CIRCULAR 94 DE 2014

(abril 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

La Dirección de Formación Profesional de la Dirección General, mediante el grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia, a través del presente documento expone los resultados alcanzados en el primer trimestre del 2014, con el fin de realizar un ejercicio de autoevaluación del proyecto y a su vez envía orientaciones nacionales con fines de mejora continua.

Cualquier inquietud al respecto, escribir al correo electrónico de Claudia Patricia Forero Londoño. cpforero@sena.edu.co, Coordinadora del Grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia.

NATALIA ARIZA RAMIREZ

Directora de Formación Profesional

GRUPO DE GESTION OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA

INFORME DE SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Y ORIENTACIONES CON FINES DE MEJORA CONTINUA

PRIMER TRIMESTRE DEL 2014

DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

DIRECCIÓN GENERAL

Abril 2014

Resumen

La Dirección de Formación Profesional de la Dirección General, mediante el grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia, a través del presente documento expone los resultados alcanzados en el primer trimestre del 2014, con el fin de realizar un ejercicio de autoevalaución del proyecto y a su vez envía orientaciones nacionales con fines de mejora continua.

Informe elaborado por:

Claudia Patricia Forero Londoño,

Coordinadora Grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia.

Dirección de Formación

Dirección General SENA

EQUIPO DE TRABAJO

Dirección de Formación Profesional

Dirección General

Dra. Natalia Ariza Ramírez

Directora de Formación Profesional

Claudia Patricia Forero Londoño

Coordinadora Grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia (GGOIFMVAD)

Claudia Rojas

Profesional GGOIFMVAD

Clara Rocío Henao

Profesional GGOIFMVAD

Rosalba Robayo Arévalo

Profesional GGOIFMVAD

Andrés Villanueva

Contratista GGOIFMVAD

Catalina Ropero

Contratista GGOIFMVAD

Diego Moreno

Contratista GGOIFMVAD

Henry Sarmiento

Contratista GGOIFMVAD

Lizbeth Sanabria Acuña

Contratista GGOIFMVAD

Luz Mery Chavarro

Contratista GGOIFMVAD

Olga Milena Gamez

Contratista GGOIFMVAD

Wilmer Angel

Contratista GGOIFMVAD

Articulación Nodal

Nodo Antioquia

John Alejandro Gómez - Rol de integrador

Diana Catalina Zuluaga - Rol de gestor de aprendices

Martha Caviedes - Rol de gestor de aprendices

Olga Torres - Rol de gestor de aprendices

William Obando - Rol de acompañamiento y seguimiento

Laura González - Rol de acompañamiento y seguimiento

Pilar Manrique - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nodo Atlántico

Aris Elíseo Palma Iglesias - Rol de integrador

María Celeste Bustillo- Rol de gestor de aprendices

Laura Castaño - Rol de gestor de aprendices

Liliana Rincón- Rol de gestor de aprendices

Jorge Isaac Romero - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nicolás Peláez - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nubia Rodríguez - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nodo Bogotá

Sergio Carreño - Rol de integrador

Mario Celeste Bustillo- Rol de gestor de aprendices

Laura Castaño - Rol de gestor de aprendices

Reina Rodríguez - Rol de acompañamiento y seguimiento

Jorge Uribe - Rol de acompañamiento y seguimiento

Lyda Rodríguez - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nodo Meta

Héctor Gonzalo Cifuentes - Rol de integrador

Carlos Monroy - Rol de gestor de aprendices

Norma Vargas - Rol de gestor de aprendices

María Leyda Lozano- Rol de gestor de aprendices

Pedro Medina - Rol de acompañamiento y seguimiento

Adriana López - Rol de acompañamiento y seguimiento

Esperanza Navarro - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nodo Santander

Kelly Alejandra Quirós - Rol de integrador

Marisol Baez- Rol de gestor de aprendices

Diego Caviedes - Rol de gestor de aprendices

Yaneth Muñoz - Rol de acompañamiento y seguimiento

Danny Sanabria- Rol de acompañamiento y seguimiento

Nodo Tolima

Edgar Cortes - Rol de Integrador

Jorge Andrade - Rol de gestor de aprendices

Diego Ecehverry <sic> - Rol de gestor de aprendices

Diana Avila - Rol de acompañamiento y seguimiento

María de los Ángeles Ospina - Rol de acompañamiento y seguimiento

Tatiana Polanía - Rol de acompañamiento y seguimiento

Nodo Valle

Jorge Iván Gómez - Rol de Integrador

Humberto Amaya - Rol de gestor de aprendices

Harol Villota - Rol de gestor de aprendices

María Derly Reyes - Rol de gestor de aprendices

María Fernanda Bolaños - Rol de acompañamiento y seguimiento

Angela Avellaneda - Rol de acompañamiento y seguimiento

Carlina Perea - Rol de acompañamiento y seguimiento

Equipos para adecuación didáctica de programas

Líderes de línea de producción

Alba Lucía Ramírez

Distrito Capital - Centro de Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la Información

