CIRCULAR 36 DE 2023

(febrero 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D. C.,

En consideración a lo establecido en la Resolución 1-02623 de 2022 “Por la cual se establece el calendario académico y de labores de los Centros de Formación Profesional del SENA para el año 2023 y se deroga la resolución 2436 de 2022”, la Dirección de Formación Profesional presenta los siguientes lineamientos.

Los Centros de Formación Profesional con capacidad de iniciar procesos de formación en el mes de abril de 2023, que planean ofertar en esta convocatoria de formación lo correspondiente a la oferta laboral y tecnológica en las Modalidades Presencial y a Distancia de 2023, deben tener en cuenta los lineamientos y pautas que a continuación se establecen para el estudio, presentación y aprobación de dicha oferta. Es importante resaltar que, se debe generar conciencia en la comunidad SENA de la responsabilidad institucional que tenemos frente al país en el marco del actual Plan de Gobierno 2022-2026.

1. Planeación de la Oferta de Formación

Los directores regionales como garantes de la pertinencia y cumplimiento de las condiciones mínimas que determina el o los programas a ofertar, en coordinación con sus subdirectores de Centro, son los principales responsables del cumplimiento de las metas. Por tanto, tienen la responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la Planeación Indicativa de Formación Laboral y Tecnológica, orientándola al cumplimiento de las metas en línea con las propuestas estratégicas institucionales y del país.

Esta labor se debe realizar teniendo en cuenta las siguientes pautas:

a. Para la planeación de la Oferta de Formación Laboral y Tecnológica Demanda Social o abierta

con inicio en el mes de abril de 2023, se debe tener en cuenta el Procedimiento “Planeación y Publicación de la Oferta Educativa” Código: GFPI-P-003 Versión 02, que se encuentra en SIGA CompromISO de la entidad.

b. Los Centros de Formación Profesional tienen la responsabilidad de formular el Plan de Oferta de Formación 2023, para ello se recomienda se apoyen en los profesionales de diseño y producción curricular y de Gestores de calidad para la construcción de una propuesta que incorpore la visión del sector externo sectorial y regional. Lo anterior por ser quienes conocen los detalles del diseño curricular y cumplimiento del registro calificado conforme el Decreto 1330 de 2019.

c. Los Centros de Formación Profesional y Regionales analizan la pertinencia de la ofertateniendo en cuenta insumos tales como: Ejes y temas por territorios del programa de gobierno 20222026, los planes y apuestas estratégicas regionales, departamentales y municipales; estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales; análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral; según las condiciones particulares del territorio yel sector productivo.

d. Asimismo, en este análisis se debe tener en cuenta los resultados de la autoevaluación de programas de formación, su comportamiento respecto a los niveles de deserción, permanencia, y certificación para el Centro y la región; la capacidad instalada del Centro de formación en sus ambientes de formación, así como la disponibilidad de recursos(Instructores, materiales de formación, entre otros) que se requieren en la ejecución de los programas que se planean ofertar.

e. Es igualmente importante tener en cuenta el comportamiento de las inscripciones buscando el cumplimiento de las metas de formación de la vigencia, y en particular los cupos nuevos proyectados por los Centros para el mes de abril de 2023; información que incluye las metas y compromisos de atención a poblaciones campesina, vulnerables, programas especiales y convenios de inclusión social. Los programas para ofertar deben corresponder con las versiones en ejecución que se encuentran en SOFIA Plus.

f. Antes de sugerir los programas de formación a ofertar, el Centro debe haber programado la nivelación de los aprendices que tienen competencias pendientes, con el fin de asegurar que cuentan con la capacidad para iniciar las nuevas acciones de formación.

g. Para los programas del nivel tecnólogo y especializaciones tecnológicas que se proyecten ofertar, indispensable dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1330 del 2019, artículo 2.5.3.2.2.1. “El registro calificado es un requisito obligatorio y habilitante para que una institución de Educación Superior, legalmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, y aquellas habilitadas por la ley, pueda ofrecer y desarrollar programas académicos de educación superior en el territorio Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1 de la Ley 1188 de 2008”. Así mismo, si el registro calificado del programa se encuentra en proceso de renovación y no existe concepto final del Ministerio de Educación Nacional -MEN se concluye que el programa se encuentra vigente y se puede ofertar, siempre y cuando se tenga el código SNIES vigente.

