CIRCULAR 3 DE 2021

(enero 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Para los centros de formación con capacidad de iniciar procesos de formación en el mes de marzo del 2021, después de atender la nivelación de las competencias teórico prácticas de los aprendices activos de la vigencia 2020 y anteriores y que planean ofertar en esta convocatoria de formación correspondiente a la oferta laboral y tecnológica en las Modalidades Presencial y a Distancia de 2021, para el estudio, presentación y aprobación de esta, deben tener en cuenta los lineamientos y pautas que a continuación se establecen, generando conciencia en la comunidad Sena de la responsabilidad institucional que tenemos frente al país en el marco del actual Plan Nacional de Desarrollo.

1. PLANEACIÓN DE LA OFERTA DE FORMACIÓN.

Los Directores Regionales, como garantes de la pertinencia, en coordinación con sus subdirectores de Centro, son los principales responsables del cumplimiento de las metas. Por tanto, tienen la responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la Programación Indicativa de Formación Laboral y Tecnológica, orientándola al cumplimiento de la meta (se dará apertura al aplicativo de programación indicativa del 13 al 17 de enero).

Esta labor se realiza teniendo en cuenta las siguientes pautas:

1.1. Para la planeación de la Oferta de Formación Laboral y Tecnológica Social o abierta con inicio en el mes de marzo del 2021, se debe tener en cuenta el Procedimiento “Planeación y Publicación de la Oferta Educativa” Código: GFPI-P-003 Versión 01, que se encuentra en SIGA Compromiso de la entidad.

1.2. Los Centros de Formación y las Direcciones Regionales tomarán como referencia los diferentes aspectos y criterios establecidos en la “Guía Planeación Indicativa” Código: GFPI-G-031. Versión 01 adoptada el pasado 2 de septiembre de 2020, que se encuentra en SIGA Compromiso de la entidad.

1.3. Los Centros de Formación, tienen la responsabilidad de formular el Plan de Oferta de Formación 2021. Para ello se recomienda se apoyen con los profesionales de diseño curricular y de registro calificado para la construcción de una propuesta incorporando la visión del sector externo sectorial y regional. Lo anterior por ser quienes conocen los detalles del diseño curricular y cumplimiento del registro calificado acorde al Decreto 1330 de 2019”

1.4. Los Centros de Formación analizan la pertinencia de la Oferta a través de los siguientes insumos: planes de desarrollo nacional, departamental y municipales; estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales; análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral; autoevaluación de programas de formación; intereses del sector social (empleo digno y cualificación deseada); apuestas estratégicas nacionales y regionales (megaproyectos y proyectos estratégicos que demandarán personal calificado), según las condiciones particulares de la región, el sector y capacidades de los Centros de Formación.

1.5. Es igualmente importante tener en cuenta el comportamiento de las inscripciones durante la situación que el país está afrontando, la nivelación de las competencias pendientes del año 2020 y 2021, buscando el cumplimiento de las metas de formación de la vigencia, y los cupos nuevos proyectados por los centros para el mes de marzo en el Plan de Acción 2021; información que incluye las metas y compromisos de atención a poblaciones vulnerables, programas especiales y convenios de inclusión social. Este análisis debe ser elevado, sustentado y aprobado en Comité Regional. Los programas para ofertar deben corresponder con las versiones en ejecución que se encuentran en SOFIA Plus.

1.6. Es importante precisar que de conformidad con el Artículo 2.5.3.2.1. del Decreto 1330 del 2019, el registro calificado es un requisito obligatorio y habilitante para que una institución de Educación Superior, legalmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, y aquellas habilitadas por la ley, pueda ofrecer y desarrollar programas académicos de educación superior en el territorio Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1 de la Ley 1188 de 2008. Asimismo, si el registro calificado del programa se encuentra en proceso de renovación y no existe concepto final del MEN se concluye que el programa se encuentra vigente y se puede ofertar. Los registros calificados se otorgan por Ministerio de Educación mediante Resolución para ser ofertado el programa en un lugar específico, en caso de que el centro tenga una sede que no esté avalada por el Ministerio, no podrá impartir formación allí y deberá iniciar trámite respectivo para para ampliar el registro a la nueva sede.

1.7. Antes de sugerir los programas de formación a ofertar, el centro debe haber programado la nivelación de los aprendices que tienen competencias pendientes, con el fin de asegurar que cuentan con la capacidad para iniciar las nuevas acciones de formación.

