CIRCULAR 0106 DE 2022

(mayo 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Dentro de la gobernabilidad ejercida por la Oficina de Sistemas en el SENA, asociada con el proceso Gestión de Tecnologías de la Información, nos permitimos informar los avances presentados en la actualización del procedimiento técnico para la adecuada Gestión del ciclo de vida de los activos de software y licencias, acorde con la ejecución de los Planes de Acción del Sistema de Gestión y Auto Control SIGA en la Entidad.

En atención a lo anteriormente mencionado, invitamos a toda la comunidad SENA desde sus diferentes equipos de trabajo que disponen de la adquisición, manipulación, uso y aprovechamiento de este tipo de bienes intangibles, tengan en cuenta los siguientes lineamientos que a continuación se describen:

- A través de la operación TI y Mesa de Servicio se realiza la administración o apoyo del proceso de instalación del software cuando está debidamente licenciado en el SENA.

Para una eficiente gestión se requiere que las adquisiciones de este tipo de productos sean de conocimiento de los Líderes TIC de sus Regionales y Centros, ello demanda que, en sus respectivos lugares, cuando la adquisición sea propia de su ordenación de gasto se disponga el debido concepto técnico por parte de la Oficina de Sistemas o quien haga sus veces en regionales y centros. Para más información favor consultar Procedimiento para emisión de Conceptos Técnicos de TI.

- Así mismo una vez adquirido el producto es importante dar custodia desde el área técnica a la información del licenciamiento, el cual comprende los siguientes elementos documentales y técnicos:

- Custodia de los medios de instalación de los productos en los casos que aplique. - Custodia de seriales e información que permite la activación del software.

- Disposición de certificados de licenciamiento del fabricante o canal autorizado.

- Disposición del debido acto de legalización del software en el grupo de almacén e inventarios. (Notas de Ingreso y Salida de Almacén). o Disposición del debido acto de reconocimiento de intangibles Gasto o Activos en los grupos y equipos financieros y de contabilidad (GRF-F-078 Reconocimiento Activos intangibles).

- Disposición de los contratos, o actos administrativos que se disponen con el fabricante o canal autorizado.

- Igualmente, los debidos soportes de facturación que evidencien el acto de adquisición.

- Los funcionarios de la Mesa de Servicio están autorizados para instalar software debidamente licenciado por el SENA únicamente en equipos de cómputo que sean de propiedad de la Entidad o cuando se haya firmado un contrato de arrendamiento o un comodato en el cual hayan quedado claramente especificadas las condiciones de capacidad, disponibilidad y sostenibilidad de los equipos, infraestructura (Línea base, CMDB).

- Solo se permite la instalación de software que cuente con la respectiva licencia de uso plenamente identificada desde la Oficina de Sistemas o por quien haga sus veces en Regionales y Centros. Para tal efecto, es muy importante que los supervisores de contrato, grupos estructuradores y el personal a cargo de ejecución de este tipo de contratos o convenios, tengan en cuenta la presente recomendación y documentación requerida, para que se informe oportunamente la correspondiente legalidad del software a través de los canales de atención de la mesa de servicios, esto permitirá registrar la disponibilidad de las licencias, su derecho de uso, vigencia y destino específico del mismo, así mismo que un producto objeto de solicitud, reciba la condición de software autorizado.

- No está autorizada la instalación de software en versiones shareware o de evaluación. Es importante recordar que bajo esta modalidad se suelen usar programas de computador por tiempo indefinido, violando así los respectivos derechos de autor.

- Para la instalación de software libre (Freeware) es indispensable que se cuente con el debido concepto y visto bueno de los gestores, asesores y/o dinamizadores de las correspondientes redes de conocimiento, quienes en la pertinencia y alineación del producto requerido con sus diseños curriculares beneficiarios, y de manera indispensable solicitaran como únicos autorizados de la solicitud ante la Oficina de Sistemas, la solicitud de un concepto y visto bueno de la Oficina de Sistemas de la Dirección General, la cual evaluará la versión, edición y los términos de uso de la licencia requerida. En este contexto los correspondientes líderes de redes de conocimiento deben efectuar la consolidación de los productos y enviar sus solicitudes al buzón de los ingenieros Ruber Francisco Lopez Grueso rflopez@sena.edu.co y John Ricardo Calderón Quiroga jrcalderon@sena.edu.co.

- Es función del proveedor de servicios contratado ser el responsable de asegurar el soporte en sitio para la instalación y desinstalación oportuna y recomendada del software autorizado por la Oficina de Sistemas, así mismo, velar por el debido uso del licenciamiento en cantidad, modalidad y disponibilidad adquirida por la Entidad. Por tanto, el personal de soporte en sitio como funcionarios de la Mesa de Servicios velarán por el buen uso que se le dé al software instalado en los computadores del SENA, y reportarán oportunamente a la Oficina de Sistemas el uso indebido que se haga del mismo. Por lo anterior, es muy importante que los servidores públicos de la Entidad en calidad de cooperantes del proceso permitan el retiro del software no autorizado cuando algún funcionario de la Mesa de Servicios lo notifique, a razón de la mitigación y aplicación del control a la exposición y vulneración de términos y condiciones de uso de la propiedad intelectual y derechos de autor del software.

- La gestión hacia los equipos de cómputo destinados a la formación y prácticas en redes de la Entidad y sus correspondientes softwares que se instalen, usen y aprovechen deberán realizar la previa y debida verificación y efectuar la protección de la propiedad intelectual de los fabricantes de software. Esto quiere decir que, si la Entidad no dispone del debido otorgamiento para su uso y aprovechamiento por parte del fabricante del producto y/o canal autorizado, el software no podrá ser autorizado, ni mucho menos implementado por el personal de mesa de servicios.