Diana Rocío Possos

Tolima - Centro de Industria y de la Construcción

Juan Bautista

Quindío - Centro Agroindustrial

Julián Andrés Mora Gómez

Cundinamarca - Centro de la Tecnología del Diseño y la Productividad Empresarial

Mónica Patricia Osorio Martínez

Cundinamarca - Centro de Desarrollo Agro empresarial

Oscar Ballestas

Atlántico- Centro para el Desarrollo Agroecológico y Agroindustrial

Santiago Lozada

Santander - Centro Industrial de Mantenimiento Integral

Líderes de equipos técnico-pedagógicos

Clara Patricia Sanabria

Tecnología en Logística de Transporte

Mercedes Useche Céspedes

Tecnología en Dirección de Ventas

María Fernanda Vega

Tecnología en Gestión Comercial de Servicios

Freddy Leonardo Torres

Tecnología en Coordinación de Escuelas de Música

Angélica Rivera Salem

Técnico en Logística Empresarial

Jorge Humberto Isaza

Técnico Venta de Productos y Servicios

Jesús Alberto Ayala Borja

Técnico Formulación y Gestión de Proyectos Agropecuario

Edwin Lombana Riaño

Especialización Tecnológica Acreditación de Laboratorios de Ensayo y Calidad

Yenni Alexandra Prieto Duarte

Especialización Tecnológica Supervisión de Buenas Prácticas de Manufactura

Hernando Enrique Bohórquez N.

Especialización Tecnológica Producción y Consumo Sostenible

Yolanda Bernal Mesa

Especialización Tecnológica Formulación y Evaluación de Proyectos Turísticos

José Armando Díaz

Especialización Tecnológica Diseño y Comercialización de Productos Turísticos

Gabriel Rincón Saldarriaga

Especialización Tecnológica Planeación y Desarrollo de Investigación para Marketing

Eduard Darío Olarte Vásquez

Especialización Tecnológica en Marketing y Modelos de Negocio ON LINE

Gloria Stella Rúa Zapata

Especialización Tecnológica Estructuración del Plan Comercial

Diana Carolina Díaz Tunarosa

Especialización Tecnológica Diagnóstico y Consultoría Empresarial

Tatiana Acosta

Especialización Tecnológica Web Master

Luz Marina Cifuentes Maldonado

Especialización Tecnológica Gestión del Talento Humano

Francisco Torres

Especialización Tecnológica Costos de la Distribución Física Internacional

Nelson Ruiz

Especialización Tecnológica Gestión Tributaria

INFORME DE SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Y ORIENTACIONES CON FINES DE MEJORA CONTINUA - PRIMER TRIMESTRE

Contenido

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 10

CAPÍTULO 1. ACCIONES ADELANTADAS PARA MEJORAR LOS NIVELES DE RETENCIÓN CERTIFICACIÓN DE APRENDICES EN LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN CON MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA…………….. 11

1. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE TRABAJO PARA LA FORMACIÓN CON MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA:………………………………………………………………….…. 11

1.1 COMPORTAMIENTO POR NODOS Y REGIONALES EN CUANTO A CERTIFICACIÓN Y RETENCIÓN…………………………………………… 11

1.1.2 Orientaciones…………………………………………………………….. 13

1.2 COMPORTAMIENTO POR PROGRAMAS DE FORMACIÓN……….. 13

1.1.2 Orientaciones…………………………………………………………….. 14

2. PROTOCOLOS PARA LA ATENCIÓN TÉCNICA DE LOS ACTORES INVOLUCRADOS EN LA FORMACIÓN VIRTUAL Y A DISTANCIA….… 15

2.1 Orientaciones:………………………………………………………………. 15

3. SISTEMA NACIONAL DE ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO PARA PROGRAMAS DE MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA……………. 15

3.1 Orientaciones………………………………………………………………. 16

4. CONSTRUCCIÓN DE BANCO DE CASOS DE ÉXITO……………….. 16

4.1 Orientaciones………………………………………………………………. 17

5. CERTIFICACIÓN DE APRENDIZ DIGITAL (CONSOLIDADO NACIONAL A 27 DE MARZO)……………………………………………………………………. 17

5.1 Orientaciones………………………………………………………………. 18

4. <sic>ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN PERTINENTE PARA LA FORMACIÓN VIRTUAL………………………………………………………………………. 18

