantener la cobertura y mejorar la calidad para alcanzar un mayor éxito, que lo ubique en los más altos niveles de prestación de servicios, por lo cual, para su funcionamiento, requiere contar con Servicios de Tecnologías de Información y Comunicaciones que le permitan interconectar sus Regionales y sus Centros de Formación, así como con los requeridos para desarrollar su misión, alcanzar sus objetivos y cumplir sus funciones.
Por lo tanto, a continuación, se expresa la forma en la cual se afectarían los servicios misionales que presta la Entidad, en caso de la ausencia de los servicios TIC's prestados actualmente a través del Contrato N.º 1122512 de 2029, así:
1. Línea de Operación en Sede
La línea de servicio de Operación en Sede está compuesta por cuatro servicios a saber: Energía Eléctrica Regulada, Conectividad en Sede, Telefonía IP y Video comunicaciones, los cuales están dispuestos en más de 240 sedes a nivel nacional, los cuales se podrían afectar, como se señala a continuación, en el caso de la ausencia de estos servicios:
- Energía Eléctrica Regulada: Este servicio se encarga de asegurar la calidad de energía que consumen los dispositivos TIC de las sedes, desde los centros de cableado hasta el equipo de cómputo del usuario final, los cuales por recomendaciones del fabricante requieren un flujo constante y limpio de energía para operar en óptimas condiciones. Asimismo, este servicio se encarga de dar soporte de 60 minutos en los casos en que la energía comercial en las sedes se cae o es inestable, permitiendo la continuidad de actividades aun cuando no haya flujo de energía comercial en la sede. En conclusión, sin este servicio no se puede garantizar la continuidad en la ejecución de la formación que requiera de dispositivos TIC.
-TOTAL KVA UTR OPERADOR TIC: 9496 o Cantidad Total GE: 1 o TOTAL KVA GE OPERADOR TIC: 50 o TABLEROS REGULADOS: 1318 o TOMAS: 77294 o SPT: 312
- CONTROL DE ACCESO Y MONITOREO: 690 o AIRE ACONDICIONADO: 497
- Conectividad en Sede: Este servicio se encarga de asegurar la conexión local tanto en redes cableadas como inalámbricas y de enlazar los dispositivos de la red con Internet. Sin este servicio, un usuario final no podría acceder a través de sus dispositivos inteligentes a la red local o a la red de internet, lo que significa que los programas de formación que requieren servicios TIC no pueden darse.
- Centro de cableado-MDFs: 258
- Centro de cableado-IDFs: 591 o Total puntos de cableado por sede: 70227
- Centro de cableado-Cantidad de Racks: 809 o Centro de cableado-Metros de Fibra: 71076 o Switch Core: 258
- Switch de Acceso PoE 48 Puertos-SFP+: 1274 o Switch de Acceso PoE 24 Puertos-SFP+: 410 o WLAN-Acces Point Indoor: 4467 o WLAN-Acces Point Outdoor: 353 o WLAN-Controladora Inalámbrica: 10
- Telefonía IP: Este servicio se encarga de intercomunicar las sedes a través de dispositivos de Voz IP, en los cuales se pueden realizar sesiones de teleconferencia. Asimismo, se puede tener este servicio desde los teléfonos celulares de los usuarios. Este servicio es de uso administrativo del SENA y permite unificar las comunicaciones internas a través de voz IP, así como las conexiones con la red telefónica análoga conmutada. Sin este servicio, el SENA no puede atender los requisitos del gobierno de asegurar canales de comunicación telefónicos con los usuarios.
-Teléfonos IP Gama Media: 1401 o Teléfonos IP Gama alta: 834 o Diademas: 4532 o Troncales Análogas: 417 o Troncales E1/PRI: 61 o Extensiones IP: 6763 o Troncales SIP: 258 o MIFI: 786
-Gateways: 260 o TMOvil: 290
- Línea de Infraestructura Centralizada
La línea de servicio Infraestructura Centralizada está compuesta por los servicios Data Center y Conectividad SD-WAN e Internet.
Data Center:
No se contaría con la solución de nube privada la cual soporta los aplicativos, sistemas de información y bases de datos de los ambientes de producción, desarrollo y pruebas con los que cuenta actualmente la entidad.
Al no contar con el servicio de una solución de Seguridad Perimetral y de Data Center no se garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, que permita evitar y dar tratamiento a distintas amenazas referentes a la seguridad informática.
- No se tendría acceso a las más de 20.000 vacantes u ofertas de empleo que diariamente publica la Entidad a través del Portal de la Agencia Pública del Empleo - APE, para que puedan ser consultados por cualquier persona e iniciar la búsqueda de empleo. La Agencia Pública de Empleo por medio de esta herramienta de intermediación laboral, facilita el contacto organizado entre buscadores de empleo y empresarios, soportado en un servicio personalizado para orientar y asesorar a los usuarios sobre la dinámica del mercado laboral, en una red de oficinas con cobertura a nivel nacional.
- No se tendría acceso a las ofertas educativas que publica la Entidad por medio del portal Sofia Plus, en el cual los ciudadanos pueden consultar y realizar la inscripción a las diferentes convocatorias donde se ofrecen programas de formación integral gratuita con modalidades tituladas presenciales y a distancia.
- No se podría realizar la implementación y cambios solicitados por los lideres técnicos del SENA sobre los sistemas de información que requieran alguna modificación debido a cambios en normatividad vigente.
- No se contaría con un operador de servicios de TI que permita realizar la administración, gestión y monitoreo de las soluciones, almacenamiento, respaldo, servidores (físicos y virtuales), aplicaciones, bases de datos, suite Office 365, de correo electrónico y demás aplicaciones y servicios tecnológicos con los que cuenta el SENA actualmente para brindar los servicios misionales a los ciudadanos, Aprendices y beneficiarios de la entidad.
- 5.9- Anexo 09 - Línea Base Data Center.xlsx, publicado en el enlace del proceso LP-DG-0001-2023.
Conectividad SD-WAN e Internet:
Debido a que no exista el acceso del personal administrativo y misional a las aplicaciones de la Entidad y demás recursos en la red que se efectúa a través del servicio de Conectividad SD-WAN e Internet, es posible que no se cumpla la Misión Institucional.
Al no contar con conectividad desde las sedes del SENA hacia y desde los servicios de comunicación de voz, datos, video, sistemas de información e internet, seguridad perimetral y de Data Center, no se estarían soportando los procesos y actividades de los diferentes funcionarios y usuarios adscritos a la entidad, en línea con las metas institucionales.
Sin el servicio de conectividad SD-WAN no se puede garantizar la administración, mantenimiento y gestión de los componentes necesarios para la conectividad de los usuarios, la gestión y monitoreo de red de todas las sedes del SENA.
Al no contar con la debida administración y operación de los servicios de conectividad SD-WAN, se presentaría una indisponibilidad en la prestación del servicio, tanto interno como externo.
-“5.7- Anexo 07 - Línea Base - Sedes SENA.xlsx”, publicado en el enlace del proceso LP-DG-0001-2023.
Dados su objeto misional, su visión y la oferta de servicios a la ciudadanía que se encuentra a su cargo, el SENA requiere la continuidad en la operación de la plataforma TIC que incluye cobertura territorial y de usuarios para la prestación del servicio público que exige su naturaleza, en consideración a los estándares de la tecnología actual disponible la cual permite cobertura y acceso a la ciudadanía
- Línea de Gestión de Servicios TIC
La línea de servicio de Gestión de Servicios TIC está compuesta por el servicio de Mesa de Servicios, y las Gestiones ITIL y Complementarias. A continuación, se expresa la forma en la cual se afecta los objetivos misionales del SENA en caso de la ausencia de este servicio y estas gestiones:
Mesa de Servicios: Este servicio es el único punto de contacto entre el usuario y los servicios TIC del contrato 1122512. Sin este servicio se generan los siguientes inconvenientes, entre otros:
- No hay único punto de contacto, situación que genera caos en la gestión de incidentes y solicitudes de los usuarios.
- No hay soportes en sitio en las sedes a nivel nacional, lo que aumenta los tiempos de respuesta y solución ante cualquier inconveniente de los usuarios.
- Las regionales tendrían que hacerse cargo de resolver sus propios problemas o inconvenientes técnicos, sin tener la experticia para ello.
- Los servicios de operación en sede no tendrían soporte remoto (soportes en sitio) para resolver incidentes de manera rápida en las sedes.
- Al no existir los agentes de nivel 1, es más complejo direccionar los incidentes o solicitudes a los servicios y se aumentan los tiempos de respuesta.
En adición de lo anterior, se listan a continuación las soluciones tecnológicas que sufrirían afectación en caso de interrupción y las dependencias directamente perjudicadas:
| ITEM | NOMBRE DE SOLUCIÓN TECNOLÓGICA | DESCRIPCIÓN | TIPO DE SOLUCIÓN TI | TIPO DE PROCESO | PROCESO SOPORTADO | ÁREA FUNCIONAL - GRUPO |
| 1 | APORTES CERTIAPORTES -CONSULTA HISTÓRICA | Sistema de consolidación nacional de aportes parafiscales, en este se identifican las empresas que han cotizado ingresos con el SENA | Aplicación | SProceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Recaudo y Cartera |
| 2 | PLANILLA INTEGRAL CARTERA - CONSULTA HISTÓRICA | Es el Sistema para el recaudo de los aportes parafiscales, así como la consulta y administración de los datos de los aportes parafiscales del SENA que se realizan mediante la planilla PILA. | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Recaudo y Cartera |
| 3 | KACTUS | Sistema para la gestión de nómina del SENA, gestión de nómina e información personal de los funcionarios del SENA | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo de Salarios |
| 4 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECAS - ALEPH500 | Software de almacenamiento para la gestión de las bibliotecas del SENA, transacciones asociadas a los libros. Integración con SOFIA, Software PRIMO (aplicación externa) | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo gestión estratégica de la formación profesional |
| 5 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN VIRTUAL DE APRENDICES (SGVA) | Sistema de información para la administración y gestión virtual de los aprendices en las empresas de Colombia, mediante la asesoría y soporte en línea para hacer consulta de perfiles, requerimientos de aprendices, selección de estos, registros de contratos y de esta forma dar cumplimiento a la cuota regulada que se establece a las empresas según la Ley 789 de 2002. Teniendo en cuenta los perfiles requeridos por el empresario. Impacta directamente el indicador de Contratos de Aprendizaje con el cual se mide la gestión de la Dirección de Empleo. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas - Grupo Nacional de Servicio a la empresa y contrato de aprendizaje |
| 6 | CORREO ELECTRÓNICO MISENA | La cuenta de correo electrónico MISENA es un servicio ofrecido de manera gratuita para los aprendices e instructores de programas de formación titulada presencial y virtual. | Herramienta | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Gestión Estratégica y |
| 7 | GESTIÓN DOCUMENTAL ONBASE | Sistema de información para gestión de contenido empresarial que apoya la gestión electrónica y física documental del SENA a nivel nacional. | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión documental | Secretaría General - Grupo de Administración de documentos |
| 8 | OFICINA VIRTUAL FORMACIÓN - CONSULTA HISTÓRICA | Sistema de gestión y administración de los cursos virtuales ofertados por el SENA. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo Administración Educativa |
| 9 | PORTAL WEB INSTITUCIONAL | Sistema web de publicación de información y redireccionamiento a otras aplicaciones de la Entidad y es el canal de enlace para la publicación de datos abiertos | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión de comunicacione s | Oficina De Comunicacione s |
| 10 | SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL (SMA) | Sistema de administración para el servicio médico del SENA | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo de Servicio Médico Asistencial |
| 11 | SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE PROYECTOS (SIGP) | Sistema Integrado para Gestión de Proyectos que se postulan a las convocatorias vigentes. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de la Innovación y la Competitividad | Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo |
| 12 | SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO FINANZAS 2000 (SFI) - CONSULTA HISTÓRICA | Sistema para gestión de pagos servicio personales | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera - Presupuesto, contabilidad y tesorería |
| 13 | SISTEMA ADMINISTRATIVO ORIONS - CONSULTA HISTÓRICA | Respuesta: Sistema gestión de información para la administración y control de bienes y recursos institucionales, el cual realiza el manejo de Inventario de los siguientes módulos: | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de infraestructura y logística | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Almacenes e Inventarios |
| 14 | SISTEMA DE GESTIÓN DE CENTROS (SGC) - CONSULTA HISTÓRICA | Es un sistema de gestión académico administrativo de la vigencia de 2000 a 2009. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral, | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Administración Educativa, |
| Gestión de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales, | ||||||
| Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo | |||||
| 15 | SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE | SECCL es el Sistema de evaluación de apoyo en la ejecución del proceso de | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de evaluación y certificación de | Dirección del Sistema Nacional de |
| COMPETENCIAS LABORALES (SECCL) - CONSULTA HISTORICA | competencias laborales, y administración de competencias laborales hasta la obtención del certificado. | competencias laborales - Consulta histórica | Formación para el Trabajo | |||
| 16 | FIRMA DIGITAL_CERTIFICACIO NES | Sistema de información que permite la generación de los certificados de formación para aprendices y candidatos. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Administración Educativa |
| 17 | CONTRATACIÓN | Herramienta de contratación para orientar y apoyar los procesos contractuales que realiza la institución, de conformidad con las disposiciones de la Ley. | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión contractual | Dirección Jurídica - grupo integrado de gestión contractual |
| 18 | SISTEMA DE INFORMACIÓN OPTIMIZADO PARA LA FORMACIÓN INTEGRAL Y EL APRENDIZAJE ACTIVO (SOFIA PLUS) | Sistema de información para administración educativa y formación profesional | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - |
| 19 | SISTEMA DE INFORMACIÓN AGENCIA PÚBLICA DE EMPLEO (APE) | PORTAL: Es un portal utilizado para conectar a personas en búsqueda de empleo con las vacantes que generan los empresarios. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - Grupo Nacional de la Agencia Pública de Empleo |
| 20 | OBSERVATORIO LABORAL Y OCUPACIONAL | Suministrar Información confiable, actualizada y de uso público sobre el comportamiento de las ocupaciones a nivel nacional con base en diversas fuentes del mercado laboral qué contribuyen a la orientación de acciones de formación y empleo. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - Grupo de Observatorio laboral y Ocupacional |
| 21 | GESDOC2K_CONSULTA HISTÓRICA | Sistema de información que solo sirve para consultas, es decir guarda un histórico importante para el SENA a nivel de base de datos correspondiente a los años desde el 2000 hasta el 2003, Su número de usuarios no pasa de 100, esta aplicación esta sobre Oracle Forms and Reports 6i. | Base de Datos de consulta histórico | Proceso de Soporte | Gestión documental | Secretaría General - Grupo de Administración de documentos |
| 22 | GESDOC06_CONSULTA HISTÓRICA | Sistemas referencial donde se encuentra registrada la información de control | Base de Datos de | Proceso de Soporte | Gestión documental | Secretaría General - Grupo de |
| documental registrada entre los años 1996 al 2007. Esto es un histórico de información la cual solo puede ser accedida para ser consultada | consulta histórico | Administración de documentos | ||||
| 23 | COSTOS WEB | Aplicativo para costeo de la Formación del SENA | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo - Grupo Gestión de costos |
| 24 | BASE DE DATOS SNIES | Es la base de datos que sirve para la preparación de cargue de información al SNIES, la fuente de información SOFIA, export de información 400MB de la DB Sofia. De manera trimestral se carga información plana de SNIES local al ministerio de educación. | Base de datos | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 25 | CHATBOT AGENTI | Asesor virtual es una aplicación web perteneciente al SENA, representa una línea de atención a los grupos de interés por medio de un chat de respuesta automática. | Herramienta | ISA: Proceso de Soporte | ISA: Gestión de recursos financieros | ISA: Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Almacenes e Inventarios |
