CIRCULAR 144 DE 2013

(octubre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D. C.,

1. Planeación de la oferta

A partir de la fecha, los Directores Regionales, como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales, deben involucrarse en el planeamiento de la oferta educativa. Para tal efecto tenga en cuenta los siguientes lineamientos para la aprobación y publicación de la oferta educativa correspondiente al primer trimestre del 2014:

El aplicativo https://sites.google.com/site/ofertaeducativaredes/será la herramienta de guía, soporte, análisis y registro de la oferta. Es su deber garantizar la pertinencia, cobertura y calidad de la oferta educativa, siguiendo el procedimiento que a continuación se indica:

1. El Subdirector de Centro y el Comité Primario deben generar la propuesta de la oferta de formación del centro con base en las necesidades del sector productivo, los planes regionales, la aprobación dei registro calificado y la capacidad de los centros (ambientes mínimos requerido por cada programa de formación. El aplicativo les permitirá ver estos mínimos). Esta evaluación debe ser sustentada y aprobada por el Comité Regional; reunión de la cual el Director levantará un acta con la oferta autorizada por centro, que será remitida a la Directora de Formación Profesional vía ON BASE.

2. Cumplido el paso anterior, los coordinadores académicos de cada centro registrarán la oferta académica aprobada en el aplicativo https://sites.google.com/site/ofertaeducatlvaredes/ Tenga en cuenta que todos los espacios del aplicativo deben ser diligenciados para poder, generar la oferta.

3. Los asesores de red, con apoyo del gestor, verificaran las condiciones de calidad de los programas registrados en el aplicativo.

4. Los gestores de red deben hacer el registro en Sofia plus.

5. Y por último, procede la publicación de la oferta educativa.

Importante tener en cuenta que solo se podrán ofertar programas que tengan resolución de registro calificado vigente para el centro de, y exclusivamente en el municipio que aparece en la citada resolución del Ministerio de Educación Nacional.

2. Pautas de Ingreso

Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que serán publicados en la primera convocatoria del año 2014, tenga en cuenta:

2.1. Respuesta Institucional con Programas de Formación Titulada:

- La respuesta Institucional de formación titulada a nivel nacional será definida a través de la gestión en centros asociados a sus redes de conocimiento, respondiendo a las necesidades identificadas en las agendas regionales o locales, los planes de desarrollo, y demás información válida, que permita establecer la demanda de formación de las empresas. Recuerde que estos programas deben corresponder a las versiones en ejecución en Sofia.

- La definición de la oferta se realizará a partir del análisis que adelante la Red de conocimiento. Para el caso particular de nuevos programas, es conveniente que el centro consulte con la red los requerimientos de infraestructura y el perfil de los instructores que garantizará el cumplimiento de este propósito.

- Hasta el 16 de octubre los gestores de red tienen tiempo de registrar en SOFIA las respectivas sugerencias presentadas por los centros a nivel nacional para la programación de la respuesta Institucional de Formación Titulada. Estas sugerencias deben quedar con fecha de inicio de la formación 20 de enero de 2014.

- Se programarán prioritariamente programas de formación para los niveles de tecnólogos y técnicos. La programación de operarios, auxiliares y otros niveles deberá estar sustentada en una necesidad claramente identificada en la región o sector productivo, asegurando el campo de práctica laboral a los aprendices.

2.2. Registro y Publicación de la Respuesta Institucional:

S La caracterización de fichas para formación titulada debe generarse en SOFIA a más tardar el 21 de octubre, para revisión y verificación del cumplimiento de requisitos, con fecha de inicio de la formación 20 de enero de 2014,. Las fichas creadas después del plazo definido no serán verificadas ni publicadas.

• Antes de la fecha señalada, el Centro debe revisar cuidadosamente la información registrada:
• Fecha de Inicio
• Fecha de Terminación
• Cupo
• Programa
• Modalidad del Programa
• Nombre Responsable
• Departamento de Desarrollo de Formación
• Municipio de Desarrollo de Formación
• Requisito Específico
• Tipo de Respuesta
• Lugar/Dirección de Ejecución de Formación: Indicar dirección exacta donde se llevará a cabo la formación (No usar abreviaturas)
• Jornada
• Horario
• LMS: seleccionar el LMS Blackboard

Cuando el centro decide atender varios grupos que cumplen con las mismas condiciones de: programa de formación, municipio, jornada, horario, lugar de realización, entonces se caracterizara una UNICA ficha con el total de los cupos, programando los ambientes e instructores que apoyarán el proceso, teniendo en cuenta las rutas de aprendizaje y los proyectos asociados.

