CIRCULAR 28 DE 2011

(febrero 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D. C.,

Como complemento a las actividades del cronograma de ingreso de la segunda convocatoria del año enviado en la Resolución No. 2944 de 2010, se establecen los siguientes lineamientos con el fin de adelantar el proceso de ingreso de la oferta abierta.

Respuesta Institucional de Programas de Formación Titulada:

- La respuesta Institucional de formación titulada a nivel nacional será definida a través de la gestión en redes de centros asociados por tecnologías, respondiendo a las necesidades identificadas en las agendas regionales o locales, los planes de desarrollo, y demás información válida que permita establecer la demanda de formación de las empresas. Estos programas deben corresponder con las versiones en ejecución en Sofia. Esta definición es responsabilidad de los Subdirectores de Centros miembros de cada una de las Redes.

- Los Subdirectores de los centros deberán presentar la propuesta de programación de formación titulada, para lo cual recibirán de parte de los asesores de los centros en la Dirección de Formación Profesional, el formato con la estructura definida para la presentación de dicha propuesta.

- La definición de la oferta se realizará partir del análisis de la capacidad de los ambientes. Para el caso particular de nuevos programas, es conveniente que el centro consulte con la red los requerimientos de infraestructura y perfil de Instructores.

- Hasta el 7 de febrero los gestores de red deben registrar en SOFIA las respectivas sugerencias presentadas por los centros a nivel nacional para la programación de la Respuesta Institucional de Formación Titulada. Estas sugerencias deben quedar con fecha de inicio de la formación 4 de abril de 2011.

- Se programarán prioritariamente programas de formación para los niveles de tecnólogos y técnicos. La programación de operarios, auxiliares y otros niveles deberá estar sustentada en una necesidad claramente identificada en la región o sector productivo asegurando campo de práctica laboral a los aprendices.

Registro y Publicación de la Respuesta Institucional:

- La caracterización de fichas para la formación titulada debe generarse en SOFIA a más tardar el 11 de febrero con fecha de inicio de la formación 4 de abril de 2011, para revisión y verificación del cumplimiento de requisitos. Las fichas creadas después del plazo definido no serán verificadas ni publicadas.

- Es muy importante que antes de la fecha señalada el Centro revise cuidadosamente la información registrada:

- Fecha de Inicio

- Fecha de Terminación

- Cupo

- Programa

- Convenio

- Modalidad del Programa

- Nombre Responsable

- Departamento de Desarrollo de Formación

- Municipio de Desarrollo de Formación

- Requisito Específico

- Tipo de Respuesta

- Lugar/Direcclón de Ejecución de Formación: No usar abreviaturas

- Jornada

- Horario

Cuando el centro define atender varios grupos que cumplan con las mismas condiciones: Programa de formación, Municipio, Jornada, Horario, Lugar de realización; se debe caracterizar una UNICA ficha, con ei total de los cupos definidos, programando los ambientes e instructores que apoyarán el proceso y se organizarán los grupos teniendo en cuenta las Rutas de aprendizaje y proyectos asociados.

- Si para el mismo programa hay cambio de alguna de las variables, es necesario crear una nueva ficha.

Por transparencia en el proceso una vez esté publicada la respuesta institucional en la página WEB no puede ser modificada; el Subdirector del Centro es el responsable de la calidad final de la información publicada.

Inscripción:

- Las inscripciones ordinarias se realizarán los días 2 y 3 de marzo en SOFIA PLUS www.senasofiaplus.edu.co. Se definirán accesos directos desde el portal del sena www.sena.edu.co y el portal de Sofia.

- El centro deberá definir estrategias de comunicación para la promoción y divulgación de la oferta, garantizando el conocimiento de los programas ofertados en los diferentes municipios contemplando el procedimiento de registro, inscripción y selección que se realiza en SOFIA.

- Del 4 al 7 de marzo quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir aquellas que no cumplieron el cupo mínimo (1.5 veces el cupo), permitiendo que se realicen nuevas inscripciones. El Centro deberá Consultar el reporte de Inscripción y definir las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripciones.