| 26 | PERIÓDICO WEB SENA | Es un repositorio de las revistas digitales de la oficina de comunicaciones. | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de comunicacione s | Oficina De Comunicacione s |
| 27 | PORTAL PQRSD | Portal para radicación de las peticiones, quejas y reclamos del público en general ante el SENA. | Portal Web | Proceso de Soporte | Relacionamien to empresarial y gestión del cliente | Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas - Grupo Nacional de Servicio al Ciudadano |
| 28 | SISTEMA DE LA DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO (DSNFT) | Sistema que información que soporta los siguientes procesos de la coordinación de Gestión de competencias laborales y la Coordinación de Evaluación de certificación de competencias laborales: | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de evaluación y certificación de competencias laborales, gestión de instancias de concertación y competencias laborales | Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo - Coordinación Gestión de competencias laborales |
| 29 | MICROSOFT CRM - ON PREMISE | Sistema de información para administración de la relación y gestión de las empresas aportantes al SENA | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas |
| 30 | COMPROMISO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL SIGA | Sistema de Información para administrar el sistema integrado de gestión y autocontrol - SIGA del SENA, soportando la gestión de los subsistemas de las Políticas de Calidad, Ambiental, Salud y Seguridad en el Trabajo, Seguridad de la Información y MECI. | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo - Grupo de planeación estratégica y mejoramiento organizacional |
| 31 | SISTEMA FONDO NACIONAL DE VIVIENDA DEL SENA | Es un sistema de información donde se hace la solicitud, evaluación y aprobación de créditos de vivienda del SENA | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo de vivienda |
| 32 | PLAN DE ACCIÓN - PROGRAMACIÓN DE METAS | Sistema para el registro de la Planeación anual del SENA. Informar y especificar al usuario la estructura y conformación del sistema con el fin de que puedan hacer instalación, soporte y modificaciones o actualizaciones al sistema. El informe permitirá conocer los requerimientos de instalación del aplicativo PROGRMACIÓN DE METAS. | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 33 | PLAN DE ACCIÓN - FORMULARIO Y SEGUIMIENTO | Sistema para el registro de la Planeación anual del SENA. Informar y especificar al usuario la estructura y conformación del sistema con el fin de que puedan hacer instalación, soporte y modificaciones o actualizaciones al sistema. El informe permitirá conocer los requerimientos de instalación del aplicativo FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO. | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 34 | SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTO SENNOVA | El Sistema de Gestión de Proyectos SENNOVA - SGPS, es una solución tecnológica desarrollada por el Grupo SENNOVA, que posibilita la captura, codificación, comunicación, utilización,y almacenamiento de los activos intelectuales, experiencias, buenas prácticas, lecciones aprendidas y casos de éxito que se generan desde cada una de laslíneas programáticas que integran los programas de investigación aplicada, desarrollo tecnológico e innovación. De igual forma, es una instancia articuladora entre los sistemas de información especializados de cada línea que permiten la interacción directa con usuarios internos y externos a la entidad. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de la Innovación y la Competitividad | Dirección de Formación Profesional - Grupo Gestión de la Innovación y la Competitividad |
| 35 | BUS DE DATOS | Servicio de integración para los sistemas de información de la Entidad | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - Grupo de Gestión de Sistemas de Información |
| 36 | CÓDIGO DE BARRAS - SPU | Herramienta para generación de identificadores en códigos de barras para los sistemas de inventarios. | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros, | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Almacenes e Inventarios |
| 37 | SEVEN - CONSULTA HISTÓRICA | ERP para gestiones de procesos. | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Almacenes e Inventarios |
| 38 | MANTIS BUGTRAKER | Herramienta en la cual se registran los casos de soporte y requerimientos de diferentes aplicaciones para su gestión y seguimiento. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - Grupo de Gestión de Sistemas de Información |
| 39 | REDMINE | Administración de proyectos y registro de control de tareas para el equipo del grupo de Sistemas de Información de la dirección general. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - grupo de gestión de sistemas de información |
| 40 | SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE APLICATIVOS - WIKI | Repositorio de documentos, fax, preguntas frecuentes, temas soporte de aplicaciones, sitio de referencia para solicitudes e inconvenientes de la entidad. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - Grupo Sistemas de información |
| 41 | REPOSITORIO SVN DESARROLLOS | Herramienta para el control de versiones en sistemas de información. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - Grupo de Sistemas de información |
| 42 | GXSERVER | Herramienta para el control, seguimiento y copias de las bases de conocimiento (KB) desarrolladas desde Genexus. | Aplicación | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - Grupo de Sistemas de información |
| 43 | PÁGINA MI INVENTARIO | Recurso para consulta de los inventarios de cuentadantes a nivel nacional y diligenciamiento de las tomas virtuales para inventarios. | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Almacenes e Inventarios |
| 44 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS (SIC) | Sistema de Información que tiene como fin el registro y apoyo a la administración de contratistas y cuentas de cobro. Incluyendo las funcionalidades de Información de los contratistas, generación de planillas para las cuentas de cobro, cierre de contratos y reportes. | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión del talento humano | Secretaría General |
| 45 | SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL - SPU | SPU-SMA: Herramientas de apoyo para los procesos de liquidación, beneficiarios y órdenes del aplicativo SMA (Servicio Médico Asistencial). | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo de gestión de Servicio Médico Asistencial. |
| 46 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA ENI (SIENI) | Sistema de información para la gestión de los planes de capacitación para instructores del SENA en aspectos técnicos, transversales y pedagógicos. | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Escuela Nacional de Instructores/ |
| 47 | CONTROLDOC | Sistema para apoyo a solicitudes de conceptos técnicos a la oficina de sistemas, gestión de proyectos a la de la Dirección de planeación y direccionamiento corporativo y gestión contractual (Inactiva) a la dirección jurídica | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Conceptos técnicos: | Conceptos técnicos: |
| 48 | BLACKBOX | BlackBox es una aplicación Web destinada al manejo de datos de la contratación de bienes y servicios del SENA, para | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión jurídica | Dirección Jurídica - Grupo integrado de |
| realizar el reporte de la información contractual por parte de los directores regionales y la Dirección General, de forma adecuada para garantizar la calidad en el informe al - SIRECI- | gestión contractual | |||||
| 49 | CAPACITACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST) | Aplicación interactiva para servidores públicos que promueve y evalúa los conocimientos relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad. | Aplicación | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo |
| 50 | NORMOGRAMA | El normograma es una aplicación que permite a las entidades públicas y privadas delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto misional. El acceso a la información se puede realizar por el público en general. | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión jurídica | Dirección Jurídica - Grupo de conceptos jurídicos y producción normativa |
| 51 | GESTIONWEB (WEBSUPPORT) | Apoyo procesos internos de grupo de gestión de sistemas de información GGSI de la oficina de sistemas con relación a certificaciones y gestión de centros consulta histórica. | Aplicación | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - Grupo de gestión de Sistemas de información |
| 52 | SOFTWARE IDEA- CONTROL INTERNO | Software para extracción y análisis de datos, Software de auditoría para análisis de datos y pruebas de auditoría, para automatizar las técnicas de auditoría asistidas por computador. | Aplicación | Proceso de Evaluación | Gestión evaluación y control | Oficina de Control Interno |
| 53 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DISCIPLINARIA (SID3) | Información de los procesos disciplinarios que se adelantan en todos los funcionarios SENA. | Sistema de Información | Proceso de Evaluación | Gestión de asuntos disciplinarios | Oficina de control interno disciplinario |
| 54 | SISTEMA AUTO AUDITORIA DE CONTROL INTERNO (AUTOAUDIT) | Registrar las evidencias y papeles de trabajo de las diferentes auditorias e informes de ley que se realizan a nivel nacional. Se puede hacer una interfaz para mejorar los planes de mejoramiento de ese ejercicio de auditoría. | Sistema de Información | Proceso de Evaluación | Gestión evaluación y control | Oficina de control interno |
| 55 | SISTEMA DE INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL DEL SENA (SIOS) | SIOS es un sistema que permita realizar la medición de los indicadores del SENA, permite presentar tableros | bodega de datos o Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo - |
| de indicadores de alto impacto, a través de un portal de fácil acceso para el área de planeación y algunas regionales y centros de la entidad, antiguamente era conocido cómo Centro excelencia Microsoft COE. | Grupo de la información y evaluación de resultados | |||||
| 56 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES (SACB) | Sistema de información para la gestión y control de los bienes de propiedad, planta, equipo y demás bienes, del Sena acorde con la normatividad vigente que rige a esta entidad | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de infraestructura y logística | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Almacenes e Inventarios |
| 57 | PROYECTO GESTIÓN DE CONOCIMIENTO - CONSULTA HISTÓRICA | plataforma de creación de grupos de investigación del Sena, se proyecta como un sistema integrado para la gestión, seguimiento y cierre de los proyectos de SENNOVA | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de la Innovación y la Competitividad | Dirección de Formación Profesional |
| 58 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECAS -OPEN JOURNAL SYSTEM (OJS) | Este software permite hacer un seguimiento al proceso editorial de las revistas del SENA, desde la remisión de artículos por parte de los autores hasta la publicación y promoción de los resultados disponibles de forma gratuita y pública de acuerdo con los lineamientos internacionales de acceso abierto en el sitio http://revistas.sena.edu.co/. | Portal Web | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de ejecución de la formación profesional |
| 59 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECAS - REPOSITORIO INSTITUCIONAL DSPACE | Código abierto que permite el depósito, organización y visualización de la producción intelectual de la entidad | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de ejecución de la formación profesional |
| 60 | JASPER | Herramienta para generar varios reportes de diferentes fuentes de información de OBSERVATORIO LABORAL, SOFIA PLUS, CONTRATISTAS y APE | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la información - Gestión de formación profesional integral | Oficina de sistemas - Grupo Sistemas de información |
| 61 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECAUDO, CARTERA Y COBRO COACTIVO (SIREC) | SIREC: | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de recursos financieros, Gestión jurídica Recaudo y Cartera | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de |
| 62 | SISTEMA NACIONAL DE PRODUCCIÓN DE CENTROS DE FORMACIÓN (SGARC) | Aplicación que soporta la venta de productos y servicios realizados para el SENA como proveedor hacia la misma entidad u otros clientes. | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera |
| 63 | MICROSOFT CRM - ON LINE | Herramienta unificada y automatizada de los principales procesos operativos dentro del SENA: | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Gestión de recursos financieros | Dirección Jurídica y Dirección administrativa y financiera |
| 64 | SISTEMA DE VOTO ELECTRÓNICO | Aplicativo de voto electrónico para las elecciones de los representantes de los empleados ante las comisiones de la Entidad. | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Secretaría General- Grupo de Relaciones Laborales |
| 65 | INTRASUITE | Sistema que provee acceso a los expedientes pensionales digitalizados, de acuerdo con la normatividad archivística, facilitando el registro, publicación y consulta de los documentos que permiten extraer los datos requeridos para los cálculos actuariales de orden legal y el proceso de conmutación. | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo de Pensiones |
| 66 | CONVOCATORIAS SENNOVA | El sistema de información Convocatorias es un sistema de información para gestionar las convocatorias de los proyectos SENNOVA desde el lanzamiento de las convocatorias, publicación de evaluaciones, evaluación presupuestal hasta la asignación de los recursos de los proyectos seleccionados | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de la Innovación y la Competitividad | Dirección de Formación Profesional - Grupo de SENNOVA |
| 67 | SISTEMA DE INFORMACIÓN CARGUE Y REPORTE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO (SED) | Evaluación de Desempeño: Almacenar la información referente a la evaluación del desempeño realizadas a los funcionarios de la entidad. | Aplicación | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Secretaría General - Grupo Relaciones Laborales |
| 68 | CLASIFICACIÓN ÚNICA DE OCUPACIONES PARA COLOMBIA (CUOC) | Aplicativo para la validación de perfiles ocupacionales - CUOC | Aplicación | Prso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - Grupo de Observatorio laboral y Ocupacional |
| 69 | COMUNICA | Es una aplicación de apoyo que alberga aplicativos de comunicaciones como el sitio de niños http://comunica.sena.edu.co/portal-ninos/de ley del portal web, y otros desarrollos de apoyo como linkeding Comunica.sena.edu.co/link eding. | Aplicación | Proceso de Soporte | Gestión de comunicacione s | Oficina De Comunicacione s |
| 70 | DASHBOARD EMPLEABILIDAD | Es una plataforma que permite el cálculo y visualización de la tasa de vinculación semestral de formación titulada y la tasa de empleabilidad de formación complementaria. La visualización se realiza a través de un portal de fácil acceso para los directores y subdirectores de centro de formación, así como para los directores misionales de la entidad. | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - Grupo de Observatorio laboral y Ocupacional |
| 71 | EVALUACIONES EN LÍNEA -ECCL | Permite la ejecución de las pruebas en línea del proceso de evaluación y certificación de competencias laborales de la dirección del sistema nacional de formación para el trabajo, esta solución complementa la aplicación DSNFT.sena.edu.co | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de evaluación y certificación de competencias laborales | Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo - Coordinación Evaluación de certificación de competencias laborales |
| 72 | NUBE SENA NUEVA INTRANET | Portal para publicación de información interna SENA entre sus empleados y servidores. | Portal Web | Proceso de Soporte | Gestión de comunicacione s | Oficina De Comunicacione s |
| 73 | PLAN DE ACCIÓN - WEB OPERATIVA | Sistema para el registro de la Planeación anual del SENA. Informar y especificar al usuario la estructura y conformación del sistema con el fin de que puedan hacer instalación, soporte y modificaciones o actualizaciones al sistema. El informe permitirá conocer los requerimientos de instalación del aplicativo WEB OPERATIVA | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 74 | PLAN DE ACCIÓN - PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL | Sistema para el registro de la Planeación anual del SENA. Informar y especificar al usuario la estructura y conformación del sistema con el fin de que puedan hacer instalación, soporte y modificaciones o actualizaciones al sistema. El informe permitirá conocer los requerimientos de instalación del aplicativo PROGRAMACIÓN PRESUPUSTAL. | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 75 | PLAN DE ACCIÓN - BANCO DE PROYECTOS SENA (BPS) | Se controla la formulación de los proyectos internos del Sena | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 76 | AUTOMATION ANYWHERE - OLOBOT | ROBOT PARA LA GENERACIÓN DE LAS TENDENCIAS DE LAS OCUPACIONES LABORALES - OLOBOT | Herramienta | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - Grupo de Observatorio laboral y Ocupacional |
