RESOLUCIÓN 3008 DE 2025
(septiembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por medio de la cual se establecen medidas generales de vigilancia y seguridad para el ingreso, salida y permanencia de servidores públicos, contratistas y visitantes en las instalaciones del SENA y se dictan otras disposiciones.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2 de la Constitución Política, contiene una garantía constitucional en favor de los ciudadanos y un deber de protección del Estado en la vida, honra, bienes, derechos y libertades de estos.
Que el artículo 4 de la Ley 489 de 1998, establece que la función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política. De esta manera, los organismos, Entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de funciones administrativas deben ejercerlas consultando el interés general.
Que el artículo 2 del Decreto Ley 356 de 1994, "Por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada", establece que los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada son las actividades que, en forma remunerada o en beneficio de una organización pública o privada, desarrollan las personas naturales o jurídicas, tendientes a prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros y la fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para vigilancia y seguridad privada, blindajes y transportes con este mismo fin".
Que el artículo 73 ídem, señala como finalidad de los servicios de vigilancia y seguridad privada, la de disminuir y prevenir las amenazas que afecten o puedan afectar la vida, la integridad personal o el tranquilo ejercicio de legítimos derechos sobre los bienes de las personas que reciben su protección, sin alterar o perturbar las condiciones para el ejercicio de los derechos libertades públicas de la ciudadanía y sin invadir la órbita de competencia reservada a las autoridades".
Que el numeral 1 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, estableció como función de la Dirección General la de 1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la entidad y de su personal".
Que el mismo Decreto 249 de 2004, le atribuyó en el numeral 4 de su artículo 4 al despacho de la Dirección General, la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa, de conformidad con las normas vigentes.
Que mediante Resolución Nro. 01440 de 2013, se reglamentó el ingreso, permanencia y salida del personal visitante, aprendices, contratistas y de funcionarios, de las instalaciones del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
Que con el fin de salvaguardar los bienes de la entidad y los bienes del personal que ingresa a las instalaciones del SENA, así como la integridad física de las personas dentro de la entidad, es necesario adoptar mecanismos y actividades de índole administrativo que propendan por la debida convivencia institucional y la ejecución de funciones institucionales. Por ello, a pesar de que existen unos procedimientos de seguridad al interior del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, se considera que estos deben ser actualizados de acuerdo con las necesidades de la Entidad, complementándolo además con las normas que reglamentan la vigilancia y seguridad de toda la comunidad SENA, sus instalaciones, los bienes que conforman su patrimonio, así como garantizar el orden público interno.
Que es importante que se tenga en cuenta que la seguridad de las personas, de los bienes personales e institucionales y de las instalaciones es un compromiso y responsabilidad de toda la comunidad SENA (aprendices, funcionarios de planta, trabajadores oficiales, contratistas, proveedores, visitantes y la ciudadanía), por lo tanto se considera que esta seguridad será ejercida en coordinación con las empresas contratistas del servicio de vigilancia, para optar por una seguridad física y electrónica óptima y poder así tener una "CULTURA DE LA AUTO SEGURIDAD" como principio que impacte las actividades de seguridad dentro del SENA.
Que en virtud de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011 y lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución SENA Nro. 1570 de 2020 "Por la cual se establecen términos para la publicación de proyectos de actos administrativos regulatorios de carácter general en la página web del SENA atendiendo lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011 y el Decreto 270 de 2017", se publicó el proyecto de esta resolución, en la página web de la Entidad por el término de cinco (5) días hábiles, desde el 25 Julio hasta el 31 de julio de 2024, período durante el cual se permitió a los ciudadanos y grupos de interés ejercer su derecho de participación; por lo tanto, se recibieron observaciones y sugerencias las cuáles fueron analizadas e incorporadas dentro de la presente resolución.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto, establecer medidas generales relacionadas con la vigilancia y seguridad dentro de las instalaciones del SENA, así como los procedimientos de seguridad que debe cumplir toda la comunidad SENA (aprendices, funcionarios de planta, trabajadores oficiales, contratistas, proveedores, empresas contratistas, subcontratistas, visitantes y la ciudadanía en general), que ingresen y hagan uso de las instalaciones de la Entidad.
ARTÍCULO 2. CULTURA DE LA AUTO SEGURIDAD. La "CULTURA DE LA AUTO SEGURIDAD" es un principio rector que todos los visitantes, aprendices, servidores públicos, contratistas que día a día hacen uso de las instalaciones y de los bienes del SENA y de las Empresas de Vigilancia deben aplicar. Así mismo velarán por su implementación, para que, entre todos, se salvaguarde la vida y seguridad de todas las personas que de una u otra forma son beneficiarias de los servicios del SENA, así como también, de los bienes personales e institucionales.
ARTÍCULO 3. COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD. La Comunidad SENA, tendrá como compromiso dentro de la cultura de Auto Seguridad, hacerse coparticipe de las medidas de prevención, acción y reacción que se emitan desde la Dirección General, Despachos de Regionales y de Centros de Formación con la finalidad de conformar unidad para establecer seguridad total (seguridad física y electrónica), en el entendido de que el principal recurso con que cuenta la Entidad para afrontar las vulnerabilidades propias de la comunidad, es por intermedio de la participación, colaboración y haciendo parte de la solución, acatando las normas, lineamientos, instructivos y demás medidas que se impartan.