h. Los registros calificados se otorgan por el Ministerio de Educación Nacional mediante Resolución, podrá ser ofertado una vez se tenga el respectivo código SNIES con el fin de ser ofertado el programa en un lugar de desarrollo autorizado por el Ministerio de Educación Nacional, en consecuencia. En caso de que el centro tenga una sede que no esté avalada por el MEN, no podrá ofertar o impartir formación allí y deberá iniciar el trámite respectivo para ampliar el registro a la nueva sede.

i. Los Centros de Formación Profesional, al momento de enviar a la Dirección Regional el acta con la Oferta de Formación, deberán incluir: Nivel del programa de formación, nombre del programa, municipio, cupo de la ficha, código y versión del programa en estado “En ejecución” en SOFIA Plus, el cual debe coincidir con la registrada en la planeación indicativa, número asignado al registro al momento de diligenciar la planeación indicativa (ID Indicativa), fecha de resolución de registro calificado; y, número de código SNIES, que avala el lugar donde se llevará a cabo la formación.

j. La Dirección Regional en coordinación con los Subdirectores de Centro de Formación Profesional concertará la planeación de oferta consignada en un acta Regional, la cual debe cargarse en el aplicativo de planeación indicativa, en formato PDF, de acuerdo con lo establecido en la guía de planeación indicativa GFPI-G-031, remitir a la Dirección de Formación Profesional correo electrónico dir_formacionpro@sena.edu.co La Dirección Regional, deberá validar en esta concertación que la oferta propuesta por los centros haya tenido en cuenta los aspectos de pertinencia y calidad referidos en los literales anteriores; en caso de tener observaciones, sugerirá cambios a la oferta propuesta por los Centros, para su aprobación.

k. Una vez los gestores sectoriales de red reciben estas actas, la información se verifica con la planeación indicativa, la información registrada en SOFIA Plus, que las fechas de inicio y finalización, coincidan con la duración establecido en el diseño curricular de cada programa, que cuente con registro calificado en el caso de educación superior, para proceder a validar y aprobar la oferta. Esta información de la oferta aprobada de los Centros por la Regional es validada por la persona que tenga el rol de Gestor de la red de conocimiento respectiva, para aprobar la oferta, quien deberá tener en cuenta en esta validación los aspectos referidos en los literales anteriores; en caso de no tener registrados los datos solicitados o tener inconsistencias relacionadas con aspectos de calidad o pertinencia, se procederá con la NO aprobación de los programas -. Se debe tener presente que la fecha de terminación de una ficha, debe ser un día antes a la fecha de inicio (ej. Programa de 15 meses: inicio 03/08/2020, fecha correcta fin: 02/11/2021).

El acta de las regionales debe incluir información adicional que facilite la aprobación de la oferta así:

NOMBRE DEL CENTRO DE FORMACIÓN

Ver anexo 2: Ayuda diligenciamiento de acta regional.

2. Programación, Alistamiento de la Oferta de Formación, Inscripción, Selección y Matricula.

Los directores regionales como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales deben liderar la programación correspondiente a la oferta que iniciará en el mes de abril de 2023, teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral y los siguientes lineamientos:

No	Actividad	Actor(es)	Observaciones	Fechas
1	Planeación Oferta de formación	Subdirectores y directores regionales	Acta de aprobación de la oferta por parte del comité de la regional	03 al 08 de febrero de 2023
2	Ajustar y revisar los programas asociados a la respuesta en el sistema de Planeación Indicativa.	Coordinadores académicos de cada Centro de Formación Profesional	Todos los espacios del aplicativo deben diligenciarse para poder generar la oferta. El enlace dispuesto por la Dirección de Formación Profesional para acceder a este aplicativo es: http://dfp.senaedu.edu.co/modulos_gestion/Posterior a esta fecha no se dará apertura sin excepción alguna y el centro que requiera ofertar algún programa lo deberá dejar para el siguiente trimestre, toda vez que la fecha máxima ha sido superada. Se debe cargar en formato PDF el acta de aprobación de la oferta. En caso de tener algún inconveniente de acceso al sistema de planeación indicativa se ha dispuesto el siguiente correo para atender los requerimientos: pindicativa@sena.edu.co	09 al 14 de febrero de 2023
3	Sugerir la programación de la respuesta institucional de formación laboral y tecnológica	Coordinadores académicos de cada Centro de Formación Profesional	Fecha de inicio de la formación el 17 de abril de 2023.	15 al 17 de febrero de 2023
4	Aprobar los programas de formación	Grupo interno de Gestión Estratégica de la Formación Profesional (Gestores de Red)	Debe estar contenida en el sistema de Planeación Indicativa.	20 al 22 de febrero de 2023
5	Caracterizar las fichas (creadas y personalizadas) para la formación tecnológica y laboral en el aplicativo SOFIA Plus	Centros de Formación Profesional	Una vez cuenten con el aval del Grupo Interno de Gestión Estratégica de la Formación Profesional. Las fichas creadas y personalizadas después del plazo definido en el calendario académico y de labores no se verificarán ni se publicarán. La caracterización de las fichas de programas FIC se debe hacer de manera adecuada indicando el convenio FIC de tal forma que al cumplir requisitos los aprendices puedan ser beneficiaros del apoyo de sostenimiento, teniendo en cuenta lo establecido en la circular 3-2022000062 del año 2022: Actualización Catálogo programas de formación Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción del SENA FIC.	23 al 27de febrero de 2023
6	Revisar y Verificar la caracterización de la oferta	Centros de Formación Dirección de Formación Profesional	28 de febrero de 2023
7	Diligenciar formulario charlas informativas	Centros de Formación Profesion al	Enlace: https://forms.office.com/pages/responsepage.aspx?id=gcPCyy4vk02R0VBskxas5_0geFLtNPlChlTKJHIXrVhUMzFZS1RBQkgzWkE5OE1DQkZZRTVMUzFWVy4u Corresponde al formato GFPI-PL-002 Planilla Calendario Charlas informativas, donde se relacionarán la programación de las charlas informativas, de acuerdo con la estrategia que el Centro tenga implementada	28 de febrero de 2023
8	Publicar la Oferta	Grupo Interno de Gestión Administrativa , Registro, y Control Académico.	Después de publicada la oferta institucional en la página web no se modificará; cabe mencionar que el subdirector del Centro de Formación Profesional es el responsable de la calidad final de la información publicada.	01 de marzo de 2023
9	Solicitar autorización de pruebas offline	Se autoriza prioritariamente a los Centros que tienen dificultad de conectividad o cuya tecnología medular es del sector agropecuario.		01 de marzo de 2023
10	Inscribir alta demanda	Aspirantes	A través del portal de SOFIA Plus http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia -oferta/	Del 02 al 09 de marzo de 2023
No	Actividad	Actor(es)	Observaciones	Fechas
11	Inscribir baja demanda	Aspirantes	Quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir, aquellas que no superan tres (3) veces el cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones	Del 10 al 12 de marzo de 2023
12	Inscribir y aplicar las pruebas offline de selección	Centros que el Grupo Interno de Gestión Administrativa, Registro, y Control Académico de la Dirección General apruebe la aplicación de pruebas offline	A los centros autorizados el Grupo Interno de Gestión Administrativa, Registro, y Control Académico enviará los instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.	Del 10 al 12 de marzo de 2023
13	Aplicar la prueba web	Aspirantes Centros de Formación Profesional	Documentos que terminan en 0, 1, 2, 3, 4. A partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas	13 de marzo de 2023
14	Aplicar la prueba web	Aspirantes Centros de formación Profesional	Documentos que terminan en 5, 6, 7, 8, 9. A partir de 00:01 horas hasta las 23:59 horas	14 de marzo de 2023
15	Reprogramar la prueba web	Aspirantes Centros de Formación Profesional	Documentos que terminan en 0, 1, 2, 3, 4. A partir de 00:01 horas hasta las 17:00 horas.	15 de marzo de 2023
16	Reprogramar la prueba web	Aspirantes Centros de Formación Profesional	Documentos que terminan en 5, 6, 7, 8, 9. A partir de 00:01 horas hasta las 17:00 horas.	16 de marzo de 2023
17	Atender y responder quejas y reclamos relacionados con la aplicación de prueba	Grupo Interno de Gestión Administrativa, Registro, y Control Académico	Atender y responder quejas y reclamos de los aspirantes que realizaron la inscripción en la oferta académica. Antes de las 5 p.m. (17:00 p.m.)	15y 16de marzo de 2023
No	Actividad	Actor(es)	Observaciones	Fechas
18	Cargar en SOFIA Plus, las pruebas Offline aplicadas.	Centros de formación Profesional	Verificar los mensajes que arroja la aplicación durante el respectivo cargue, y para mayor seguridad descargar el reporte de resultados de pruebas.	20 de marzo de 2023
19	Selección prueba Fase II (Prueba web controlada /o taller)	Centros de formación Profesional que deciden adelantar la FASE II	Definir opción de prueba, caracterizar las fichas, planear y programar recursos.	21 al 22 de marzo de 2023
20	Citar aspirantes Fase II	Centros de Formación que deciden adelantar la FASE II	El Centro debe definir estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.	23 al 24 de marzo de 2023
21	Aplicar Pruebas Fase II	Centros de Formación que deciden adelantar la FASE II	El registro de los resultados del taller y/o prueba, se realice dentro del plazo definido para su desarrollo. Se debe verificar la asistencia y registrar oportuna y correctamente los resultados de todos los participantes. Si el Centro de Formación Profesional realiza Fase II empleando como instrumento el Taller Actitudinal, debe planear y ejecutar la actividad según lo establecido en el documento GFPI-G-017 Guía Creación Talleres para pruebas, que se encuentra en CompromISO.	27 al 31 de marzo de 2023
22	Garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA Plus	Responsable en el centro de formación profesional que deciden adelantar la FASE II	Antes de las 6:00 p.m. (18:00)	27 al 31 de marzo de 2023
23	Consultar resultados	Aspirantes	Portal www.senasofiaplus.edu.coen la opción “Consultar Resultados de prueba”.	03 de abril de 2023
24	Convocar y asentar matrícula	Centros de Formación Profesional	Realizar la verificación de requisitos. El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante. El no asentar la matrícula en las fechas establecidas genera la cancelación de la	Desde el 03 al 14 de abril de 2023
No	Actividad	Actor(es)	Observaciones	Fechas
		ficha aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de “matrícula” a “ejecución”.
25	Crear cuentas de correo electrónico.	Oficina de sistemas	Al finalizar la matricula
26	Expedir carné institucional correspondiente	Centros de Formación Profesional	Al finalizar la matricula
27	Finalizar el proceso de Matricula de suplentes en el aplicativo SOFIA Plus.	Encargado de Ingreso Centro de formación	Máximo Un (1) mes después de inicio de la formación