- Los Centros que atienden población en municipios alejados de las sedes o en áreas rurales, podrán iniciar el proceso de registro en SOFIA de los aspirantes como mínimo desde el 14 de febrero y deberán garantizar la Inscripción el 2 y 3 de marzo. Se podrán implementar desde el momento del registro las pruebas offline de acuerdo con las orientaciones y requerimientos definidos.

- Los Centros que no registren las inscripciones en las fechas del 2 y 3 o el 4 y 7, lo pueden realizar como inscripciones extemporáneas hasta 12 marzo. Estas inscripciones serán registradas directamente en SOFIA en las fichas que quedan activas en el sistema como de baja demanda, es decir inferiores al 1.5 el cupo de la ficha. Las inscripciones extemporáneas se realizarán desde la web, no se manejará ningún archivo plano.

- Cuando las fichas cambian de estado de inscripción a selección no permitirá realizar inscripciones adicionales.

- Las fichas que durante todo el proceso de inscripción no cumplan mínimo con el 50% del cupo, el sistema las cancelara (15 de marzo), enviando un mensaje a los aspirantes informándoles que por no cumplir con el cupo se cancela el proceso.

- Durante el proceso de inscripción el sistema realizará la validación de las inhabilidades informándole al aspirante inmediatamente cuando estas le apliquen.

- El sistema durante el proceso de inscripción le Informa al aspirante si la oferta que escogió es de alta demanda, permitiéndole tomar la decisión de aplicar en la misma o seleccionar programas relacionados de la misma línea tecnológica en donde puede tener más opción.

Selección:

- El proceso de Selección se compone de la FASE I: Prueba de competencias por la Web (Online- Offline) obligatoria y FASE II Taller actitudinal y/o Prueba de Confirmación programada en el centro.

- La definición de las fichas que requieren Fase II se deberá garantizar durante los días 18 y 19 de marzo.

Prueba Fase I Offline- Fuera de Línea

Los requisitos para que El Grupo de Administración Educativa acepte una ficha caracterizada con tipo de prueba off line son:

- La ficha debe corresponder a municipios con dificultad de conectividad

- Disponer de un banco de pruebas aprobadas y validadas mínimo de 200 preguntas o ítems por centro según el perfil del programa ofertado.

- Habilitar mínimo 3 computadores con el sistema de pruebas to go instalado y probado previo al proceso de ejecución.

- Contar con el paquete de instalación to go (equipos con Windows XP, preferiblemente no usar vista o 7, Windows vista requiere privilegios completos de administrador), solicitado previamente al Grupo de Administración educativa.

- Contar con el responsable de ingreso y los funcionarios del centro encargados de aplicar las pruebas quienes retornar al responsable de ingreso las carpetas asociadas a los resultados.

Garantizando estos requisitos el centro debe solicitar al correo slaponteb@sena.edu.co notificando el número de la ficha y banco de ítems o preguntas antes del 14 de febrero recibiendo como respuesta por parte del Grupo de Administración Educativa los Instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas

- Una vez aplicadas las pruebas, se deberá enviar los archivos en formato ZIP a slaponteb@sena.edu.coa más tardar el 15 de marzo a las 2 p.m

Fase I

 La prueba de competencias de ingreso se realizará vía Web, con acceso desde cualquier punto de conexión a Internet. Los aspirantes serán citados de acuerdo con el último número de identificación, así:

- Para el desarrollo de la prueba Fase I, El aspirante deberá consultar ingresando con su usuario escogiendo “ Selección”, y la opción “ Consultar Citación pruebas Fase I”

- El sistema enviará notificación a la cuenta de correo electrónico del aspirante, definiendo la fecha para la aplicación de las pruebas. Si no aplica la prueba en el tiempo definido, está se reprogramará automáticamente según el último dígito del documento en la fecha establecida en el cronograma. El aspirante deberá consultar ingresando con su usuario escogiendo “ Selección”, y la opción “ Consultar Citación pruebas Fase I”

Fase II

El centro de acuerdo con el comportamiento de su oferta (total de inscritos por ficha) deberá definir durante los días 18 y 19 de marzo la programación de la Fase II.

El Sistema Sofia Plus le permitirá al usuario del Centro personalizar la ficha, seleccionar la opción de Programar Taller Actitudinal/Aptitudinal y/o programar prueba Online (prueba de confirmación). La selección de esta fase se efectuará una vez culminada la primera prueba.

