RESOLUCIÓN 1863 DE 2004
(agosto 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023>
Por la cual se crea el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la Secretaría General del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las contenidas en el numeral 23 del Artículo 4 y el Artículo 32 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO
Que dentro del programa de Renovación de la Administración Pública llevado a cabo por el Gobierno Nacional, el 28 de enero de 2004 se expidieron los Decretos: 248 "Por el cual se modifica el Decreto 1426 de 1998 y el Decreto 3539 de 2003", 249 " Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA”, y 250 "Por el cual se adopta la planta de personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA".
Que el Artículo 115 de la Ley 489 de 1998 determina que: "El Gobierno Nacional aprobará fas plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas. // Con et fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. // En el acto de creación de tales grupos se determinarán fas tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento."
Que consecuente con lo anterior, el numeral 23 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, determina como función del Director General del SENA: "Crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y funciones."
Que en cuanto a los Coordinadores de Grupo, el Artículo 4 del Decreto 248 de 2004, determinó que: "Los empleados públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, en donde no exista el empleo de Jefe de División, que tengan a su cargo la coordinación o supervisión de grupos internos de trabajo, creados mediante resolución del Director General del SENA, percibirán mensualmente un veinte por ciento (20%) adicional al valor de la asignación básica mensual del empleo del cual sean titulares, durante el tiempo en que ejerzan tales funciones. Dicho valor no constituye factor salarial para ningún efecto legal. // Este reconocimiento se efectuará siempre y cuando el empleado no pertenezca a los niveles Directivo, Asesor o Ejecutivo."
Que por disposición del artículo 9o del Decreto 249 de 2004:
"Son funciones de la Secretaría General:
4. Dirigir y controlar los procesos de contratación para la adquisición de bienes muebles, la organización de los archivos de la entidad, manejo de la correspondencia, pasajes, los servicios de correo, fotocopiado, transporte, aseo, vigilancia y demás servicios generales necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.
5. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos de la dependencia y responder por las metas y los indicadores de gestión establecidos en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la dependencia.
7. Responder por las publicaciones que deban realizarse en el Diario Oficial y por los avisos de prensa requeridos.
9. Certificar, autenticar y refrendar los documentos oficiales del SENA.
18. Asesorar a las dependencias en los procesos propios del área.
19. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por la mejora continua de los mismos de la dependencia.
20. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de los procesos de la dependencia.
Que para el adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a la Secretaría General es necesario crear Grupos Internos de Trabajo, definir su composición, coordinación y la distribución de funciones, por lo cual, este Despacho
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ORGANIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023> Crear en forma permanente el Grupo Interno de Trabajo de Administración de Documentos en la Secretaría General del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, el cual estará conformado con la siguiente planta de personal, asignada a la Secretaría General:
| 1 | Asesor | 7 |
| 1 | Profesional | 1 |
| 1 | Técnico | 1 |
| 4 | Oficinista | 6 |
| 2 | Oficinista | 3 |
| 1 | Auxiliar | 1 |
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023> El Grupo Interno de Trabajo de Administración de Documentos tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer y ejecutar las políticas, planes, programas, normas y procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental de la Entidad, de conformidad con la normatividad vigente y las directrices de la Dirección General y la Secretaría General, en coordinación con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
2. Diseñar, coordinar, controlar y administrar los procesos y procedimientos que deben aplicarse en la gestión documental de la Entidad, en sus diferentes etapas: producción, recepción, trámite, distribución, organización, archivo, consulta, conservación, reprografía, recuperación y disposición final para asegurar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad Archivística.
3. Proponer e implementar proyectos institucionales que beneficien el cumplimiento y aplicabilidad de la normatividad archivística del Estado.
4. Proponer e implementar proyectos de modernización, actualización y mejoramiento del sistema de información para la gestión documental de la Entidad, en coordinación con la Oficina de Sistemas de la Dirección General.
5. Mantener actualizados los registros de información en el Sistema de Información para la Gestión Documental.
6. Administrar y controlar las tareas y actividades relacionadas con: la gestión de correspondencia de la Entidad; la radicación y conservación de los documentos normativos y contractuales firmados por la Dirección General del SENA; la aplicación de tecnologías para la conservación de la documentación institucional; la organización de los archivos de la Entidad; las publicaciones que deban realizarse en el Diario Oficial.
7. Atender oportunamente las consultas y solicitudes de información y documentos, presentadas por funcionarios, personas naturales o jurídicas; así como los requerimientos de los organismos de control sobre la documentación que repose en el archivo central de la Entidad.
8. Preparar y presentar oportunamente a la Secretaria General los informes y documentos requeridos por los organismos de control, entidades públicas o privadas, relacionados con la documentación que reposa en el archivo central de la Entidad.
