CIRCULAR 1 DE 2019

(enero 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá,

PARA: DIRECTOR GENERAL, DIRECTORES DE AREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO

ASUNTO: Resolución de Apertura Presupuesto 2019

Para conocimiento y divulgación adjunto copla de la Resolución 00001 del 2 de enero de 2019 por la cual se distribuye el presupuesto del SENA para la presente vigencia fiscal, la cual se encuentra publicada en el ftp Institucional, en la ruta:

ftp://ftp.sena.edu.co/Direcci%F3n%20de%20Planeaci%F3n%20%96%20DiGeneal/PLAN%20DE%20ACCION%202019/Apertura%202019/

La distribución del presupuesto provee el sustento financiero del Plan de Acción 2019, el cual se formuló con la finalidad de contribuir al cumplimiento de la Misión de la entidad, alineado a las nuevas apuestas Institucionales y del Gobierno Nacional según lo establecido en la circular 01 de 2018 del Consejo para la Gestión y Desarrollo Institucional, y en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017 por el cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

El compromiso para la vigencia 2019 es focalizar nuestros esfuerzos y recursos para ejecutar con calidad y pertinencia los servicios Institucionales, además de aportar a la Inclusión social y productiva de las personas y al desarrollo empresarial, trabajaremos fuertemente en:

- Incrementar la doble titulación (con pertinencia y visionaria)

- Impactar con nuestros servicios a la Colombia profunda

- Acercar al sector empresarial a la cuarta revolución

- Actualizar el catálogo de programas (nuevos programas con criterios de flexibilidad, pertinencia e Inclusión y descodificar programas con baja pertinencia y empleabilidad)

- Conectar más y mejor empleo para los colombianos

- Aportar a la transformación empresarial

- Inaugurar el 100% de obras que se encuentran en proceso de construcción

- Transformación de la cultura organización y su alineación con la estrategia

- Adelantar la transformación digital del SENA

- Optimización de recursos y procesos

De otro lado, y teniendo en cuenta que el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el cual señala que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACION II es de obligatorio cumplimiento, cada dependencia deberá:

- Garantizar que las fuentes de financiación que soportan los ingresos sean coherentes con los gastos.

- Verificar el presupuesto de egresos distribuido a las Subunidades que componen el SENA.

- Tener presente la Resolución No. 10 del 7 de marzo de 2018 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la cual detalla las cuentas para efectos del registro de los datos de las ejecuciones presupuéstales en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.

La distribución del presupuesto para la vigencia 2019, deberá ser cotejada por los ordenadores del gasto en las Direcciones, Jefaturas, Regionales y Subdirecciones de Centro, con lo dispuesto en la Resolución 00001 del 2 de enero de 2019 y los registros del aplicativo SIIF NACIÓN, verificando las asignaciones a cada rubro presupuestal de gastos en funcionamiento, y para cada proyecto de inversión, la desagregación en cada uno de los conceptos de gestión, lo que se debe financiar con base en los objetivos formulados en los lineamientos del Plan de Acción para la vigencia 2019.

Los ordenadores del gasto deberán planear, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad y responsabilidad los recursos institucionales para lograr puntualizar las estrategias que soportan el quehacer institucional del SENA en el 2019.

- Aclaraciones y Recomendaciones para la gestión presupuestal de los recursos aprobados:

1. En el aplicativo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público "SIIF Nación" se realizará el cargue y desagregación del Presupuesto Inicial de Egresos para las Áreas de la Dirección General, los Fondos Administrados (Vivienda, Fondo Emprender, Fondo Industrias de la Construcción), Despachos Regionales, Centros de Formación en las dependencias que al interior de cada Subunidad se considere su desagregación; el cargue y ejecución del Presupuesto de Ingresos quedará centralizado en la Dirección General.

2. La ejecución presupuestal se realizará entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2019. Se deben iniciar los procesos contractuales desde el comienzo de la vigencia fiscal con el fin de garantizar que la ejecución de los contratos y sus pagos sea coherente con la ejecución anual del presupuesto, evitando que la generación de rezago (reservas y cuentas por pagar) castigue la programación de PAC de la siguiente vigencia, el cual deberá tender a cero.

3. Para adelantar un proceso contractual, previamente se debe garantizar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP que soporta dicho proceso.

4. El aplicativo SIIF NACIÓN está diseñado para que se afecte en un mismo CDP varios proyectos de inversión y/o rubros de funcionamiento que soportan un único proceso de contratación; siempre y cuando el objeto contractual a contratar tenga relación con los mismos, el aplicativo no permite generar varios Certificados de Disponibilidad Presupuestal para atender un solo proceso contractual.