ARTÍCULO 4. PERFIL DE LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LAS INSTALACIONES DEL SENA. Para la aplicación de las disposiciones contenidas en esta Resolución, se tendrán en cuenta los siguientes perfiles:
4.2 Personas no vinculadas al SENA. Toda persona ajena a la entidad, que ingrese a las instalaciones de manera temporal y con un fin específico.
4.3 Trabajadores de empresas contratistas / proveedores / subcontratistas / trabajadores dependientes / trabajadores en misión / trabajadores de empresas de servicios públicos / persona natural que presta un determinado bien o servicio a la Entidad.
4.4 Invitados especiales. Toda persona que por su condición o calidad de invitado deba ingresar a las instalaciones con escoltas o miembro de la fuerza pública.
PARÁGRAFO. El ingreso de los anteriores perfiles a la entidad no se verá afectado por su cultura, raza, credo, género y otras consideraciones, respetando los límites que el ordenamiento jurídico colombiano determine, en especial, el derecho a la igualdad, al libre desarrollo de la personalidad y la libertad de culto.
ARTÍCULO 5. CARNET. Es el documento que identifica a las personas vinculadas al SENA, en su condición de: aprendiz, funcionario, trabajador oficial y/o contratista. Es un documento de uso personal e intransferible y como tal se debe garantizar el buen uso de este.
El uso del carnet, cuando este haya sido entregado oficialmente por parte de la Entidad, es OBLIGATORIO, por lo cual se debe portar en lugar visible al momento de ingresar, permanecer y salir de las instalaciones de la Entidad. El no uso de este documento, acarreará llamado de atención, en el entendido que es un deber de la comunidad SENA acatar y respetar las medidas de seguridad que se determinen para el bienestar de todos. Si se reincide en el no acatamiento del uso del carnet, se tomarán las medidas administrativas a que haya lugar.
La dependencia encargada de la elaboración de los carnets, velará por la impresión y posterior entrega del documento de identificación a los servidores públicos y contratistas al momento de su vinculación a la Entidad. El costo de realización del primer carnet lo asumirá la Entidad, así como el costo de renovación por deterioro justificado.
En caso de pérdida o hurto, el costo de la reposición será asumido por el titular para lo cual deberá interponer denuncia ante la Policía Nacional (por ser un documento personal) y deberá allegar el soporte de pago por duplicado del carnet correspondiente, el cual será lo equivalente a medio Salario Mínimo Diario Legal Vigente (1/2 SMDLV), que cubrirá el costo de la elaboración e insumos necesarios. Para el caso de los aprendices el costo de la elaboración del duplicado será lo equivalente a medio Salario Mínimo Diario Legal Vigente (1/2 SMDLV).
El recaudo se realizará a través del canal establecido en la página web del SENA.
ARTÍCULO 6. REGISTRO E INGRESO DE PERSONAS. Para el ingreso de personas a las instalaciones del SENA, se realizará de la siguiente manera:
6.1 Personal vinculado al SENA. Al momento del ingreso al SENA se debe presentar el carnet de identificación al personal de vigilancia; su uso y porte será OBLIGATORIO al ingreso, dentro de las instalaciones y a la salida de la Entidad. Cuando la persona vinculada no cuente con carnet de identificación o no esté registrada en los sistemas de control de acceso (biométrico o
reconocimiento facial o registro sistematizado) de la Entidad, deberá realizar el procedimiento de registro como visitante y se le entregará un carnet provisional con una vigencia no mayor de un (1) día calendario, este mecanismo, permitirá ejercer el control de ingreso y permanencia de la persona dentro de las instalaciones.
Cuando el vigilante detecte irregularidades en la información suministrada por el usuario, inmediatamente hará retención del documento presentado, acto seguido se generará el reporte de novedades y no se autorizará el ingreso a la Entidad. Si persiste la dificultad con el usuario se pedirá apoyo a la oficina del SENA competente en el tema de vigilancia quien tomará las decisiones del caso o si el caso lo amerita se informará a la Policía Nacional para que intervenga en la solución presentada.
Si el usuario no porta el carnet en el momento de ingreso, se direccionará al puesto de vigilancia en donde se realizará la validación del vínculo.
En caso de funcionarios, contratistas o aprendices que ingresen a una sede del SENA que no es la habitual, deberá presentar el respectivo carnet al ingreso, y la persona que haga las veces en la recepción, confirmará el destino y dará el respectivo ingreso.
6.2 Personas no vinculadas al SENA. Los particulares visitantes se deben dirigir a la recepción de la sede del SENA, informarán al funcionario de la compañía de vigilancia o quien haga sus veces (recepcionistas), el motivo de su ingreso y dependencia a donde se dirige, esto con el fin de orientarlo, recibir la información solicitada o desarrollar la actividad autorizada. El visitante debe ser anunciado al funcionario o dependencia, quien autorizará (vía correo electrónico o telefónicamente) o negará su ingreso; si es autorizado, deberá aportar su cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería para realizar el registro de ingreso y entregar un documento diferente con foto para asignar carnet provisional de ingreso, que deberá portar en un lugar visible durante su estadía, el cual entregará en la recepción al finalizar su permanencia en la Entidad y se le devolverá el documento aportado.
En caso de efectuarse una reunión o evento con varios visitantes, el área responsable de la misma deberá entregar en la recepción del edificio el listado de participantes para que sean registrados, se realice su control y se archive en las minutas correspondientes. La recepción solo deberá solicitar un documento de identificación personal para fines de confirmación, el cual hará entrega, posterior a la confirmación.