9. Autenticar las copias de microfilm y fotocopias de los documentos que reposen en el archivo central.
10. Velar por el cumplimiento y la actualización permanente de los procesos y procedimientos de la gestión documental en la Entidad, a nivel nacional.
11. Asesorar a las demás Áreas, Regionales y Centros de Formación Profesional en los procesos asignados al grupo.
12. Estudiar, evaluar y proyectar conceptos técnicos sobre asuntos relacionados con las funciones asignadas al grupo y resolver consultas de carácter técnico u operativo.
13. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan, así como preparar o enviar los informes relacionados con las funciones asignadas al grupo de trabajo, a solicitud del Director General, el Secretario General u otras entidades.
14. Determinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la formulación y aplicación de indicadores de gestión en los procesos del Grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la Secretaría General.
15. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad relacionados con los procesos o tareas asignadas y velar por el mejoramiento continuo de los mismos.
16. Remitir oportunamente a la Dirección Jurídica, la relación de los derechos de petición recibidos por la entidad que se encuentren pendientes de respuesta.
17. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTICULO 3o. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023> El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Administración de Documentos cumplirá las siguientes funciones:
1. Liderar y participar en la elaboración de propuestas para la definición de políticas, planes y programas dirigidos al desarrollo y gestión documental de la Entidad.
2. Dirigir, administrar, controlar y responder por el cumplimiento de las funciones o tareas asignadas al grupo con criterios de eficiencia, eficacia y oportunidad.
3. Organizar, proyectar y revisar los proyectos de actos administrativos, respuestas a peticiones, informes, certificaciones o constancias y demás documentos relacionados con la gestión documental y administración del archivo central de la Entidad que, por competencia, deba suscribir el Secretario General de la Entidad; así mismo, firmar las autenticaciones y certificaciones sobre la documentación que repose en el archivo central o se encuentre a cargo del grupo y las comunicaciones que correspondan a su calidad de coordinador, con el fin de lograr el cumplimiento oportuno de los procesos, procedimientos, tareas y actividades del Grupo.
4. Asesorar al Secretario General en el cumplimiento de las funciones relacionadas con la gestión documental de la Entidad.
5. Estudiar, evaluar y proyectar conceptos técnicos sobre asuntos relacionados con las funciones asignadas al grupo y resolver consultas de carácter técnico u operativo.
6. Proponer y velar por el cumplimiento de normas, instrucciones o procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental de la Entidad a nivel nacional.
7. Autenticar las copias de microfilm y las fotocopias de los documentos que reposen en el archivo central de la Entidad.
8. Diseñar, organizar y presentar ante el Comité Nacional de Administración de Documentos de la Entidad, los proyectos archivísticos que requieran de su aprobación o concepto para su aplicación a nivel nacional.
9. Adelantar los trámites para la publicación en el Diario Oficial de los actos administrativos de la Entidad que requieran dicha difusión.
10. Coordinar, controlar y supervisar la contratación de los servicios de correo, arrendamiento de bodegaje de archivo, mantenimiento de los equipos de microfilmación y publicaciones en el Diario Oficial.
11. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan, así como preparar o enviar los informes relacionados con las funciones asignadas al grupo de trabajo, a solicitud del Director General, el Secretario General u otras entidades.
12. Coordinar la formulación y aplicación de indicadores de gestión en los procesos del Grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la Secretaría General, contando con la asesoría de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
13. Asesorar y capacitar a las Áreas, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional en los asuntos relacionados con las funciones asignadas al Grupo.
14. Participar en representación de la Entidad, en reuniones, consejos, juntas o comités de carácter oficial, por convocatoria o delegación del Secretario General o del Director General.
15. Asignar, orientar, apoyar y controlar la ejecución oportuna de tareas, actividades, procesos y procedimientos por parte de los servidores públicos que conforman el Grupo.
16. Garantizar y responder por la remisión oportuna a la Dirección Jurídica, de la relación de los derechos de petición recibidos por la entidad que se encuentren pendientes de respuesta.
17. Garantizar y responder por la articulación permanente con los demás grupos de trabajo de la Secretaría General y con las otras instancias de la Entidad con las cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones y la misión institucional.
18. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023> El Director General designará mediante Resolución a uno de los servidores públicos enunciados en el Artículo 1o de la presente resolución para que ejerza las funciones de Coordinación del Grupo, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantice la existencia de recursos para el pago de la prima de coordinación a que se refiere el Artículo 4o del Decreto 248 de 2004, excepto si se trata de un funcionario del nivel Asesor.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023> Comunicar la presente Resolución a la Secretaría General y demás dependencias de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro, para su conocimiento y fines pertinentes.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 1987 de 2023> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., 13 AGO 2004
DARIO MONTOYA MEJIA
Director General