4.1 <sic>Orientaciones…………………………………………………………. 18

CAPÍTULO 2. ACCIONES ADELANTADAS PARA MANTENER UNA AMPLIA OFERTA DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN CON MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA DE ALTA CALIDAD…………………………………………….. 19

2.1 PROGRAMAS ACTUALIZADOS Y DE CALIDAD……………………… 19

2.1.1 ORIENTACIONES……………………………………………………….. 19

2.2 PLATAFORMAS DISPONIBLES DE FORMA PERMANENTE………. 20

2.3 ROLES ASIGNADOS SEGÚN LA FUNCIÓN DE LOS USUARIOS EN EL SISTEMA………………………………………………………………………… 24

2.3.1ORIENTACIONES………………………………………………………… 24

2.4 ADECUACIÓN FUNCIONAL DEL REPOSITORIO DE CONTENIDOS. 24

2.4.1 ORIENTACIONES………………………………………………………… 24

INFORME PRIMER TRIMESTRE DEL 2014

Introducción

En el plan de acción 2014, del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en modalidad virtual y a distancia - GGOIFMVAD - se establece como propósito general: "Lograr que los aprendices desarrollen con éxito el programa de formación al que accedan".

Para cumplir ese propósito general se establece como objetivos específicos los siguientes:

- Mejorar los niveles de certificación de aprendices en los programas de formación con modalidad virtual y a distancia.

- Mantener una amplia oferta de programas de formación con modalidad virtual y a distancia de alta calidad.

En este documento se exponen los resultados alcanzados en el primer trimestre del 2014, con el fin de realizar un ejercicio de autoevalaucion <sic> del proyecto y a su se <sic> vez envían orientaciones nacionales con fines de mejora continua.

Capítulo 1. Acciones adelantadas para mejorar los niveles de retención certificación de aprendices en los programas de formación con modalidad virtual y a distancia.

1. Implementación de la estrategia de trabajo para la formación con modalidad virtual y a distancia:

- Mediante circular No 3-2014-000016 del 30 de enero del 2014 se socializó a nivel nacional la estrategia de trabajo adoptada.

- Durante el primer trimestre se realizaron encuentros zonales de divulgación de esta estrategia de trabajo, y el desarrollo de talleres que permiten realizar análisis de tareas y de competencias para implementar acciones de acompañamiento y seguimiento a los diferentes roles que hacen parte de los nodos.

1.1 Comportamiento por Nodos y Regionales en cuanto a certificación y retención.

Las barras en azul indican el porcentaje de retención y las barras en rojo el porcentaje de certificación.

Los roles asignados han adelantado acciones e informe de trabajo del primer trimestre, que se puede consultaren:

Anexo 1. Informe de ejecución de la formación en modalidad virtual y a distancia del 11 de abril del 2014.

<Ver en documento original>

Por nodos los resultados son:

1.1.2 Orientaciones

Ante el número de centros y personas involucradas en el proyecto de formación virtual y a distancia del SENA, se utilizará como estrategia de trabajo la focalización, es decir la identificación de grupos que por sus resultados llaman la atención de los integrantes de los Nodos.

Para planear e implementar acciones de intervención y acompañamiento los nodos deberán:

Identificar Centros de Formación con menores porcentajes de certificación y adelantar las siguientes tareas:

1. Revisar promedio de calificación de tutores, utilizando como referente el resultado de la aplicación de los estándares vigentes para el desempeño del tutor en ambientes virtuales.

2. Plantear acciones de mejoramiento junto con los tutores seleccionados.

3. Asignar a las fichas de los tutores seleccionados el rol de gestor de aprendices.

4. Realizar reuniones semanales mediante Collaborate, con la participación de quienes tienes asignado roles en el nodo y el tutor de la fichas seleccionadas.

5. Hacer informe mensual de intervención y resultados alcanzados.

Identificar Centros de Formación con mayor certificación y adelantar las siguientes tareas:

1. Revisar promedio de calificación de tutores utilizando como referente los estándares vigentes para el desempeño del tutor en ambientes virtuales;

2. Con los tutores de mejor desempeño revisar acciones exitosas.

3. Hacer un informe de los resultados encontrados.

Para que los nodos puedan contar con la información básica para esta planeación es requerido que los coordinadores académicos y/o misionales de los centros de formación, cumplan con la responsabilidad de hacer seguimiento al desempeño del tutor en ambientes virtuales de aprendizaje, según los estándares vigentes.