Si para el mismo programa hay cambio de alguna de las variables, se hace necesario crear una nueva ficha.

2.3. Jóvenes en Acción

• En esta convocatoria, los centros de formación localizados en los municipios donde el programa Jóvenes en Acción opera, crearán una sola ficha con porcentaje de cupo para demanda social, como se detalla en la Tabla No.1, El porcentaje restante será destinado a los Jóvenes en Acción inscritos en dichas fichas y con prueba, que no hayan resultado seleccionados dentro del primer porcentaje del cupo. Los cupos serán asignados en orden descendente según puntaje.

Note que para el 2014, el DPS extendió el Programa Jóvenes en Acción a 27 nuevos municipios, para un total de 76 territorios focalizados (Ver Tabla No.2). Los Centros de Formación que allí operan, impartirán la formación.

Tabla No. 1.

Distribución Porcentual de Cupos para de Demanda Social y Jóvenes en Acción.

PORCENTAJE DE CUPOS PARA DEMANDA SOCIAL Y JOVENES EN ACCION EN LOS CENTROS QUE IMPARTEN FORMACION EN LOS MUNICIPIOS FOCALIZADOS

Tabla No.1

Distribución Porcentual de Cupos para Demanda Social y Jóvenes en Acción

Nota: Para los Centros de formación cuyo porcentaje (%) de demanda social es el 100%, los aspirantes jóvenes en acción competirán por el cupo completo de la ficha.

Tabla No.2

Municipios donde el Programa Jóvenes en Acción operará en 2014

Procedimiento para matrícula de jóvenes en acción

- La ficha se crea y se publica con el porcentaje asignado a demanda social v Una vez la ficha pase a estado “En Matricula”, el centro matriculará a los aspirantes

seleccionados.

- El centro de formación ampliará el cupo de la ficha para completar el 100% del cupo v Una vez efectuada la matrícula del primer porcentaje, según cupos ofertados, se cambiará de estado “no seleccionado” a “seleccionado" (según puntaje obtenido en prueba fase I) a los Jóvenes en Acción que presentaron prueba y no lograron cupo en este primer porcentaje. Si no se tiene número suficiente de Jóvenes en Acción, se cambiará el estado de los demás aspirantes de demanda social que se encuentren no seleccionados y que hayan presentado, a fin de que el centro proceda a convocar la matricula de dichos aspirantes (según puntaje obtenido) hasta completar el grupo.

- Una vez el grupo de administración educativa atienda la solicitud anterior, ei centro convocará y asentará la matrícula.

- Si dentro de los aspirantes inscritos no seleccionados con,prueba no se encuentran jóvenes en acción suficientes para completar el cupo, el centro podrá completar la totalidad de los cupos con los demás aspirantes teniendo en cuenta el orden del puntaje de mayor a menor.

2.4. Víctimas del Conflicto Armado

Para dar cumplimiento al Decreto 4800 de 2011, el líder del Servicio Público de Empleo enviará al subdirector del centro y al funcionario responsable de la oferta en el centro antes del 16 de octubre de 2013, la relación de los programas que hayan identificado para atender a la población víctima del conflicto armado, a fin de que sea tenido en cuenta el porcentaje de 20% al momento de caracterizar el cupo de la ficha.

“Por transparencia en el proceso, una vez esté publicada la respuesta institucional en la página WEB, no puede ser modificada. El Subdirector del Centro es el responsable de la calidad final de la información publicada”.

3. Inscripción

Las inscripciones se realizarán en SOFÍA PLUS los días jueves 7 y viernes 8 de noviembre (www.senasofiaplus.edu.co). Se definirán accesos directos desde el portal del sena y e! portal de Sofia.

Los aspirantes deben verificar su tipo y número de identificación antes de la inscripción. Dicha información no se modifica.

El centro debe definir estrategias de comunicación para la promoción y divulgación de ia oferta, garantizando el conocimiento de los programas ofertados en los diferentes municipios.

Del 9 al 16 de noviembre quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir aquellas que no cumplieron con el 20% del cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro debe consultar el reporte de inscripción y definir las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripción.

Los Centros que atienden población en municipios alejados de las sedes o en áreas rurales, podrán iniciar el proceso de registro de los aspirantes en SOFIA desde el 22 de octubre, pero deben garantizar la Inscripción el 7 y 8 de noviembre.

Los Centros que no registren las inscripciones entre el 7 y 8 de noviembre, podrán registrarles entre el 9 al 16 de noviembre, fecha donde quedan activos los programas de baja demanda.

Cuando las fichas cambian de estado de inscripción a selección, el sistema no permitirá realizar inscripciones adicionales.