- La Entidad no es productora de software, por lo tanto, no se tiene autorización ni permisos para instalar, distribuir, donar, o comercializar el software elaborado por los aprendices, instructores, funcionarios o contratistas internos o externos ni el software donado por personas naturales o jurídicas sin la debida legalización de los derechos de autor y la propiedad intelectual del software, asunto que deberá ser articulado y dinamizado con el apoyo de sus respectivos equipos jurídicos en regionales y centros.

- Cuando un centro de formación o dependencia administrativa haya considerado adquirir un licenciamiento (derecho de uso) de software o servicio (combinación de hardware y software) debe incluir en sus proyectos de inversión y de tecnología los recursos y detalles del mismo, así mismos, adjuntar fichas técnicas y cotizaciones para evaluar las características del software o servicio, costos y economía de escala, requerimientos de alojamiento y distribución, actualizaciones, respaldo técnico y operativo, alcance y uso que algunos suelen ser específicos para los sectores productivos y no comerciales, así mismo determinar el número de usuarios o equipos que de forma individual o concurrente dispondrá el uso del producto objeto de adquisición, así como además el tipo de licencia (comercial, académica, ambos) y cantidad de licencias de software.

- El personal técnico del proveedor de servicios TIC contratado, es el único autorizado en el SENA para hacer uso de los perfiles de usuario administrativos (todos los privilegios de administración de la configuración de los dispositivos) en los computadores de escritorio, computadores portátiles de propiedad del SENA. Los perfiles de usuario para los funcionarios, contratistas y equipos con destino al uso de aprendices serán perfiles restringidos, no administrativos de la configuración de los computadores de escritorio y computadores de propiedad del SENA.

- El software que después de vencer términos de uso, supere un periodo de gracia (mínimo de tres meses) y no se encuentre el perfeccionamiento de su renovación y su estado siga siendo de vencido en sus términos y condiciones, no solo basta con dejarlo de utilizar sino también es necesario retirarlo inmediatamente de los equipos de propiedad del SENA.

- Para la protección contra virus informáticos, solo debe existir un único antivirus que se debe tener instalado en todos los computadores de escritorio y computadores portátiles de propiedad del SENA, el cual es instalado y administrado por el proveedor de servicios TIC contratado. Es necesario y de obligatorio cumplimiento la actualización de dicha protección en todo equipo que se encuentre en uso en todas las regionales y centros.

- Para la solución de incidentes o requerimientos sobre los computadores de escritorio y computadores portátiles de propiedad del SENA, por parte del personal de la Mesa de Servicio (primer, Segundo y tercer nivel); se hará uso cuando se efectué la gestión remota mediante software debidamente licenciado, el cual se instalará o activará en estos equipos, previa información que se le brindé al usuario en el momento de ir a tomar el control remoto de las terminales para su acceso y atención.

- Todo computador de escritorio y portátil de propiedad del SENA no importa si su uso es administrativo o para la formación, debe disponer el respectivo agente del software IVANTI, mediante el cual se realiza y mantiene actualizado el inventario de software y hardware del parque computacional del SENA, así como se permite el despliegue desatendido de políticas preventivas y de seguridad para el software peligroso y mal intencionado en la Entidad. Por esta razón es necesario que en todo equipo en uso de regionales, centros del SENA se verifique la existencia e implementación de este agente y en caso de no disponerse, el correspondiente líder TIC de manera inmediata articule la instalación a través de los canales de atención de la mesa de servicios Teléfonos: (+57) 5 461500 - 3 430111, Ip: 10100, correo: mesadeservicio@sena.edu.co, Chat de atención, Web CallBack o Portal: http://mesadeservicio.sena.edu.co.

- Se continuará verificando las normas vigentes tanto en Colombia como las internacionales sobre el uso de software licenciado, gratuito, de evaluación, libre y/o donado, información que es tenida en cuenta para emitir concepto técnico como soporte a la gestión y operación de tecnología del SENA.

Recordemos que el software no autorizado se describe generalmente como la acción de hacer uso y aprovechamiento indebido a un programa o conjunto de programas de cómputo, así como datos, procedimientos y pautas que permiten realizar distintas tareas en un sistema informático, en síntesis, hacer uso, instalación o aprovechamiento sin el debido permiso formal de su autor o fabricante o dueño titular de estos elementos tecnológicos, los cuales no disponen apariencia física y son más bien de naturaleza inmaterial.

Software no autorizado se define también como la utilización de un programa que en el tiempo estuvo legalmente adquirido en la Entidad, pero que por su finalización de los términos y condiciones de uso o lo que se llama expiración de la vigencia, aun así, se sigue instalando o utilizando en la Entidad. Software no autorizado se le distingue además en el uso y aprovechamiento de aquellos programas informáticos Dirección General/Oficina de Sistemas que por su condición de funcionalidad puede constituirse un peligro para la infraestructura o información de la Entidad, lo que llamaremos software peligroso.

Es importante tener en cuenta todo lo establecido desde el procedimiento GTI-P-004 para emisión de conceptos técnicos de TI del SIGA, con lo cual el SENA se constituye como una Entidad responsable que da buen uso, aprovechamiento y control a los bienes intangibles tipo software, logrando además cerrar la brecha a la ilegalidad y fortalecer la detección temprana de software no autorizado o no licenciado, como parte de la ejecución de los controles a los riesgos cuya consecuencia general es la exposición legal, reputacional, así como de la seguridad de la información en nuestra Entidad.

Firmado digitalmente por.

HERNÁN GUIOVANNI RÍOS LINARES

Jefe Oficina de Sistemas Dirección General

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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