| 77 | SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS MAESTROS (SADAM) | Solución para consolidar, integrar y aplicar principios de calidad a los datos claves del SENA a través de un conjunto de metodologías, herramientas y procesos, necesarios para crear y mantener conjuntos precisos y consistentes de datos. De esta forma se identifica la información más importante de la Entidad (aprendices, empresas, programas), creando una única fuente de la verdad, que permite a la organización mejorar sus procesos empresariales. | Aplicación | Proceso Estratégico | Direccionamie nto estratégico | Oficina de sistemas - Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo |
| 78 | SENA SALUD360 | Sistema de Apoyo a la formación profesional técnica, tecnológica y especialización tecnológica de los aprendices adscritos a la red de conocimiento en salud de dirección de formación profesional fortaleciendo, enseñando y simulando el manejo los procesos de una IPS. | Herramienta Pedagógica | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo Ejecución para la formación profesional, asesores y gestores de la red de conocimiento en salud. |
| 79 | SENASOFT | Divulgar la información de la estrategia de formación SENASoft. | Herramienta | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo gestión estratégica de la formación |
| 80 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIBLIOTECAS - EZPROXY | Brindar acceso a la comunidad educativa del SENA a las bases de datos de las bibliotecas a las cuales el SENA esta suscrita. | Herramienta | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo gestión estratégica de la formación profesional |
| 81 | SISTEMA NACIONAL DE PRODUCCIÓN DE CENTROS DE FORMACIÓN-PASARELA DE PAGOS-WOMPI BANCOLOMBIA | Integrador de pasarela de pagos sistema nacional de producción de centros con Bancolombia | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de recursos financieros | Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Recaudo y Cartera |
| 82 | SOPORTE DE AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAJE (SAVA) | Herramienta de soporte técnico del ambiente virtual LMS y servicios conexos para los diferentes roles de la estrategia de formación virtual. | Herramienta | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Gestión Estratégica de la Formación |
| 83 | VISOR BLACKBOARD - CONSULTA HISTÓRICA | El visor permite consultar los cursos ya realizados por los aprendices y divide en las dos instancias: | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Lizbeth Sanabria Acuña |
| 84 | WORLDSKILLS | Sitio de worldsskills nacional, repositorio multimedia, worldsskills es un espacio donde estudiantes técnicos y tecnólogos de todo el mundo compiten en campeonatos nacionales, continentales y mundiales, para demostrar su destreza en habilidades para el trabajo | Sistema de Información | Proceso de Soporte | Gestión de comunicacione s | Oficina de Comunicacione s |
| 85 | MANTUM COMPUTER MANAGEMENT MAINTENANCE SYSTEM (CMMS) | Un CMMS (Computerized Maintenance Management System), es una herramienta que nace para atender la administración del mantenimiento y abarca, materiales y personal enfocados a la disponibilidad de recursos para el mantenimiento. Este es un factor estratégico cuando se busca incrementar los | Herramienta Pedagógica | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional |
| niveles de productividad, calidad y seguridad en una empresa. | ||||||
| 86 | SISTEMA DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN SALUD (TDS) | Es un sistema de información que se encarga de caracterizar la población del área metropolitana para aplicar protocolos de atención en salud. | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Regional Antioquia Centro de servicios de salud |
| 87 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN VIRTUAL (SIEFV) | FAQ: Sistema de gestión y visualización de preguntas frecuentes enfocado a diversos temas de la ejecución de la formación como lo es la plataforma LMS Territorium e incluso Carnetización Digital. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de ejecución de formación virtual |
| 88 | SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PERMISOS SINDICALES (SIPS) | Es un sistema de información que permite gestionar la solicitud de permisos sindicales por parte de la Secretaría General y los presidentes de cada sindicato | Sistema de Información | Proceso Estratégico | Gestión del talento humano | Grupo de Sindicatos - Gestión de permisos Sindicales |
| 89 | AUTOMATION ANYWHERE | EJECUBOT: | Herramienta | EJECUBOT: | EJECUBOT: | EJECUBOT: |
| 90 | RODOLFO | Rodolfo es un software desarrollado por FYGP para implementar una preevaluación automática e inteligente de planes de negocio que se presenten a las diversas convocatorias del Fondo Emprender | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - |
| 91 | MODELO DE ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y OCUPACIONAL (MVO) | Aplicativo que permitirá la ejecución de pruebas que capturen las habilidades y gustos de aquellos candidatos del Sena y así poderles sugerir una carrera formativa con mayor afinidad, con el fin de evitar la deserción que actualmente se presenta. | Sistema de Información | Proceso Misional | Gestión de formación profesional integral | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Administración Educativa |
| 92 | OFICINA VIRTUAL DE RADICACIÓN | Portal de radicación: para la recepción y radicación de las comunicaciones externas diferentes del proceso de PQRS. Con el fin de automatizar el proceso de radicación, clasificación y asignación de comunicaciones | Portal Web | Proceso de Soporte | Gestión documental | Secretaría General - Grupo de Administración de documentos |
| 93 | AD CONNECT O365 ACTIVE DIRECTORY | Azure AD Connect es una herramienta para conectar la infraestructura de identidad local a Microsoft Azure AD. El asistente implementa y configura los requisitos previos y los componentes necesarios para la conexión, incluida la sincronización y el inicio de sesión | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - Grupo de infraestructura |
| 94 | HERRAMIENTA KMS | Servidor lógico de licenciamiento que administra los seriales de activación de Microsoft a nivel de Windows Server, Windows Cliente y Office Desktop, donde cada computador se activa contra este servicio. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - grupo de gobierno e infraestructura |
| 95 | LATCH - CA PRIVILEGED ACCESS MANAGER (CAPAM) | Herramienta para gestión de las cuentas privilegiadas de la infraestructura alojada en los data center del SENA. Involucra usuarios, cuentas y servidores. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - Grupo de infraestructura |
| 96 | MEGAHOPEX | El repositorio de Arquitectura Empresarial del SENA | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Planeación, Gestión Administrativa y Gobierno De Servicios TIC |
| 97 | MICROSOFT SECURITY - RAAS | Es un servicio de Microsoft para recolectar información sobre las máquinas con productos Microsoft de la plataforma Windows de acuerdo con los criterios establecidos en la configuración. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - Grupo de Infraestructura |
| 98 | CORREO INSTITUCIONAL EXCHANGE | Herramienta de correo institucional on-premise complementario a Office 365 | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - Grupo de infraestructura |
| 99 | DIRECTORIO ACTIVO | Es una herramienta de Microsoft que permite gestionar usuarios, grupos, computadores y diferentes servicios como el DHCP, DNS, Políticas en una red LAN. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de Sistemas - Grupo de Infraestructura |
| 100 | HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE PROYECTOS | Herramienta de gestión de proyectos (PMIS) que permite la administración de los proyectos de TI de la organización; facilitando los procesos del marco metodológico de gestión de proyectos del SENA, y que ayudan al cumplimiento del objeto estratégico y misional de la organización. | Herramienta | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Grupo de planeación gestión administrativa y gobierno TIC |
| 101 | SENA PLUS | Servicio de integración de materiales audiovisuales. | Plataforma | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Gestión de Servicios e Infraestructurade Tecnologías de Información y Comunicaciones |
| 102 | SENADATA | 1.Solución de inteligencia de negocios con tableros de visualización para indicadores estratégicos y operativos: | Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamiento estratégico, Procedimiento seguimiento y evaluación de resultados | |
| 103 | INTEROPERABILIDAD SENA CONTRALORÍA | Servicios de consultoría en Oracle Data Integrator y Oracle Service BUS, desarrollo de servicios de interoperabilidad requeridos por el SENA, en el marco de la regulación indicada por la Contraloría General de la República, de tener acceso en tiempo real a las fuentes de información de la Entidad, tales como APE, SOFIA, SGVA y DSFNT. | Aplicación | Proceso Estratégico | Direccionamiento Estratégico | Oficina de sistemas - Grupo de Gestión de Servicios e Infraestructura de Tecnologías de Información y Comunicaciones |
| 104 | MOVIL FELIZMENTE | Este servicio API sirve todo el contenido multimedia consumido por las versiones móviles de la aplicación Felizmente | Aplicación Móvil | Proceso Estratégico | Gestión del talento Humano | Secretaria General |
| 105 | INTEROPERABILIDAD SENAXROAD | intercambio de información entre el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (CONFECAMARAS). En este intercambio, CONFECAMARAS expone el servicio de RUES para que SENA loconsuma. Intercambio de información entre el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (CONFECAMARAS). En este intercambio, CONFECAMARAS expone el servicio de RUES para que SENA lo consuma. | HERRAMIENTA | Proceso Estratégico | Direccionamiento Estratégico | Oficina de sistemas - Grupo de Gestión de Servicios e Infraestructura de Tecnologías de Información yComunicaciones |
| 106 | GESTIÓN ACELERADORES Y ESTRATEGIAS (GAE) | 1.Solución de inteligencia de negocios con tableros de visualización para indicadores estratégicos y aceleradores | Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamie nto Estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo - Grupo Planeación Estratégica e inteligencia Organizacional |
| 107 | SISTEMA EMPRESARIAL DE PROYECTOS (SEP) | Presta el servicio de gestión y administración de las convocatorias del Programa de Formación Continua Especializada - Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo. | Aplicación | Proceso Misional | Gestión de evaluación y certificación de competencias laborales | Dirección del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo - Grupo de Formación Continua Especializada |
| 108 | SOLUCIÓN ANALÍTICA DATOS ABIERTOS | Automatización de la actualización de los conjuntos de datos correspondientes a los reportes PE04, PE035, CT08 y PE14 dentro del Portal de Datos Abiertos | Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamie nto Estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo - Grupo Planeación Estratégica e inteligencia Organizacional |
| 109 | LICENCIAMIENTO GENEXUS | Herramienta para el control, seguimiento y copias de las bases de conocimiento (KB) desarrolladas desde Genexus. | Aplicación | Proceso Estratégico | Gestión de tecnologías de la Información | Oficina de sistemas - Grupo Sistemas de información |
| 110 | SEDE ELECTRÓNICA COMPONENTE TRAMITES | Solución tecnológica para el manejo de los tramites que cumple con calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios | Micro Sitio | Proceso Misional | Micrositio: | Micrositio: |
| 111 | PORTAL ANALÍTICA DEL SENA | Portales compuestos por tres aplicaciones: GAE, PEI y JOVENES | Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamie nto Estratégico | Dirección de Planeación y Direccionamie nto Corporativo - Grupo Planeación Estratégica e inteligencia Organizacional |
| 112 | PORTAL DE INTEROPERABILIDADES SENA | Bienestar al aprendiz: | Aplicación | Proceso de Soporte | Dirección de Formación Profesional | Bienestar al aprendiz: |
| 113 | MODELOS ANALÍTICOS METAS DE FORMACIÓN | Se desarrollo una solución que aplica algoritmos de aprendizaje automático de máquina para obtener predicciones de las metas de cupos, retención y certificación. | Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamie nto Estratégico | Dirección de planeación y Direccionamie nto corporativo - Grupo Planeación Estratégica e inteligencia |
| 114 | RETOS | Es una plataforma tecnológica que permite a los aprendices desarrollar prácticas que apoyen su etapa productiva a través de la gestión de retos y desafíos de diferentes sectores productivos. De manera paralela, el instructor podrá realizar el seguimiento y valoración del proyecto del aprendiz o grupo de aprendices. | Aplicación | Proceso misional | PROCESO GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL | Dirección de Formación Profesional - Grupo de Gestión de Formación Profesional Integral |
| 115 | CARPETA EDUCATIVA DIGITAL | Solución que integra la trazabilidad de la trayectoria basada en competencias (SOFIA PLUS) de los aprendices SENA junto con la oferta laboral de vacantes APE para facilitar la conexión de aprendices con el mercado laboral. | Aplicación Móvil | Proceso Misional | Gestión de empleo, análisis ocupacional y empleabilidad | Dirección de Empleo y Trabajo - Grupo Nacional de la Agencia Pública de Empleo |
| 116 | SEGUIMIENTO A PROYECTOS Y PRESUPUESTO | Obtener indicadores relacionados con el seguimiento de proyectos y presupuestos, que permita al grupo Gestión de Proyectos, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo visualizar el detalle de los proyectos y su comportamiento desde la fase inicial de formulación hasta llegar a la ejecución de los contratos relacionados | Herramienta | Proceso Estratégico | Direccionamie nto Estratégico | Dirección de planeación y Direccionamie nto corporativo - Grupo Planeación Estratégica e inteligencia |
De otra parte, sin las prácticas ITIL de incidentes, solicitudes, eventos, disponibilidad, cambios, riesgos, activos y configuraciones, no se podría controlar la operación de los servicios TIC del SENA, ocasionando que los servicios no tengan integración y que la identificación de fallas se convierta en un proceso manual. En la misma línea, se advierte quesin las prácticas ITIL es más complejo demostrar la prestación del servicio, dado que los datos de la operación son recopilados por las diferentes prácticas ITIL.
En ese orden, se requiere continuar con el modelo de operación para atender los requerimientos técnicos y tecnológicos con el propósito de permitir a la Entidad la realización de sus objetivos misionales de forma oportuna.
Por esta razón, es necesario dar continuidad a los servicios TICs, y así fortalecer la capacidad, disponibilidad, operación, y continuidad de los servicios de tecnologías de información y comunicaciones, que sirven de apoyo a los procesos administrativos y de formación, brindar herramientas para la formación, los procesos de innovación tecnológica, y el cumplimiento de las metas institucionales, disponer de servicios de tecnologías de información y comunicaciones modernos, suficientes y adecuados que faciliten el acceso a las fuentes del conocimiento y sirvan de canal de interacción con el gobierno, los funcionarios, los contratistas, los instructores, los aprendices, los empresarios, y el público en general, así como entre unos y otros, cuando a ello haya lugar.
Por lo dicho en las líneas que anteceden, es preciso acudir a la contratación directa producto de la declaratoria de urgencia manifiesta, lo cual permitirá celebrar un contrato para dar continuidad a la prestación de los servicios TIC con su respectiva interventoría que apoyen la misionalidad de la Entidad.
Sobre las afectaciones inminentes en la prestación del servicio, el Consejo de Estado - Sala de los Contencioso Administrativo - Sección Tercera - Expediente No. 14275 (05229) del 27/04/2006 se expresó en los siguientes términos:
“Se observa entonces cómo la normatividad que regula el tema de la urgencia en la contratación estatal, se refiere a aquellos eventos en los cuales pueden suscitarse, remediar o evitar males presentes o futuros pero inminentes, provocados bien sea en virtud de los estados de excepción, o para la paralización de los servicios públicos, o provenientes de situaciones de calamidad o hechos constitutivos de fuerza mayor o desastres, o cualquier otra circunstancia similar que tampoco dé espera en su solución, de tal manera que resulte inconveniente el trámite del proceso licitatorio de selección de contratista reglado en el estatuto contractual, por cuanto implica el agotamiento de una serie de etapas que se toman su tiempo y hacen más o menos largo el lapso para adjudicar el respectivo contrato circunstancia que, frente a una situación de urgencia obviamente resulta entorpecedora, porque la solución en estas condiciones, puede llegar tardíamente, cuando ya se hay producido o agravado el daño.
