CIRCULAR 163 DE 2017

(septiembre 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Dentro de las actividades relacionadas con el fenecimiento de la cuenta del SENA y con el fin de efectuar seguimiento y control a los registros de las cuentas de responsabilidad relacionadas con la pérdida, daño o hurto de bienes muebles en cada una de la Regionales y Centros de Formación, se requiere llevar a cabo el proceso de revisión, validación y actualización de la información que reposa en la Dirección General, los despachos Regionales, Centros de Formación, en el Sistema de Información que administra los bienes muebles (ORIONS) y la información contable (SIIF).

Por lo anterior, la Dirección Administrativa y Financiera, los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, deberán adelantar las acciones necesarias para la revisión y actualización de la información relacionada con los procesos adelantados, en los casos de responsabilidad por pérdida, daño o hurto de bienes, siguiendo las siguientes instrucciones:

1. En el link ftD://ftD.sena.edu.co/CONTABILIDAD/RESPONSABILIDADES%202012-2Q17. se encuentra el archivo en Excel con la relación de las transacciones por cuentas de responsabilidad generadas del aplicativo ORIONS, porcada Regional y Centro de Formación, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de julio de 2017, el cual debe ser diligenciado y validado conjuntamente por las áreas involucradas (Despacho, Almacén y Contabilidad), según instrucciones que se encuentran explicadas en el respectivo archivo.

2. Una vez diligenciado el archivo, los encargados de los almacenes y los apoyos del área contable en las Regionales y los Centros de Formación, deberán efectuar los ajustes a que haya lugar en los sistemas de información (ORIONS y SIIF) debidamente soportados, con el fin de depurar los registros de las responsabilidades.

3. De existir información de responsabilidades de bienes muebles que no hayan sido relacionados en el archivo, éstas deberán relacionarse en la hoja de Excel "OTRAS RESPONSABILIDADES MUEBLES” con los datos solicitados, incluso para años anteriores al 2012.

4. El archivo diligenciado deberá ser remitido a los correos electrónicos: vbohorauez@sena.edu.co y smontesc@sena.edu.codel Grupo de Contabilidad de la Dirección General, a más tardar el día 29 de septiembre de 2017.

En adelante, el archivo de Responsabilidades deberá ser actualizado y conciliado mensualmente en la Dirección Administrativa, en las Regionales y Centros de Formación, con el fin de establecer las gestiones administrativas que se hayan realizado según lo estipulado en la Guía GIL G-008 “Guía manejo ante perdida, hurto o daño de bienes muebles del SENA” y lo normado a éste tema.

Adicionalmente, es necesario que los Directores Regionales, Subdirectores de Centros, Coordinadores Administrativos, apoyos de Contabilidad y los encargados de Almacén, por lo correspondiente a sus despachos, elaboren un acta trimestral (formato de acta GD-F-007 publicado en la plataforma de Compromiso), que refleje la relación de las cuentas de Responsabilidades sin culminar el proceso administrativo, las cuales están soportadas con el archivo anteriormente mencionado, dicha acta y soporte deberán ser enviados a los correos de icpote@sena.edu.co vbohorguez@sena.edu.co y smontesc@sena.edu.co dentro de los primeros 05 días hábiles siguientes al cierre contable.

Cualquier duda e inquietud comunicarse con los apoyos en los Grupos de Contabilidad y Almacén e Inventarios de la Dirección General.

Cordialmente,

MARIA NANCY AZUCENA PEREZ LIZARAZO

Directora Administrativa y Financiera (E)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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