5. La comunicación radicada donde se solicita la expedición del CDP debe ser específica para cada tipo de actividad y/o consistente con el propósito de afectar adecuadamente los recursos presupuéstales. El sistema SIIF NACIÓN asigna automáticamente numeración consecutiva para la solicitud del CDP y la expedición del mismo, para lo cual presentamos la nueva tabla de homologación de proyectos 2018 vs 2019 con sus respectivos códigos así:

HOMOLOGACIÓN DE PROYECTOS 2018 vs 2019DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO

HOMOLOGACIÓN DE PROYECTOS 2018 vs 2019DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO

6. En virtud del Decreto 412 y la Resolución 10 de 2018 con el cual se modifica la Resolución 069 de 2011 y se imparten directrices para el manejo presupuestal del Estado, y en concordancia con el Decreto 2467 de diciembre 2018 por el cual se liquida el presupuesto para la vigencia 2019, nos permitimos dar algunas instrucciones y aclaraciones para el manejo presupuestal del SENA, lo anterior en concordancia con Normas Internacionales de la Contabilidad del Sector Publico -NICSP.

Para el SENA, el presupuesto de la vigencia 2019 se distribuye en Funcionamiento e Inversión. El Presupuesto de Funcionamiento estará asignado en las Direcciones Regionales y la Dirección General.

El Presupuesto de Inversión para la presente vigencia se compiló en 10 proyectos de inversión fichas EBI "Estadística Básica de Inversión - Proyectos de Inversión" y los rubros presupuéstales del anexo del Decreto de Liquidación fueron modificados respecto a los que operaban a 31 de diciembre 2018, lo anterior con el fin de garantizar su ejecución y contar con mayor flexibilidad en la operación y los traslados o modificaciones presupuéstales que se originen.

Al compilar el presupuesto en menos proyectos de Inversión, y para garantizar las acciones previstas en los programas, es necesario que se controlen los recursos presupuéstales desde la creación de dependencias presupuéstales en el aplicativo SIIF Nación del Ministerio de Hacienda.

El proyecto MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL Identificado con código BPIN 20218011000764 y código SIIF C-3603-1300-14 es el proyecto con mayor cantidad de recursos presupuéstales y contiene en gran medida lo atinente a la formación profesional Integral por lo que se debe controlar en su mayor parte con códigos de dependencias a saber:

10 "CENTROS DE FORMACION" se controlan los recursos presupuéstales asignados a formación regular y complementaria de los Centros; no obstante algunos recursos presupuéstales de otros proyectos son administrados en el mismo código de dependencia.

27 "MODERNIZACIÓN AMBIENTES" se refiere a recursos de "Mejoramiento de la Formación Profesional" asignados exclusivamente para la dotación de ambientes de formación y áreas administrativas Incluyendo accesorios y elementos devolutivos menores.

12 "AMPLIACION DE COBERTURA" en esta dependencia se asigna el presupuesto para atender convenios con entidades en virtud de la estrategia Institucional de "Ampliación de Cobertura en Formación Profesional".

34 "PRODUCCION EN CENTROS DE FORMACION" aquí se controlan los recursos asignados a la "Explotación de los Recursos de los Centros, Áreas Administrativas y de Apoyo" y solo se podrá adquirir materiales de formación, insumos para formación profesional y mantenimiento de los equipos directos de la formación.

20 "DISEÑO CURRICULAR" en esta dependencia se asignan los recursos para atender lo relacionado con ACTUALIZACIÓN, DISEÑO Y DESARROLLO CURRICULAR.

18 "FONDO DE INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN FIC", continúa como viene del 2018.

44 "APOYOS DE SOSTENIMIENTOS APRENDICES" en esta dependencia se asignan los recursos para el pago de los apoyos de sostenimiento de aprendices, elementos de protección aprendices y seguro.

43 "BIENESTAR FUNCIONARIOS" por esta dependencia se asignan los recursos inherentes a las actividades culturales y de bienestar de los funcionarios.

42 "BIENESTAR ALUMNOS" por esta dependencia se asignan los recursos inherentes a los gastos de bienestar aprendices y servicios personales del grupo de bienestar aprendices.

45 "SERVICIOS PRESTADOS A LA FORMACIÓN PROFESIONAL" por esta dependencia se garantizan los recursos para contratación de instructores, materiales de formación, movilidad para instructores de planta y de contrato.

Es importante destacar y tener en cuenta que el presupuesto asignado a cada dependencia no podrá modificarse sin el aval de los responsables de los proyectos en la Dirección General.

