CIRCULAR 150 DE 2020

(agosto 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En cumplimiento de las funciones asignadas por el Decreto 249 de 2004 a la Dirección Jurídica y a la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas en los artículos 16 y 13 respectivamente, se procede a emitir lineamientos para la notificación personal de actos administrativos de regulación de cuota de aprendizaje que debe surtirse por correo electrónico, mientras dure el confinamiento obligatorio y el trabajo en casa de los servidores públicos del SENA, como medidas sanitarias de prevención adoptadas en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica generada por la pandemia del Coronavirus COVID - 19, atendiendo lo dispuesto por el Gobierno Nacional en el Decreto 491 de 2020 y Decreto 1076 de 2020, lo establecido en la Ley 789 de 2002, el Decreto 1334 de 2018 que modificó el Decreto 1072 de 2015 y lo dispuesto en la Resoluciones 1- 0777 del 16 de julio de 2020 y 1-0860 del 3 de agosto de 2020 emitidas por el SENA.

La Ley 789 de 2002 en el artículo 32 faculta al SENA para regular la cuota de aprendizaje a los empresarios obligados, para lo cual debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 33 de la misma Ley, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 1334 de 2018 que habilita a los empresarios para presentar la información del número de empleados en los períodos de “julio y enero o marzo y septiembre”, para solicitar la modificación de la cuota regulada de aprendices o la regulación de la cuota a la que están obligados.

El Director General del SENA expidió la Resolución 1- 0777 del 16 de julio de 2020 y Resolución 1-0860 del 3 de agosto de 2020, en cuyo artículo 5o ordenó el levantamiento de la suspensión de los términos en el proceso de regulación de cuota de aprendizaje, con el fin de que las Direcciones Regionales puedan finalizar las actuaciones pendientes y atender las solicitudes de modificación de cuota de aprendizaje presentadas por los empresarios en los meses de enero y marzo, así como adelantar los procesos de regulación de cuota de aprendizaje acumulados en los períodos aquí mencionados, haciendo uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones TICs.

El Decreto 491 de 2020, en el artículo 4o^[1], determina que las entidades públicas pueden realizar las notificaciones o comunicaciones de los actos administrativos por correo electrónico haciendo uso de las TICs y en virtud de ello efectuar el proceso de notificación personal por correo electrónico de los actos administrativos de regulación de cuota de aprendizaje, en cumplimiento de lo dispuesto en las Resoluciones 1-0777 de 2020 y 1-0860 de 2020 artículo 5o y las comunicaciones que realice el SENA. En desarrollo de esta orientación las Direcciones Regionales y los administrados deben surtir las siguientes actuaciones:

Actuaciones a cargo de las regionales del SENA.

1. Disponer de un buzón electrónico para enviar notificaciones y comunicaciones, a cargo del Director Regional y/o Coordinador del Grupo de Relaciones Corporativas e Internacionales.

2. Informar al empresario del buzón electrónico donde se recibirán los recursos de Ley, el cual debe quedar consignado en el acta de notificación electrónica personal.

3. En relación con las solicitudes que fueron radicadas y estaban en proceso de respuesta antes de declararse el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, la respectiva regional SENA deberá remitir una comunicación al empresario o patrocinados con el fin de que informe el correo electrónico donde recibirá las notificaciones y comunicaciones, o habiendo reportado el correo electrónico lo ratifique o indique la nueva dirección electrónica.

4. Las solicitudes de regulación de cuota de aprendizaje que envíen los empleadores deberán ser atendidas por la respectiva regional y verificar que el administrado o patrocinador haya suministrado el correo electrónico donde recibirá las notificaciones y comunicaciones.

5. En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 491 de 2020, se entenderá que el correo suministrado por el administrado es la dirección electrónica dispuesta para efectuar la notificación personal y envío de comunicaciones.

6. Cada Dirección Regional debe adoptar la firma digital, atendiendo las disposiciones que expida el SENA al respecto.

La Regional que no cuente con la firma digital, podrá firmar los documentos de manera autógrafa y luego escanearlos en PDF o podrá digitalizar su firma y adherirla (pegarla) al respectivo acto administrativo que profiera. Es importante aclarar que esta es una medida excepcional que regirá durante el periodo que dure la Emergencia Sanitaria para dotar de validez los actos administrativos.

7. Levantada la Emergencia Sanitaria y terminadas las medidas sanitarias, las notificaciones deberán realizarse conforme lo señala la Ley 1437 de 2011 o lo que disponga la entidad.

8. En ningún caso las regionales podrán decidir de oficio o de manera unilateral la dirección electrónica en la que realizará las notificaciones o enviarán las comunicaciones.

9. En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 66 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. (Citación para notificación electrónica personal, notificación personal, notificación por aviso) Ver anexo.

10. El mensaje de datos que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, el funcionario competente ante quién debe interponerse y los plazos para hacerlo.

11. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo. Fecha y hora que deberá certificar la Dirección de la Regional, utilizando las herramientas tecnológicas con las que se cuente (Certimail).

Actuaciones a cargo de los administrados (empresario):

1. Hacer uso del correo electrónico dispuesto por la regional para recibir notificaciones y el indicado para presentar los recursos de ley.

2. El solicitante o administrado (empresario), para efecto del trámite de regulación de cuota de aprendizaje a que se refiere el Decreto 1334 de 2018 y mientras duren las medidas sanitarias adoptadas en el marco de la Emergencia Sanitaria, deberá indicar la dirección electrónica donde recibirá notificaciones y comunicaciones. El hecho de hacer uso de un medio electrónico para enviar información o solicitar la regulación de cuota de aprendizaje, se entenderá que se ha dado la autorización para recibir notificaciones y comunicaciones en la dirección suministrada.

3. Presentar los recursos dentro de los términos legales establecidos en el artículo 76 de la Ley 1437 de 2011, ante el funcionario competente.

4. El representante legal de la empresa y/o quien haga sus veces, en el evento de interponer recursos contra el acto administrativo notificado, debe presentarlo con el lleno de los requisitos legales a que alude el artículo 77 de la Ley 1437 de 2011, enviándolo al respectivo correo electrónico informado en el acta de notificación electrónica personal, enviada por la Regional.

Cordial saludo,

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0150_2020.pdf>

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Decreto 491 de 2020. Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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