CIRCULAR 108 DE 2015

(julio 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.,

Conforme el esquema de descentralización del servicio integral de aseo y Cafetería en tas diferentes Regionales del SENA (regionales objetos de descentralización), a través del acuerdo marco de precios de Colombia compra eficiente, a continuación se describen los lineamientos a tener en cuenta por parte de los supervisores de los contratos y los almacenistas en las Regionales y Centros de formación.

RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES DE LOS CONTRATOS DE ASEO Y CAFETERIA

Todos los contratos celebrados por entidades públicas, deben tener un supervisor de contrato, tal como lo indica el manual de supervisión, el cual lo puede consultar ingresando en el link http://compromiso.sena.edu.co/documentos/^,vista/descarga.php?id=666, el cual a su vez tiene ciertas responsabilidades y obligaciones en el desarrollo del mismo; en el contexto de los contratos celebrados para la prestación "integral de servicios de aseo y cafetería" se deben tener en cuenta algunos aspectos que son responsabilidad directa de los supervisores de dichos contratos.

Las solicitudes de cotización seleccionas en las órdenes de compra de cada una de las Regionales descentralizadas (constituyen el contrato de aseo y Cafetería), estas contienen el precio ofertado por el contratista para cada uno de los ítem solicitados a cotizar por la respectiva Regional. De igual manera la solicitud de cotización presenta el porcentaje de AIU ofertado por el contratista.

El Numeral 7 “Precio del servicio integral de aseo y Cafetería" del pliego de condiciones del Acuerdo Marco de precios establece lo siguiente:

El Proveedor debe tener en cuenta en la facturación que de acuerdo con el artículo 462-1, independiente del valor del AIU, el IVA del Servicio Integral de Aseo y Cafetería a la tarifa del 16% se aplica sobre el 10% del valor de la Orden de Compra…".

A partir de lo anterior es necesario que los supervisores de los contratos diligencien el Archivo en Excel (anexo 1) “UNIEMAIENTOS DE PRECIOS ACUERDO MARCO DE PRECIOS 2015,

Anexo 1

El responsabilidad del Supervisor del contrato entregar al almacenista los valores finales por los cuales se debe ingresar cada elemento.

El supervisor del contrato deberá certificar mensualmente que los elementos devolutivo comodato y consumo arrendamiento prestan de forma adecuada el servicio por el cual se realzará el pago, en el anexo 2 encontraran formato para dicha certificación; lo anterior en razón de que no se deben Ingresar los elementos al Almacén mes a mes.

RESPONSABILIDAD DE LOS ALMACENISTAS

Una vez lleguen los elementos de aseo y cafetería a la Regional y/o Centro de Formación el almacenista debe realizar la revisión respectiva e Ingresar los elementos al Almacén; para lo cual es necesario que tengan en cuenta que existen 3 tipos diferentes de elementos, como son:

Elementos consumo Sena (A. insumos): Elementos de consumo propiedad del SENA que nos entrega el proveedor según la respectiva orden de compra, los cuales se deben ingresar según las cantidades y valores Informados previamente por el supervisor del contrato; cabe anotar que cada una de las regionales a nivel nacional adelantó su proceso de contratación de Servicios integrales de aseo y cafetería, por lo anterior las órdenes de compra para cada una de las regionales y es diferente.

- El ingreso de los elementos de consumo se realizará al almacén 02 CONSUMO, bodega 001 BODEGA DE CONSUMO con el movimiento 102 (NOTA DE ENTRADA CONSUMO), se deben consultar los códigos de los elementos en el catálogo único de bienes del SENA.

- En el campo origen, ejecute control +L, le aparecerá 99 Almacén áreas externas, de un clic en OK.

- Luego en el campo PROVEEDOR, ejecute control +L y seleccione la única opción que le aparece 4041 Varios proveedores.

- Posteriormente, en el campo AUX. PROVEEDOR, digite el NIT del proveedor quien le está haciendo entrega de los bienes.

- Seguidamente, en el campo destino, para elementos de consumo ejecute control + L y seleccione el almacén 02 CONSUMO y la bodega 001 BODEGA DE CONSUMO.

- En Campo Origen seleccione la Opción “Contrato", luego digite el Numero del contrato según la Regional y en el campo Fecha de Firma digite la fecha en la que se firmó el Contrato,

- En el campo Observación digite: “Bienes correspondientes al pedido No. (coloca el número del pedido) con remisión o factura No. (número de la remisión).”

- Las demás funcionalidades operan normalmente para las entradas de consumo.

- En el campo “Descripción” relacione las características adicionales que permitan identificar el producto.