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 23 de la Ley 962 de 2005, las empresas de seguridad privada o el contratista a cargo de la seguridad de la Entidad, no podrán retener la cédula de ciudadanía o cédula de extranjería para el ingreso de los funcionarios, contratistas, proveedores, visitantes o aprendices a las instalaciones del SENA.
Cuando un particular ingrese a un complejo, en el cual hay varias sedes de diferentes Centros de Formación, el trámite de ingreso deberá realizarse por una sola vez, y el personal de seguridad deberá informar a las dependencias a las que se dirige.
6.3 Trabajadores de empresas contratistas / proveedores / subcontratistas / trabajadores dependientes / trabajadores en misión / trabajadores de empresas de servicios públicos / persona natural que presta un determinado bien o servicio a la Entidad.
Previo al ingreso del personal, se deberá verificar el certificado del pago de seguridad social y/o las afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral, en cumplimiento de la normativa vigente, así como cuando las actividades a realizar impliquen tareas de alto riesgo, tales como trabajos en alturas, trabajos en caliente, izaje de cargas, o manipulación de redes de alta, media y baja tensión, entre otras. Asimismo, es obligatorio cumplir con la documentación establecida en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019, ambos emitidos por el Ministerio de Trabajo, los cuales disponen las obligaciones de los empleadores en materia de prevención de riesgos laborales y cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).
La revisión, verificación y aval del cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, estará a cargo del Grupo de Seguridad y Salud del trabajo de la Dirección General, en las Direcciones Regionales o Centros de Formación, sedes y subsedes, será de los profesionales en seguridad y salud en el trabajo respectivamente.
Una vez avalada la documentación, los supervisores de contrato y los apoyos a la supervisión emitirán por escrito la autorización de ingreso del personal, la cual será comunicada al dispositivo de vigilancia tanto en Dirección General como en las Direcciones Regionales, Centros de Formación, sedes y subsedes.
El personal de vigilancia sólo podrá permitir el ingreso a las instalaciones de la Entidad, cuando se cuente con la autorización escrita anteriormente referida.
6.4 Invitados especiales. Para facilitar el ingreso a las dependencias e instalaciones del SENA, cuando un funcionario, área o dependencia del SENA espere la visita de invitados especiales, deberá informarlo previamente y otorgar las garantías necesarias para la verificación de la identidad de estos y el tratamiento protocolario que eventualmente se exija.
Cuando por la calidad del personal visitante, deba hacerse ingreso de escoltas o miembros de la fuerza pública, dicha condición deberá ser informada a la empresa de seguridad de la Entidad con antelación para que se refuercen las medidas preventivas con el objetivo de garantizar el ambiente seguro dentro de las instalaciones protegiendo la integridad física de todos los funcionarios, contratistas, aprendices, terceros y visitantes.
PARÁGRAFO. Para los casos señalados en el numeral 6.1 del presente artículo, en aquellas sedes del SENA que cuenten con sistema biométrico por reconocimiento facial, se utilizará este método, para que el personal vinculado al SENA ingrese a las instalaciones de la Entidad.
ARTÍCULO 7. HORARIO DE INGRESO, PERMANENCIA Y SALIDA. La Dirección General, las Regionales, Centros de Formación, sedes y subsedes del SENA establecerán individualmente los horarios de atención tanto al público como para los servidores públicos y aprendices.
Para el ingreso de funcionarios y/o contratistas fuera del horario habitual (incluidos fines de semana y días festivos) debe mediar autorización previa por escrito del jefe inmediato del área a la cual está adscrito el servidor público o del supervisor del contratista o de la persona que ha sido delegada para ejercer la función de supervisión del servicio de vigilancia.
Para el caso de particulares visitantes, se tendrán en cuenta las siguientes condiciones:
7.1 No se autorizará el ingreso de particulares visitantes por fuera del horario de funcionamiento o en días no laborables, salvo autorización expresa impartida por escrito, por el director de área coordinador de grupo relacionado con el objeto de la visita.
7.2 Cuando por cualquier motivo, el área, dependencia o funcionario que recibe al particular visitante, solicite el retiro de la persona, se procederá con respeto de la dignidad e integridad de ésta última. Así mismo, podrá solicitarlo el Director Regional, Subdirector de Centro, Coordinador de Grupo o Jefe del Área o dependencia en la que se encuentre el particular.
7.3 Por ningún motivo, se aplicarán medidas de fuerza para el retiro de una persona. En el evento de no acatar la solicitud de retiro o cuando se incurran en conductas que lo ameriten, el SENA acudirá a las autoridades policiales o de seguridad competentes, salvo que la urgencia de la situación lo amerite, caso en el cual se podrá acudir a las medidas necesarias, guardando la integridad de las personas.
7.4 Las personas que ingresan a la Entidad deberán permitir y colaborar con la inspección visual y con el uso del detector de metales a los guardas de seguridad, de los bolsos, maletas y demás paquetes al momento del ingreso y salida. Durante la permanencia del particular visitante, éste no podrá hacer uso de los insumos, elementos, herramientas y equipos de la Entidad sin autorización expresa de un funcionario quien asumirá la responsabilidad por los daños que se pudiesen ocasionar por el mal uso de estos equipos.
7.5 Ninguna persona podrá pernoctar en las instalaciones del SENA, salvo en los Centros de Formación Profesional, donde se cuente con servicio de Internado, en tal evento solo podrán pernoctar los internos y los funcionarios debidamente autorizados.
7.6 Los aprendices deberán abandonar las instalaciones al finalizar su jornada académica o de aprendizaje o, en su defecto, al cierre de las bibliotecas o unidades de trabajo extracurricular o complementario.