En estas estipulaciones, se hace evidente el principio de la prevalencia del interés general, en este caso, por encima de las formalidades de las actuaciones administrativas, puesto que si a que se halla afectado o en peligro de serlo, el régimen jurídico debe ceder y permitir que las soluciones se den en la mayor brevedad posible, así ello implique la celebración de contratos con el cumplimiento de los requisitos legales de selección de contratista y aún, la ejecución de los mismos, sin que medie la formalidad del contrato escrito, si la gravedad de las circunstancias así lo exige”
En el mismo sentido, la Corte Constitucional en la Sentencia C-949 de 2001 cuando se pronunció declarando ajustada a la carta política el artículo 42 de la Ley 80 de 1993 sostuvo que:
“No encuentra la Corte reparo alguno de constitucionalidad a la declaración administrativa de urgencia manifiesta regulada en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, puesto que constituye una justificada excepción a los procedimientos reglados de selección objetiva si se tiene en cuenta que su aplicación se encuentra sujeta a la existencia de situaciones evidentes de calamidad pública o desastre que afecten de manera inminente la prestación de un servicio, que son circunstancias que por su propia naturaleza hacen imposible acudir al trámite de escogencia reglada del contratista..." (subrayas fuera del texto)
Asimismo, se cuenta con Jurisprudencia que ratifica el criterio conforme al cual, independientemente del origen de la dificultad de planeación o de ejecución precontractual, ninguna de estas circunstancias inhibe a la administración para acudir a esa excepcional modalidad de contratación directa, toda vez que se trata de un mecanismo que la Ley ofrece en orden privilegiar la necesaria continuidad en la prestación de servicios a cargo del Estado.
Mediante sentencia del Consejo de Estado, la Sección Tercera, Sala de lo Contencioso administrativo, Consejero Ponente Hernán Andrade Rincón, Expediente 41.768, del 15 de julio de 2015 precisó que “.De las normas en referencia resulta viable concluir que la urgencia manifiesta tiene cabida cuando:
-. Se requiere la prestación ininterrumpida de un servicio, el suministro de bienes o la ejecución de obras.
-. Se presentan situaciones relacionadas con estados de excepción.
-. Se presentan hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre.
-. Se presentan situaciones similares a las anteriores.
Su procedencia se justifica en la necesidad inmediata de continuar prestando el servicio, suministrando el bien o ejecutando la obra o conjurar las situaciones excepcionales que afectan al conglomerado social, lo que impide acudir al procedimiento de selección de licitación pública en tanto este medio de escogencia de contratista supone la disposición de un período más prolongado de tiempo que eventualmente pondría en riesgo el interés público que se pretende proteger con la declaratoria de urgencia manifiesta y la consecuencial celebración del correspondiente contrato.
Así pues, la figura de la urgencia manifiesta se sustenta en, al menos, tres principios:
Por un lado, el principio de necesidad que consiste en que debe existir una situación real que amenace el interés público ya sea por un hecho consumado, presente o futuro y que hace necesaria la adopción de medidas inmediatas y eficaces para enfrentarla.
El principio de economía en virtud del cual se exige que la suscripción del negocio jurídico dirigido a mitigar la amenaza o el peligro en que se encuentra el bien colectivo, se realice por la vía expedita de la contratación directa, pretermitiendo la regla general de la licitación pública para garantizar la inmediatez y/o la continuidad de la intervención del Estado.
El principio de legalidad que supone que la declaratoria de la urgencia manifiesta solo procede por las situaciones contenidas expresamente en la norma, sin que puedan exponerse razones distintas para soportarla.
Igualmente, se concluye que la decisión que en ese sentido se adopte ha de ser sometida a control posterior por el órgano competente, en la medida en que debe verificarse que su declaratoria se dicte con apego a la disposición legal que la regula, so pena de iniciar las investigaciones disciplinarias o penales a que haya lugar por su empleo indebido..."
En similares términos la Sección Tercera del Consejo de Estado se ha pronunciado en torno a los elementos esenciales de la urgencia manifiesta, en otros casos, como se señala a continuación:
“La Ley 80 de 1993, artículos 41 a 43 incorporó la figura de la urgencia manifiesta como una modalidad de contratación directa. Se trata entonces de un mecanismo excepcional, diseñado con el único propósito de otorgarle instrumentos efectivos a las entidades estatales para celebrar los contratos necesarios, con el fin de enfrentar situaciones de crisis, cuando dichos contratos, en razón de circunstancias de conflicto o crisis, es del todo imposible celebrarlos a través de la licitación pública o la contratación directa. Es decir, cuando la Administración no cuenta con el plazo indispensable para adelantar un procedimiento ordinario de escogencia de contratistas.
En otras palabras, si analizada la situación de crisis se observa que la Administración puede enfrentarla desarrollando un proceso licitatorio o sencillamente acudiendo a las reglas de la contratación directa, se hace imposible, en consecuencia, una declaratoria de urgencia manifiesta. (...) En este orden de ideas, “la urgencia manifiesta procede en aquellos eventos en los cuales puede suscitarse la necesidad de remediar o evitar males presentes o futuros pero inminentes, provocados bien sea en virtud de los estados de excepción, o por la paralización de los servicios públicos, o provenientes de situaciones de calamidad o hechos constitutivos de fuerza mayor o desastres, o cualquier otra circunstancia similar que tampoco dé espera en su solución, de tal manera que resulte inconveniente el trámite del proceso licitatorio de selección de contratistas reglado en el estatuto contractual, por cuanto implica el agotamiento de una serie de etapas que se toman su tiempo y hacen más o menos largo el lapso para adjudicar el respectivo contrato, circunstancia que, frente a una situación de urgencia obviamente resulta entorpecedora, porque la solución en estas condiciones, puede llegar tardíamente, cuando ya se haya producido o agravado el daño”. Por otra parte, para la Sala resulta claro que uno de los elementos esenciales de la urgencia manifiesta lo constituye la obligación de verificar que el objeto del contrato necesita su permanencia, es decir, que se requiere garantizar por parte de la Administración la continuidad de un servicio que exige suministro de bienes, ejecución de obras o la propia prestación de servicios.
(...)
“Para esta Sala, es importante señalar que la urgencia manifiesta, aunque implique la posibilidad legal para celebrar contratos de forma directa e inmediata, bajo ninguna circunstancia puede convertirse en una regla general o en un instrumento discrecional en manos de las autoridades públicas, todo lo contrario, su aplicación es de derecho estricto y procede previa configuración real y efectiva de las precisas causales que el legislador establece en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993. En conclusión, la contratación por la vía de urgencia no puede ser una contratación abusiva, contraria a los principios de la contratación estatal, es decir, se debe garantizar la transparencia, la selección objetiva, la debida ejecución del contrato y el cumplimiento de las finalidades del mismo, esto es, prestar un buen servicio público a los administrados.”(1).
En providencia más reciente, esta Subsección se refirió a la configuración de esta figura y a los efectos de su declaratoria:
“Así, la primera se refiere a aquellos eventos que por sus características no pasan de ser situaciones en las que dado a la brevedad del tiempo disponible no resulta posible realizar un oportuno procedimiento de selección, lo cual determinó la incorporación de un elemento de apremio que precisamente deriva en la inminente necesidad de celebrar el respectivo contrato con prescindencia del correlativo procedimiento administrativo de selección contractual. En estos casos el legislador facultó a la Administración para celebrar el respectivo contrato con prescindencia de la etapa precontractual especialmente regulada por la ley como regla general y con ello del respectivo procedimiento de selección del contratista, que en tiempos de llana normalidad se habría requerido obligatoriamente.
Con todo, ello no releva ni a la Administración ni a su colaborador de celebrar el respectivo contrato estatal, en los términos que la ley exige para su nacimiento a la vida jurídica, esto es que deberá indefectiblemente elevarse a escrito. Tampoco releva a los funcionarios públicos que debiendo prever la aproximación de la necesidad de contratar, pero se abstuvieron de adelantar las gestiones tendientes a poner en movimiento el andamiaje operacional encaminado a adelantar el correspondiente procedimiento de selección de manera oportuna, de la responsabilidad de afrontar las consecuencias que en materia fiscal y disciplinaria prevé el ordenamiento jurídico.”(2)
"A todo lo expuesto en los pronunciamientos en referencia, la Sala estima pertinente agregar en esta oportunidad que las medidas que se adopten y el objeto de los contratos que se celebren por la vía de la contratación directa, en el marco de la declaratoria de urgencia manifiesta, no solo deben guardar directa relación con el estado de crisis que se pretende mitigar, sino que, además, las estipulaciones contractuales en torno al precio y plazo que se pacten para su ejecución igualmente deben responder a la urgencia y necesidad que motivó su celebración.
En efecto, los elementos relativos al precio y plazo del contrato, dentro de este contexto, deben estar concebidos exclusivamente para superar el estado de amenaza del bien común que suscitó su celebración, mientras se logran poner en marcha las actividades dirigidas a adelantar el correspondiente procedimiento de selección encaminado a escoger, a través de la respectiva licitación pública, el contratista que en adelante asumirá las prestaciones necesarias para mantener las condiciones de normalidad del servicio público, en caso de que se requiera su prestación prolongada, pues carecería de toda justificación jurídica que el plazo del contrato suscrito como producto de la urgencia manifiesta, se pacte a más de una década cuando resulta viable suponer que el estado de emergencia, a título ilustrativo, puede superarse en unos cuantos meses. En igual sentido, no resultaría ajustado pactar un valor excesivo, cuando se evidencie que la urgencia puede afrontarse con una cuantía menor. "
De igual forma, la Circular Conjunta 014 de la Procuraduría General de la Nación - Contraloría General de la República - Auditoría General de la República, cuyo ASUNTO es “CONTRATACIÓN DIRECTA - LEYES 80 DE 1993 Y 1150 DE 2007 CAUSALES URGENCIA MANIFIESTA Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS”, establece entre otras, lo siguiente:
"URGENCIA MANIFIESTA
1. Concepto:
Teniendo en cuenta lo señalado por el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, Para aplicar esta causal, el operador jurídico debe realizar un estudio de los hechos o circunstancias que se presentan, considerando, entre otros, los siguientes elementos de análisis:
- Continua prestación del servicio:
Este concepto fue analizado por la Corte Constitucional en su sentencia T-618/00, de 29 de mayo de 2000, Magistrado Ponente, ALEJANDRO MARTINEZ CABALLERO, en los siguientes términos:
"El principio de eficiencia implica la continuidad del servicio. Uno de los principios característicos del servicio público es la eficiencia y, específicamente este principio también lo es de la seguridad social. Dentro de la eficiencia está la continuidad en el servicio, es decir que no debe interrumpirse la prestación salvo cuando exista una causal legal que se ajusta a los principios constitucionales. En la sentencia SU-562/99 expresamente se dijo sobre eficiencia y continuidad: "Uno de los principios característicos del servicio público es el de la eficiencia.
Dentro de la eficiencia está la continuidad en el servicio, porque debe prestarse sin interrupción. Marienhoff dice que "La continuidad contribuye a la eficiencia de la prestación, pues sólo así ésta será oportuna". Y, a renglón seguido repite: "..resulta claro que el que presta o realiza el servicio no debe efectuar acto alguno, que pueda comprometer no solo la eficacia de aquél, sino su continuidad". Y, luego resume su argumentación al respecto de la siguiente forma: "...la continuidad integra el sistema jurídico o "status" del servicio público, todo aquello que atente contra dicho sistema jurídico, o contra dicho "status" ha de tenerse por "ajurídico" o contrario a derecho, sin que para esto se requiera una norma que expresamente lo establezca, pues ello es de "principio" en esta materia".
- El inmediato futuro o el concepto temporal para establecer la urgencia de la actuación:
La procuraduría General de la Nación, a través de sus fallos disciplinarios ha analizado la connotación temporal de la declaratoria de urgencia manifiesta, es decir, lo que implica que la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación deba resolverse de forma inmediata o en el inmediato futuro, impidiendo que se desarrolle la convocatoria pública correspondiente.
Es así como la Sala Disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación, en el Fallo de Segunda Instancia de 22 de septiembre de 2005, Expediente 161-02564, señalo lo siguiente:
"Si un hecho es de urgencia manifiesta se impone su atención inmediata, prevalece su solución con el fin de proteger el interés público, la sociedad que es o pueda ser afectada por el mismo, pues lo importante desde el punto de vista de los fines del Estado a los cuales sirve la contratación como instrumento jurídico, es la protección de la comunidad y el logro de la atención de los servicios y funciones que a las entidades estatales les corresponde legalmente cumplir. Ello justifica y hace necesaria la urgencia manifiesta.
Para la declaratoria de la urgencia manifiesta es necesaria la existencia de una de las situaciones que en forma genérica prevé el art. 42, y aunque puede decirse que esa norma no exige que ella sean imprevistas, por lo cual podría considerarse que pueden ser conocidas, previstas, previsibles, venir ocurriendo desde tiempo atrás, lo importante y determinante es que su solución se requiera en forma inmediata para garantizar la continuidad del servicio en el inmediato futuro, mediante el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras. También basta para decretar la urgencia con que se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción, así como situaciones excepcionales de calamidad o de fuerza mayor o de desastre que demanden actuaciones inmediatas; o bien situaciones similares a las anteriores que imposibiliten acudir a los procedimientos de licitación o concurso públicos, pero en todas se exige que la contratación de las soluciones correspondientes sea inmediata.
Es así como, la norma autoriza la contratación directa de estos objetos, previa la declaratoria de urgencia correspondiente. La posibilidad de prever es secundaria y no es un requerimiento legal, pues debiera destacarse la utilización de la figura por esa razón, sería necesario dejar que ocurriera la parálisis del servicio o el desastre correspondiente, simplemente porque la situación se veía venir, sacrificando los intereses generales por causa de la inactividad reprochable de los servidores que no tomaron las medidas oportunamente, cuando por primera vez la situación se vio anunciada (...)
Por supuesto, si la autoridad administrativa se encuentra ante la inminente ocurrencia o la presentación efectiva del riesgo que, aunque obedece a una situación previsible, demanda una actuación inmediata para evitar graves daños al interés general, conforme a los hechos objetivamente señalados por el art. 42 de la Ley 80, es procedente la declaratoria de urgencia y la actuación excepcional de contratación por la vía de la selección directa del contratista. En este sentido, vale decir, del servidor de predica el deber de actuar para evitar la ocurrencia inmediata del riesgo o para disminuir la extensión de sus efectos dañinos una vez ocurrido."
(...)
3. Implicaciones presupuestales:
El parágrafo del artículo 42 de la Ley 80 de 1993, reza:
"Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente."
Es menester recordar el alcance de esta disposición, fijando por la Corte Constitucional en la sentencia C-772 de 1998:
"Cuando se de aplicación al parágrafo del artículo 42 del estatuto de contratación de la administración pública, es decir cuando se recurra a traslados internos en una entidad para atender necesidades y gastos derivados de la declaratoria de una urgencia manifiesta, el presupuesto general de la Nación se mantendrá incólume, pues lo que dicha norma autoriza es simplemente que algunos de los rubros que conforman el presupuesto de cada sección, valga decir de cada entidad pública, se vean afectados por una decisión de carácter administrativo, que determina aumentar unos rubros y disminuir otros, en situaciones calificadas y declaradas como de urgencia manifiesta.
Es tipo de traslados internos, que sólo afectan el Anexo del Decreto de liquidación del presupuesto, el cual como se dijo es el que contiene el presupuesto de cada entidad (sección), no modifican o alteran el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, inversión y servicio de la deuda de la respectiva entidad, por lo que habilitar a las autoridades administrativas de las mismas para efectuarlos, tal como lo hizo el legislador a través de la norma impugnada, en nada contraría el ordenamiento superior."
4. Recomendaciones para la contratación por urgencia manifiesta:
Con el fin de promover la utilización adecuada de la causal de contratación directa "Urgencia Manifiesta" se presentan las siguientes recomendaciones generales sobre el particular, que se invita a revisar:
- Verificar que los hechos y circunstancias que se pretenden atender o resolver con la declaratoria de urgencia manifiesta, se adecuen a una de las causales señaladas para el efecto en la Ley 80 de 1993 artículo 42.