Las fichas que durante todo eí proceso de inscripción no cumplan mínimo con el 20% del cupo, serán canceladas por el sistema (17 de noviembre), y un mensaje será enviado a los aspirantes informándoles que, por no cumplir con el cupo, el proceso se cancela.

Durante el proceso de inscripción el sistema realizará la validación de las inhabilidades, informándole inmediatamente al aspirante cuando éstas le apliquen.

Durante el proceso de inscripción el sistema también le informa al aspirante si la oferta que escogió es de alta demanda, a fin de permitirle tomar la decisión de aplicar a la misma o seleccionar otro programa de la misma línea tecnológica en donde puede tener más opción.

Los aspirantes a inscribirse a programas del nivel tecnólogo deben incluir en el formulario el registro del Examen de Estado (SNP). En esta convocatoria será opcional este registro.

4. Selección

El proceso de Selección se compone de la FASE !: Prueba de competencias por la Web (Online-) y FASE II (prueba controlada y/o Taller), opcional.

Tabla No 1

4.1. Aplicación de Pruebas Fase I y Fase II

Fase 1:

Prueba Web: valora los Intereses, motivaciones, competencias generales, laborales, y ciudadanas. Esta prueba tiene doble carácter porque es una prueba eliminatoria y clasificatoria. Se califica con una escala de Uno (1) a cien (100), según tabla No 1. Con esta prueba se busca Identificar a los aspirantes que demuestran mayor interés por el programa elegido, tienen la actitud esperada en diferentes ambientes cotidianos, la habilidad cognitiva para usar la información con un fin determinado (toma de decisiones, creatividad y solución de problemas), y tienen las competencias que a futuro le facilitarán el desempeño exitoso en su vida laboral.

La prueba de competencias por la Web Online se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet. Los aspirantes serán citados de acuerdo con el último número de identificación, así:

Consultar la fecha de la citación en el cronograma que se publica en el portal de SOFIA PLUS http://portal.senasofiaplus.edu.co/

El 19 y 20 de noviembre se reciben y atienden las quejas y reclamos que se originen en la aplicación de las pruebas.

Fase II

Tiene dos modalidades (prueba web controlada y/o taller). Estas pruebas, de carácter claslflcatorlo y eliminatorio, son presenciales, lo que obliga al aspirante a presentar el documento de identificación origina! (no se admiten denuncios). Se califican con una escala de uno (1) a cien (100) puntos, y tiene un valor porcentual dependiendo de las opciones señaladas en la tabla No 1.

Prueba web controlada: Valora las aptitudes y competencias básicas asociadas a los programas en áreas tales como: biología, matemáticas, sociales, física, inglés e informática, con el fin de identificar el perfil del aspirante en relación con el programa de formación elegido.

Prueba Taller: Busca apreciar las competencias comportamentales, biofísicas y actitudinales de los aspirantes para desempeñarse en el futuro programa de formación. Estas competencias se valoran teniendo en cuenta su desempeño frente a las actividades propuestas en el taller (Ver documento adjunto).

Para cualquiera de las modalidades seleccionadas, el responsable del proceso en el centro debe capacitar a su equipo de instructores en el desarrollo y registro de información, así como en el procedimiento de ejecución de cada:modalidad. Como apoyo tiene los instructivos que se encuentran en el portal http://portal.senasofiaplus.edu.co/

Del 22 al 25 de noviembre, el funcionario que tiene el Rol de “Gestor de Desarrollo Curricular” (paquete funcional "Planeación de la Formación") debe Gestionar las Pruebas Fase II, seleccionar el LMS (Blackboard), de acuerdo con las opciones presentadas en la tabla No. 1, y asignar ambiente a la ficha de caracterización.

4.2. Pruebas Off Line (Fuera de Línea)

OFF LINE es una prueba para poblaciones especiales, con dificultades de conectividad o en condición de discapacidad (limitación visual, auditiva, motriz ó cognitiva),programada y aplicada en el centro. Las competencias a evaluar, la escala de valoración y el porcentaje asignado para esta modalidad son los mismos de una prueba Web controlada.

Los requisitos para poder realizar estas pruebas son:

- El subdirector de centro, o a quien éste designe, enviará la solicitud al coordinador de Administración educativa de la Dirección General, indicando: nombre del responsable,numero de cédula, número de la ficha, nombre del Centro, nombre del programa de formación, línea y red.

- El centro personaliza la ficha con la prueba tipo OFFLINE.

- El encargado de administración educativa asigna el ROL de Gestor de Pruebas Offline al profesional señalado en la solicitud, el cual firma el acta de responsabilidad sobre el proceso, y consulta la http://portal.senasofiaplus.edu.co/docs/videos/prueba_offline/para conocer el procedimiento.

