CIRCULAR 143 DE 2010

(mayo 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.,

DIRECTRIZ DISCIPLINARIA No 002-2010

En atención al numeral 4o del artículo 6o del Decreto 249 del 28 de enero de que establece dentro las funciones de la Oficina de Control Interno Disciplinario: “Apoyar a la administración en la identificación de las faltas disciplinarias más recurrentes para sugerir estrategias y políticas de prevención, a fin de disminuir las quejas e informes y en consecuencia los procesos disciplinarios....”; esta Oficina se permite hacer las siguientes precisiones en el siguiente sentido:

De conformidad con lo establecido en el estatuto contractual colombiano, surge la necesidad de designar en los convenios y contratos estatales la figura del supervisor o interventor, como persona responsable de supervisar, controlar, vigilar y verificar la ejecución de dichos convenios y contratos con miras a determinar su cumplimiento y satisfacción del fin perseguido, por parte del contratista. Se le llama supervisor al “Servidor Público” designado por la entidad y se considera interventor al “Contratista” persona natural o jurídica a quien se le contrata específicamente para que cumpla con este fin; la figura de interventoría se presenta cuando la ley así lo exige, tal es el caso de los contratos de obra resultantes de los procesos licitatorios.

Por lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje expidió la resolución 668 de por medio del cual se adopta el “Manual de Supervisión e interventoría” de la entidad, como herramienta para regular las funciones y responsabilidades de los servidores públicos y contratistas que ejercen la supervisión o interventoría de los contratos y convenios suscritos por el SENA.

Es menester resaltar que la supervisión e interventoría en la contratación estatal es el conjunto de actividades que realiza una persona natural o jurídica en representación de la entidad del Estado, en nuestro caso el SENA para vigilar y controlar las acciones del contratista o conveniente para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuéstales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respectivos planes operativos.

En este orden de ideas, las principales actividades que deben desarrollar un supervisor o interventor en los contratos y convenios estatales son⁽¹⁾:

- Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de iniciar la ejecución del contrato o convenio.

- Suscribir las actas de ejecución del convenio o contrato, (salvo que se indiquen en el contrato otro número de actas, mínimo se deberá suscribir acta de iniciación, actas o informes de avance parcial, acta o informe definitivo de recibo a satisfacción).

- Conformar el expediente en forma cronológica, debidamente foliado (dadas las normas internas del SENA, el supervisor o interventor deberá velar porque en el aplicativo On Base y en la oficina de Administración de Documentos, se encuentre la totalidad de actuaciones dentro del convenio o contrato tanto física con electrónicamente).

- Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y/o convenio y de los riesgos amparados en la garantía única.

- Controlar los amparos de la garantía única y la vigencia de las mismas.

- Exigir al contratista o conviniente la presentación de certificados de modificación de la póliza cuando se suscriban prorrogas, adiciones o suspensiones, para su correspondiente aprobación por el servidor público competente.

- Controlar que el contratista o conviniente cancele cumplidamente las obligaciones laborales y tributarias que se deriven de la ejecución del convenio o contrato.

- Controlar que el contratista o conviniente cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, cuando a ello baya lugar incluyendo el contrato de aprendizaje.

- Constatar con inmediatez los proyectos obras, servicios o bienes realizados.

- Vigilar que la ejecución del contrato o convenio se realice conforme a lo estipulado en el mismo, es decir, que se efectúe de acuerdo con los requerimientos contractuales, tales como: El objeto, las obligaciones, el plazo de ejecución, el valor y la forma de pago.

- Verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o conviniente, lo cual incluye, la verificación del cumplimiento de las especificaciones de los proyectos, bienes, obras o servicios contratados, (se deberá realizar como mínimo un informe de cumplimiento de las obligaciones por parte del interventor y/o supervisor, previo a cada pago).

- Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo.

- Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos asignados para la ejecución del objeto, es decir analizar que se utilice en debida forma y para ios fines estipulados, el valor pactado.

- Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista o conviniente al SENA, en caso de ser necesarias. Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato o convenio.

- Verificar la apertura de las cuentas bancadas, el manejo de las mismas, el pago de los rendimientos financieros a que haya lugar.

- Vigilar que no se asuman compromisos que no tengan ia respectiva disponibilidad presupuestal, toda vez que no se puede superar el monto de los recursos disponibles. Sustentar las decisiones que se adopten por su parte frente al desarrollo del convenio o contrato.

- Presentar por escrito al contratista o al conveniente las observaciones o recomendaciones que estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del contrato o convenio.

- Estudiar y preparar la respuesta a cualquier solicitud del contratista o conviniente, en relación con aspectos relacionados con la ejecución del contrato o convenio, dentro de los 15 días siguientes a su recibo, para la firma del funcionario SENA ordenador del gasto, con el fin de evitar que se configure el silencio administrativo.

- Avisar dentro de los dos (2) días siguientes a la ocurrencia de los hechos y por escrito al ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica del SENA, sobre cualquier retraso o incumplimiento de las obligaciones, con el fin de que la entidad tome las medidas pertinentes (multas, clausula penal, clausulas excepcionales de interpretación, modificación y terminación, caducidad administrativa y efectividad de las pólizas). Prestar asesoría ai contratista y/o conviniente orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos del SENA.

- Presentar al finalizar el convenio o contrato el informe del balance final de ejecución del convenio o contrato a efectos de la elaboración del acta de liquidación respectiva. (En caso de convenios celebrados en la Dirección General, el expediente será remitido al Grupo de Convenios de la Dirección Jurídica. En las regionales y Centros de formación, deberá remitirse al ordenador del gasto).

Por lo anterior y de conformidad con la Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario) se advierte a los servidores públicos del SENA que ejercen como supervisores de convenios o contratos, que además del deber de diligencia y cuidado en el desarrollo de estas actividades y la prohibición de incumplir con las funciones designadas en desarrollo de la supervisión, y demás deberes frente a la contratación estatal,⁽²⁾ la ley disciplinaria señala como Falta Gravísima, que podría culminar en la destitución de cargo o función:

“31: participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público o con desconocimiento de los principios que regulan ia contratación estatal y la función administrativa..:”.

De igual forma:

"⁽³⁾ 34: No exigir, el interventor, la Calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción obra que no ha sido ejecutada a cabalidad”

De igual forma se recuerda que esta responsabilidad frente a los convenios y contratos también se extiende a los particulares contratistas, cuyos objetos contractuales corresponden a la “interventoría de convenios o contratos”.

Así las cosas, la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA insta a los servidores públicos disciplinables por esta dependencia, así como a los particulares interventores, disciplinables por la Procuraduría General de la Nación⁽⁴⁾ a que en el ejercicio de la supervisión e interventoría de contratos y convenios, den aplicación a la resolución 668 de 2005, consulten permanentemente dicho manual, consulten las obligaciones especiales para los casos de Contratación por ley 344 de 1996 contenidas en dicha resolución, así como las demás normas contractuales colombianas.

Cordialmente

FRANK MANORAS PUENTE

Jefe de Control Interno Disciplinario

SENA Dirección General

NOTAS AL FINAL:

1. Resolución 668 de 2005 Artículo 42. Revisar integralmente la Resolución.

2. ver articulo 4 ley 80 de 1993. Ley de contratación estatal.

3. Ley 734 de 2002: Articulo 48: "De las Faltas Gravísimas"., numerales 31 y 34.

4. De conformidad con la sentencia C- 037 de 2003 los interventores de convenios y contratos son particulares sujetos disciplinables.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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