- Confrontar los hechos, el procedimiento de contratación que se emplearía ordinariamente para resolverlos o atenderlos y los tiempos de gestión que implicaría adelantar el procedimiento de contratación correspondiente, frente a la inmediatez que exige la satisfacción del interés general.
- Declarar la urgencia manifiesta, elaborando el acto administrativo correspondiente. Para realizar la contratación derivada, pese a que no se requiere la elaboración de estudios previos ni la celebración de un contrato por escrito, resulta aconsejable:
- Determinar la idoneidad de quien celebra el contrato, más aún cuando los bienes a entregar, los servicios a prestar o las obras a realizar impliquen un grado de complejidad, responsabilidad social, manejo de información reservada o de seguridad que pueda afectar a la comunidad.
- Atender la normatividad que en materia de permisos, licencias o autorizaciones similares exista, constatando que para la ejecución del contrato se cuenten con las medidas de seguridad industrial, manejo ambiental y demás aspectos que puedan afectar su exitosa finalización.
- Verificar que el valor del contrato se encuentre dentro de los precios del mercado para el bien, obra o servicio.
- Designar un supervisor o interventor idóneo para ejercer las labores de seguimiento y control de lo pactado, de forma diligente y oportuna.
- Tener claridad y, preferiblemente, dejar constancia de las condiciones del contrato, especialmente de aquellas que resulten sustanciales: objeto, plazo, valor, obligaciones, habilidad del contratista, forma de pago, indemnidad y amparo presupuestal, entre otras1.
- Efectuar los trámites presupuestales de ley para garantizar el pago posterior de lo pactado.
- Elaborar un informe sobre la actuación surtida, que evidencia todas las circunstancias, conceptos o análisis que fundamentaron la declaratoria de la urgencia.
- Declarada la urgencia y celebrado el contrato, o contratos derivados de ésta, se deberá poner en conocimiento de tal hecho, de forma inmediata, al órgano de control fiscal competente, remitiendo la documentación relacionada con el tema, para lo de su cargo.”
VI. ANTECEDENTES CONTRACTUALES DE LOS SERVICIOS TIC'S PRESTADOS POR EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA:
En aras de satisfacer los servicios TIC'S, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA de manera reciente, ha celebrado los siguientes contratos de prestación de servicios: Contrato No. 1014 de 2014, celebrado entre el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y la Unión temporal SENA Digital, el cual fue antecedido por el contrato No. 646 de 2011.
Finalizado el contrato 1014 de 2014, el SENA suscribió con COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. ESP el Contrato N.º 1122512 de 2019 con el siguiente objeto: "Contratar la prestación de servicios integrales que garanticen la interoperabilidad, integración, administración, gestión, actualización y evolución de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones - TUC, para su correcto funcionamiento de manera continua y permanente en todas las sedes del SENA y lugares en los que cumpla funciones a su cargo y aquellos servicios y bienes conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio".
Luego de haberse celebrado diferentes modificaciones contractuales, la finalización del plazo de ejecución del contrato N.º 1122512 de 2019 se estipuló para el día 31 de julio de 2023.
Con corte a la fecha de expedición de la presente Resolución, los índices de ejecución presupuestal del contrato N.º 1122512 de 2019 son los siguientes:
| VALOR INICIAL CONTRATO | $ 695.556.239.264 |
| FECHA DEL CONTRATO | 30/09/2019 |
| SMMLV 2019 | $ 828.116 |
| VALOR DEL CONTRATO EN SMMLV 2019 | 839.926 |
| MÁXIMA ADICIÓN EN SMMLV | 419.963 |
| SMMLV REDUCIDOS | 39.832 |
| SMMLV ADICIONADOS | 411.995 |
| CUPO ACTUAL DE ADICIÓN EN SMMLV (*) | 7.968 |
De conformidad con lo reportado por la interventoría del contrato N.º 1122512 de 2019, el “CUPO ACTUAL DE ADICIÓN EN SMMLV (*)” d haría una cobertura de siete (7) días más de servicio, esto es, hasta el 7 de agosto de 2023.
Considerando lo anterior y en aras de llevar el contrato hasta su límite de adiciones expresadas en SMMLV, el Jefe de la Oficina de Sistemas, dando aplicación a los principios de transparencia, responsabilidad y economía establecidos por la Ley 80 de 1993, solicitó a la Dirección de Planeación y Relacionamiento Corporativo mediante comunicación 01-9-2023042101 de fecha 24 de julio de 2023, recursos presupuestales para amparar una nueva y eventual la adición del contrato de servicios TIC's y de su interventoría, en los siguientes términos: “Como es de su conocimiento los contratos No. CO1.PCCNTR.1122512, suscrito con COLOMBIA TELECOMUNICACIONES SA ESP BIC y No. CO1.PCCNTR.1128703, suscrito con el CONSORCIO SUPERVISION TIC finalizan el 31 de julio de 2023. Ahora bien, de acuerdo con lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales” (...), razón por la cual, se estima que los contratos actuales se podrá prorrogar y adicionar hasta el 7 de agosto de 2023. Por lo anterior, se solicita disponer los recursos para atender esta adición en $9.243.130.375 y para la interventoría el valor de $217.997.284”
En respuesta al requerimiento antes indicado, la Dirección de Planeación y Relacionamiento Corporativo del SENA, manifestó que la Entidad no contaba con los recursos para las adiciones indicadas.
Teniendo en cuenta lo anterior y considerando que por la falta de recursos presupuestales disponibles para la fecha de expedición de este acto administrativo, no fue posible celebrar una última adición del contrato N.º 1122512 de 2019 que lo llevará al límite del 50% expresado en SMMLV, el plazo de finalización se mantuvo hasta el 31 de julio de 2023, circunstancia que obligó al Jefe de la Oficina de Sistemas en su condición de ordenador del gasto, a proceder con la adopción de las medidas contractuales previstas por la Ley 80 de 1993 para conjurar la situación acaecida y evitar así la paralización del servicio público esencial que brinda el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA a partir del 01 de agosto de Aunado a lo anterior, se indica que si bien es cierto para la presente fecha el contrato cuenta con un recurso derivado de los descuentos efectuados por concepto de Acuerdos de Niveles de Servicio en las facturas del proveedor de los servicios TIC'S no prestados, que permitiría prorrogar el plazo de ejecución por tres (3) días sin adición presupuestal, es igualmente cierto que tal prórroga haría más oneroso para la Entidad el pago total del mes de agosto de 2023, considerando que la suma del valor que respaldaría la eventual prórroga (3) días, más la diferencia del mes que habría que pagar con el nuevo contrato (28) días, sumaría más de 43 mil millones; por el contrario, el pago del mes completo a través del nuevo contrato, resultaría sustancialmente inferior al precitado valor, lo cual se ve refleja sin duda alguna una correcta disciplina fiscal por parte del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
VII. NATURALEZA JURÍDICA DE COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. ESP, PRESTADOR DE LOS SERVICIOS TIC'S EN EL SENA HASTA EL 31 DE JULIO DE 2023, MEDIANTE CONTRATO N.º 1122512 DE 2019
De conformidad con lo dispuesto por el Decreto 1616 de 2003, “Por el cual se crea la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios - Colombia Telecomunicaciones S. A. E.S.P.”, dicha empresa fue creada como una sociedad anónima prestadora de servicios públicos domiciliarios, vinculada al Ministerio de Comunicaciones.
En los términos del artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, “Régimen jurídico de los proveedores de redes y servicios de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, los actos y los contratos, incluidos los relativos a su régimen laboral y las operaciones de crédito de los proveedores de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cualquiera que sea su naturaleza, sin importar la composición de su capital, se regirán por las normas del derecho privado.
VIII. ACTUACIONES DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA PARA GARANTIZAR LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO:
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, a través de la Oficina de Sistemas suscribió el contrato de consultoría número CO1.PCCNTR.3510495 de 2022, con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA- SEDE BOGOTÁ - FACULTAD DE INGENIERÍA, con el objeto de: “Contratar la consultoría para la estructuración integral de los estudios técnicos, económicos, financieros y jurídicos, que le permitan a la Entidad la contratación del operador de servicios tecnológicos a nivel nacional, con enfoque de sostenibilidad financiera, operativa y ambiental; así como la contratación de la Interventoría del operador con el mismo enfoque.”
Así las cosas y en cumplimiento del principio de planeación dispuesto por el Decreto 1082 de 2015, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, previa estructuración por parte de la Universidad Nacional de Colombia, publicó en la página del SECOP II el día 18 de enero de 2023, el proyecto de pliego de condiciones de la Licitación Pública LP-DG-0001-2023 con el objeto de, “Contratar el diseño, instalación, puesta en funcionamiento, operación, mantenimiento, soporte y gestión de los servicios tecnológicos del SENA a nivel nacional, garantizando su interoperabilidad, integración, cumplimiento del gobierno y arquitectura de TICs de la Entidad, y mejora continua. Estas labores incluyen aquellos servicios conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio”, bajo un presupuesto oficial de $1.107.732.114.599 m/cte.
El desarrollo de la licitación se previó con el siguiente cronograma:
- Publicación del Aviso (artículo 30 de la Ley 80 de 1993) (18/01/2023)
- Publicación del aviso de convocatoria pública (18/01/2023)
- Publicación de estudios previos (18/01/2023)
- Fecha de publicación del proyecto de pliego de condiciones (18/01/2023)
- Plazo para presentar observaciones al proyecto de Pliego de Condiciones (1/02/2023)
- Respuesta a las observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones (13/02/2023)
- Fecha prevista de publicación del pliego de condiciones definitivo (13/02/2023)
- Expedición y publicación acto administrativo de apertura del proceso de selección (13/02/2023)
- Audiencia de asignación de Riesgos (16/02/2023)
- Presentación de Observaciones a los Pliegos de Condiciones definitivos (20/02/2023)
- Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones (27/02/2023)
- Plazo máximo para expedir adendas (28/02/2023)
- Presentación de Ofertas (6/03/2023)
- Apertura de Ofertas (6/03/2023)
- Informe de presentación de Ofertas (6/03/2023)
- Publicación del informe de evaluación de las Ofertas (15/03/2023)
- Presentación de observaciones al informe de verificación o evaluación (23/03/2023)
- Audiencia de Adjudicación (29/03/2023)
- Publicación Acto Administrativo de adjudicación o de Declaratoria de Desierto (30/03/2023)
- Firma del Contrato (31/03/2023)
- Entrega de las garantías de ejecución del contrato (10/04/2023)
El contrato producto de la licitación se programó con una duración de 41 meses, con una fecha de terminación del 31 de julio de 2026, es decir que para su ejecución se requería la aprobación de vigencias futuras.
Toda vez que el numeral 6o del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, relacionado con el principio de economía señala que, “Las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales”; no fue posible dar apertura a la licitación el 13 de febrero de 2023, considerando que para esa fecha no se contaba con la aprobación de las vigencias futuras que ampararan el proceso de contratación y su consecuente contrato.
Es preciso considerar que las actuaciones adelantadas por la Entidad durante lo corrido de la vigencia 2022 y 2023 encaminadas a materializar la aprobación de las vigencias futuras fue oportuna y diligente; no obstante, la definición y aprobación de dicho trámite al representar un valor tan relevante y significativo para el presupuesto general de la nación, implicó adelantar diferentes validaciones y actuaciones a nivel institucional e interinstitucional que conllevaron la prolongación de la aprobación requerida.
Se resumen a continuación los hitos más relevantes adelantados por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA para la aprobación de las vigencias futuras:
- En la vigencia 2022 se realizó el contrato No. CO1.PCCNTR.3510495 con Universidad Nacional de Colombia con el fin de realizar la consultoría para la estructuración integral de los estudios técnicos, económicos, financieros y jurídicos, que le permitan a la entidad la contratación del operador de servicios tecnológicos a nivel nacional y dentro de uno de sus entregables fue la formulación del estudio de sector para determinar el valor del presupuesto por cada anualidad del proceso TIC e interventoría.
- El 6 de octubre de 2022: La oficina de sistemas del SENA envió a la Dirección de Planeación el Plan de Acción de la vigencia 2023 donde se informaba el inicio de los procesos contractuales para la operación TIC, LMS, Centro de Contacto y sus interventorías.
- El 21 de diciembre de 2022: La oficina de sistemas del SENA envió a la Dirección de Planeación alcance al Plan de Acción de la vigencia 2023. En el cual se informan los valores requeridos para adelantar las vigencias futuras.
- 11 de enero de 2023: La oficina de sistemas del SENA envió a la Dirección de Planeación de dicha Entidad el documento de justificación de trámite de vigencias futuras.
- 16 de febrero de 2023: La oficina de sistemas da alcance al documento de vigencias futuras en el sentido de ajustar los valores para los procesos TIC.
- 28 de febrero de 2023: Se remiten documento de solicitud de vigencias futuras al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la revisión preliminar antes de la radicación oficial.
- 28 de febrero de 2023: Se realiza reunión en el SENA con la presencia del Ministerio de Trabajo (cabeza del sector), en la cual solicitaron explicación de los costos de la solicitud, requiriendo ajuste del documento de justificación y de sus anexos.
- 9 de marzo de 2023: En la Dirección de Planeación del SENA, se recibe por parte de la Oficina de Sistemas comunicado con la justificación de las vigencias futuras por valor de $190.856 millones de pesos para el apalancamiento 2023, valor que incluye el servicio de interventoría para el servicio.
- 15 de marzo de 2023: El Departamento Nacional de Planeación aprueba la creación del proyecto Fortalecimiento del Servicio de Formación Profesional del SENA a través del aplicativo PIIP (plataforma integrada de inversión pública) migrado del SUIFP (sistema unificado de inversión y finanzas públicas) en la presente vigencia.
- 16 de marzo de 2023: Mediante el aplicativo PIIP del Departamento Nacional de Planeación, se creó trámite de solicitud de traslado entre proyectos de mejoramiento del servicio de formación profesional SENA nacional al de fortalecimiento de formación profesional SENA.
- 16 de marzo de 2023: Se adelantó una reunión con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la cual realizaron observaciones al documento de justificación de vigencias futuras en cuento a costos y conceptos.
- 17 de marzo de 2023: La Dirección de Planeación del SENA solicitó a la Oficina de Sistemas el ajuste de valores de la tabla de costos al documento de vigencias futuras.
- 21 de marzo de 2023: La Dirección de Planeación del SENA recibió los ajustes antes requeridos.
- 22 de marzo de 2023: Mediante comunicación CPE No. 01-9-2023-014578 se recibió documento donde la Oficina de Sistemas solicita continuar trámite de vigencias futuras por valor de $1.162.000 millones de pesos.
- 24 de marzo de 2023: Se envían documentos de la solicitud de vigencias futuras para el contrato TIC al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la revisión preliminar antes de la radicación oficial.
- 13 de abril de 2023: Mediante comunicación 20234300000226 el Departamento Nacional de Planeación emitió concepto favorable a la solicitud de traslado de recursos entre proyectos para el apalancamiento 2023.
- 2 de mayo de 2023: Se imparte aprobación por parte del Consejo Directivo Nacional del SENA para el traslado presupuestal entre proyectos de inversión para la consecución de los recursos presupuestal 2023, con los cuales se daría trámite a la solicitud formal de vigencias futuras.