- El ROL de Gestor de Pruebas descarga en Sofia el software Evaluaciones Offline y instala en un equipo con Windows XP, Vista o 7. Es importante, pero no obligatorio, que los computadores en donde se instala el software tengan la fecha y hora actual. El sistema no requiere permisos del Administrador de Windows.

- Adicionalmente, el ROL de Gestor de Pruebas Offline debe descargar las pruebas en Sofía a partir del momento en que todas las fichas se encuentren en estado

“Verificada", y cargarlas en el software de Evaluaciones Offline con el rol administrativo que se indica en las guías de usuario.

- El centro contactará a los aspirantes que se inscribieron en las fichas caracterizadas con pruebas offline, y garantizará ¡a aplicación de la prueba dentro de las fechas establecidas en el cronograma para las pruebas Fase I.

- El cargue y exporte de las pruebas es responsabilidad del funcionario a designado por el centro. Este debe contar además conocer el manejo y administración de pruebas del sistema de Evaluaciones Offline.

- El Gestor de Pruebas Offline designado por el Encargado de Administración Educativa, debe cargar en Sofia las pruebas presentadas por los aspirantes durante las fechas de Selección establecidas Fase I.

Esta información será recibida antes del 22 de octubre. Como respuesta, el Grupo de Administración Educativa enviará los Instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.

Por ser la fase II de carácter presencial, el funcionario de ingreso tendrá en cuenta las siguientes indicaciones para el desarrollo del proceso:

- Los aspirantes se deben presentar puntualmente en la fecha, hora, lugar y ciudad donde han sido citados.

- Deben presentar el documento de identificación original y vigente como: cédula de ciudadanía, tarjeta de Identidad o contraseña, cédula de extranjería (los extranjeros deben demostrar su residencia en Colombia). Si el documento no coincide en el tipo y/o número del mismo, no podrá continuar en el proceso de la convocatoria. No se admiten denuncios.

- Deben presentarse sin acompañante al sitio asignado para la presentación de la prueba correspondiente (salvo que el aspirante presente algún tipo de discapacidad que le obligue a contar con ayuda para su desplazamiento).

- Una vez el aspirante ingresa al salón, no podrá usar, portar, ni manipular ningún tipo de aparato electrónico o mecánico como: celular, cámara de video o fotográfica, apuntadores inalámbricos; ni podrá ingresar alimentos, objetos, libros u otros elementos relacionados.

- Convocar a los instructores que apoyaran el proceso dé acceso al salón de los aspirantes, para verificación de documentos, y activación de ias en SOFIA.

4.3. Taller y/o Prueba Web controlada

- El sistema activará de manera predeterminada el 2.5 del cupo definido para citar al taller. El Centro a través del rol de agente SGS podrá realizar la modificación del cupo definido para citar a Fase II.

- La citación a los aspirantes la deben realizar del 26 al 28 de noviembre. Adicional a las notificaciones realizadas por la aplicación (SOFIA PLUS), es importante que el centro defina estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.

- El Centro realizará el taller desde el 29 de noviembre al 9 de diciembre.

- Se recomienda que para e! registro de los resultados del taller y/o prueba de confirmación se realice durante el plazo definido para su desarrollo. Es responsabilidad de los instructores asignados ia verificación de asistencia y registro de resultados de todos los participantes a más tardar el 9 de diciembre.

- El responsable del proceso en el centro debe garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA, a más tardar el 9 de diciembre a las 6 pm.

- Los aspirantes podrán consultar los resultados finales del proceso de selección el 10 de diciembre después de las 6 pm. La consulta es personalizada y la pueden realizar en el portal www.senasofiaplus.edu.coen la opción “ Consultar Resultados de prueba"

4.4. Atención a Población con discapacidad para el proceso de selección.

Los aspirantes que se consideren en condición de discapacidad (limitación visual, auditiva, motriz o cognitiva), al realizar el registro en el aplicativo de la Entidad informarán el tipo de discapacidad que presentan. Dicha información será utilizada por los funcionarios de ingreso en cada centro para prever el alistamiento de los recursos y medios pertinentes para brindar el apoyo necesario.

Veinticuatro (24) horas después de haberse inscrito al programa de formación de su interés, los aspirantes deberán radicar en el Centro de Formación al cual se inscribieron, los siguientes documentos:

- Carta de solicitud de apoyo dirigida al Coordinador dél Grupo de Gestión de Administración Educativa ó al Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas según corresponda, en la cual especifiquen el apoyo y adecuaciones necesarias para presentar la prueba de selección en condiciones óptimas.