ARTÍCULO 8. REGLAS APLICABLES AL FUNCIONAMIENTO DE CAFETERÍAS O PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS VINCULADAS AL SENA. La Dirección General, las Regionales, Centros de Formación, sedes y subsedes donde estén instaladas cafeterías, centros de fotocopiados o terceros prestando servicios de interés para el SENA y bajo su autorización, velarán porque los particulares asociados a ellas cumplan las reglas contenidas en la presente Resolución.
Las personas a las que se refiere el presente artículo podrán permanecer por fuera del horario de funcionamiento del SENA, únicamente con autorización del Director Regional o Subdirector de Centro. En la Dirección General autorizará el Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera.
Toda persona que ingrese con un dispositivo móvil (computador, tableta) o cualquier elemento que requiera ser registrado, deberá realizarlo de manera obligatoria en la recepción. En caso de no realizar este registro, se tomarán medidas para validar que la propiedad o tenencia legítima del dispositivo es de la persona que lo retira, antes de permitir su salida.
Los elementos cuya propiedad o tenencia sean personales, son responsabilidad del propietario o tenedor, por tal motivo, el SENA no asume responsabilidad por pérdidas, hurtos o daños que puedan ocurrir dentro de sus instalaciones. Se recomienda mantener vigilancia sobre sus pertenencias en todo momento y tomar las precauciones necesarias para prevenir incidentes. Esta medida busca asegurar un ambiente seguro y proteger los bienes personales.
Los dispositivos móviles pertenecientes a la Entidad y que reposen dentro de las instalaciones, se deberán inmovilizar con las guayas de seguridad para cada computador portátil o, en caso de no poseer alguna, se ubicará dentro de la gaveta o escritorio de cada persona, bajo llave. En cualquier caso, el cuentadante deberá garantizar su custodia y cuidado en todo momento.
Los elementos del SENA son responsabilidad del cuentadante asignado, por lo tanto, para el retiro de las instalaciones se debe tramitar la autorización correspondiente, avalada por el Coordinador del grupo, Jefe inmediato o Supervisor del contratista y entregarla al personal de recepción de la Entidad.
ARTÍCULO 10. ESTACIONAMIENTO DE VEHÍCULOS. La habilitación de un lugar físico para el estacionamiento de vehículos no es obligatorio por parte de la Entidad, puesto que depende la infraestructura de cada sede del SENA.
Los espacios disponibles para estacionar vehículos se permiten en los días hábiles y durante el horario laboral. Para los vehículos de personas vinculadas al SENA que deban seguir en las instalaciones de la Entidad fuera del horario laboral, sin pernoctar, deberá retirar el vehículo antes de las 9:00 pm. Las personas vinculadas al SENA que requieran dejar el vehículo pernotando en las instalaciones de la entidad, deberán solicitar autorización por escrito a los coordinadores de grupo de apoyo mixto o administradores de edificio en los despachos regionales y centros de formación; para la Dirección General autorizará el Coordinador del Grupo de Servicios generales y adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera.
Se exceptúa de esta prohibición cuando por fuerza mayor o caso fortuito se tenga que dejar dentro de las instalaciones un vehículo, lo cual no podrá sobrepasar los dos (2) días siguientes a la ocurrencia del evento. En este caso, es obligación del propietario del automotor retirarlo de las instalaciones, so pena de incurrir en la causal de desacato lo que puede conllevar a la suspensión temporal del estacionamiento en la infraestructura del SENA.
La habilitación del lugar de estacionamiento depende de la capacidad instalada de la sede. La administración del parqueadero en la Dirección General se realizará por parte del Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones; para las Regionales, Centros de Formación, sedes y subsedes de la Entidad, está en cabeza del Director Regional, Subdirector de Centro, Coordinador del grupo de apoyo mixto y/o administrador de edificio, quienes a su vez podrán designar esta actividad a un funcionario determinado; sin embargo, se deben cumplir los siguientes lineamientos generales:
10.1 En los parqueaderos de la Entidad tienen prioridad los vehículos oficiales de cada sede, de igual forma está autorizado el parqueo de vehículos oficiales de otras sedes y/o regionales siempre y cuando tengan autorización previa.
10.2 Está prohibido cobrar el servicio de parqueadero o recibir contraprestación alguna por este servicio.
10.3 El parqueadero solo se habilita para la comunidad del SENA (aprendices, servidores públicos y contratistas), quedando excluidos los particulares, a quienes no se debe prestar este servicio,
salvo autorización expresa del del Director Regional, Subdirector de Centro, Coordinador del grupo de apoyo mixto o administrador de edificio de cada sede.
10.4 Quien haga uso de los parqueaderos debe respetar las instrucciones impartidas por la persona delegada por el SENA y por los guardas de seguridad, so pena de la no autorización de parqueo o ingreso a las instalaciones. De igual forma, si existe algún vehículo mal estacionado, el SENA podrá informar a los Organismos de Tránsito para que adelanten las acciones que correspondan.
10.5 Los sitios de parqueo deben estar delimitados y no se permitirá utilizar otras instalaciones de las Regionales, Centros de Formación y/o sedes y subsedes, tales como canchas deportivas, andenes, zonas verdes, bahías o zonas peatonales entre otros.
10.6 El SENA no se responsabiliza por daños ocurridos a los vehículos particulares, ni por objetos dejados en su interior, esto debido a que la Entidad sólo habilita el lugar de estacionamiento dentro de la infraestructura física de la sede.