- 4 de mayo de 2023: Se solicita a la Dirección Administrativa y Financiera del SENA el registro del traslado presupuestal entre proyectos de inversión en el aplicativo SIIF de los recursos 2023.
- 12 de mayo de 2023: Se reciben los certificados de disponibilidad presupuestal 2023, con los cuales fue posible realizar formalmente el trámite de vigencias futuras.
- 18 de mayo de 2023: Se realiza el registro de la solicitud de vigencias futuras en el aplicativo SIIF Nación.
- 19 de mayo de 2023: El Ministerio de Trabajo solicita realizar ajuste en el documento de justificación de la solicitud de vigencias futuras.
- 23 de mayo de 2023: Se remite al Ministerio de Trabajo documento ajustado.
- 23 de mayo de 2023: Se remite al Ministerio de Trabajo solicitud de concepto de vigencias futuras ajustado.
- 23 de mayo de 2023: Transmisión del trámite de solicitud de vigencias futuras al Ministerio de Trabajo por el aplicativo PIIP (plataforma integrada de inversión pública).
- 25 de mayo de 2023: El trámite en el PIIP (plataforma integrada de inversión pública) pasa del Ministerio de Trabajo al Departamento Nacional de Planeación para los fines de aprobación pertinentes.
- 31 de mayo de 2023: El Departamento Nacional de Planeación emite concepto favorable para la solicitud de vigencias futuras de los servicios TIC's SENA.
- 31 de mayo de 2023: Se radica la solicitud de concepto para vigencias futuras en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante radicado 1-2023-046146.
- 06 de julio de 2023: Se lleva a cabo sesión CONFIS Consejo Superior de Política Fiscal, organismo adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de dirigir la Política Fiscal y coordinar el Sistema Presupuestal, en el cual se imparte aprobación a la vigencia futura requerida.
- 10 de julio de 2023: Mediante radiado 2-2023-034699, la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público emite, “Aprobación cupo de vigencias futuras ordinarias con cargo al Presupuesto de Gastos de Inversión para las vigencias 2024-2026” - “Se aprueba el cupo de vigencia futura hasta el 31 de julio de 2026 que no supera el periodo de Gobierno, con el fin de que el SENA garantice la prestación de servicios integrales, administración, gestión, interoperabilidad, unificación, aseguramiento de calidad y control de incidencias relacionadas con la plataforma TIC's de la Entidad.
Es importante reiterar que, de manera paralela a las actividades anteriormente enunciadas, se desarrollaron las actividades propias de la reformulación del proyecto de inversión que soporta los recursos del proyecto de inversión TIC por parte de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y la Dirección de Formación Profesional para la apropiación de los recursos de apalancamiento 2023.
Con la anterior trazabilidad se reflejan las oportunas y diligentes actuaciones desplegadas por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, encaminadas a lograr la materialización de las vigencias futuras, sin embargo, dicho trámite resultó complejo en la medida en que fue necesario disponer los recursos 2023 que apalancaran el trámite mediante diferentes traslados presupuestales y adicionalmente fue necesario agotar todas y cada una de las instancias que implica la aprobación de esta clase de trámites.
Con base en la aprobación de las vigencias futuras que en la actualidad amparan la Licitación Pública LP-DG-0001-2023, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, publicó el día 14 de julio de 2023 el acto administrativo de apertura No. 1-01342 de 2023, el pliego de condiciones del proceso y la respuesta proyectada por la Universidad Nacional de Colombia es su calidad de estructurador del proceso, a las más de 5.000 observaciones recibidas durante la publicación de los pre pliegos.
Los generales y el cronograma del proceso son los siguientes:
- Precio estimado total: 1.017.614.209.118 COP
- Número del proceso LP-DG-0001-2023
- Título: Servicios Tecnológicos SENA Nacional
- Fase: Presentación de oferta
- Estado: Publicado
- Fase previa: Presentación de observaciones
- Proceso relacionado CO1.NTC.3793140
- Descripción: Contratar el diseño, instalación, puesta en funcionamiento, operación, mantenimiento, soporte y gestión de los servicios tecnológicos del SENA a nivel nacional, garantizando su interoperabilidad, integración, cumplimiento del gobierno y arquitectura de TICs de la Entidad, y mejora continua.
- Estas labores incluyen aquellos servicios conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio.
- Tipo de proceso: Licitación pública
Cronograma:
- Fecha prevista de publicación del pliego de condiciones definitivo (14/07/2023)
- Fecha de publicación del pliego de condiciones definitivo (14/07/2023)
- Expedición y publicación acto administrativo de apertura del proceso de selección (14/07/2023)
- Audiencia de asignación de Riesgos (19/07/2023)
- Presentación de Observaciones a los Pliegos de Condiciones definitivos (24/07/2023)
- Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones (31/07/2023)
- Plazo máximo para expedir adendas (2/08/2023)
- Presentación de Ofertas (9/08/2023)
- Apertura de Ofertas (9/08/2023)
- Publicación del informe de evaluación de las Ofertas (18/08/2023)
- Presentación de observaciones al informe de verificación o evaluación (29/08/2023)
- Audiencia de Adjudicación (1/09/2023)
- Publicación Acto Administrativo de adjudicación o de Declaratoria de Desierto (1/09/2023)
- Firma del Contrato (6/09/2023)
- Entrega de las garantías de ejecución del contrato (11/09/2023)
Es preciso advertir que el proceso de licitación se encuentra en seguimiento por parte de la Contraloría General de la República, quien a través del radicado SGD-04-07-2023 emitido por la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Contraloría Delegada para el Sector Inclusión Social, solicitó el envío de la documentación relacionada con proceso de contratación No. LP-DG- 0001-2023, para el respectivo estudio, evaluación y análisis. Dicho requerimiento fue atendido oportunamente por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
Partiendo de la base que el contrato actual finaliza el (31 de julio de 2023) y considerando que la fecha de inicio del nuevo contrato está prevista para el (11 de septiembre de 2023), el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA está obligado a garantizar la contratación de los servicios durante dicho lapso.
Aunado a lo anterior, y teniendo en cuenta la criticidad de los servicios TIC's - SENA; la Entidad ha estimado un término de transición no superior a cuatro (4) meses para la entrega y recepción de los servicios entre el contratista saliente y el contratista entrante que resulte adjudicado en la Licitación Pública LP-DG-0001-2023.
De conformidad con lo anterior y en aras de evitar la interrupción de los servicios TIC's - SENA;
la Entidad debe contar con una contratación urgente que garantice el servicio a partir de la finalización del contrato actual (01 de agosto de 2023) y por el término de transición (4 meses) antes referido.
Lo anterior se encuentra reflejado en los estudios previos de la licitación mencionada, en los cuales se contempla dentro del plazo de ejecución del nuevo contrato lo siguiente:
“El contrato se desarrollará por fases de ejecución contractual, así:
15.2 TRANSICIÓN: Esta fase será de hasta 4 meses para la línea de servicios de infraestructura centralizada contados a partir de la firma del acta de inicio del eventual contrato y hasta 7 meses para la línea de operación en sede contados a partir de la firma del acta de inicio del eventual contrato, en ella El contratista deberá realizar todas las acciones necesarias tendientes a lograr la implementación y entrada en operación del servicio, a nivel general o de sede según la línea a la que corresponda el mismo. De manera general, comprende la planeación, diseño y transición del servicio.
La planeación comprende la definición de las actividades y recursos que, de acuerdo a una priorización validada con el SENA y la Interventoría, permitan poner en operación los servicios.
Durante esta fase, se iniciarán los pagos al operador de la siguiente manera:
A continuación, se presenta la programación para pagos establecida para el contrato de prestación de servicios TIC del SENA:
1. El primer y último mes se pagarán mes o fracción de mes, y de ahí en adelante con la periodicidad acordada entre las partes, pagos vencidos de acuerdo con los servicios efectivamente prestados y los ANS correspondientes.
2. Se pagarán los valores correspondientes a los precios ofertados por cada sede con la periodicidad acordada entre las partes, de acuerdo con los servicios efectivamente prestados y/o disponibles conforme a la necesidad de la Entidad, según las obligaciones del contrato y los ANS. Estos pagos se condicionan a que la totalidad de los siguientes servicios se encuentren implementados:
a. Energía Eléctrica Regulada
b. Conectividad Local
c. Telefonía IP/Internet, telefonía e Internet Móvil
d. Videoconferencia
e. Seguridad f. SD-WAN
Nota 1: En caso de crecimiento, el valor total a pagar por sede incluirá el crecimiento en servicios el cual será objeto de pago conforme al Anexo 11- Conexos y Crecimientos, hoja 2. Crecimiento.
Nota 2: Los elementos como cableados, gabinetes, canaletas y canalizaciones, entre otros, son considerados inmuebles por destinación (artículo 658 C.C) y la Entidad reconocerá los costos asociados conforme al Anexo 11-Conexos y Crecimientos, hoja 1.Conexos.
3. Los pagos correspondientes a los servicios de Datacenter, sistemas de información, conectividad y SD-WAN se realizará con la periodicidad acordada entre las partes, de acuerdo con los servicios efectivamente prestados según las obligaciones del contrato y los ANS.
4. Los pagos correspondientes a Mesa de Servicios (nivel central), gestión de servicios TIC, de gestión de seguridad de la información, de arquitecturas e integración de servicios, se realizarán pagos con la periodicidad acordada entre las partes de acuerdo con los servicios efectivamente prestados y los ANS. 36 GCCON-F-046 V.02
5. Los pagos de mesa de servicio (Nivel II) y lideres de prácticas, se realizarán con la periodicidad acordada entre las partes de acuerdo con los servicios efectivamente prestados y los ANS. 6. Los pagos mencionados en los numerales anteriores se realizarán en cualquier etapa del contrato, de acuerdo con los servicios efectivamente prestados y los ANS.
Además de buscar una entrega y recepción armónica, el periodo de transición tiene como objetivo que los servicios progresivamente dejados de prestar por el proveedor actual empiecen a ser prestados y facturados por el nuevo contratista, así las cosas, la Entidad garantizará que en ningún caso se va a generar doble erogación presupuestal por el mismo servicio durante la transición.
IX. INTERVENTORÍA SERVICIOS TIC'S - SENA
En la actualidad se encuentra vigente el contrato de interventoría N.º 1128703 de 2019, con el cual se desarrolla el seguimiento técnico, jurídico, financiero y administrativo al contrato celebrado con COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P. BIC, Contrato N.º 1122512 de 2019.
Teniendo en cuenta lo señalado en las antedichas consideraciones, para el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA es necesario contar con los servicios especializados de la interventoría actual por los mismos motivos que dan origen a la contratación directa con el proveedor actual del servicio y bajo el amparo de la urgencia manifiesta.
Lo anterior, cuandoquiera que persiste la necesidad de dar continuidad a la prestación de los servicios TIC's, los cuales requieren un seguimiento especializado, sobre el cual no se advierten circunstancias que permitan sostener la modificación de las condiciones de conocimiento especializado que sirvieron de fundamento a la necesidad de contratar la interventoría que actualmente está en ejecución, al tenor del inciso 3o, artículo 83 de la ley 1474 de 2011.
X. DE LA URGENCIA MANIFIESTA PARA CONJURAR LA INMINENTE INTERRUPCIÓN DE LOS SERVICIOS TIC'S - SENA
De conformidad con lo indicado en las consideraciones que anteceden y ante la inminente interrupción de los servicios TIC'S - SENA, el Jefe de la Oficina de Sistemas de la Entidad, mediante radicado 01-9-2023-038861 le solicitó concepto a la Dirección Jurídica sobre el particular, dependencia que mediante radicado 01-9-2023-041052 del 18 de julio de 2023 precisó que la competencia para la expedición del acto administrativo por el cual se declara la urgencia manifiesta es del ordenador del gasto, advirtiendo además que para el caso en concreto corresponde a la Oficina de Sistemas conforme a las funciones que le son propias en el marco del Decreto 249 de 2004 (art 8), determinar la causal de contratación que se ajuste a las normas previo cumplimiento de los requisitos de ley para la celebración de los contratos.
En consecuencia y con base en los hechos acaecidos, es imprescindible para el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA a través de la jefatura de la Oficina de Sistemas, acudir a los mecanismos de selección previstos en la Ley 80 de 1993 modificada por la Ley 1150 de 2017 que habilitan la posibilidad de contratar directamente a la persona natural o jurídica que se encuentre capacitada desde el punto de vista técnico, financiero y jurídico en condiciones idóneas para prestar el servicio TIC y la respectiva interventoría, a partir del vencimiento de los contratos actuales y como mínimo por el tiempo que dure el proceso de selección, la transición con los nuevos contratistas y la puesta en operación completa e integra por parte del nuevo operador.
La urgencia manifiesta es una alternativa prevista en la ley que busca privilegiar la prestación del servicio, más no al contratista ni a la Entidad pública. Si bien es cierto como resultado de la declaratoria de la urgencia manifiesta la ley no contempló etapas regladas para la selección del contratista, como si sucede en la licitación pública, si implica, sin lugar a duda, que hay garantía de selección objetiva porque la contratación producto de su declaratoria deberá hacerse con quien acredite que es la mejor opción para la Entidad; es decir deberá acreditar la idoneidad técnica, jurídica, administrativa y financiera para hacerlo.
Es necesario que los servicios se presten de manera continua e ininterrumpida, a punto tal que, como ya se mencionó, cuando hay cambio de operador, se requiere una etapa de transición, de un tiempo de hasta cuatro (4) meses, por lo cual, si un tercero entrara a reemplazar al contratista actual, a partir del vencimiento del Contrato N.º 1122512 de 2019, no tendría el conocimiento ni la capacidad técnica y operativa para ello.
Es de anotar que el contrato N.º 1122512 de 2019, de conformidad con el plazo de ejecución, consagrado en la cláusula segunda, tiene una fase final de entrega y empalme que se desarrollará en los últimos cuatro meses de ejecución contractual. De acuerdo con el análisis de los documentos técnicos del contrato, a continuación, se relacionan las actividades técnicas que ejecutará el actual contratista en esta fase:
“Anexo 1 documento maestro: 2.2.8.4. CIERRE TÉCNICO
2.2.8.4.1. La duración de esta etapa es la misma definida en el documento pliegos de condiciones definitivos.
2.2.8.4.2. Esta fase se establece para efectos de conciliación de inventario, entrega de informes mensuales consolidados e históricos por servicio, informes financieros finales, cierre de operación de los servicios, cierre de la gestión global, empalme con el nuevo CONTRATISTA, entrega de lecciones aprendidas, entrega de la información de las herramientas de gestión y actualización de toda la información documental de los servicios TIC (diseños, planos, diagramas, memorias de cálculo, base de datos de conocimiento, base de datos de configuraciones, base de datos de taxonomías de la mesa de servicio, incluyendo como mínimo protocolos, procedimientos e histórico de incidentes).
Deberá considerar la transferencia de conocimiento hacia el proveedor entrante o a quien designe el SENA y la entrega de la base de datos de taxonomías de la mesa de servicio, además de los protocolos, procedimientos, históricos y demás información registrada en las herramientas de gestión, así como la entrega de procesos, prácticas, protocolos, manuales y cualquier otro tipo de documentación o activo organizacional que el SENA.
Garantizar la prestación del servicio continuamente, el CONTRATISTA debe seguir proporcionando el servicio, con los mismos niveles acordados hasta que el nuevo contratista instale una nueva solución actualizada.