El centro deberá definir si trabajará con Taller Actitudinal/Aptitudinal o Prueba web de confirmación o las dos combinaciones, esta programación deberá ser definida con el Rol de Gestor de desarrollo Curricular, en el paquete Planeación de la formación en la opción “Gestionar Pruebas Fase II”

Taller Actitudinal/Aptitudinal y/ o Prueba de Confirmación

- El sistema activará de manera predeterminada el 2.5 del cupo definido para citar al taller. El Centro a través del rol de agente SGS podrá realizar la modificación del cupo definido para citar a Fase II.

- Se citarán los aspirantes el 22 y el 23 de marzo. Adicional a las notificaciones realizadas por la aplicación ( SOFIA PLUS), es Importante que el centro defina estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.

- El Centro realizará el taller del 25 al 29 de marzo.

- Se recomienda que para el registro de los resultados del taller y lo prueba de confirmación se realice durante el plazo definido para su desarrollo. Se deberá garantizar el registro de los resultados del taller a más tardar el 29 de marzo.

- El centro deberá garantizar el proceso de cargar, gestionar y publicar los resultados de la fase II en SOFIA, de acuerdo con los instructivos a más tardar el 29 de marzo a las 6 pm.

- Los aspirantes podrán consultar los resultados finales del proceso de selección a partir del 30 de marzo en el portal www.senasofiaplus.edu.co en la opción “ Consultar Resultados de prueba

Convocar a Matricula

- Convocar a matricula todos los aspirantes que quedaron seleccionados desde el 30 de marzo hasta más tardar el 31 marzo. El Coordinador Académico deberá garantizar la aprobación de la programación como requisito para realizar la citación a matrícula.

El 1 y 2 de abril se deberá realizar el procedimiento para asentar la matricula.

- Cada ficha contará con un número de (50) suplentes que podrá convocar a matrícula de acuerdo con sus necesidades, en el orden estricto presentado por el sistema, ya que este corresponde con el orden del puntaje obtenido en el proceso.

Para la selección de suplentes, previamente el centro deberá anular los convocados que no cumplan con los requisitos y luego realizar el procedimiento de convocar a matricula a los suplentes de acuerdo con el cupo disponible.

- El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación.

Matricula

- Se deben verificar los documentos solicitados en la citación (documento de identificación original, certificado de escolaridad del último año escolar aprobado mínimo exigido en el programa de formación). El documento válido para la cédula de ciudadanía al momento de asentar la matricula es el de color amarillo con holograma (Circular No 000230 del 2010). Los únicos tipos de documento válidos al momento de matricular a un aspirante en formación Titulada son: Cédula de ciudadanía, Tarjeta de identidad, Cédula de extranjería. Los extranjeros deben demostrar su residencia en Colombia.

- Se debe hacer firmar el acta de compromiso del aprendiz en el momento de la matricula.

- La fecha máxima para matricular será el 2 de abril.

- El incumplimiento de las fechas para la matrícula generará que el sistema cancele dichas fichas, por lo cual se deberá garantizar las fechas definidas para asentar matrícula. Recuerden que para realizar este procedimiento, se deberá garantizar la programación de los recursos e instructores.

Inducción

- La Inducción se realizará a partir del 4 de abril como mínimo durante dos semanas y hasta por un mes, garantizando el desarrollo de las actividades definidas, teniendo en cuenta la circular No 000227 del 2010. El alistamiento del proceso de inducción, lo realizará el equipo Interdisciplinario definido en cada Centro, previo al inicio de las actividades de inducción.

- Una vez se cierre el proceso de Verificación-Asentar matricula el sistema realizará el proceso de creación de cuentas de correo institucional. A partir del 4 de abril, será enviado a los Integradores el Listado de Cuentas de Correo institucional definidas para cada aprendiz

El Grupo de Administración Educativa estará atento a resolver las inquietudes que se presenten, para lo cual pueden comunicarse con Sergio Viilalba - IP 12145 (ingreso) -, Soraida Lucero Aponte - IP 12273 (selección), y para consultas sobre el proceso de inducción con Sofia Redondo al IP 12247.

Cordial Saludo,

NORA LUZ SALAZAR MARULANDA

Directora de Formación Proefesional

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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