Los integradores de centro que apoyan esta tarea deben adelantarla en los tiempos previstos según los estándares y trabajar por su permanente aplicación.

1.2 Comportamiento por programas de formación

Otro análisis que se tendrá en cuenta para la implementación de acciones de retención y certificación, además del desempeño de tutores, es el comportamiento propio de los programas, esto teniendo en cuenta que su oferta y demana <sic> no corresponden a una planificación regional en particular. El GGOIDFEMVAD, realizará análisis y comparaciones entre programas, para establecer tendencias e identificar condiciones asociadas a la retención y certificación de aprendices.

Según el informe de ejecución de la formación en modalidad virtual y a distancia del 11 de abril del 2014, los programas con menores porcentajes de certificación son:

Los programas con mayores porcentajes de certificación son:

1.2.1 Orientaciones

Entendiendo que además del desempeño de los tutores y las condiciones de los cursos, es necesario identificar la percepción de los aprendices, tutores y egresados, respecto a los cursos y a los diferentes roles implementados en el ambiente virtual, en el segundo trimestre se implementarán de forma progresiva encuestas de caracterización y de percepción que permitan identificar otras variables asociadas a la certificación y a la retención de aprendices.

Las encuestas serán elaboradas por el GGOIDFMVAD con indicaciones de aplicación nacional, y se realizará una primera publicación el 26 de Mayo de 2014.

En consecuencia, se solicita a todos los actores involucrados en el proyecto de formación virtual estar atentos a las indicaciones sobre estos temas y a propender por el cumplimiento en los tiempos de respuesta.

2. Protocolos para la atención técnica de los actores involucrados en la formación virtual y a distancia.

Teniendo en cuenta la circular No 3-2014-000016 del 30 de enero del 2014, en la que se indican la estategia <sic> de trabajo y el protocolo de atención técnica, se han asignado en las plataformas de apoyo a la formación en modalidad virtual y a distancia los roles contemplados en la circular a las personas designadas por los centros de formación.

En los anexos 2 y 3 de este informe se podrán consultar los procedimientos diseñados para orientar la ejecución de la formación en modalidad virtual y a distancia para programas de complementaria y para programas de titulada.

2.1 Orientaciones:

- Atender el protocolo que se ha indicado para la atención técnica de los usuarios

- Pormover <sic> y hacer uso responsable e individual de las claves y contraseñas asignadas.

- Revisar en los procedimientos que se adjuntan a este documento y hacer las observaciones que se consideren pertinentes; estas deben ser entregadas al integrador de centro, quien consolida y envía a la persona que tenga el rol de Gestor de Acompñamiento <sic> y Seguimiento al instructor en el Nodo, responsable de sistematizar la información y enviarla a la Dirección General al GGOIFMVAD antes del 13 de Mayo del 2014

3. Sistema Nacional de Acompañamiento y seguimiento para programas de modalidad virtual y a distancia

Este sistema que se construye, estará conformado por tres puntos claves así:

1. Descripción del rol que se desempeña según la estrategia de trabajo adoptada para la formación virtual y a distancia (integrador, acompañamiento y seguimiento al tutor, gestor de aprendices).

a. Descripción de tareas a realizar según los roles contemplados para la estrategia de trabajo en formación virtual y a distancia.

b. Descripción de los perfiles y competencias que se deben tener para la realización de las tareas asignadas a cada rol

2. Ruta de formación que se propone para lograr un buen desempeño en los roles descritos

3. Estándares para valorar el adecuado cumplimiento de las tareas asignadas.

En el primer trimestre se adelantó encuentros con personas que desempeñan los siguientes roles:

- Rol de Integrador de Centro

- Rol de Gestores de aprendices

- Rol de Acompañamiento y seguimiento al tutor

Como resultado de los talleres adelantados, se cuenta con la información de tareas, Ruta de formación según las competencias y actualmente se adelanta la construcción del documento que "Sistema Nacional de Acompañamiento para las personas que tienen asignados roles de apoyo para la formación en modalidad virtual y a distancia"

Para orientar el desempeño de los Instructores de programas de formación en ambiente virtuales de aprendizaje, Se ha trabajado en el documento. Anexo 4. Manual para orientar el desempeño del tutor en ambientes virtuales de aprendizaje.