2.2.8.4.3. 15 días antes de iniciar esta etapa, el CONTRATISTA debe entregar al SENA para su aprobación, el Plan de Cierre Técnico del servicio, en el que se describa como mínimo:
- Actividades para realizar.
- Cronograma.
- Inventario.
- Histórico por servicio.
- Histórico de ANS.
- Transferencia de conocimiento al nuevo proveedor.
- Lecciones aprendidas.
- Entregables:
- Presentación del Servicio. o Informes de Gestión y Consolidado. o Estado Final del Servicio.
- Informe Final y Entrega del Servicio.
- Información técnica de las soluciones con sus respectivos diseños e inventarios.
- Base de datos de taxonomías de la mesa de servicio, protocolos, procedimientos, histórico de incidentes, etc.
Anexo 5 Línea de Servicio Operación en Sede
Video comunicaciones:
2.2.2.6.3. Etapa de Finalización:
- Debido a que se debe garantizar la prestación del servicio continuamente, cuando finalice el contrato el contratista debe seguir proporcionando el servicio, con los mismos niveles acordados hasta que el nuevo contratista instale una nueva solución actualizada.
- La duración de esta etapa es la misma definida en el documento pliegos de condiciones definitivos.
Conectividad en Sede:
2.2.3.19.1. Garantizar la existencia de la documentación actualizada de los diferentes componentes del servicio. Esta información debe ser de fácil acceso y consulta para el SENA.
Energía Eléctrica Regulada y Telefonía IP y Móviles no tienen una sección asociada a obligaciones específicas de cierre.
Anexo 2 Línea de Servicio Infraestructura Centralizada
2.2.1.1.13. ENTREGA DEL SERVICIO - LÍNEA DE SERVICIO INFRAESTRUCTURA CENTRALIZADA
2.2.1.1.13 Entrega del Servicio - Línea Infraestructura Centralizada
2.2.1.1.13.1. Se deberán entregar informes de gestión y un informe consolidado.
2.2.1.1.13.2. Se deberá entregar un informe sobre el estado final del servicio.
2.2.1.1.13.3. Se deberá realizar la presentación del servicio.
2.2.1.1.13.4. Se deberá realizar un informe final y un informe de entrega del servicio.
2.2.1.1.13.5. Se deberá realizar la desinstalación y retiro de los elementos, equipos y dispositivos propiedad del outsourcing y el retiro de los recursos humanos dedicados al servicio.
2.2.1.1.13.6. No se podrá perjudicar la operación y continuidad de los servicios, hasta tanto el CONTRATISTA entrante no de por recibo el servicio.
2.2.2.16.4. Requerimientos específicos herramientas SQL Server (Eventos y optimización).
2.2.2.16.4.27. Documentar, mantener actualizada y entregar al final del contrato o cuando se requiera, en formatos acordados con el SENA, La base de datos del conocimiento y de configuraciones en cada servidor de base de datos: Gestión de configuración, Gestión de problemas, Gestión de cambios entre otras.”
Con base en las obligaciones expuestas, Colombia Telecomunicaciones debe asegurar la prestación de todos los servicios hasta que el nuevo operador pueda asumirlos dentro de la etapa de cierre del Contrato N.º 1122512 de 2019, que es la misma etapa de transición del nuevo contrato.
Para hacer dicho empalme y transición, es necesario realizar sesiones entre ambos operadores para:
- Entregar/recibir información de las herramientas de gestión.
- Entregar/recibir los planos actualizados.
- Entregar/recibir transferencia de conocimiento.
- Acordar cronograma de desinstalación/instalación, así como el protocolo de desinstalación/instalación.
- Entregar/Recibir los servicios
- Entregar/Recibir La base de datos del conocimiento y de configuraciones en cada servidor de base de datos: Gestión de configuración, Gestión de problemas,
- Gestión de cambios entre otras.
- Realizar la presentación de los servicios.
De acuerdo con lo anterior, si bien es cierto que a la fecha se encuentra en curso la licitación pública para la selección del nuevo operador de servicios TIC's del SENA, no se cuenta con los tiempos suficientes para que el contratista actual realice el cierre del contrato, el empalme con su sucesor y se inicie la transición para que el nuevo prestador del servicio esté en capacidad técnica y operativa para prestar el 100% de los servicios.
Por su parte, el alcance del contrato para la prestación de servicios TIC incluye distintas líneas de servicios para los que, de acuerdo con el histórico de los contratos anteriores como el actual, el SENA no tiene la capacidad técnica, ni operativa para atenderlos de manera directa porque no cuenta con el recurso humano ni con los elementos requeridos para su operación.
Por lo anterior, según el análisis del sector de la licitación en curso, no hay un tercero que, de manera directa y a través de un contrato interadministrativo o convenio de operación entre entidades públicas, cuente con la capacidad jurídica y técnica que garantice dar continuidad inmediata en la prestación del servicio; por lo tanto, no se vislumbra otro escenario de contratación directa distinto al de contratar con el actual operador.
Conforme lo expuesto y considerando que el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA presta un servicio público esencial de formación para el trabajo, el cual requiere soporte tecnológico para su prestación, resulta forzoso continuar la prestación de los servicios tanto del operador como de la interventoría, en aras de evitar la paralización del servicio.
Como se observa, a través de la declaratoria de la urgencia manifiesta se debe dar aplicación a los principios de responsabilidad, selección objetiva e igualdad que orientan la contratación estatal, además de prevalecer la continuidad en la prestación del servicio independientemente de los motivos que dieron origen a la urgencia manifiesta.
Asimismo, debe ser utilizada esta forma de contratación como un mecanismo transitorio en orden a la celebración de un contrato con un plazo razonable y adecuado para poder superar el estado de crisis que se pretende mitigar y para el que el precio que se pacte para su ejecución igualmente responda a la necesidad que motivó su celebración.
Por los motivos antes expuestos, resulta necesario, previa declaratoria de urgencia manifiesta, celebrar contratos con el operador del servicio actual y con el interventor actual, a efectos de garantizar la continuidad del servicio TIC'S - SENA durante el término de estabilización de los servicios de operación e interventoría que ejecutaran los proveedores seleccionados públicamente con posterioridad a la celebración de los precitados contratos.
Revisado el ordenamiento jurídico, resulta evidente que en este caso es viable determinar que la declaratoria de urgencia manifiesta es necesaria para contratar directamente y de manera excepcional por el término comprendido entre la terminación de los actuales contratos de servicios y de interventoría, hasta la finalización del término de transición referido en este acto administrativo.
XI. CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTINUIDAD DE LOS SERVICIOS A TRAVÉS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Procuraduría General de la Nación:
De manera simultánea al trámite de aprobación de las vigencias futuras para la Licitación Pública LP-DG-0001-2023 con la cual la Entidad contratará al nuevo proveedor del servicio TIC, referida en líneas precedentes; el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, en cumplimiento de lo dispuesto por el principio de transparencia regulado por la Ley 80 de 1993, solicitó acompañamiento del proceso por parte de los entes de control y de las veedurías ciudadanas.
Es así, como en la actualidad el proceso de licitación se encuentra bajo vigilancia preventiva por parte de la Procuraduría General de la Nación, Entidad que ha venido formulando observaciones y haciendo recomendaciones respetuosas para garantizar la total transparencia del proceso.
En adición de lo anterior, el órgano de control ha venido ejerciendo un seguimiento riguroso frente a las acciones del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA para garantizar la continuidad de los servicios entre la finalización del contrato actual y la definición de la precitada licitación; así las cosas, el ente de control emitió el siguiente comunicado:
“Bogotá, D. C., 13 de julio de 2023 (@PGN_COL). La Procuraduría General de la Nación lideró una reunión con el equipo directivo del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tras la cual alertó la inminente cesación de los servicios tecnológicos que tiene contratados la entidad, situación que afectaría los procesos de formación de más de ocho millones de aprendices.
La Primera Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública sostuvo que las diferentes sedes del SENA podrían sufrir la interrupción de sus servicios a partir del próximo 31 de julio, fecha en la que vence el negocio jurídico que actualmente permite ofrecer los diferentes programas, y que ha alcanzado el límite máximo de adiciones.
El organismo de control señaló también que el proceso de licitación actual se encuentra suspendido, hecho al que se sumó la falta de claridad sobre la disponibilidad de recursos disponibles para darle continuidad al programa de formación y la imposibilidad de cumplir con los términos de contratación sin dejar de prestar el servicio.
El Ministerio Público solicitó a los directivos establecer mecanismos para garantizar la prestación del servicio, definir alternativas técnicas y establecer un plan con los posibles escenarios y las contingencias que tendrían que ser resueltas desde agosto en caso de que no sea factible evitar la interrupción.
Finalmente, la Entidad resaltó que mantendrá su labor de vigilancia en aras de anticiparse a cualquier riesgo, su acompañamiento para los fines que las partes involucradas en el proceso consideren pertinente y la necesidad de articular un plan para que quienes se benefician de esta iniciativa no resulten perjudicados.”
Contraloría General de la República:
En línea con lo anterior, se indica que el proceso de Licitación Pública se encuentra en seguimiento por parte de la Contraloría General de la República, quien a través del radicado SGD-04-07-2023 emitido por la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Contraloría Delegada para el Sector Inclusión Social, solicitó el envío de la documentación relacionada con proceso de contratación No. LP-DG-0001-2023, para el respectivo estudio, evaluación y análisis. Dicho requerimiento fue atendido oportunamente por el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
En consecuencia de lo anterior y dada la gravedad que podría generar para el país la interrupción en la prestación de los servicios TIC's a cargo del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, resulta obligatorio para los funcionarios públicos responsables en la Entidad, garantizar la continuidad de en la prestación del servicio.
XII. VERIFICACIÓN EN LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO PARA DETERMINAR LA EXISTENCIA DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS QUE PUDIERAN SATISFACER LA NECESIDAD
De conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.2.9 Utilización del Acuerdo Marco de Precios del Decreto 1082 de 2015, aunado a lo establecido en el Decreto 310 de 2021, se deja constancia que la necesidad que se pretende satisfacer una vez declarada la urgencia manifiesta, NO está cobijada bajo Acuerdo Marco de Precios vigente suscrito por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
Es de indicar que la solución tecnológica del SENA comprende tres líneas de servicios, las cuales a su vez se componen de servicios individuales. Al revisar dentro de los acuerdos Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente, se encontraron los siguientes resultados:
- Para el Servicio de Energía Eléctrica Regulada
Una vez realizada la verificación sobre la existencia de un Acuerdo Marco de Precios (AMP) en CCE para la contratación del servicio de Energía Eléctrica Regulada (EER) que requiere el SENA el cual incluye los siguientes componentes:
- Disponibilidad de Unidades de potencia ininterrumpida (UPS) en KVA.
- Disponibilidad de Unidades de tensión regulada (UTR) en KVA.
- Sistemas de Puesta a Tierra (SPT)
- Cableado Eléctrico Vertical (CVE)
- Cableado Eléctrico Regulado (CER).
- Disponibilidad de Equipos de Aire Acondicionado (AA) de la capacidad en Ton.
- Adecuación de Encerramientos: Cuartos técnicos de equipos (CT) y Centros de cableado (CC), 8) Iluminación del encerramiento.
- Control de acceso al encerramiento.
- Sistema de seguridad: Alarmas, intrusión, Fuego del encerramiento.
- Sistema de medición y monitoreo remoto de condiciones ambientales: temperatura y humedad.
- Sistema de medición y monitoreo remoto de UPS, UTR, AA, y alarmas.
- Proyectos especiales en el ámbito de la EER: Plantas de generación de emergencia - electrógenos, interruptores de transferencia automática, y fuentes alternas de Energía (Energía Solar).
En la página de la Agencia Nacional de Contratación Pública, Tienda Virtual del Estado Colombiano, NO se identifica un Acuerdo Marco que contemple en su alcance la integración de estos componentes que requiere el Servicio de Energía Eléctrica Regulada. Así mismo, NO se identifica un Acuerdo Marco que contemple la compra de Energía Eléctrica Regulada por Disponibilidad de Capacidad. Tampoco se identifica un Acuerdo Marco que contemple el acompañamiento técnico en sitio y de especialistas en Energía Eléctrica Regulada o en sus Componentes Principales: UPS, UTR, AA, CER, CEV, SPT, Sistema de Monitoreo. Lo anterior durante la ejecución de las actividades y la disposición final de elementos en el marco ambiental cuando sea necesario, todas las cuales son condiciones esenciales que deben cumplirse para atender la demanda de servicio requerido por el SENA.
En su lugar, se tienen los acuerdos siguientes:
- Acuerdo Marco de Sistemas Fotovoltaicos de generación y almacenamiento, CCE-074- AMP-2022, Vigencia: de Martes, Enero 18, 2022 hasta Sábado, Enero 18, 2025.
- Sistemas Fotovoltaicos y sus elementos, CCE-200-AMP-2021, Vigencia: de Lunes, Septiembre 20, 2021 hasta Miércoles, Marzo 20, 2024, relacionados únicamente con el componente.
- Proyectos especiales en el ámbito de la EER: Plantas de generación de emergencia - electrógenos, interruptores de transferencia automática, y fuentes alternas de Energía (Energía Solar), además que estos NO incluyen la integración necesaria con demás componentes que constituyen el servicio de Energía Eléctrica Regulada.
- Para el Servicio de Comunicaciones Unificadas
Se realizó la verificación de la existencia de algún acuerdo marco de precios (AMP) para la contratación del servicio de Comunicaciones Unificadas (CU) requerido el SENA, el cual incluye en términos generales los subservicios de: 1.Videoconferencia, 2.Videostreaming, 3.Telefonía IP, 4.Telefonía Móvil y 5.Internet Móvil.
Se resalta que, consultando la página de Colombia Compra Eficiente, particularmente en los Acuerdos Marco de precios (AMP) vigentes y próximos, se obtuvo como resultado la no identificación de algún AMP que contemple en su alcance la totalidad de los componentes que integran el servicio de Comunicaciones Unificadas capaces de atender la demanda requerida por el SENA en este servicio.
- AMP: Soluciones de Videovigilancia y sus Mantenimientos - CCE-283-AMP- 2020
Se comparan a continuación los componentes requeridos por el servicio de CU respecto a los ofertados en el AMP CCE-283-AMP-2020 (de febrero 21 de 2021 hasta febrero 21 de 2023)
Comparación necesidad de Videoconferencia del SENA vs CCE-283-AMP-2020
| Componentes | SENA / AMP | Porcentaje de cubrimiento |
| 1. Equipos | 20/7 | 25,93% |
| 2. Mantenimiento | 20/7 | 25,93% |
| 3. Soporte | 20/7 | 25,93% |
| 4.Instalación | 20/7 | 25,93% |
| 5.Capacitación | 1/0 | 0,00% |
| 6.Monitoreo y Gestión | 1/1 | 100,00% |
Comparado el total de necesidades de la Entidad versus lo ofrecido por el AMP “CCE-283- AMP-2020” se obtienen los siguientes resultados:
Comparación Equipos de CU del SENA vs CCE-283-AMP-2020
| SENA vs AMP | Cantidad | Porcentaje |
| Aplica | 1 | 16,67% |
| No aplica | 1 | 16,67% |
| Parcialmente | 4 | 66,67% |
| Total | 6 | 100,00% |
Respecto a estos resultados se concluye que el AMP “CCE-283-AMP-2020” cubre solamente el 16.67% de las necesidades de la SENA para el servicio de CU.