7. Es responsabilidad de los ordenadores del gasto garantizar con los recursos asignados para la vigencia 2019 el cubrimiento de todos los gastos garantizando los de obligatorio cumplimiento que sean indispensables para el normal desempeño de la gestión institucional. No obstante, deberán garantizar principalmente:

a. Los gastos de nómina y los inherentes a la misma.

b. El pago de los servicios públicos, incluyendo las nuevas sedes que llegasen a entrar a operar en la respectiva vigencia.

c. El pago de impuestos. Se solicita realizar el pago dentro de las fechas previstas para tal fin, especialmente en el período con descuentos.

d. La alimentación de los trabajadores oficiales y los elementos de protección de funcionarios y aprendices.

e. Los demás que se consideren imprescindibles para atender la misión

Nota: Los gastos de nómina y los asociados a la misma, así como lo referente a pago de aprendices patrocinados por el SENA quedan centralizados en la Dirección General, excepto lo relacionado con la alimentación de los Trabajadores Oficiales cuyos recursos no tendrán efecto para recalculo, y se determinarán desde la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. Adicionalmente, es deber de los ordenadores de gasto verificar la disponibilidad presupuestal antes de autorizar horas extras y contratación de aprendices con el Grupo de Nómina y Administración de Salarios de la Dirección General y hacer estricto seguimiento a la ejecución de dichos rubros con el fin de evitar desfinanciamientos.

8. Obedeciendo a la óptima planeación y programación del presupuesto, sólo se atenderán modificaciones presupuéstales debidamente justificadas dentro de la vigencia 2019, las cuales se realizarán teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el documento Plan de Acción 2019.

9. Se solicita a los ordenadores del gasto, que al momento de requerir una modificación y/o traslado presupuestal, a los responsables de los proyectos en la Dirección General (ver relación en lineamientos del Plan de Acción 2019), adjunten el formato MDA para la vigencia 2019, junto a la evidencia de SIIF que demuestre que los recursos se encuentran disponibles, con el fin de adelantar los movimientos correspondientes de forma oportuna y así evitar reprocesos, en caso que los recursos a trasladar esten inmersos en CDP, se deben liberar para que estén como apropiación disponible al momento de la transacción.

10. Respecto a los traslados presupuéstales la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y la Dirección Administrativa y Financiera darán línea posteriormente frente a éstos, puesto que en la estructura presupuestal se encuentran directamente asociados los productos de los proyectos de inversión, por tal razón toda solicitud de modificación presupuestal del proyecto de Mejoramiento de la Formación Profesional C-3603-1300-14 debe ser remitido a esta dirección a excepción de los programas: Ampliación de cobertura, diseño curricular, apoyos de sostenimiento y FIC, los cuales deben ser remitidos a la Dirección de Formación y el programa de Producción de Centros debe ser remitido a la Dirección Administrativa y Financiera. Adicionalmente cada área será responsable de que en los proyectos que tienen a cargo no se hagan traslados que modifiquen el valor de los productos o que se actualicen las fichas EBI, de ser necesario procederán a realizar la respectiva actualización del proyecto para dar trámite a los traslados solicitados.

11. Los recursos asignados en la resolución de apertura garantizan el cumplimiento de los compromisos adquiridos a través de las vigencias futuras tramitadas en las vigencias anteriores (ver anexo de apertura de presupuesto). De llegarse a presentar algún excedente para dicho concepto, deberán solicitar su reintegro a la Dirección de Planeación, sin excepción.

12. La Dirección General y las Direcciones Regionales deberán ejecutar totalmente el presupuesto de funcionamiento para su operación (impuestos, servicios públicos, combustibles, etc.) y lo correspondiente a inversión.

13. Con respecto a los anexos de apertura se recuerda que son de estricto cumplimiento respetando tiempos, cantidades, valores y perfiles para su ejecución, de no requerirse los recursos se deberá solicitar su centralización a los responsables de los proyectos y no está permitido un uso diferente, a continuación se relacionan los anexos por proyecto de inversión así:

El apoyo Líder de Aseguramiento de la Calidad que venía siendo contratado por 15 Despachos Regionales no continuará en 2019. Así mismo los Centros de Formación deben tener en cuenta lo siguiente:

- Con el presupuesto asignado a los Centros de Formación para servicios personales indirectos, no pueden contratar comunicadores, ya que éstos son asignados desde la Dirección General a los Despachos Regionales para que apoyen toda la gestión de la Regional y por un proyecto especial y de destinación específica.

- Los apoyos jurídicos para contratación que vienen contratando los Centros de Formación deben estar al servicio de los grupos administrativos o grupos mixtos, no se adjuntará anexo de apoyos jurídicos para contratación y convenios por Centros de Formación. A continuación se presenta el listado de Centros de Formación a quienes se les disminuyen los recursos para abogados de contratación y convenios, y algunos abogados de defensa judicial para el 2019:

- Para los apoyos HYSI (seguridad y salud en el trabajo) deben tener en cuenta los anexos de la Resolución de Apertura No. 0001 ya que se encuentran apoyos por Centros de Formación y Despachos Regionales.