3.1 Orientaciones

Los instructores de programas virtuales deben hacer una lectura juiciosa del manual que se propone, entregar por escrito sus comentarios y observaciones a quien tiene el rol de integrador del centro, quien a su vez consolida y los remite a la persona con rol de acompañamiento y seguimiento del nodo, para que este a su vez realice sistematización de las propuestas recibidas y las envíe a la Dirección General el 13 de Mayo del 2014.

4. Construcción de Banco de Casos de éxito

El pasado 7 de Marzo se socializó el documento Anexo 5. Política de casos de éxito, que se soporta desde la psicología cognitiva conductual, que considera que los estímulos de refuerzo, aumentan la probabilidad de que una conducta deseada se repita.

En este trimestre, 3 de los 7 nodos reportaron casos de éxito:

4.1 Orientaciones

los integradores de cada Centro de Formación deberán nominar mínimo un caso de éxito; de los casos nominados, el nodo con orientaciones del Grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia, seleccionará los tres mejores, para ser publicados en el ambiente web que se diseñe para tal fin. Estas nominaciones deberán realizarse hasta antes del 15 de Mayo; entre el 16 y 30 del mismo mes el nodo seleccionará los casos a publicar y el la Ira semana de Junio el grupo GGOIFMVAD los publicará en el ambiente web.

5. Certificación de aprendiz digital (consolidado nacional a 27 de marzo)

Meta: 24.000 certificados

Resultado Nacional del primer trimestre: 4.584 certificados

A continuación se presenta la distribución de certificación por regional, y se hace un llamado de atención, en particular, a las Regionales y Centros que para el 2014 no tienen ningún aprendiz certificado o por certificar en este curso.

5.1 Orientaciones

Es importante recordar que desde el año pasado se socializó en el encuentro de integradores que el curso de aprendiz digital tiene como objetivo contribuir al desarrollo de competencias digitales, y que estás a su vez, están asociadas a la retención de aprendices, por lo que los centros de formación deben promover esta certificación entre sus aprendices y trabajar para que mínimo el 5% de los aprendices del centro se certifiquen este año.

4. Estrategia de promoción pertinente para la formación virtual

Desde el grupo de Gestión Operativa Integral para la Formación con modalidad virtual y a distancia GGOFMVAD, se realizarán guiones para actualización y realización de videos e información promocional para aspirantes y egresados de programas de formación titulada y complementaría en cualquier modalidad.

Anexo 6. Estrategia de oferta de programas en modalidad virtual y a distancia

4.1 Orientaciones

Los insumos que se requieran para las estrategias de promoción de programas en los centros de formación deben ser coordinadas con la oficina de comunicaciones y con el grupo GGOFMVAD con el objetivo de evitar duplicidad de esfuerzos y buscar efiencia <sic> y eficacia en esta estrategia

Capítulo 2. Acciones adelantadas para mantener una amplia oferta de programas de formación con modalidad virtual y a distancia de alta calidad.

2.1 Programas actualizados y de calidad

Existe un plan nacional de producción para el ajuste de 117 programas de formación complementaria con modalidad virtual y la entrega de 19 programas con registro calificado en el 2014.

Se entregaron los primeros 9 programas al MEN para la obtención de registro calificado, actualmente se realiza alistamiento para atender la visita de pares que asigna el MEN.

En el primer trimestre se publicaron 38 programas ajustados de los 117 de formación complementaria previstos.

Anexo 7. Procedimiento de diseño curricular para programas de formación en modalidad virtual y a distancia

Anexo 8. Procedimiento adecuación de programas a modalidad virtual y a distancia V2.

Anexo 9. Informe plan de trabajo equipos técnico-pedagógicos Anexo 10. Informe plan de trabajo Líneas de producción

Anexo 11. Informe acciones adelantadas desde el GGOIFMVAD para alistamiento a registro calificado

Anexo 12. Documento variables críticas para la formación en modalidad virtual y a Distancia.

2.1.1 Orientaciones

Los ajustes a programas de formación virtual se coordinará desde la Dirección de Formación Profesional, siguiendo el procedimiento para ajuste de programas a modalidad virtual y a distancia vigente

Por optimización de recursos y talento humano, se ha realizado la contratación de líneas de producción nacional, por lo que ninguna Regional o Centro debe destinar recursos para el diseño gráfico, programación y guionización de programas virtuales, en caso de firmar convenios que involucren este tipo de acciones se deberán coordinar con la Dirección de Formación Profesional.

Es importante que en los Centros de Formación y las personas que adelantan tareas en las líneas de producción nacional, revisen detenidamente los procedimientos propuestos y hagan observaciones mediante el líder de la línea de producción al GGOIFMVAD de la Dirección General, antes del 13 de mayo.