1.8. Los Centros de Formación, al momento de enviar a la Dirección Regional el acta con la Oferta de Formación, deben incluir el nombre del programa, código y versión del programa en estado en ejecución en Sofía plus (debe coincidir con la registrada en la programación indicativa), número y fecha de resolución de registro calificado que avala el lugar donde se llevará a cabo la formación, recuerden que esta información la requiere el gestor para aprobar la oferta, en caso de no tener registrados estos datos no se procederá con la aprobación de los programas nivel tecnólogo y especialización tecnológica. Por favor tener presente que la fecha de terminación de una ficha, debe ser un día antes a la fecha de inicio (ej. Programa de 24 meses: inicio 03/08/2020, fecha correcta fin: 02/08/2022).

1.9. La Dirección Regional en coordinación con los Subdirectores de Centro de Formación concertará la planeación de oferta consignada en un acta Regional, la cual deben remitir a la Dirección de Formación incluyendo los nombres de los programas, código y versión del programa en estado en ejecución en Sofía plus (debe coincidir con la registrada en la programación indicativa), números y fechas de resolución de registros calificados que avalen los lugares de oferta correspondientes, cuando sea necesario. Los gestores sectoriales de red reciben estas actas, la información se cruza con la programación indicativa y la información registrada en Sofía Plus, sin estos insumos no se aprueba la oferta y si las fechas no coinciden tampoco es posible proceder con su aprobación.

2. PROGRAMACIÓN DE LA OFERTA DE FORMACIÓN.

Los Directores Regionales, como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales, deben liderar la programación correspondiente a la oferta que iniciará en el mes de marzo de 2021, teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral y los siguientes lineamientos:

2.1 Los coordinadores académicos de cada Centro de Formación registrarán en SOFIA Plus a través del rol “Gestión desarrollo curricular” -Planeación de la Formación- Registrar programas asociados a la respuesta, la oferta académica concertada. Tener en cuenta que todos los espacios del aplicativo deben ser diligenciados para poder generar la oferta. Las fechas aquí registradas deben corresponder con las fechas de la programación indicativa.

(Diligenciar el link http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/novedades/boletin-informativo/623-boletin-no-63-julio-14-tema-varios ) funcionalidad: Registrar programas asociados a la respuesta.

2.2 La oferta formativa se aprobará por parte del Grupo de Gestión Curricular de la Dirección de Formación Profesional, la cual debe estar contenida en el nuevo sistema de Programación Indicativa que ha dispuesto la Dirección de Formación para este fin. Los Centros de Formación ingresaron el pasado mes la programación indicativa 2021. Para la oferta que inicia en el mes de marzo de 2021 se habilitará el sistema para que los Centros de Formación realicen los cambios que correspondan, entre los días 13 y 17 de enero de 2021 terminado este proceso los centros de formación deben dar enviar a su programación indicativa en el sistema para que la información esté disponible para revisión por parte de las Direcciones Regionales. Las Direcciones Regionales contarán con los días 18 y 19 de enero para revisar la información que actualizaron los centros de formación y según el caso aprueben la programación indicativa y en el sistema de programación indicativa le den enviar al nivel nacional o si se necesitan ajustes del Centro de Formación en el sistema seleccionen la opción devolver al Centro de Formación y este pueda hacer los ajustes. Se reitera a las Direcciones Regionales que una vez hayan generado el acta de aprobación de la Oferta Indicativa 2021 gestionen su envío a través del sistema de programación indicativa en formato PDF. El enlace para acceder es: http://dfp.senaedu.edu.co/modulos gestion/ en caso de tener algún inconveniente de acceso al sistema de programación indicativa se ha dispuesto el siguiente correo para atender los requerimientos: pindicativa@sena.edu.co. Por favor tener presente la fecha registrada en Sofía plus, debe coincidir con la registrada en la planeación indicativa.

2.3 Para la proyección de los cupos nuevos de la presente oferta, los Centros de Formación deben tener en cuenta que al sumar los cupos que pasan de 2020 a 2021, con la correspondiente nivelación y la oferta que inicia en el mes de marzo de 2021, no pueden superar el 70% de la meta 2021, por cada nivel de formación; de presentarse una mayor oferta de cupos traerá como consecuencia la desfinanciación del Centro de Formación, principalmente en el rubro de Contratación de Instructores.

