CIRCULAR 10 DE 2022

(Enero 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C. 24 de enero de 2021

En cumplimiento del artículo 17 del Decreto 648 de 2017, mediante el cual se establece el rol de Relación con Entes Externos de Control de las Oficinas de Control Interno, esta oficina sirve como puente entre la Contraloría General de la Nación y la entidad, facilitando el flujo de información.

Por lo anterior, me permito comunicar los siguientes aspectos con el fin de garantizar una adecuada y oportuna atención frente a los requerimientos realizados en desarrollo de la Auditoría Financiera vigencia 2021 y averiguaciones sobre temas específicos.

ATENCIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN GENERAL

1. Los requerimientos se canalizarán a través de la Oficina de Control Interno para ser remitidos a las dependencias correspondientes, con el fin de que preparen la información solicitada y elaboren la respuesta según su competencia.

2. Cuando la respuesta al requerimiento necesite información de diferentes dependencias, se realizará una mesa de trabajo con los enlaces, para establecer la responsabilidad de la entrega de información y su consolidación.

3. La información preparada por las áreas para dar respuesta debe ser enviada por correo electrónico al Asesor del Despacho Carlos Alfonso Mayorga Prieto cmayorgap@sena.edu.co dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de radicado SENA o el recibo de la comunicación a través de correo electrónico, para verificar que la información contenida cumpla con los criterios de integralidad y pertinencia.

4. Si como parte de la revisión realizada por el Asesor del Despacho y la Oficina de Control Interno se encuentra información incompleta e imprecisa, será devuelta con sus recomendaciones para ajuste y corrección. Es necesario que, desde la fuente, se realicen procesos de verificación y validación que garanticen la integridad y pertinencia de la información, para prevenir incumplimientos a los términos establecidos por la CGR.

5. Posterior a la verificación por parte del Asesor de Despacho, se debe revisar que la respuesta contenga toda la información requerida, que esté suscrita por el Director de Área y/o Jefe de Oficina responsable y que la misma se radique a través del aplicativo institucional OnBase con copia a la Oficina de Control Interno.

La entrega de información a la Contraloría General de la República estará a cargo de la Oficina de Control Interno y se realizará de acuerdo con lo solicitado por el Ente de Control en medio magnético o físico, por lo anterior es necesario dar cumplimiento a:

Medio Magnético: La Oficina de Control Interno dispone a través de Office 365 - OneDrive, una carpeta de almacenamiento denominada “Auditoría Financiera 2021”, que cuenta con subcarpetas por Dirección General y Regionales que serán sujeto de Auditoría. En estas carpetas los enlaces dispondrán de toda la información asociada a los requerimientos, sus respuestas y anexos así:

Nota: El permiso a la carpeta electrónica le será otorgado al enlace de la Dirección u Oficina.

Medio Físico: La comunicación se debe generar en original y copia para el archivo de la Oficina de Control Interno. En el caso de los anexos deben entregarse en medio magnético (CD), lo anterior, sin eximir a las áreas de implementar los mecanismos de control que le permitan mantener copia de la información solicitada.

ATENCIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN EN LAS REGIONALES

1. Los Directores Regionales deberán informar de manera inmediata por correo electrónico a Diana Carolina Peralta Delgadillo dperalta@sena.edu.co con copia a Carolina Romero Paredes, cromeropa@sena.edu.co;Maria Isabel Arrieta Escobar miarrieta@sena.edu.co las visitas de Auditoría Financiera de la Contraloría General de la República que serán anunciadas en cada punto de control.

2. Las comunicaciones enviadas por las Regionales a la Oficina de Control Interno serán compartidas a las dependencias de la Dirección General para que presenten la asesoría en lo que corresponda y de ser necesario apoyen en la construcción de la respuesta.

3. Todas las comunicaciones remitidas por la Contraloría General de la República deben ser radicadas en el aplicativo institucional OnBase, debido a que los plazos para la entrega de la información, en general, están dados de acuerdo a la fecha de recepción de la comunicación en el SENA.

4. La información preparada por las Regionales para dar respuesta debe ser enviada por correo electrónico al Asesor del Despacho Carlos Alfonso Mayorga Prieto cmayorgap@sena.edu.codentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de radicado SENA, para verificar que la información contenida cumpla con los criterios de integralidad y pertinencia.

5. Si como parte de la revisión realizada por el Asesor del Despacho y la Oficina de Control Interno se encuentra información incompleta e imprecisa, será devuelta con sus recomendaciones para ajuste y corrección. Es necesario que, desde la fuente, se realicen procesos de verificación y validación que garanticen la integridad y pertinencia de la información, para prevenir incumplimientos a los términos establecidos por la CGR.

6. Posterior a la verificación por parte del Asesor de Despacho, es necesario revisar que la respuesta contenga toda la información requerida, que esté suscrita por el Director Regional y que la misma se radique a través del aplicativo institucional OnBase.

7. El Director Regional, será responsable de consolidar y entregar la respuesta radicada a la Contraloría General de la República relacionando el NIS y debe remitir copia al jefe de la Oficina de Control Interno para su seguimiento. Adicional debe mantener y conservar la información como se detalla a continuación:

La Oficina de Control Interno dispone a través de Office 365 - OneDrive, una carpeta de almacenamiento denominada “Auditoría Financiera 2021”, que cuenta con subcarpetas por las Regionales que serán sujeto de Auditoría. En estas carpetas los enlaces dispondrán de toda la información asociada a los requerimientos, sus respuestas y anexos así:

ASPECTOS GENERALES

1. La información que se entregue a la CGR debe provenir de su fuente oficial, ser precisa, organizada, veraz y con datos conciliados especialmente con el área contable.

2. Toda información que se entregue por cualquier medio es material probatorio con el cual el equipo auditor tramita y soporta ante la autoridad competente los hallazgos que considere pueden tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras.

3. La información solicitada deberá ser entregada en su totalidad, en los formatos, por los medios y con la oportunidad requerida por la CGR.

4. Debe realizarse un proceso de revisión de la información previo a su entrega con el fin de evitar errores u omisiones que puedan generar hallazgos.

5. Es necesario que las Áreas de Dirección General y las Regionales revisen el avance del cumplimiento de las acciones asociadas a los Planes de Mejoramiento relacionados con Hallazgos de la Contraloría General de la República y vigencias anteriores luego del corte al 31 de diciembre de 2021.

6. Si la Contraloría General de la República requiere acceso a las instalaciones, impartir a quien corresponda las instrucciones pertinentes, para efecto que a los miembros del equipo auditor se le asigne un espacio físico amplio, limpio y con flujo de aire para el desarrollo de sus labores, se les brinden las facilidades para la realización del proceso auditor y se activen los protocolos de bioseguridad establecidos para el ingreso, asegurando su aplicación en todo momento.

Cordialmente,

RAÚL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN

Jefe de la Oficina de Control Interno

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.