2.2. Plataformas disponibles de forma permanente

El GGOIFMVAD participa en la construcción conjunta de estudios previos con la oficina de sistemas de la Dirección General. A continuación se envía una descripción general de los aspectos técnicos contemplados en los estudios previos.

Objeto a contratar: Contratar mediante la modalidad de SaaS (software como un servicio) una solución integral para el desarrollo de la formación en ambientes virtuales de aprendizaje, para poner a disposición de la comunidad educativa del SENA las herramientas y servicios necesarios que garanticen el éxito del proyecto de formación.

Alcance: La solución debe comprender, de manera integrada: 1. Sistema de LMS (Learning Management System) que se podrá ajustar el nivel de usuarios en un semestre por la fluctuación de aprendices en el tiempo, con el propósito de optimizar los costos,.2. Servicios bajo demanda que potencialice al LMS y las actividades propias del modelo educativo de formación del SENA en las modalidades presencial, virtual y a distancia.

Los servicios son todas las aplicaciones, herramientas y/o contenidos que se integran a la plataforma LMS, como también son servicios profesionales como asesoramiento, apoyo y soporte pedagógico, desarrollo de software, producción de contenidos y animaciones.

Por lo tanto, el proveedor debe estar en capacidad de ofrecer los servicios contratados, desagregarlos o adicionar nuevos servicios al contrato durante la vigencia del contrato, teniendo en cuenta la tendencia de tecnología educativa en su momento y que requiera el SENA. Así como en el LMS se podrá ajustar el pago por nivel de usuarios en un semestre según el número de usuarios a requerir.

Para garantizar la calidad de los servicios, el contratista deberá ejecutar un modelo de operación y gestión de servicios, basado en el marco ITIL v.3.0, en sus procesos, funciones y actividades descrito en el Numeral 13 de este documento.

Por otra parte, como las TIC's se mantienen en evolución se debe garantizar que el LMS y sus servicios anexos se van a mantener actualizados y vigentes durante toda la ejecución del contrato y a informar el plan de contingencia en dado caso que la plataforma o los servicios anexos llegue a desaparecer o ser comprados por otra empresa.

SERVICIO SOFTWARE AS A SERVICE (SaaS): Comprende todo el conjunto de infraestructura tecnológica, hardware, configuración, software de aplicación y funcionamiento, licenciamientos, servicio de mantenimiento, seguridad informática y física, copias de seguridad, sistemas de monitoreo, esquema de atención, y en general todas las variables necesarias para ofrecer un servicio completo a la entidad, garantizando los acuerdos contractuales y la calidad del servicio a los usuarios finales.

Las ventajas generales de usar este servicio son:

- Se logra economías a escala en costos de ejecución y mantenimiento

- La responsabilidad de la operación recae sobre el proveedor, por lo que debe garantizar disponibilidad de la aplicación y su correcto funcionamiento. Es así, que es necesario guiarse por los acuerdo de niveles de servicio.

- Se evita comprar licenciamiento de cada aplicación, herramienta, motor de bases de datos, sistema operativo, monitoreo y otros que requiera la plataforma, las herramientas y/o servicios adquiridos, por lo tanto de esto es responsabilidad del proveedor.

- Se evita la administración de servidores, infraestructura, instalación y manutención del software, esta actividad es propia del proveedor.

- Los procesos de actualización de la plataforma o herramientas las hace directamente el proveedor

- El soporte técnico es 24 x 7 los 365 días

- Se garantiza la continuidad del servicio teniendo en cuenta planes de recuperación ante desastres y garantía de continuidad del servicio.

- Learning Management System (LMS): Se considera como el software gestor integral de la ejecución de la formación apoyada en ambientes virtuales para las modalidades Presencial, Virtual y a Distancia de la entidad. Es uno de los elementos de mayor importancia en los procesos de formación virtual de la entidad, por lo cual es necesario que tenga un respaldo técnico sólido, acompañado de un conjunto de funcionalidades que apoyen la labor de los Administradores, Tutores/instructores y Aprendices de los programas de formación ofertados por el SENA en diferentes modalidades.

Sus funciones básicas requeridas son:

Gestión de usuarios

Gestión de recursos y materiales

Gestión de actividades de formación

Administración de roles de usuarios

Administración de:

Inscripción a los cursos

Programas de estudio

Acceso a los cursos

Plan de estudios y cursos

Seguimiento del proceso de aprendizaje (Gestión de registros y habilidades de los estudiantes)

Desarrollo de pruebas o exámenes

Gestionar servicios como videoconferencias, foros, chat, contenido en dispositivo móviles y apps, entre otros

Generar informes básicos y personalizados

Integración con otras servicios, herramientas y/o plataformas

Disposición de las interfaces para que los alumnos utilizan material didáctico, incluyendo la capacidad para poner en marcha un curso o interactuar con un LCMS

Permite el desarrollo de nuevos componentes, herramientas y/o servicios por parte del cliente y/o del proveedor.