10.7 En caso de presentarse alguna infracción por parte de los usuarios por el no cumplimiento de la normatividad vigente o por el mal uso del parqueadero, el usuario podrá verse abocado a medidas que corresponderán a no permitirle el uso de las instalaciones por un tiempo determinado, esto según la gravedad de lo ocurrido, para lo cual el Director Regional, Subdirector de Centro y la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, quedan facultados para imponer las medidas que considere, una vez se haya surtido el debido proceso, el cual no podrá extenderse en el tiempo (máximo una semana).
10.8 Cada coordinador administrativo deberá realizar un levantamiento detallado de su capacidad instalada para el ingreso y parqueo de vehículos, motocicletas y bicicletas, en todas las sedes de la Entidad, asegurando que las instalaciones puedan manejar cómodamente la afluencia de personas y vehículos en todo momento.
10.9 Para los centros de formación, el Coordinador Administrativo o quien haga sus veces, junto con el líder SIGA, deberán establecer un procedimiento formal para la autorización del parqueo de motocicletas a los aprendices, funcionarios y contratistas dentro de sus instalaciones. Este procedimiento garantiza un uso organizado y seguro de los espacios destinados al estacionamiento de motos, asegurando que se cumplan las normativas de seguridad y que se optimice el espacio disponible.
ARTÍCULO 11. LINEAMIENTOS DE INGRESO Y SALIDA DE VEHÍCULOS. El procedimiento específico para el ingreso, permanencia y salida del parqueadero debe ser emitido por cada Director Regional, Subdirector de Centro, Coordinador del grupo de apoyo mixto y/o administrador de edificio. En la Dirección General será el Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, sin contravenir las indicaciones generales dadas en el artículo anterior. Se establecen los siguientes lineamientos:
11.1 Para el acceso al parqueadero de la sede de la Entidad, se deberá solicitar autorización por escrito, la cual debe contener nombre, cedula, dependencia donde trabaja y/o estudia, así como también, marca y placa del vehículo a ingresar del funcionario, contratista, visitante y/o aprendiz.
11.2 Al momento del ingreso de cualquier vehículo a las instalaciones del SENA se debe presentar el respectivo carnet que lo acredite como miembro de la comunidad SENA.
11.3 Todo vehículo se someterá a una inspección visual por parte del servicio de vigilancia. Sin excepción alguna, se realizará una revisión a todo el vehículo tanto al interior como al exterior para detectar rayaduras o golpes que tenga el automotor; si se presenta esta situación se le debe informar al conductor lo encontrado y quedará registrado en la minuta.
11.4 Si en el vehículo ingresa más de una persona, todas deberán presentarán el respectivo carnet de identificación, quien no lo porte o sea visitante, se someterá al procedimiento previsto para los visitantes.
11.5 Al ingresar a la Entidad en motocicleta, la persona deberá despojarse del casco respectivo y el guarda le informará que "está siendo grabado y monitoreado por su seguridad", esto en concordancia con la normatividad vigente. De igual forma presentará el carnet que lo acredite como miembro de la comunidad SENA, sometiéndose a los controles mencionados y permitirá realizar la revisión respectiva. Si es autorizado su ingreso, se le entregará una ficha de control para su vehículo, el cual se devolverá a la salida. Si ingresa en bicicleta y el casco no cubre el rostro no hay necesidad de retirárselo.
11.6 Al momento de la salida de los vehículos, los guardas de seguridad exigirán la presentación de la respectiva ficha de parqueo para permitir la salida del automotor. En caso de pérdida de la respectiva ficha de parqueo el conductor o propietario debe demostrar la propiedad del vehículo con la presentación de la documentación que se considere, de igual forma, se debe asumir el costo de la ficha y cancelar su valor equivalente a medio Salario Mínimo Diario Legal Vigente (1/2 SMDLV). El recaudo se realizará a través del canal establecido en la página web del SENA.
11.7 De esta situación se dejará constancia en la respectiva minuta de control de cada portería o puesto de vigilancia. De igual forma, se deberá realizar la respectiva revisión física del automóvil.
11.8 Al momento de la salida de la motocicleta o bicicleta, el propietario debe presentar original o copia de la tarjeta de propiedad o documento que acredita la propiedad del bien, lo cual es verificado físicamente contra la placa de la motocicleta, y en el serial de la tarjeta de propiedad de la bicicleta, esto para prevenir que se presenten hurtos de esta clase de vehículos y retirarse el casco para visualización y control.
11.9 El propietario de la motocicleta o bicicleta deberá asegurar o guardar el casco y sus pertenencias personales mientras se encuentren dentro de las instalaciones.
ARTÍCULO 12. PROHIBICIONES. Las siguientes son algunas prohibiciones de índole general que pretenden garantizar la seguridad y bienestar de toda la comunidad SENA y de los visitantes.
12.1 Ingresar armas de cualquier naturaleza, excepto cuando sean portadas por escoltas o personal de seguridad del estado, para tal fin deberá existir anuncio previo al respecto y exhibición de salvoconductos y permisos pertinentes. Para la Dirección General el coordinador de grupo de servicios generales. Para las regionales y centros de formación, los Directores y Subdirectores son los encargados de emitir la autorización o negación del ingreso de escoltas armados. Esta atribución les permite evaluar cada solicitud de manera meticulosa, conforme a los lineamientos establecidos, con el objetivo primordial de salvaguardar la integridad y seguridad de todas las personas involucradas en las instalaciones de la entidad.