14. Según el Anexo del Decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia 2019, los recursos por los cuales se financiará el presupuesto para dicha vigencia, corresponden a 20, 21, 26, 27 (Propios) y 10 y 11 (Aportes de la Nación).

15. La ejecución de los recursos asignados para los arrendamientos 2019 se debe realizar teniendo en cuenta el anexo del mismo, en donde se especifican los techos mensuales y tiempos de duración, se hace necesario al momento de realizar la contratación que se negocie el valor del canon mensual acudiendo al principio de austeridad; portal razón los recursos que no lleguen a ser ejecutados deben ser centralizados a la Dirección de Planeación a través de un Cl por radicar ya que dichos recursos son de destinación específica. Cualquier modificación al anexo de la Resolución de Apertura en cuanto a cambios que se requieran en tiempo o valores a lo aprobado, debe ser remitida a las áreas que conforman el comité de arrendamientos de la Dirección General con el fin de realizar el proceso nuevamente. Nota. Los contratos de arrendamientos nuevos para 2019 deberán incluir dentro del canon mensual los servicios de aseo, cafetería, vigilancia, seguridad privada y servicios públicos y se autorizarán mínimo para dos jornadas.

16. Los recursos asignados por el proyecto de inversión: C-3603-1300-14 para cubrir los gastos de bienestar aprendices y los servicios personales de gastos de bienestar están amparados en la Resolución 1228 de 2018 "Por la cual se adopta el Plan Nacional Integral de Bienestar a los aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA" y son para toda vigencia 2019, deben tener en cuenta el anexo de actividades de bienestar que se incluye en la resolución de apertura.

17. Teniendo presente la ampliación de planta tanto para instructores como apoyos administrativos, debe ser evidente la disminución de contratos por prestación de servicios, por lo que se recomienda evaluar el compromiso y buen desempeño para la continuidad contractual. Los recursos asignados tanto para contratación de instructores y los apoyos administrativos por servicios personales por el proyecto de inversión C-3603-1300-14 son para toda la vigencia; los instructores van hasta el calendario académico emitido por la Dirección de Formación Profesional.

18. Todos los instructores que realizan funciones administrativas deben ser asignados a Formación Profesional, excepto los designados como coordinadores académicos.

19. Los viáticos administrativos asignados a cada área. Regional o Centro de Formación son para todo el año 2019, por lo que se hace necesario optimizar, priorizar y controlar de manera especial las comisiones, por ello se recomienda asignar al personal misional que tiene bajo su responsabilidad el proceso o procedimiento a mejorar o a aplicar el objeto de la misma, a los eventos, capacitaciones y consultas que requieran comisionar personal, se debe enviar el número mínimo de personas necesarias para cada trámite. Se debe tener en cuenta que por los nuevos códigos y desagregación presupuestal 2019 por el proyecto de MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL, la asignación para movilización del personal de planta y de contrato se realiza con la siguiente distribución porcentual:

20. Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa N 10 de 2018, emitida por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA adoptará a partir del primero de enero de 2019 el nuevo catálogo de clasificador presupuestal, por lo cual se recomienda prestar total atención a las disposiciones del Grupo de Presupuesto de la Dirección General, dados los cambios y retos que esto representará para la gestión financiera. Así mismo, se recuerda dar un estricto cumplimiento a los anexos de la resolución de apertura y llevar un adecuado control de los gastos para dar cumplimiento a la normatividad vigente.

El nuevo manual de clasificación presupuestal puede ser encontrado en el siguiente enlace: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ShowProperty?nodeld=%2FOCS%2FP MHC P WCC-119340%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased

Se resalta que una correcta planeación se refleja en una ejecución oportuna de los recursos en el transcurso del año, con un cumplimiento del 100% de las metas. La sobre-ejecución en metas significa fallas en el proceso de planeación y concertación de los compromisos, por ello se solicita a los Subdirectores y Directores Regionales hacer un seguimiento permanente para controlar esta situación, teniendo en cuenta además, que los recursos asignados son para el cumplimiento de las metas del año.

Contamos como siempre con el compromiso de todos ustedes, para que la Entidad desarrolle la estrategia contenida en el Plan de Acción 2019, de manera que generemos impactos en las condiciones de vida de millones de colombianos, a través del aporte a la empleabilidad y competitividad, mediante una oferta de servicios, que responda a las necesidades del sector productivo, a las condiciones de la población y a las características propias de las regiones del país.

Cordial mente,

Juan Fernando López Mejía

Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0001_2019.pdf>

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