Incluye interfaces de programación de aplicaciones (API) para sistemas externos

Repositorio de Contenidos (Sistema de Contenidos): El sistema repositorio de contenidos, enmarca todos los componentes técnicos y funcionales necesarios para ofrecer a la entidad, una solución que permita compartir los contenidos que se producen en la planeación y desarrollo de los procesos formativos del SENA. La funcionalidad del sistema de repositorio va más allá del simple hecho de almacenamiento de archivos, y debe constituir un sistema de clasificación de dicha información por medio de metadatos, con las garantías para los usuarios finales de poder subir, organizar, compartir, manejar versiones, etc., su información, obedeciendo a políticas programadas por el Administrador del Sistema.

Este sistema debe estar integrado con el LMS, de manera que la información producida por éste, pueda ser gestionada además del mismo software LMS, por el repositorio de Contenidos y usuarios de la entidad (autenticación). Igualmente, debe poderse compartir con público externo, que no necesariamente esté usando funcionalidades del LMS, esto sería como se describe en el portal Colombia Aprende⁽¹⁾ para Recursos Educativos Digitales Abiertos.

Un plus requerido por el SENA es relacionar estos Objetos Virtuales de Aprendizaje en una estrategia educativa MOOC (Cursos en Línea Masivos y Abiertos). Debido a su incursión de Apertura de la información, que consiste en la creación de comunidades En Línea. Con ello, ser líderes en el intercambio mundial de la formación de los colombianos, mediante la oferta de programas de cooperación con universidades internacionales, en los niveles complementarios, técnicos y tecnológicos.

Sistema de Comunidad: El componente de Comunidad es la utilidad que permite al SENA crear espacios de colaboración comunes con todos sus usuarios, logrando compartir información con ellos de manera específica, teniendo en cuenta su rol o perfil de participación en la comunidad.

El sistema de comunidad debe estar integrado con los otros componentes de la solución LMS, ser operativo en ambiente Web, Móvil, APPS y además debe tener en cuenta los usuarios activos en el LMS en su totalidad, así como el poder contar con perfiles de invitado que visualicen información de libre conocimiento, para cualquier tipo de público, incluso si no están logueados sobre la plataforma. Igualmente, debe ofrecer herramientas de participación en comunidad como encuestas, sondeos de opinión, comentarios a información desarrollada por el aprendiz, instructor/tutor, o por los centros o dirección de formación de cualquier tipo de formato (texto, audio, video, multimedia), además debe permitir la segmentación de usuarios por tipo de formación y/o niveles de aprendizaje como también de segmentación por regionales, nodos, centros o como lo considere en su momento el SENA.

Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles: Las herramientas de apoyo de formación para el trabajo vía dispositivos móviles, deben permitir a los actores del proceso formativo, acceder por estos medios y contar con utilidades adaptadas a dicho entorno (tamaño de la pantalla, dimensión y distribución de los objetos y esquema de navegabilidad que corresponde al concepto de Responsive Design).

Teniendo en cuenta la constante evolución tecnológica en ésta área y el comportamiento y reacción de los usuarios frente a las novedades del mercado, es necesario ofrecer desde ahora éste tipo de acceso, logrando que el usuario tenga sus herramientas, y estrategias de comunicación siempre a la mano. Esta herramienta debe estar integrada con el LMS y a Sofia Plus (ej: validación y/o autenticación de usuario), de acuerdo con los requerimientos funcionales descritos para esta herramienta en el presente documento, pues va orientada a quienes estén cursando programas de formación apoyados sobre él. Si el SENA dispone de contenidos de cursos adecuados para visualización en el formato móvil, estos deben poder ser dispuestos a los aprendices mediante esta herramienta.

El proveedor deberá garantizar el suministro oportuno de los manuales de usuario para la descarga de las aplicaciones y además del uso y aprovechamiento de las funcionalidades disponibles por medio de estas herramientas. Dichos manuales deben estar disponibles para su publicación vía web en idioma español latinoamericano.

Se debe también suministrar en los informes que solicite la Entidad, las estadísticas de uso de la aplicación, discriminando por tipos de Sistemas Operativos y roles de usuarios, en los periodos objeto del informe.