- Adjuntar, certificado médico expedido por la EPS a la que se encuentren afiliados máximo quince días de expedición- en donde conste el tipo de limitación.

En caso de no estar afiliado a una EPS, el certificado debe ser; expedido por un médico registrado en la Secretaria de Salud de su ciudad.

El Coordinador dei Grupo de Gestión de Administración Educativa o el responsable de ingreso del centro según corresponda atenderá las solicitudes y evaluará ios recursos que requiere para disponer los medios y condiciones para que los aspirantes con discapacidad presenten las prueba de selección en condiciones de igualdad y protección. Estas previsiones no implican ningún tipo de valoración o atención preferencial ni que la entidad brinde servicios terapéuticos.

Si los aspirantes con discapacidad no presentan los documentos descritos anteriormente el Centro de Formación asumirá que no requiere ningún tipo de apoyo o acompañamiento pero realizará las previsiones que considere convenientes.

Con lo anterior se garantiza que el Ingreso de Aspirantes a ias acciones de formación que ofrece ia Entidad se realíce en estricto orden de mérito y de acuerdo con los resultados obtenidos en las pruebas de selección de tal forma que la Entidad cumpla con equidad, claridad y transparencia, en la asignación de los cupos ofertados y la óptima utilización de los mismos, en procura de elevar la calidad de la Formación Profesional integral del SENA.

5. Matricula

Es el registro que formaliza el ingreso de una aspirante al estado de aprendiz de un programa de formación en la entidad, implica la aceptación del reglamento para alumnos SENA y el compromiso de conocerlo y aplicarlo.

Requisitos:

5.1. Verificación del original del documento de identidad y recepción de la fotocopia, Según Normatividad dispuesta por la Registraduría Nacional del estado civil los ciudadanos Colombianos se identifican con:

- Tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, es el único medio idóneo para ta identificación de los menores de edad que hayan cumplido los siete (7) años de nacidos". Articulo 5 del Decreto No. 1694 de 1971.

- Una vez cumplidos los dieciocho años, la persona se identifica con la cédula de ciudadanía, es así como el artículo 1 de la Ley 39 de 1961 dispone que "la cédula de ciudadanía es el documento con el cual los colombianos mayores de edad, pueden identificarse en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales.

- Cédula de extranjería (Los extranjeros deben demostrar su residencia en Colombia).

5.2. Verificación y recepción de los certificados académicos establecidos según el programa de formación en que ha sido seleccionado. Los títulos, certificados o diplomas obtenidos en otros países deben ser convalidados ante el Ministerio de Educación.

5.3. Debe demostrar certificación expedida por la EPS o SISBEN como parte del proceso de matrícula y hasta finalizar la inducción. Opcional

5.4. Los aspirantes que resulten seleccionados en el nivel Tecnólogo, deben presentar copia del resultado de la prueba del ICFES y entregarlo al momento de asentar la matricula. Quien  no lo presente no podrá matricularse. Ley 30 de Educación 1992.

5. Convocar y Matricular

Convocar y matricular los aspirantes que queden seleccionados a partir del 11 de diciembre. El Coordinador Académico debe garantizar la aprobación de la programación como requisito para realizar la citación a matrícula.

Cada ficha contará con el 50% del cupo como suplentes y que podrá convocar a matrícula el responsable de ingreso en el centro de formación en el orden estricto de puntaje presentado en el sistema, ya que éste corresponde con el orden del puntaje obtenido en el proceso.

Para la selección de suplentes, previamente el centro deberá anular los convocados que no cumplan con los requisitos y luego realizar el procedimiento de convocar a matricula a los suplentes de acuerdo con el cupo disponible, esto opera cuando la ficha se encuentra en el estado “matricula”.

El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante.

El no asentar ia matricula en las fechas establecidas genera la cancelación de la fichas aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de matrícula a ejecución.

6. Inducción

Se realizará a partir del 20 de enero de 2014. El alistamiento del proceso de inducción lo realizará el equipo Interdisciplínario definido en cada Centro, contara con una duración de 40 horas de acuerdo a los lineamientos de la circular No.3-2012-000276 del 06/07/2012.

Una vez se cierre el proceso de Verificación - Asentar matrícula, a partir del 20 de enero de 2014 el Grupo de Innovación Tecnológica para la Formación Profesional Integral creara las cuentas de correo institucional definidas para cada aprendiz.

Estaremos atentos para resolver inquietudes con relación a los presentes lineamientos:

Cordial saludo,

NATALIA ARIZA RAMIREZ

Directora de Formación Profesional

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0144_2013.pdf>

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.