2.4 Los Centros de Formación, una vez cuenten con el aval del Grupo de Gestión Curricular, procederán a personalizar la oferta, antes del 27 de enero de 2021.

2.5 El Grupo de Administración Educativa de la Dirección de Formación Profesional realizará la publicación de la oferta educativa personalizada el 29 de enero de 2021.

2.6 Una vez publicada la respuesta Institucional en la página WEB no será modificada; el subdirector del Centro de Formación es el responsable de la calidad final de la información publicada.

3. PAUTAS DE INGRESO.

Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que se publicarán para la oferta abierta del mes de marzo de 2021, se establecen los lineamientos registrados en la GUÍA DE INGRESO GFPI-G-025, publicada en el aplicativo Compromiso.

A continuación, se relacionan los procesos y fechas para tener en cuenta durante el cronograma de ingreso para la citada CONVOCATORIA:

3.1 ALISTAMIENTO.

a. En esta convocatoria las modalidades a ofertar son presencial y a distancia.

b. Las sugerencias presentadas por los centros a nivel nacional para la programación de la Respuesta Institucional de Formación Laboral y Tecnológica se deben realizar entre el 18 y 19 de enero de 2021 y deben quedar con fecha de inicio de la formación 1 de marzo de 2021.

c. Los gestores de red aprobarán los programas de formación entre el 21 al 25 de enero de 2021.

d. Los Centros de Formación diligenciarán a más tardar el 28 de enero de 2021, el formulario en el enlace https://forms.gle/3P5s3GjJbo6u5UvA8, el cual corresponde al formato GFPI-PL-002 Planilla Calendario Charlas informativas, donde relacionarán la programación de las charlas informativas, de acuerdo con la estrategia que el centro tenga implementada

e. La caracterización de las fichas para la formación presencial o a distancia, debe tener asignado el CUPO real del grupo, sin exceder a lo establecido en el Plan Operativo Anual 2021 (cupo máximo 30).

Lo anterior, para evitar inconvenientes de programación y creación fichas en el LMS, para el trabajo en alternancia.

f. La caracterización de las fichas (creadas y personalizadas) para la formación tecnológica y laboral debe realizarse en el aplicativo SOFIA PLUS desde el 26 y 27 de enero de 2021 a más tardar, con fecha de inicio de la formación 1 de marzo de 2021. Las fichas creadas y personalizadas después del plazo definido en el calendario de ingreso no serán verificadas ni publicadas.

g. El día 29 de enero de 2021 se publicará la oferta educativa en el aplicativo de SOFIA PLUS.

3.2 INSCRIPCIÓN.

a. Las inscripciones se realizarán a través del portal de SOFIA PLUS http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ del 1 al 7 de febrero de 2021.

b. El 8 y 9 de febrero de 2021, quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir aquellas que no superan tres (3) veces el cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro consultará

3.3 SELECCIÓN.

a. Se puede consultar la fecha de la citación a prueba Fase I, en el cronograma que se publica en el portal de SOFIA PLUS http://portal.senasofiaplus.edu.co/

b. La prueba de competencias Fase I, se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet. Las fechas de aplicación y reprogramación son la siguientes:

c. Para la atención y respuesta a quejas y reclamos relacionados con la aplicación de pruebas se dispone el día 11 de febrero de 2021 como única fecha.

d. El 16 de febrero de 2021 el funcionario que tiene el Rol de “Gestor de Desarrollo Curricular” a través del paquete funcional “Planeación de la Formación” debe Gestionar las Pruebas Fase II.  (tener en cuenta la emergencia sanitaria)

e. Quien recibe en el centro de formación el rol de Gestor de Pruebas Offline debe cargar a más tardar el 7 de febrero de 2021 las pruebas aplicadas en SOFIA Plus, verificando los mensajes que arroja la aplicación durante el respectivo cargue y para mayor seguridad descargar el reporte de resultados de pruebas.

f. Los centros de formación tienen la posibilidad de caracterizar las fichas con aplicación de pruebas offline, esta caracterización se dispone prioritariamente para los centros que tienen dificultad de conectividad o cuya tecnología medular es del sector agropecuario. (tener en cuenta la implementación de protocolos de bioseguridad por la emergencia sanitaria)

g. A los centros que el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General apruebe la aplicación de pruebas off-line, tiene la posibilidad de inscribir y aplicar las pruebas de selección a los aspirantes durante el periodo de baja demanda (8 y 9 de febrero de 2021). (tener en cuenta la implementación de protocolos de bioseguridad por la emergencia sanitaria)

h. Las solicitudes e información adicional sobre las pruebas offline serán recibidas antes del 1 de febrero de 2021 y como respuesta el Grupo de Administración Educativa, enviará los instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.

