CIRCULAR 134 DE 2017

(agosto 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

Teniendo en cuenta las dificultades presentadas para el fenecimiento de la cuenta del SENA, y que tanto el incremento como la reiteración de hallazgos evidenciados por parte de la Contraloría General de la República inciden administrativa y disciplinariamente; se hace necesaria la emisión de lineamientos para que sean aplicados de manera estricta a nivel nacional con base en las disposiciones legales. No obstante, esta Dirección en calidad de orientador y articulador de los procesos administrativos y operativos, divulga y facilita el acompañamiento para su implementación, pero es responsabilidad de cada Área, Centro de Formación o Despacho Regional cumplir eficaz y oportunamente con las instrucciones impartidas, con el propósito de llevar a cabo una adecuada ejecución presupuestal.

Conforme a lo evidenciado, la Dirección Administrativa y Financiera emite la presente circular de acuerdo con el Decreto 4836 de 2011, artículo 3 que modificó el artículo 1 del Decreto 1957 de 2007 el cual establece que: “Los compromisos presupuéstales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago”; y adicionalmente señala que “para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del Compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte del CONFIS o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras”.

Por lo anterior, para la ejecución presupuestal de los compromisos adquiridos durante la vigencia actual se establece lo siguiente:

Serán responsables los Ordenadores del Gasto del seguimiento permanente a la afectación presupuestal, vinculando a los actores de los procesos contractuales y administrativos que se consideren necesarios para el cumplimiento de dicha obligación (Coordinadores de Grupos de Apoyo Administrativo, Coordinadores de Formación Profesional Integral, Supervisores de Contrato, Responsables de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Jurídica, Contratación y demás que se consideren necesarios); esto con el fin de garantizar información veraz frente a la realidad presupuestal de cada Área, Regional o Centro de Formación. Del mismo modo, este seguimiento deberá estar documentado mediante acta de reunión, en la que se describa la trazabilidad de los procesos contractuales desde su iniciación hasta su respectiva liquidación; y en el mismo se incluyan las gestiones realizadas frente a cualquier tipo de novedad y/o modificación.

A partir del segundo semestre de la presente vigencia, la ejecución del presupuesto deberá regirse según las metas programadas por cada una de las subunidades, frente a los recursos por comprometer y pagar, debidamente diligenciados en la plantilla de programación de metas, remitida periódicamente por la Dirección Administrativa y Financiera; con el propósito de controlar la correcta ejecución de lo programado. Por consiguiente, Es de vital importancia que dentro de la actual vigencia se verifiquen los tiempos, entregas y pagos, de aquellos recursos por comprometer destinados para: la adquisición de equipos y maquinarias especializadas, adecuaciones y mantenimientos, y todos aquellos bienes no contemplados dentro de solicitudes de Vigencias Futuras los cuales requieran adelantar procesos licitatorios.

En lo que respecta a documentos contractuales que por su objeto requieran superar la actual vigencia fiscal, se procederá su aplicación de Vigencia Futura conforme a lo establecido en la circular 3-2017-000063 emitida por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

Con el fin de no afectar la cadena presupuestal y evitar re procesos u observaciones de los entes de control; todas las solicitudes y trámites de movimientos presupuéstales, tanto centralizados como no centralizados, deben efectuarse una vez cumplida la verificación de su documentación soporte y la realización de registros u operaciones previas en el aplicativo SIIFII Nación, que permitan el desarrollo de la cadena presupuestal. De igual modo, estos controles de verificación deben aplicarse para todos aquellos trámites y/o solicitudes, relacionados con novedades contractuales o modificaciones de registros presupuéstales ya existentes.

Para realizar traslados y modificaciones presupuéstales, las solicitudes serán procesadas exclusivamente en los formatos dispuestos para tal fin, y dichas asignaciones estarán soportadas por cada una de las resoluciones que expida la entidad de acuerdo a sus necesidades. Por consiguiente, para hacer efectivas dichas asignaciones, cada subunidad debe garantizar la disponibilidad de los recursos.

Respecto a la gestión de Reservas Presupuéstales, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4836 de 2011, para dar cumplimiento al principio de anualidad presupuestal se acudirá al uso de vigencias futuras como mecanismo para orientar a cero la constitución de reservas presupuestales. Adicionalmente, serán constituidos como reservas presupuestales exclusivamente aquellos eventos considerados como “Caso Fortuito” o “Fuerza Mayor” sientío responsabilidad del Ordenador del Gasto la adecuada justificación y constitución tanto administrativa como operativa.

Por otra parte, las reservas presupuestales de la presente vigencia, deben quedar totalmente gestionadas (pagadas y/o depuradas) al cierre de la vigencia 2017. Así mismo, es responsabilidad del Ordenador del Gasto y sus equipos de trabajo, la liquidación oportuna de los documentos contractuales concernientes a reservas presupuestales y remisión al grupo de presupuesto para su resgistro en el aplicativo SIIFII Nación.

Cordial saludo,

JUAN PABLO ARENAS QUIROZ

Director Administrativa y Financiera (E)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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