Observaciones Generales

- Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que se publicarán para la oferta abierta del mes de abril de 2023, se establecen los lineamientos registrados en la GUÍA PROCEDIMIENTO INGRESO GFPI-G-025, publicada en el aplicativo CompromISO.

- Las modalidades a ofertar son presenciales y a distancia.

- Los aspirantes a programas de formación deberán registrar previamente su documento de identidad vigente en el repositorio de información académica de SOFIA Plus como requisito para el proceso de registro e inscripción. El archivo debe cargarse escaneado del documento original por ambos lados y en una misma hoja, contener ambas caras ampliadas del documento y encontrarse en óptimas condiciones de legibilidad.

- La caracterización de las fichas para la formación presencial o a distancia, debe tener asignado el CUPO real del grupo, y cumplir lo establecido en el Plan Operativo Anual 2023

- Para la proyección de los cupos nuevos de la presente oferta, los Centros de Formación Profesional deben tener en cuenta que al sumar los cupos que pasan de 2022 a 2023, incluyendo aquellos de nivelación y las oferta que inicia en el mes de abril de 2023, no pueden superar el 80% (tener en cuenta que este porcentaje corresponde al segundo trimestre) de la meta 2023, por cada nivel de formación; toda vez que, de presentarse una mayor oferta de cupos, traerá como consecuencia la desfinanciación del Centro de Formación Profesional, principalmente en el rubro de contratación de instructores y materiales de formación.

- Tamaños de grupo: El parámetro general para la formación titulada presencial no debe ser inferior a 30 aprendices por grupo. El parámetro general para la formación titulada a distancia no debe ser inferior a 50 aprendices por grupo. Los Centros pertenecientes a las Regionales denominados territorios nacionales (Amazonas, Arauca, Caquetá, Guaviare, Putumayo, Casanare, Chocó, Guainía, Sucre, Vaupés, Vichada y San Andrés) el parámetro no debe ser inferior a 25 aprendices. Para el caso de los Centros Agropecuarios la excepción se aplica para los programas asociados a las redes de conocimiento acuícola, agrícola, biotecnología, la pecuaria y ambiental (tomado de parámetros para la planeación y costeo de metas de formación vigencia 2023).

- Selección: Las fechas de aplicación y reprogramación están definidas en la resolución SENA 2623 de 2022 -Calendario académico y de labores vigente.

- Los Centros de Formación Profesional deberán atender las inquietudes, solicitudes, peticiones que los aspirantes presenten durante todo el proceso de ingreso.

