CIRCULAR 79 DE 2013

(julio 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

PARA: DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE FORMACIÓN Y COORDINADORES ACADÉMICOS

Asunto: Lineamientos Generales corrección de información inconsistente en SOFIA PLUS.

En atención al informe sobre la calidad de la información enviado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, a continuación se establecen los lineamientos para hacer las correcciones de la información:

Variable Estado Curso: La corrección de esta variable solo se permite en los casos cuando el estado de la ficha se encuentra en ejecución o terminada por fecha: Estos casos van a ser analizados por el equipo técnico de SOFIA PLUS y la Dirección de Formación Profesional para hacer la trazabilidad e identificar las correcciones respectivas.

Variable Fecha de Inicio: Para los cursos que al comparar la fecha de inicio contra a fecha de terminación, superan la duración oficial de los programas establecida por la entidad, los Centros deben registrar las novedades y certificaciones de los aprendices para cerrar las fichas de manera inmediata, es decir ajustar el estado de la ficha a terminada por fecha o terminada, según corresponda.

Variable Sector Programa: Esta variable será corregida desde la Dirección de Formación Profesional.

Variables Tipo de identificación empresa, Número identificación empresa y Nombre empresa: Se analizará la información registrada para dar lineamientos de creación de empresas a los responsables en los centros de formación e identificar si es posible los controles para mejorar la calidad de estas variables serán establecidos por la Dirección de Formación Profesional y la Dirección de Empleo y Emprendimiento.

Variable Nombre Ocupación: La Dirección de Formación Profesional revisará la generación del reporte, ingresando a SOFIA Plus están asignadas las ocupaciones para cada uno de estos programas.

Variable Nombre Programa Especial

Jóvenes Rurales: Para los cursos de Formación Titulada asociados al Programa Jóvenes Rurales cuyo estado de la ficha no sea “Terminada” o "Cancelada”, se debe proceder a desmarcar la ficha correspondiente, es decir eliminar la asociación al código del programa especial 1009 ó 1011, según corresponda.

Programa de Articulación: Para las fichas que pertenezcan a un nivel de formación diferente a Técnico cuyo estado de la ficha no sea “Terminada” o “Cancelada”, se debe proceder a desmarcar la ficha correspondiente, es decir eliminar la asociación al código del programa especial 2000 ó 2010, según corresponda.

Programa Bilingüismo: Teniendo en cuenta que corresponde a las fichas nacionales, la corrección de los programas "Estructura del lenguaje de programación C++ (Nivel I)” y "Emprendimiento Empresarial”, que se encuentran asociados al programa especial 1013, será corregida por la Dirección de Formación Profesional.

Variable Horas: esta variable solamente podrá corregirse para aquellas fichas que se encuentren en estado 'En ejecución' y 'Terminado por fecha'.

- Al realizar un análisis sobre el registro de la información en el aplicativo SOFIA Plus, en relación con los cursos que iniciaron formación en años anteriores al 2013 y que continúan su proceso de formación durante la presente vigencia, tomando como base el reporte PE-04 al corte del mes de diciembre de 2012 y a junio de 2013, variable fecha de terminación, se evidencia que los Centros han omitido el registro de la totalidad de la información.

En este caso, el Centro deberá realizar la asignación de eventos de programación de los instructores, es decir asignarles las horas a las fichas.

- Cursos asociados a convenios de ampliación de cobertura, a los cuales se les reportó horas de planta: el Centro deberá verificar y ajustar el tipo de vinculación del instructor.

- Horas reportadas por Instructores Empresa a cursos que se encuentran finalizados y que son inferiores a la duración del programa: en este caso, el Centro deberá realizar la asignación de eventos de programación de los instructores, es decir asignarles las horas.

Horas reportadas por Contratistas Externos a cursos que no están asociados a los Convenios de Ampliación de Cobertura: el Centro deberá verificar y ajustar el tipo de vinculación del instructor.

- Cursos a los cuales se les ha dictado más horas de las previstas en el diseño del programa: el Centro deberá realizar las correcciones correspondientes, ajustando las horas a la realidad. Para poder realizar este proceso en los centro deberán cambiar la fecha final (teniendo en cuenta que esta fecha solo se puede cambiar hasta la fecha actual), el sistema valida que no tenga programaciones de eventos de resultado de aprendizaje y que la fecha a corregir no sea inferior a la fecha actual. No se pueden eliminar eventos ya ejecutados.

Para la corrección de esta variable (horas) se realizará la apertura del aplicativo SOFIA Plus, a partir del día 12 de agosto de 2013 y hasta el día 20 de agosto de 2013 para la respectiva gestión retroactiva. El horario disponible para el registro de datos es de 06:00 A.M. hasta las 10:00 P.M., ya que después de esta hora, el sistema realiza todo los procesos de cierres y actualizaciones y cambia los estados de las fichas y los aprendices, y es posible que los datos no queden correctamente registrados.

Es importante tener en cuenta que SOFIA Plus genera una copia legal y definitiva con corte mensual que “no puede” ser modificada por los Centros o Dirección General y con ella se dan resultados sobre el cumplimiento de metas de la entidad.

Recordamos que es responsabilidad del Subdirector de Centro de Formación garantizar el registro de la información en el aplicativo SOFIA Plus, dentro de los términos establecidos y con la calidad requerida para cada uno de los procesos, desde el ingreso hasta la certificación del aprendiz y todos los procesos asociados, sin embargo, se viene observando con preocupación que esto no se cumple.

Natalia Ariza Ramirez

Directora de Formación Profesional

Arturo Fernando Rojas Rojas

Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0079_2013.pdf>

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