CIRCULAR 41 DE 2020

(marzo 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 124 de 2022>

El SENA en cumplimiento de las circulares Externas emitidas por Colombia Compra Eficiente No. 1 de 2019, "Obligatoriedad del uso del SECOP // en el 2020" y No. 21 de 2017 "Uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación" inicia a partir de la vigencia 2020 el trámite de la contratación a nivel nacional utilizando la plataforma SECOP II para gestionar todos los contratos.

Que el Artículo 2.8.2.5.3 del Decreto 1080 de 2015 establece "Responsabilidad de la gestión documental. La gestión documental está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que prestan servicios a las entidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas"

En este sentido, el proceso de gestión contractual requiere de la verificación del cumplimiento de los requisitos y procedimientos contenidos en la plataforma SECOP II, en las etapas preparatoria y precontractual, labor a cargo del grupo de gestión contractual de la Dirección Jurídica en la Dirección General, los grupos de apoyo administrativo en las regionales y centros de formación profesional integral, para todos los contratos de Bienes y Servicios, el trámite de contratos de prestación de servicios personales, están a cargo de los ordenadores del gasto tanto en la Dirección General como en Regionales y Centros de Formación Profesional Integral.

En virtud de lo anterior, el principio de responsabilidad de la gestión documental se materializa principalmente en la verificación y constatación del cumplimiento de las obligaciones o características propias de cada objeto contractual, esto se traduce en que es al supervisor o interventor a quien le corresponde la estricta sujeción y control de ejecución contractual, incurriendo hasta en falta gravísima por el incumplimiento de sus obligaciones, según lo previsto en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 y la Ley 1952 de 2019.

Así las cosas, en ejercicio de las funciones de supervisión o interventoría se debe aplicar estrictamente las orientaciones y procedimiento vigente a la fecha expedido por la Dirección jurídica.'

Sin perjuicio de lo anterior y con el fin de hacer claridad sobre estos procedimientos, la Secretaría General y la Dirección Jurídica expiden los siguientes lineamientos que tienen como propósito la unificación de criterios de organización de expedientes y la responsabilidad de cada supervisor sobre su aplicación para toda la Entidad para contratos en sus diferentes modalidades.

SECOP II

ETAPAS PRECONTRÁCTÜAL Y CONTRACTUAL

La Entidad deberá garantizar la correcta utilización de los mecanismos dispuestos por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, a través de la plataforma transaccional SECOP li y el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de compras públicas, con estricta observancia de los principios de economía, eficacia, eficiencia y transparencia, en aras de consolidar una gestión contractual íntegra y al servicio de la entidad y de la ciudadanía.

Los Expedientes electrónicos de los procesos de contratación que se generan, actualizan y conservan en SECOP 11 hacen que no sea necesario organizar y conservar un expediente físico adicional únicamente en los casos en los que el documento original haya sido producido en físico, por ejemplo:

- Estudios Previos

- Análisis del sector

- Certificados de disponibilidad presupuestal - CDP y registro presupuestal-RP

- Certificaciones, entre otros,

Los anteriores documentos se deben conservar en originales por el tiempo que indiquen las Tablas de Retención Documental e incorporar la copia electrónica del mismo a SECOP II, prohibida la impresión de los documentos cargados en SECOP II.

EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Las evidencias de la ejecución contractual para soportar cada pago no se imprimirán ni se guardarán en medios electrónicos tales como USB y/o CD, las mismas deberán ser digitalizadas y se incorporarán junto con la planilla de pago, informe mensual de actividades y demás soportes en SECOP II.

Todos los documentos que se generen en las diferentes etapas de la contratación, deben subirse a SECOP li siendo responsables de ello los contratistas y los supervisores y/o interventores.

En todo caso queda totalmente prohibida la impresión de la información generada en SECOP II para incorporar en el expediente físico.

RESPONSABILIDAD DEL LIDER ESTRUCTURADOR DEL PROCESO

Una vez se haya radicado en SECOP II y asignado dentro de la misma plataforma la comunicación de designación al supervisor, el líder del proceso de contratación deberá verificar el orden con el cual los documentos físicos fueron incorporados teniendo en cuenta el criterio lógico y cronológico de los documentos y de la integración del expediente, en tal sentido, todos los documentos deben estar correctamente legajados, organizados cumpliendo con el principio de orden original (cronológico) y de procedencia (que los documentos correspondan al respectivo contrato) foliados y diligenciado el formato diligenciado GD-F-003 Formato Control de ingreso de documentos al expediente que se encuentra disponible en el aplicativo Compromiso, así realizará la entrega de los expedientes al supervisor y/o Interventor.

RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR DE CONTRATO

Será a partir de la entrega del expediente por parte del líder contractual, el responsable en las etapas contractual y post-contractual de la organización y conservación de toda la documentación que surja como consecuencia de la ejecución de la contratación, inmediatamente después de efectuar el trámite administrativo sobre cada documento y subir o crear en la plataforma de SECOP II, sin excepción deben organizar, archivar, conservar y custodiar los expedientes físicos de contratos; si durante la ejecución del contrato se generan más documentos que deban ser firmados en original se incorporaran al expediente físico respectivo.

De igual manera los expedientes deberán permanecer bajo el cuidado del supervisor hasta el momento en que el contrato sea liquidado y según Tablas de Retención Documental, para transferirlo luego al Archivo Central de la entidad diligenciando el formato GD-F-004 Formato Único de Inventario Documental que se encuentra en el aplicativo Compromiso.

Ahora bien, el Acuerdo 002 de 2014^[1], expedido por el Archivo General de la Nación, regula los requisitos archivísticos que debe contener un expediente de archivo, por tanto, se invita a consultar dichos lineamientos permanentemente con el fin de garantizar la integridad del mismo.

Como consecuencia de lo anterior, los hallazgos que formule la Contraloría General de la República, o cualquier ente de control, en las auditorias anuales y que se relacione con documentación que no reposa en los expedientes únicos de SECOP 11 y expediente físico, si es el caso por no haber sido incorporados oportunamente por los supervisores de contratos, serán cargadas al área respectiva en cabeza del Jefe de Oficina o Coordinador de Grupo respectivo, para su respuesta y se dará traslado del hallazgo a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para que evalué et incumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la Entidad.

Finalmente se invita a todos los funcionarios a consultar los diferentes materiales pedagógicos para: usar la' herramienta en el sitio web del SECOP II https://www.colombiacompra.gov.co/node/29796

Así mismo, los contratistas cuentan con guías y videos explicativos sobre cómo registrarse, enviar observaciones, ofertas y firmar contratos en este enlace https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii/proveedores.

Cordialmente,

Verónica Ponce Vallejo

Secretaria General

Oscar Julian Castaño Barreto

Director Juridico

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0041_2020.pdf>

<NOTAS DE PÍE DE PAGINA>.

1. "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo (…)”

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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