12.2 Para el caso de personal diferente a escoltas o personal de seguridad del estado, las armas deben ser entregadas en custodia a la empresa de vigilancia, para lo cual se ubicarán en un Armerillo de Seguridad con clave y tubo de descarga. Al momento de la salida de la Entidad se regresará el arma a la misma persona que la haya entregado y se anotará dicha novedad en minuta.
12.3 Sustancias tóxicas o no identificadas, a excepción de aquellas que porten justificadamente las personas vinculadas al SENA y necesarias para el desarrollo de actividades propias de la Entidad, caso en el cual deberá acreditarse el seguimiento de protocolos de transporte, recepción, ingreso y almacenamiento.
12.4 Ingreso de bebidas alcohólicas salvo aquellas que deban ser utilizadas como material de formación.
12.5 Ingreso de sustancias alucinógenas o de transporte restringido.
12.6 Se prohíbe a los servidores públicos y aprendices de la Entidad prestar su carnet de identificación a otros empleados, visitantes o terceras personas para ser suplantados, so pena de estar inmerso en suplantación de identidad, lo cual puede generar medidas disciplinarias y/o penales ante las autoridades competentes.
12.7 Se prohíbe ingresar a las instalaciones del SENA en horario nocturno, días festivos y fines de semana, sin previa autorización del Director Regional, Subdirector de Centro o Coordinador respectivo. En lo referente a la Dirección General autorizará el Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera. En caso de presentarse esta situación la persona involucrada está en la obligación de registrar su ingreso bien sea en la minuta de control de acceso o en el sistema que exista para tal fin. Esta información deberá ser reportada y verificada posteriormente por el Coordinador respectivo.
12.8 Está restringido el ingreso a las dependencias del SENA, de los vendedores ambulantes, personas que ejerzan la función de cobranzas o aquellas que no guarden relación directa con las actividades de trabajo del SENA.
12.9 Cualquier persona que retire bienes de la Entidad, deberá presentar al personal de vigilancia la respectiva autorización de salida correspondiente, el cual debe contener una descripción detallada del bien, marca, modelo número de serial (si la tiene), placa de inventario, y las debidas firmas de los funcionarios que autorizan su salida.
12.10 La apertura y cierre de ambientes de formación debe ser responsabilidad de las coordinaciones académicas, de los instructores o del responsable del ambiente, no es responsabilidad del equipo de vigilancia ya que no cumplen el papel de Conserjería y no se podrá involucrar en labores diferentes a la de vigilancia y seguridad privada.
ARTÍCULO 13. ALTERACIÓN DEL ORDEN PÚBLICO Y PROTOCOLO DE ATENCIÓN. Se entenderá por alterado el orden público al interior de las instalaciones del SENA, cuando por cualquier acción de una persona o un grupo de personas se afecte de manera negativa o se impida el normal funcionamiento de las actividades administrativas o misionales de la Dirección General, Regionales, Centros de Formación, sedes y subsedes del SENA.
La Secretaria General y/o Dirección Administrativa y Financiera, los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro, podrán adoptar las medidas de seguridad que consideren adecuadas en el evento en que el orden público al interior de la Entidad sea alterado.
Ante cualquier acto que afecte el normal desarrollo de las operaciones en cualquiera de las sedes del SENA, se debe seguir el siguiente protocolo:
13.1 En el momento de detectar la novedad se debe informar inmediatamente por parte del vigilante al Supervisor de puesto de la empresa de seguridad y vigilancia y/o a los Centros de Operaciones de dichas empresas notificando la clase de novedad que se presenta en el momento.
13.2 El Supervisor de puesto y/o el Centro de Operaciones de la empresa de vigilancia avisará a la Policía, solicitando su intervención y apoyo especificando las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos.
13.3 La Gerencia de Operaciones reportará inmediatamente los hechos que se presentan a la Supervisión Nacional del SENA y a la Supervisión Regional (Directores Regionales, Subdirectores de Centro) y/o Coordinadores Administrativos quienes en su momento notificará a las instancias respectivas e impartirá las instrucciones correspondientes a ejecutar por el personal de seguridad que presencia la situación.
En todos los casos, se levantarán actas en donde se dé cuenta de las acciones enunciadas, las que deberán ser soportadas en el informe que presente la empresa de vigilancia y seguridad contratada por la Entidad.
Cuando las acciones que impidan el normal desarrollo de las actividades institucionales sean provocadas por funcionarios vinculados a la Entidad, las actas mencionadas en el párrafo que antecede deberán hacerse llegar a la Oficina de Control Interno Disciplinario para que realice lo de su competencia y determine las posibles responsabilidades de orden disciplinario. En caso de que haya lugar, se pondrá en conocimiento de las autoridades competentes, acerca de las situaciones que traspasen el límite de la responsabilidad disciplinaria.
Cuando sean ejecutadas por aprendices, las actas en mención deberán ser remitidas al Subdirector de Centro, a fin de dar aplicación al Reglamento del Aprendiz SENA. En caso de que haya lugar, se pondrá en conocimiento de las autoridades competentes, acerca de las situaciones que traspasen el límite de las conductas contenidas en el Reglamento del Aprendiz SENA.
Cuando las acciones sean realizadas por personal ajeno a la institución deberá ponerse en conocimiento de tales hechos a las autoridades competentes.