- AMP: Compra y Alquiler de Computadores y Periféricos - ETP III - CCE-280- AMP-2021
Se compararon los componentes requeridos por el servicio de CU respecto a los ofertados en el AMP:
Comparación Equipos de CU del SENA vs CCE-280-AMP-2021
| Componentes | Cantidad | Porcentaje (%) |
| Aplica | 7 | 20,60% |
| No aplica | 27 | 79,40% |
| Parcialmente | 0 | 0,00% |
| Total | 34 | 100,00% |
Respecto a estos resultados se concluyó que el AMP “ETP III - CCE-280-AMP-2021” cubre solamente el 20.6% de las necesidades de la SENA para el servicio de CU.
Ahora bien, para integrar las dos comparaciones anteriores se contrastaron las necesidades de cada uno de los subservicios que componen el servicio de Comunicaciones Unificadas, como son: 1. Videoconferencia, 2. Videostreaming, 3.Telefonía IP, 4.Telefonía Móvil y 5.Internet Móvil. Versus lo ofrecido por cada uno de los dos AMP analizados, obteniendo los siguientes resultados:
Solución CU del SENA vs AMP CCE
| Subservicios | Cantidad | Porcentaje (%) |
| Aplica | 0 | 0% |
| No aplica | 4 | 80% |
| Parcialmente | 1 | 20% |
| Total | 5 | 100% |
Para el servicio de Conectividad LAN se indica que, aunque en este momento existe el acuerdo marco de precios de Servicios de Conectividad CCENEG-248-AMP-2020 (de noviembre 19 de 2022 hasta noviembre 19 de 2023), en este aún no se incluyen los servicios de gestión y administración que definen SD-LAN como servicio, si bien se encuentran las especificaciones para switches de acceso, de distribución y de Core para redes de área local, no se incluyen en estas las características propias de las tecnologías SDN.
Para el servicio de Mesa de Servicios y Gestión Global, se indica que el SENA requiere una herramienta que incluya e integre omnicanalidad, que optimice la comunicación del usuario y una mayor utilización de redes sociales, IVR, líneas 01800, mensajería instantánea, correo entre otros, mayor automatización, incorporación de tecnologías emergentes como la Inteligencia Artificial (IA), automatización de procesos robóticos (RPA), analítica y chatbots, lo cual evidencia que la Mesa de servicio de la Entidad debe evolucionar para proporcionar más registros y resolución de autogestión, directamente a través de Internet (portales en línea y aplicaciones móviles). Entendido de otro modo, los agentes de primer nivel de servicio en el SENA, deben tener un menor contacto telefónico, menos trabajo de bajo nivel y una mayor capacidad para concentrarse en una excelente experiencia de usuario (CX). Estos canales pueden agruparse de la siguiente forma:
| CANAL DE CONTACTO | Incluye tecnología especializada como IVR, llamadas en conferencia, reconocimiento de voz, IA, BlockChain, etc. |
| Portales de servicios y aplicaciones móviles | Soportado por catálogos de servicio y solicitud y bases de conocimientos. |
| Chat | Chats en vivo y robots para chat |
| Correo electrónico | Se utiliza para el registro y actualización, y para las encuestas y confirmaciones de seguimiento. |
| Service Desk de atención personalizada | Cada vez es más frecuente en sectores donde hay altos picos de actividad que exigen presencia física, como la educación superior |
| Mensajes de texto y redes sociales | Útil para enviar notificaciones en caso de incidentes importantes, contactara grupos específicos de partes interesadas y permitirá los usuarios solicitar soporte |
| Redes sociales públicas y corporativas y foros de discusión | Contacto con el proveedor de servicios y soporte de persona a persona |
Como se mencionó, la principal tendencia en mesas de servicio está claramente identificada dentro de la gestión de servicios de IT, por lo que debe contemplarse dentro de ITSM y no de forma aislada, enfocándose en generar valor al negocio mediante su implementación y articulación con las demás prácticas de ITIL4.
Se logró evidenciar que la magnitud, complejidad, madurez y calidad de los profesionales de la Entidad, hacen que el SENA se encuentre a la vanguardia en materia de Mesa de Servicio en el sector trabajo al cual pertenece y en la implementación del marco ITIL para la gestión de servicios de TI. Por esta razón, se requiere mantener esta posición privilegiada, contribuyendo a su transformación digital e implementación de tecnologías emergentes de forma integrada a todas las prácticas actuales del marco ITIL4, condición que no se encuentra en los actuales acuerdos marco de precios del gobierno nacional.
Sin embargo, se efectuó la consulta en el portal de Colombia Compra Eficiente (CCE), de los acuerdos relacionados con la línea de Mesa de Servicios y se logró evidenciar que se encuentra vigente el Acuerdo Marco de Precios - AMP, Contratación de Mesa de Servicio II, sin las condiciones expresadas anteriormente y en consecuencia no cubre la necesidad de la Entidad:
| Referencia | # Proceso | Vigencia |
| CCE-183-AMP-2020 | CCENEG-023-1-2020 | Septiembre 14 de /2020 hasta Septiembre 14 de 2023 |
La vigencia de este acuerdo (hasta Septiembre 14/2023), deriva un alto riesgo para la misionalidad, operación de TI y entrega de servicios tecnológicos a los usuarios internos y externos del SENA, al no tener definida la fecha del nuevo marco y sus condiciones exigidas. Este riesgo e incertidumbre de aplicación del nuevo marco, puede ocasionar graves consecuencias sobre los más de 110 sistemas de información, los usuarios internos, externos y aprendices, las líneas de servicio de infraestructura centralizada y operación en sede, al no contar con un punto único de contacto (SPOC) para el reporte de incidentes, requerimientos, eventos, problemas, etc. y sus soluciones, dejando a la deriva tanto a la operación como el contacto de los usuarios para resolver sus problemas.
Conforme a lo anteriormente expuesto, se observa que no existe ningún AMP que satisfaga plenamente la necesidad del SENA para el servicio de Comunicaciones unificadas, y los dos Ampos analizados solo ofertan de manera parcial un 20% de los requerimientos del servicio de CU. Por lo anterior, se concluye que los servicios requeridos no están contemplados en los AMP vigentes y su alcance técnico no suple las necesidades del SENA.
XIII. CONDICIONES DEL MERCADO - INEXISTENCIA DE PROVEEDORES QUE TENGAN LA CAPACIDAD PARA LA PRESTACIÓN INMEDIATA DE LOS SERVICIOS TIC REQUERIDOS POR EL SENA
Se indica que por las condiciones propias en las que se prestan los servicios TIC de la Entidad, las cuales, tal y como ha sido reflejado en este acto administrativo implican para cualquier proveedor contar con absoluta inmediatez con una infraestructura logística, tecnológica y de recurso humano definida y robusta que le permita dar continuidad de un día para otro a los servicios críticos del SENA sin afectar a los usuarios finales, resulta necesario que el proveedor actual y su interventor continúen con la prestación de sus servicios.
Para el caso que nos ocupa, resulta objetivo proceder con la selección del proveedor actual del servicio y su interventor durante el término de urgencia manifiesta, considerando que sus ofertas de servicios, su idoneidad, su experiencia y su capacidad operativa, financiera y logística, les permitirá dar continuidad a la prestación del servicio sin afectar a los usuarios de la Entidad. Aunado a lo anterior, debe indicarse que el proveedor actual y su interventor cuentan con la disponibilidad inmediata del recurso humano calificado que exigen contrataciones de esta naturaleza.
En adición de lo anterior, es preciso señalar que en este caso las ofertas del proveedor actual y su interventor resultan ser la más favorables para la Entidad dado que dichos proveedores ya cuentan con las infraestructuras antes referidas y tienen la capacidad de hacer una transición responsable y ordenada durante los meses en que se empezaran a asumir los servicios por los nuevos prestadores del servicio seleccionados públicamente.
En consecuencia, se indica que no hay en el mercado otros operadores que tengan la capacidad inmediata de asumir los servicios a partir del 01 de agosto de 2023.
XIV. CONSIDERACIONES FINALES - IMPOSIBILIDAD DE ACUDIR A PROCESOS DE SELECCIÓN - CONTINUIDAD DE LOS SERVICIOS TIC CON LA INTERVENTORÍA
Atendiendo a los antecedentes facticos expuestos en la presente Resolución y ante la imposibilidad de acudir a los procedimientos de selección públicos que solventen en el inmediato futuro la necesidad de satisfacer los servicios TIC'S - SENA con su respectiva interventoría; se hace necesario declarar la urgencia manifiesta y conforme a lo establecido en el literal a) del numeral 4o del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, celebrar contratos para la prestación del servicio TIC'S del SENA y para la interventoría del mismo, con los proveedores actuales, quienes cuentan con la idoneidad, la experiencia y la capacidad técnica, jurídica, financiera y administrativa para desarrollar las actividades sin causar traumatismos en los clientes finales, desde la fecha de finalización de los contratos actuales hasta la finalización del término de transición y empalme con los nuevos proveedores contratados por las modalidades públicas de selección que actualmente adelanta la Entidad.
Es preciso advertir en este punto que la idoneidad y experiencia del proveedor actual de los servicios TIC's del SENA goza de reconocimiento público, toda vez que Colombia Telecomunicaciones, frente a los servicios que presta, "... es uno de los mayores impulsores de la economía digital en el país, con ingresos por 7,86 billones de pesos en 2022. La actividad de la compañía, que opera bajo la marca comercial Movistar, se centra fundamentalmente en los negocios de telefonía y conectividad móvil, servicios de banda ancha, fibra óptica al hogar, televisión de pago, telefonía fija y una completa oferta de soluciones digitales para pequeñas, medianas y grandes empresas y corporaciones. Telefónica está presente en 52 ciudades y municipios del país con fibra óptica, 216 con banda ancha fija y más de 1.120 con telefonía móvil 4G LTE. Telefónica cerró el primer trimestre de 2023 con una base de clientes de 24 millones en todo el país: 20,6 millones de líneas móviles, 1,4 millones de clientes de banda ancha -952 mil con fibra-, 740 mil de TV de pago (595 mil con IPTV) y 1,4 millones de líneas fijas en servicio”.
Fuente: https://www.telefonica.co/nosotros/telefonica-colombia/
Colombia Telecomunicaciones S.A. cuenta a la fecha con una Gestión Certificada estructurada bajo el estándar de las normas ISO, reconocidas internacionalmente por definir los requisitos para establecer, implementar y mejorar Sistemas de Gestión.
Asimismo, se indica que el actual interventor de los servicios TIC's SENA cuenta con toda la capacidad y la infraestructura para continuar ejerciendo sus labores de inspección, vigilancia y control a los servicios TIC's. Se indica en este punto que el interventor actual fue en su momento seleccionado públicamente con el mayor puntaje, por haber cumplido los requisitos técnicos, jurídicos y financieros del concurso de méritos que se desarrolló.
De igual forma, es preciso advertir que los actuales proveedores cuentan con toda la infraestructura logística, tecnológica y de recurso humano que les permite dar continuidad a la prestación de los servicios sin afectar a los usuarios finales, actividades que representan gran importancia, al punto que los procesos públicos que se adelantan en la actualidad involucran términos de transición de 4 meses que garantizan la continuidad del servicio.
Tomando en consideración los principios y fines de la contratación estatal, en el presente caso se tiene que, con la declaratoria de urgencia manifiesta, se busca conjurar situaciones similares a las señaladas taxativamente Enel artículo 42 de la Ley 80 de 1993, que demandan actuaciones inmediatas ante la inminencia de la afectación de la continuidad de la prestación del servicio público y que imposibilitan acudir a los procedimientos de selección públicos.
Conforme a lo previsto en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993, los contratos originados con motivo de la declaración de urgencia manifiesta, y el presente acto administrativo, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviaran a la Contraloría General de la República y a la Procuraduría General de la Nación en virtud del acompañamiento preventivo que se solicitó por parte del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA.
En los términos del artículo 2.2.1.2.1.4.2. del Decreto 1082 de 2015, que reza: “Declaración de urgencia manifiesta. Si la causal de contratación directa es la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la Entidad Estatal no está obligada a elaborar estudios y documentos previos.”, el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA justifica las contrataciones derivadas de la urgencia manifiesta que se declara a través de este acto administrativo, con base en lo expresado en esta Resolución.
Por virtud de lo anterior, el Jefe de la Oficina de Sistemas, en su calidad de ordenador del gasto;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o: <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Declarar la urgencia manifiesta con el fin de conjurar la situación excepcional expresada en la parte considerativa de este acto, a efectos de permitir al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, dar continuidad en el inmediato futuro a la prestación de los servicios públicos e integrales que garanticen la interoperabilidad, integración, administración, gestión, actualización y evolución de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones - TIC, para su correcto funcionamiento de manera continua y permanente en todas las sedes del SENA y lugares en los que cumpla funciones a su cargo y aquellos servicios y bienes conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio.
ARTÍCULO 2o: <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Ordenar la contratación directa de los servicios requeridos para la prestación de los servicios públicos e integrales que garanticen la interoperabilidad, integración, administración, gestión, actualización y evolución de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones - TIC, para su correcto funcionamiento de manera continua y permanente en todas las sedes del SENA y lugares en los que cumpla funciones a su cargo y aquellos servicios y bienes conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio.
ARTÍCULO 3o: <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Ordenar la contratación directa de la interventoría integral del contrato para la prestación de los servicios públicos e integrales que garanticen la interoperabilidad, integración, administración, gestión, actualización y evolución de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones - TIC, para su correcto funcionamiento de manera continua y permanente en todas las sedes del SENA y lugares en los que cumpla funciones a su cargo y aquellos servicios y bienes conexos y complementarios necesarios para la operación del servicio.
ARTÍCULO 4o. <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Con fundamento en lo dispuesto por el parágrafo del artículo 42 de la Ley 80 de 1993 y en aras de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se ordena efectuar los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
PARÁGRAFO: En caso de no contar con los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal que respalden los contratos derivados de la presente declaratoria de urgencia manifiesta previo a su celebración, los mismos se suscribirán con fundamento en la certificación que emita el área encargada de los temas presupuestales al interior del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, en la cual se acredite que se están efectuando los traslados presupuestales internos por el valor total de los contratos y que dicho valor estará disponible antes de efectuar el primer pago de cada contrato.
ARTÍCULO 5o. <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> El presente acto administrativo, hará parte integral de los procesos de contratación que se adelanten.
ARTÍCULO 6o. <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Remitir los contratos que se suscriban con ocasión de la presente declaratoria de urgencia manifiesta y el presente acto administrativo, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos a la Contraloría General de la República, en cumplimientos de lo establecido en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993, así como a la Procuraduría General de la Nación en virtud del acompañamiento preventivo que se solicitó por parte del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
ARTÍCULO 7o. <Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Publicar el presente acto administrativo en la plataforma de la Agencia Nacional de Compras Públicas del Estado colombiano - Colombia Compra Eficiente - SECOP II.
ARTÍCULO 8o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición
Dada en Bogotá, D.C., el 28 JUL 2023
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS MARTÍN COY RODRÍGUEZ
Jefe Oficina de Sistemas
1. Subsección C, Sección Tercera del Consejo de Estado, 7 de febrero de 2011, expediente: 34425, C.P. Jaime Orlando Santofimio Gamboa.
2. Subsección A, Sección Tercera del Consejo de Estado, 16 de septiembre de 2013, expediente: 30683, C.P. Mauricio Fajardo Gómez.