Además de lo anterior, se debe suministrar a (a Entidad el plan de lanzamiento de actualizaciones, y en el momento en que se hagan se debe contar con la nueva versión de los respectivos manuales de usuario.

Integración de herramienta de Inteligencia de negocios: Para este contrato el proveedor deberá facilitar la integración completa (Información de la plataforma y/o servicios anexos contratados) con la herramienta de inteligencia de negocios (Oracle) del SENA desde la instancia de producción que será solicitada para transferir esta información a un servidor especial destinado para Inteligencia de Negocios por lo cual no afectará el servicio.

Este tipo de herramienta (BI) permitirá tomar mejores decisiones en calidad de contenido, oferta de cursos, identificar factores que favorezcan la deserción, participación de los tutores/instructores, participación de los aprendices en su ruta de formación y determinar el comportamiento de los participantes en el proceso de formación en sus modalidades Presencial, Virtual y a Distancia que corresponde a Formación Titulada, Formación Complementaria.

Herramienta LCMS (Learning Content Management System): Esta herramienta permitirá la administración de contenidos de los cursos en la plataforma LMS, además será la encarga de administrar Work-Flow para la generación de los mismos de acuerdo a los roles pertinentes para los procesos que se especifiquen por parte del SENA. El objetivo es tener una herramienta que permita generar reportes según indicadores de evaluación de contenidos indicados por la Dirección de Formación, con ello se puede saber el comportamiento de acuerdo a la modalidad Presencial, Virtual o a Distancia del uso de los contenidos, de comportamientos de los participantes (aprendices, instructores/tutores), la actualización y manejo de versiones de los contenidos y objetos virtuales de aprendizaje.

También incluye: Edición o la adquisición de contenido, la historia de contenido, la auditoría, la sustitución y la supresión.

Administración de todos los aspectos de contenido de aprendizaje

Manejo de estándares de contenidos como SCORM 1.2 o 2004

Edición o adquisición de contenidos

Historia y versionamiento de los contenidos

Auditoria de contenidos

Sustitución o eliminación de contenidos

Administración de Objetos Virtuales de Aprendizaje (OVA's), permitiendo organizarlos según la estructura curricular del curso y del seguimiento que se desea ejecutar.

2.3 Roles asignados según la función de los usuarios en el sistema

Durante el primer trimestre se ha realizado una revisión y ajuste de los roles asignados en el sistema.

Anexo 13. Se adjunta Manual de operación administración del LMS.

2.3.1 Orientaciones

Es necesario que los centros atiendan las indicaciones del Manual, que se encuentra enmarcado en los procedimientos de adecuación de programas virtuales y de ejecución de la formación virtual titulada y complementaria.

Se insiste en el uso individual y responsable de claves y usuarios asignados.

2.4 Adecuación funcional del repositorio de contenidos.

La línea de producción de Santander adelanta una propuesta para la adecuación del repositorio institucional. Esta propuesta está en revisión y vaoración por parte del GGOIFMVAD

2.4.1 Orientaciones

Los líderes y supervisores de las personas asignadas a las líneas de producción deben garantizar que los códigos fuentes de los materiales trabajados en las líneas queden en dominio del GGOIFMVAD, a su vez semestralmente deben entregar inventario de los materiales elaborados.

ANEXOS:

Se podrán consultar en el siguiente link:

http://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/gfvd/trimestrel-2014

Anexo 1. Informe de ejecución de la formación en modalidad virtual y a distancia del 11 de abril del 2014.

Anexos 2. Procedimientos orientar la ejecución de la formación titulada en modalidad virtual.

Anexos 3. Procedimientos orientar la ejecución de la formación complementaria en modalidad virtual.

Anexo 4. Manual para orientar el desempeño del tutor en ambientes virtuales de aprendizaje.

Anexo 5. Política de casos de éxito.

Anexo 6. Estrategia de oferta de programas en modalidad virtual y a distancia.

Anexo 7. Procedimiento de diseño curricular para programas de formación en modalidad virtual y a distancia.

Anexo 8. Procedimiento adecuación de programas a modalidad virtual y a distancia V2. Anexo 9. Informe plan de trabajo equipos técnico-pedagógicos.

Anexo 10. Informe plan de trabajo Líneas de producción.

Anexo 11. Informe acciones adelantadas desde el GGOIFMVAD para alistamiento a registro calificado.

Anexo 12. Documento variables críticas para la formación en modalidad virtual y a Distancia.

NOTA AL FINAL:

1. http://www.colombiaaprende.edu.co/html/home/1592/articles-313597 reda.pdf

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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