“NOTA SOBRE EMERGENCIA SANITARIA POR COVID: Para los Procesos de Selección de aprendices que se realicen durante las convocatorias de demanda social (abiertas), el Centro de Formación debe evaluar sí, de acuerdo con las condiciones de la emergencia sanitaria en la región, las normas vigentes expedidas por la autoridad competente y las condiciones propias del Centro, puede efectuar la FASE II en la convocatoria, manteniendo como principio fundamental el cuidado de la salud de los aspirantes, instructores y demás miembros de la comunidad Sena. De lo contrario, deberá realizar los procesos de selección solo con los resultados de la de FASE I, absteniéndose de caracterizar las fichas con FASE II. Si el Centro decide ejecutar FASE II y caracteriza las fichas de esa forma, será su responsabilidad cargar los resultados respectivos. Como se ha hecho siempre, la respuesta a solicitudes de los ciudadanos relacionadas con FASE II se atienden en los Centros de Formación que las han programado. Tenga presente, además, que una entrevista, incluso entrevista por medios virtuales, no es un instrumento confiable para hacer selección de aprendices en las ofertas de formación. El procedimiento de ingreso y la guía respectiva señala cuáles son los instrumentos para emplear en Fase II”.

a. La citación a los aspirantes a Fase II la deben realizar el 17 de febrero de 2021. Adicional a las notificaciones realizadas por la aplicación (SOFIA Plus), es importante que el centro defina estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.

b. El Centro realizará la aplicación de la Fase II del 18 al 19 de febrero de 2021.

c. Se recomienda que el registro de los resultados del taller y /o prueba, se realice dentro del plazo definido para su desarrollo. Es responsabilidad de los instructores asignados verificar asistencia y registrar oportuna y correctamente los resultados de todos los participantes a más tardar el 19 de febrero de 2021. Si el Centro de Formación realiza Fase II empleando como instrumento el Taller Actitudinal, debe planear y ejecutar la actividad según lo establecido en el documento GFPI-G-017 Guía Creación Talleres para pruebas, que se encuentra en CompromISO.

d. El responsable del proceso en el centro debe garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA, a más tardar el 19 de febrero de 2021 antes de las 6 pm.

e. Los aspirantes podrán consultar los resultados finales del proceso de selección 20 de febrero de 2021. La consulta es personalizada y la pueden realizar en el portal www.senasofiaplus.edu.coen la opción “Consultar Resultados de prueba”.

3.4 MATRÍCULA.

a. Se debe convocar a matricula, realizar el proceso de verificación de requisitos y asentar matricula desde el del 22 al 27 de febrero de 2021.

b. El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante.

c. El no asentar la matricula en las fechas establecidas genera la cancelación de la ficha aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de “matrícula” a “ejecución”.

d. Una vez finalizada la matricula, generar el reporte oficial de las listas de aprendices de cada una de las fichas y entregarlas al coordinador académico.

e. La oficina de sistemas creará las cuentas de correo institucional definidas para cada aprendiz, una vez se finalice la matricula.

f. Cuando el aprendiz se encuentre matriculado, expedir el carné correspondiente.

Los Centros de Formación deberán atender las inquietudes, solicitudes, peticiones que los aspirantes presenten durante todo el proceso de ingreso.

Teniendo en cuenta la normatividad vigente sobre protección y tratamiento de datos, por ninguna razón se deberán compartir los datos de contacto de los funcionarios de la Dirección General sin previo consentimiento, ni publicarlos en los diferentes medios de comunicación o difusión que manejan los mismos.

Cordial Saludo,

ADRIANA MARIA COLMENARES MONTOYA

Directora de Formación Profesional (E) Dirección General

ANEXO NO.1.

CRONOGRAMA DE INGRESO DE APRENDICES PARA CONVOCATORIA MES DE MARZO DE 2021.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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