ARTÍCULO 14. SERVICIO DE VIGILANCIA HUMANA, ELECTRÓNICA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS. El servicio de vigilancia en el SENA será prestado mediante medio humano armado o sin arma (guardas), medio canino (perros especializados) y vigilancia electrónica. Estos equipos pueden ser: Cámaras de seguridad, medios de grabación, monitores, control de accesos por chip, sistema biométrico por reconocimiento facial, alarmas y demás equipos que permitan realizar el control eficiente de las diferentes áreas de la Entidad.
Con el fin de lograr un manejo efectivo de estos medios tecnológicos, se requiere adoptar los siguientes lineamientos:
14.1 El objeto principal del Circuito Cerrado de TV (CCTV) instalado en cada una de las sedes del SENA, es velar por el bienestar y la seguridad de toda la comunidad SENA, así como también salvaguardar los bienes de la Entidad.
14.2 Los equipos de vigilancia propiedad de la Entidad que estén en óptimo servicio, deben ser entregados a la Compañía de vigilancia o empresa que preste este servicio en calidad de comodato para que ellos los administren y usen, con el fin de ejercer un control mayor a las áreas, ambientes de formación y dependencias de cada sede. En contraprestación la empresa de vigilancia se encargará de mantener los equipos en óptimas condiciones de uso y hará el respectivo mantenimiento tanto preventivo como correctivo. En este caso el SENA no cancelará ningún valor por concepto de arrendamiento.
14.3 Los equipos de vigilancia propiedad de la compañía de vigilancia o empresa que preste este servicio y que sean instalados por ellos, serán suministrados al SENA en calidad de arrendamiento, leasing u otra modalidad que considere la Entidad, por lo tanto, la administración, custodia, mantenimiento y uso será por cuenta de la empresa de vigilancia o empresa que preste este servicio.
14.4 Las Compañías encargadas de la vigilancia y seguridad de la Entidad tendrán entre otras las siguientes obligaciones en cuanto a los medios tecnológicos:
14.4.1 Realizar la instalación del circuito cerrado de televisión (CCTV) y los medios tecnológicos suministrados en virtud del contrato de prestación del servicio de vigilancia, así como realizar su mantenimiento preventivo y correctivo, propendiendo por el perfecto estado de funcionamiento y operatividad de los equipos.
14.4.2 Administrar y operar el circuito cerrado de televisión (CCTV), los medios tecnológicos, cámaras y equipos propiedad del SENA (entregados para su administración), así como aquellos suministrados en virtud de la contratación que se efectúe.
14.4.3 Generar, administrar y custodiar una copia de las grabaciones de cada una de las cámaras instaladas, esta copia se hará según quede estipulado en los contratos de vigilancia que la Entidad suscriba.
14.4.4 Guardar total confidencialidad y reserva respecto a la información que se obtenga producto de la prestación del servicio, lo mismo que para el manejo de las contraseñas del circuito cerrado de televisión.
14.5 Servicio de Monitoreo: Con el fin de optimizar el servicio de monitoreo de los medios tecnológicos para ser usados como medio preventivo y no como medio para validar situaciones ya ocurridas, es necesario que el SENA garantice instalaciones adecuadas en cuanto a infraestructura, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y mobiliario; para poder acondicionar una central de monitoreo. De igual forma, las compañías de vigilancia en coordinación con el supervisor del contrato nacional como regional garantizarán la prestación del servicio de monitoreo con el o los guarda(s) necesarios para administrar los medios tecnológicos que se requieran, según las condiciones presupuestales y/u operativas que presente la Entidad.
14.6 En concordancia con la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) y derecho a la Intimidad, se debe garantizar la confidencialidad de las imágenes grabadas, por lo tanto, no se podrán publicar los videos generados en la Entidad sin las debidas autorizaciones de las personas que en ellas aparezcan.
Frente a la entrega de las grabaciones a terceros (funcionarios, aprendices, contratistas, instructores), las empresas de vigilancia o empresa que preste este servicio deben garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente (especialmente la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y el Derecho a la Intimidad), por lo tanto, de ser requerida, una grabación por un tercero, la empresa de vigilancia y el funcionario SENA designado para la administración del servicio de vigilancia realizarán un análisis y evaluación previa de cada caso. Cuando se determine la necesidad de generar la copia de los videos solicitados debe mediar la autorización del supervisor del contrato de Vigilancia a nivel nacional y/o Regionales del SENA. La empresa de vigilancia como órgano responsable de la administración y custodia de las grabaciones presentará por escrito un informe de la visualización de los videos para tomar las acciones que se requieran. Queda expresamente prohibido permitir la visualización, copia, reproducciones, revisión y entrega de las grabaciones a terceros que no tengan la debida aprobación y autorización para conocer las imágenes.
Se exceptúa de esta situación los requerimientos que hagan las autoridades competentes sobre videos que sirvan de prueba en investigación judicial, para lo cual, no requieren autorización de entrega, ya que es de obligatorio cumplimiento suministrar las grabaciones, en este caso la empresa de vigilancia que preste este servicio procederá a atender el requerimiento, garantizando la cadena de custodia.
14.7 De conformidad con lo dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012, para los sistemas de ingreso por medio de reconocimiento facial, se establecerá un formato de consentimiento informado en donde se le explicará a la comunidad SENA, el uso del registro fotográfico, la empresa de vigilancia será la encargada de recolectar, almacenar y realizar el borrado seguro del total de los registros que ya no se requieran. Al inicio de cada vigencia se dará un plazo perentorio de tres (3) meses para la reactivación del ingreso por reconocimiento facial, para contratistas, pasado este lapso se borrarán los archivos fotográficos.