Elementos consumo arrendamiento (A. Elementos, equipos y maquinaria): Elementos que son administrados por el SENA en cada regional, el valor para realizar el ingreso de este tipo de elementos deberá ser el valor del arrendamiento mensual multiplicado por la duración del contrato y este deberá ser suministrado por el supervisor de cada contrato. Tengan en cuenta la cantidad de elementos recibidos debe corresponder con la cantidad de elementos ingresados por el total del período de ejecución de la orden de compra teniendo en cuenta el día en que se recibieron los elementos.

a. El ingreso de los elementos de consumo en arrendamiento se realizará al almacén 31 COMODATO-ALMACEN CONSUMO, bodega 313 ARRENDAMIENTO-CONSUMO con el movimiento 112 (ARRENDAMIENTO NOTA DE ENTRADA CONSUMO), se deben tener en cuenta las características de los elementos y los códigos del archivo adjunto.

b. En el campo origen, ejecute control + L, le aparecerá 99 Almacén áreas externas, de un clic en OK.

c. Luego en el campo PROVEEDOR, ejecute control +L y seleccione la única opción que le aparece 4041 Varios proveedores.

d Posteriormente, en el campo AUX. PROVEEDOR, digite el NIT del proveedor quien le está haciendo entrega de los bienes.

e. Seguidamente, en el campo destino, para elementos consumo ejecute control + L y seleccione el almacén 31 COMODATO-ALMACEN CONSUMO y la bodega 313 ARRENDAMIENTO-CONSUMO.

f. En Campo Origen seleccione la Opción "Contrato”, luego digite el Número del contrato según la Regional y en el campo Fecha de Firma digite la fecha en la que se firmó el Contrato.

g. En el campo Observación digite: "Bienes correspondientes al pedido No. (coloca el número del pedido) con remisión o factura No. (número de la remisión).”

h. Las demás funcionalidades operan normalmente para las entradas de consumo.

i. En el campo "Descripción” relacione las características adicionales que permitan identificar el producto

Elementos Devolutivos arrendamiento: al igual que los elementos de consumo arrendamiento en este caso el valor para realizar el ingreso de este tipo de elementos deberá ser el valor del arrendamiento mensual multiplicado por la duración del contrato y este deberá ser suministrado por el supervisor de cada contrato. Tengan en cuenta la cantidad de elementos recibidos debe corresponder con la cantidad de elementos ingresados por el total del periodo de ejecución de la orden de compra teniendo en cuenta el día en que se recibieron los elementos.

a. El ingreso de los elementos de devolutivos en arrendamiento se realizará al almacén 30 COMODATOS ALMACEN DEVOLUTIVOS, bodega 304 ARRENDAMIENTOS DEVOLUTIVOS NUEVOS con el movimiento 307 (ARRENDAMIENTO NOTA DE ENTRADA DEVOLUTIVOS NUEVOS), se deben tener en cuenta las características de los elementos y los códigos del archivo adjunto.

b. En el campo origen, ejecute control +L, le aparecerá 99 Almacén áreas externas, de un clic en OK.

c. Luego en el campo PROVEEDOR, ejecute control +L y seleccione la única opción que le aparece 4041 Varios proveedores.

d. Posteriormente, en el campo AUX. PROVEEDOR, digite el NIT del proveedor quien le está haciendo entrega de los bienes.

e. Seguidamente, en el campo destino, para elementos devolutivos ejecute control + L y seleccione el almacén 30 COMODATOS ALMACEN DEVOLUTIVOS y la bodega 304 ARRENDAMIENTO - DEVOLUTIVOS NUEVOS.

f. En Campo Origen seleccione la Opción ''Contrato", luego digite el Numero del contrato según la Regional y en el campo Fecha de Firma digite la fecha en la que se firmó el Contrato.

g. En el campo Observación digite: “Bienes correspondientes al pedido No. (coloca el número del pedido) con remisión o factura No. (número de la remisión)."

h. Las demás funcionalidades operan normalmente para las entradas de devolutivos.

i. En el campo "Descripción" relacione únicamente los elementos devolutivos y/o accesorios recibidos junto con los elementos.

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente circular, es necesario que se comuniquen con los señores Elsa Mary Medina ó Nicolás Lemus IP 13016-12262.

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

EL SUSCRITO SUPERVISOR DE LA ORDEN DE COMPRA DE ASEO Y
CAFETERIA XXXXX DE LA REGIONAL XXXX

CERTIFICA

Que los equipos elementos, equipos herramientas suministrados en calidad de elementos devolutivos, comodato y consumo arrendamiento por la firma XXXX., con Nit XXXX en ocasión a la orden de compra xxx estuvieron a disposición para la prestación del servicio de Aseo y Cafetería durante el periodo comprendido entre el X/XX/XXXX y el XX/XX/XXXX, de acuerdo con la información relacionada a continuación.

Por lo anterior el valor a cancelar por arrendamiento de los mismos durante el mes XXXX es de XXXXXXXX

Se expide en xxxx a los xx días del mes xxx de xxxxxx.

(FIRMA)

NOMBRE SUPERVISOR DE LA ORDEN DE COMPRA

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link:

https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0108_2015.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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