- Teniendo en cuenta la normativa vigente sobre protección y tratamiento de datos, por ninguna razón se deberán compartir los datos de contacto de los funcionarios de la Dirección General sin previo consentimiento, ni publicarlos en los diferentes medios de comunicación o difusión que se manejan.

Atentamente,

WILFREDO GRAJALES ROSAS
Director de Formación Profesional Dirección General

ANEXO NO. 1.

1. Radicar la solicitud en forma presencial en el Centro de Formación o de manera virtual a través del siguiente correo electrónico servicioalciudadano@sena.edu.co

2. Especificar en la solicitud, los apoyos que requiere para la presentación de la prueba de ingreso.

3. La solicitud debe indicar nombres y apellidos, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del Centro de Formación al que se inscribió, programa de formación y número de la ficha de formación.

Una vez recibida la documentación el SENA evalúa los recursos solicitados para que presente la prueba.

Sin esta documentación, el SENA asume que no requiere de ningún tipo de apoyo.

ANEXO NO. 2.

AYUDA DILIGENCIAMIENTO DE ACTA REGIONAL.

DENOMINACIÓN DE LA FORMACIÓN: Nombre del programa tomado del Sistema de Gestión Académico Administrativo que se encuentre en estado en ejecución.

CÓDIGO: Código del programa de formación tomado del Sistema de Gestión Académico Administrativo que debe estar en estado en ejecución.

VERSIÓN: Tomada del Sistema de Gestión Académico Administrativo que debe estar en estado en ejecución.

NÚMERO Y FECHA DE RESOLUCIÓN EXPEDIDA POR EL MEN Y CÓDIGO SNIES: Número de resolución vigente emitida por el Ministerio de Educación Nacional al cual ya se le han aplicado y cumplido todos los términos para la expedición de esta, debe contener el código SNIES consultado de la página del Ministerio de Educación, ambos datos deben de ser coherentes y deben de existir obligatoriamente ambos en la página del MEN. Para programas diferentes a los niveles Tecnólogo o Especialización Tecnológica, colocar No aplica.

JUSTIFICACIÓN: Redacción corta y referenciada soportada en los componentes de la GUÍA ANALISIS DE ELEMENTOS DE ENTRADA, GFPI-G-037 por red de conocimiento donde se explique el motivo de la oferta del programa de formación

GRUPOS: Número de grupos a ofertar, en el caso de la presencialidad y a distancia debe de ser un renglón por programa así sean varios grupos del mismo programa de formación.

CUPOS: Número de aprendices que ingresarán al programa de formación, en presencialidad deben ser de 30, salvo aquellas especialidades que por ley o norma requieran un número diferente de aprendices, con aprobación previa por parte del área de planeación o de la Dirección Regional. En programas de formación con modalidad a distancia deben ser grupos de 50 multiplicados por el número de grupos. “Guía para la formulación de Metas de Formación Profesional” GFPI-G-030 V.3.

DURACIÓN DEL PROGRAMA: Debe contener la información que aparece en la resolución de aprobación del registro calificado del programa para los niveles Tecnólogo y Especialización Tecnológica, para los niveles Profundización Técnica, Técnico Laboral, Operario o Auxiliar, consultar la resolución de aprobación del programa expedida por la Dirección de Formación Profesional.

MUNICIPIO: Debe diligenciarse la información que se extrae de la resolución de aprobación del programa por parte del Ministerio de Educación Nacional para niveles Tecnólogo o Especialización Tecnológica, para los niveles Profundización Técnica, Técnico Laboral, Operario o auxiliar debe colocarse el nombre del municipio donde va a ser ofertado el programa de formación.

SEDE: Debe registrarse la ubicación exacta del lugar donde se va a ofertar el programa de formación de nivel Tecnólogo o Especialización tecnológica, la cual debe estar dentro del alcance de la resolución de registro calificado expedida por el Ministerio de Educación Nacional y que esté vigente. Para los programas Profundización Técnica, Técnico Laboral, Operario o Auxiliar se escriben los datos completos de la sede donde será ofertado y garantizar que cuenta con la infraestructura requerida para dictar la formación.

CÓDIGO PLANEACIÓN INDICATIVA: Información extraída del reporte de la indicativa en la primera columna donde aparece un código único que permite la ubicación del programa de formación ofertado. Este dato enlaza el acta con el aplicativo de la indicativa que es donde los centros registran la oferta de los programas en cada vigencia.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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