Nota: Se aclara que, dentro de los esquemas de video vigilancia adoptados por entidad, no es permitido la instalación de circuitos cerrados de televisión o cámaras dentro de los ambientes de formación de las diferentes sedes del país.
ARTÍCULO 15. DISPOSICIONES RELATIVAS A MENORES DE EDAD. Se establece como principio rector sobre esta materia la obligación de garantizar la vida y la seguridad de los niños, niñas y adolescentes que ingresen a la Entidad, tratando de minimizar el riesgo que puedan sufrir dentro del SENA o por los daños que este pueda ocasionar a bienes de la Entidad mientras permanezca en sus instalaciones. Para efectos del presente acto administrativo, se consideran menores de edad, aquellas personas que sean menores de dieciocho (18) años.
15.1 Menores de edad Aprendices: Estas personas que tengan la calidad de aprendices estarán regidas por los derechos y obligaciones del Reglamento del Aprendiz SENA y se les aplicará lo contenido en el numeral 6.1. del artículo 6 de la presente Resolución.
Para menores de edad estudiantes de otros establecimientos de educación y que requieren el ingreso a las instalaciones del SENA a realizar alguna actividad programada para su formación, estos deben estar bajo la responsabilidad del personal del establecimiento de educación.
15.2 Menores de edad no Aprendices: Los hijos menores de 14 años de funcionarios, de contratistas, de aprendices y/o de visitantes que deban ingresar esporádicamente a las instalaciones de la Entidad, lo harán bajo la responsabilidad del padre o madre, quien velará por la seguridad de su hijo (a) y firmará un documento / formato (consentimiento informado) en el que se comprometa a permanecer con el menor durante su estancia en el Despacho, Centro y/o Sede y se responsabilizará del cuidado y vigilancia del menor.
Se establece restricción de movilidad de los menores de edad para que no ingresen a las aulas, talleres o estén deambulando solos por las instalaciones.
De igual forma no se permite la permanencia de menores de edad dentro de las instalaciones de la Entidad en horario no laboral (horas de la noche y/o fines de semana) independientemente de que los niños o menores de edad sean hijos o parientes de trabajadores, contratistas o aprendices. Todo lo anterior, con el fin de salvaguardar la seguridad de los menores.
No se autorizará el ingreso de menores de edad, a los centros de formación en donde se realice formación agropecuaria o donde existan animales potencialmente agresivos, fauna silvestre y especies ponzoñosas y/o venenosas. Esta medida busca salvaguardar la integridad física de la comunidad SENA, minimizando cualquier riesgo asociado con la interacción inadvertida o incontrolada con estos animales. Es responsabilidad de todos los usuarios y visitantes respetar estas normativas para garantizar un ambiente seguro y controlado dentro de las instalaciones del SENA.
ARTÍCULO 16. REPORTE DE HURTOS. En caso de presentarse hurtos de bienes de la Entidad, es obligación avisar de forma inmediata a la empresa de vigilancia sobre la ocurrencia del hecho para poder tomar las medidas de reacción inmediata. Es responsabilidad del cuentadante reportar al SENA como máximo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho o de conocerse el mismo. El incumplimiento de esta reglamentación ocasionará posibles incidencias en la responsabilidad del bien.
ARTÍCULO 17. ESTUDIOS DE SEGURIDAD Y RECOMENDACIONES PREVENTIVAS. Las empresas prestadoras del servicio de seguridad y vigilancia están obligadas a realizar anualmente los respectivos estudios de seguridad para cada sede del SENA. Dichos estudios deberán ser actualizados, corregidos y/o modificados anualmente por las empresas de seguridad y vigilancia, tomando como base el anterior estudio realizado. De igual forma es fundamental para la buena prestación del servicio de seguridad y vigilancia la mutua colaboración para que las empresas contratistas ejerzan el papel de asesores de seguridad y hagan recomendaciones preventivas a la Entidad.
ARTÍCULO 18. INGRESO DE MASCOTAS. El ingreso o permanencia de animales domésticos o mascotas se sujetará a lo dispuesto en la Circular SENA 188 de 2018, o la que la modifique, adicione o sustituya.
ARTÍCULO 19. ADOPCIÓN DE MEDIDAS. Las disposiciones contenidas en la presente Resolución se considerarán como medidas generales de seguridad física, que se deben adoptar y aplicar en la Dirección General del SENA, así como en las Direcciones Regionales y Centros de Formación. Las disposiciones contenidas en la presente Resolución deberán adoptarse en los procedimientos implementados para el registro de elementos y control de ingreso y salida.
ARTÍCULO 20. DIVULGACIÓN. Para efectos de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, se ordena su divulgación a través de publicación en la página web de la Entidad, e igualmente, se ordena comunicar por el medio más idóneo a toda la comunidad SENA.
Igualmente, sus disposiciones deberán ser exhibidas en las porterías o puertas de acceso, y en su defecto en lugar público, donde pueda consultarse fácilmente por las personas que ingresan y quienes llevan el control y registro del ingreso y salida.
Así mismo, junto a estas, deberán exhibirse, en la Dirección General, las Regionales, Centros de Formación, sedes y subsedes del SENA, las reglas particulares que cada uno expida de acuerdo con el mínimo establecido en el presente instrumento.
ARTÍCULO 21. VIGENCIA. La presente Resolución rige a parte de la fecha de publicación y deroga la Resolución Nro. 01440 de 2013 y las demás que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, el 29 SEP 2025
JORGE EDUARDO LONDOÑO ULLOA
Director General
