CIRCULAR 45 DE 2013

(mayo 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá,

Mediante la presente circular, se definen los lineamientos y parámetros con los cuales se gestionará el servicio de vigilancia que se presta en todas las sedes de los Centros y Regionales del SENA.

1. Alcance del contrato

Los documentos soporte que definen el alcance de la prestación del servicio contratado se encuentran compuestos por:

- Minutas de los 5 contratos

- Ofertas de los proponentes

- Pliego de condiciones

- Adendas del pliego de condiciones, en especial la Número 2.

Estos documentos serán publicados en ftp: 172.16.2.69/Dirección Administrativa y financiera/GSGYA/VIGILANCIA.

2. Cubrimiento Geográfico:

Los 5 contratos suscritos para prestar el servicio de vigilancia tienen una cobertura regional, de tal forma que sumados, se deben prestar en la Dirección General y en las treinta y Tres (33) Direcciones Regionales ubicadas en las capitales de los departamentos, cada una con sus Centros y Subsedes.

3. Solicitud de modificación y nuevos puestos de vigilancia

3.1. Descripción de puestos de vigilancia

Los puestos de vigilancia asignados para cada una de las Regionales corresponden a aquellos que fueron reportados durante la confección de los estudios previos del proceso de licitación. La definición de cada uno y su correspondiente tarifa obedecen a fas descripciones señaladas en la circular externa de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, y pueden consultarse en las minutas de Jos contratos.

3.2. Traslado de puestos de vigilancia

Para los traslados de puestos de vigilancia, se deben seguir las siguientes indicaciones:

- Para traslados entre Sedes del mismo Centro se debe contar con la autorización expresa del Subdirector de Centro

- Para traslados entre sedes de diferentes Centros, se debe contar con la autorización expresa de los Subdirectores involucrados o del Director de la Regional.

- Cualquier traslado de puestos de vigilancia entre sedes debe ser informado previamente al supervisor nacional del contrato para su aval.

3.3. Modificación de puestos de vigilancia

En el evento en el que se requieran puestos de vigilancia adicionales a los inicialmente asignados, o una modificación del número de los puestos de vigilancia asignados, o se requiera cambiar la especificación de los servicios contratados, el Supervisor del Centro o Regional enviará la solicitud al correo electrónico vigilancia@sena.edu.co, con la debida argumentación, la cual se analizará para aprobar o no la modificación en la asignación de los puestos de vigilancia.

En todo caso, la aprobación de estas solicitudes corresponderá al Director Administrativo y financiero, en su calidad de ordenador del gasto quien, mediante comunicación oficial, aprobará e informará al Supervisor nacional del contrato para que proceda a realizar el acta respectiva la cual deberá ser suscrita por el Supervisor nacional del contrato y por el representante legal de cada contratista.

4. Supervisión del contrato por parte del SENA

Tal y como lo dispone el contrato, la supervisión de cada uno de los contratos será ejercida así:

- A nivel nacional la supervisión será ejercida desde la Dirección General por el Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.

- En las Regionales y Centros de Formación Profesional la supervisión será ejercida por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.

Los supervisores serán los responsables de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del Contrato y ejercerán todas las funciones, facultades y actividades inherentes a su actividad, en especial las contenidas en la Ley 80 de 1993 y en la Resolución 00965 del 17 de mayo de 2012, expedida por el Director General del SENA. Serán los responsables de certificar el recibo a satisfacción del servicio previamente a autorizar al ordenador del gasto los pagos respectivos.

La certificación de los servicios de vigilancia prestados se hará de la siguiente forma:

1. Los Subdirectores de Centro y/o los Directores Regionales por su despacho, emitirán una certificación utilizando el Formato N°1 anexo a la presenta Circular, en el cual se especifique:

a. Nombre de la Regional y/o Centro en el que se prestó el servicio.

b. Código de identificación del Centro o Regional

c. Fechas de inicio y terminación del servicio certificado

d. Relación del número de puestos de vigilancia por sede, que prestaron el servicio..

e. Nombre y cargo de quien certifica.

f. Observaciones y/o aclaraciones.

La descripción de los puestos de vigilancia tomará como base la relación de servicios descritos en ei anexo de cada contrato.

2. Dentro de los primeros tres días hábiles del mes siguiente a la prestación del servicio certificado, los Subdirectores de Centro y los Directores Regionales deberán firmar, escanear y entregar la certificación al coordinador del contratista, quien emitirá la facturación basado en estas certificaciones.

3. Con las certificaciones recopiladas, el Supervisor nacional del SENA procederá a autorizar o no los servicios facturados por cada uno de los proveedores del servicio de vigilancia.

4.1. Expedientes e informes de Supervisión del contrato por parte del SENA

Las actuaciones de los supervisores regionales deberán reposar en los expedientes de cada uno de los centros y de las regionales. Los informes de supervisión se consolidarán bimestralmente, de tal forma que cada supervisor enviará al supervisor nacional su informe dentro de los quince primeros días calendario de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre.

En el informe se relacionarán y describirán las situaciones relevantes que hayan influido en la ejecución del contrato, y que a criterio del supervisor regional, deben tenerse en cuenta para el correcto desarrollo de la ejecución contractual. De igual forma, deberán contener las actuaciones realizadas basadas en la Resolución 00965 del 17 de mayo de 2012.

Estos informes se consolidarán por parte del supervisor nacional y harán parte del expediente general del contrato.

Para los meses anteriores a la expedición de la presente circular, se requerirá un informe consolidado que abarque este periodo de tiempo, el cual deberá enviarse dentro del mes siguiente a la expedición de la presente circular.

5. Conducto Regular

Cada contratista del servicio de vigilancia, dentro de su propuesta ofreció asignar un coordinador, sin costo para el SENA, por cada una de las Zonas. Estos coordinadores deben verificar el cumplimiento de las acciones tendientes a la correcta prestación del servicio de vigilancia.

Adicionalmente, cada contratista cuenta con un Supervisor nacional quien atiende los requerimientos a los cuales no pueda dar solución el coordinador de la zona.

Corresponde a los supervisores del SENA dar la solución que corresponda a las situaciones que se presenten y afecten la prestación del servicio.

De igual forma, de no poderse dar pronta ni efectiva solución a estas situaciones, se informará al Supervisor nacional del SENA para que atienda estos temas, a través del correo electrónico vigilancia@sena.edu.co

El servidor público que realice procedimientos relacionados con la prestación del servicio de vigilancia sin tener en cuenta los lineamientos de la presente circular, incurrirá en conducta disciplinable que se pondrá en conocimiento del área competente.

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente circular, se deberá enviar al correo electrónico vigilancia@sena.edu.co

Cordialmente,

FRANCISCO JAVIER CARDONA ACOSTA

Director Administrativo y Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0045_2013.pdf>

EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA REGIONAL ________ O SUBDIRECTOR DEL CENTRO ___________ DE LA REGIONAL ______________

CODIGO:

CERTIFICA

Que el contratista ________________, identificado con el NIT: ______________ prestó el servicio de vigilancia durante el periodo comprendido entre el día/mes/año y el día/mes/año en la(s) sede(s) , con los siguientes puestos de vigilancia:

Observaciones:

Se expide en _____________, a los _____ días del mes ___________ de 2013.

(FIRMA)

NOMBRE DEL DIRECTOR REGIONAL

O SUBDIRECTOR DE CENTRO

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.