CIRCULAR 165 DE 2016

(noviembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

La Dirección Jurídica y la Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento de las funciones torgadas por el Decreto 249 de 2004, proceden a emitir los siguientes lineamientos encaminados a ograr el cabal cumplimiento de los términos y procedimientos de una manera ágil, eficaz, eficiente y

portuna, con el ánimo de optimizar el recaudo de la obligaciones a favor de la Entidad, y evitar riesgos

e prescripción de las obligaciones a favor del SENA.

I- COBRO PERSUASIVO A CARGO DEL DIRECTOR REGIONAL - COORDINADORES DE GRUPO DE RELACIONES CORPORATIVAS E INTERNACIONALES Y/O COORDINADORES DE GRUPO DE APOYO MIXTO

En lo concerniente en la etapa de Cobro Persuasivo, a cargo de los Directores Regionales con apoyo del Coordinador de Grupo de Relaciones Corporativas e Internacionales y/o Coordinador de Grupo de Apoyo Mixto, deben atender de manera oportuna los siguientes lineamientos:

Dar estricto cumplimiento a los términos estipulados en la Guía para Cobro Persuasivo GRF- G-006, publicado en la siguiente link: http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1040

Es decir, el Cobro Persuasivo, no podrá superar los 30 días hábiles después de la ejecutoria del Acto Administrativo, excepto porque el deudor cancele la obligación en dicho término o suscriba un acuerdo de pago.

Se debe agotar todas las acciones persuasivas de cobro estipuladas en la Guía para Cobro Persuasivo GRF- G - 006.

3. Se debe mantener debidamente actualizados los expedientes que respaldan la obligación y las Acciones de cobro persuasivo.

4. Es pertinente reiterar que el registro en el aplicativo de Cartera sólo se debe realizar una vez esté Ejecutoriado en debida forma el Acto Administrativo, cuya fecha debe quedar registrada en el aplicativo e Cartera.

5. Se debe realizar en la etapa de Cobro persuasivo el seguimiento permanente al cumplimiento de los cuerdos de pago, y una vez detectado el incumplimiento del acuerdo de pago, se deberá dar traslado la instancia de Cobro Coactivo.

6. Si agotado el cobro persuasivo, no se logró el pago de la obligación, el Coordinador del Grupo de elaciones Corporativas e Internacionales y/o Coordinadores del Grupo de Apoyo Mixto, cuentan con un término máximo de 5 días hábiles para entregar el Titulo Ejecutivo al despacho de Cobro Coactivo competente, y solicitar el cambio de instancia a "ET 80 (estado cobro coactivo en el aplicativo de portes Regional)"a la persona encargada del Aplicativo Regional de Aportes (cartera).

7. Para la entrega del Título Ejecutivo a los Despachos de Cobro Coactivo, se debe acatar y dar stricto cumplimiento a los capítulos II I y IV de la Resolución 1235 de 2014, "Mediante la cual se adopta el Reglamento Inferno de Recaudo de Cartera en el SENA, a través de! proceso Administrativo de obro Coactivo".

II- PROCESO ADMINISTRATIVO DE COBRO COACTIVO A CARGO DE LOS DIRECTORES EGIONALES EN SU CALIDAD DE FUNCIONARIOS EJECUTORES - DESPACHOS DE COBRO COACTIVO

Ahora bien, con el propósito de que la gestión encomendada a los Funcionarios Ejecutores se desarrolle de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el ánimo de optimizar el recaudo de la o ligaciones a favor de la Entidad y evitar riesgos de prescripción de las obligaciones, es procedente emitir los siguientes lineamientos encaminados a lograr el cabal cumplimiento de los términos procesales en el desarrollo de los procesos administrativos de cobro coactivo.

En tal orden de ideas, se hace necesario insistir en las funciones y hacer mención de las responsabilidades que en este sentido se encuentran a cargo de los Funcionarios Ejecutores en cada u a de las Regionales del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en el siguiente orden:

Facultad para adelantar proceso Administrativo de Cobro Coactivo

El legislador orientado hacia la cónsecución de un marco legal para que los servidores públicos que t ngan a su cargo el manejo y recaudo de créditos a favor del Tesoro Público, puedan gestionarlo (1 ientemente, definió unos principios y reglas básicas en la Ley 1066 de 2006.

En el artículo 1o de la referida ley, precisó que la gestión del recaudo de cartera pública por la vía del procedimiento administrativo de Cobro Coactivo, está sujeta a los principios que regulan la administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, por lo tanto, los uncionarios investidos de facultad de cobro coactivo, deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para la Entidad.

En relación con la facultad de cobro coactivo de las entidades públicas y la unificación del procedimiento aplicable a los procesos de administrativos de cobro coactivo, en el artículo 5o de la Ley 066 de 2006, consagró:

"Artículo 5o. Facultad de cobro coactivo y procedimiento para las entidades públicas. Las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de se4vicios del Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor y, para estos efectos, deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario.

(...)

Parágrafo 1o.- Se excluyen del campo de aplicación de la presente ley las deudas generadas en contratos de mutuo o aquellas derivadas de obligaciones civiles o comerciales en las que las entidades indicadas en este artículo desarrollan una actividad de cobranza similar o igual a los particulares, en desarrollo del régimen privado que se aplica al giro principal de sus negocios, cuando dicho régimen esté consagrado en la ley o en los estatutos sociales de la sociedad.

Parágrafo 2o.- Los representantes legales de las entidades a que hace referencia el presente artículo, para efectos de dar por terminados los procesos de cobro coactivo y proceder a su archivo, quedan facultados para dar aplicación a los incisos 1 o y 2o del artículo 820 del Estatuto Tributario.

Parágrafo 3o. Las Administradoras de Régimen de Prima Media con Prestación Definida seguirán ejerciendo la facultad de cobro coactivo que les fue otorgada por la Ley 100 de 1993 y normas reglamentarias". (Resaltado fuera de texto).

Por su parte, los artículos 1o y 2o del Decreto 4473 de 2006, reglamentario de la Ley 1066 de 2006, disponen:

"Artículo 1o. Reglamento interno del recaudo de cartera. El reglamento interno previsto en el numeral 1 del artículo 2o de la Ley 1066 de 2006, deberá ser expedido a través de normatividad de carácter general, en el orden nacional y territorial por los representantes legales de cada entidad.

Artículo 2o. Contenido mínimo del reglamento interno del recaudo de cartera. El Reglamento Interno del Recaudo de Cartera a que hace referencia el artículo 1o del presente decreto deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:

Funcionario competente para adelantar el trámite de recaudo de cartera en la etapa persuasiva y coactiva, de acuerdo con la estructura funcional interna de la entidad.

Establecimiento de las etapas del recaudo de cartera, persuasiva y coactiva.

3. Determinación de los criterios para la clasificación de la cartera sujeta al procedimiento de cobro coactivo, en términos relativos a la cuantía, antigüedad, naturaleza de la obligación y condiciones particulares del deudor entre otras". (Resaltado fuera de texto).

sí las cosas y por expresa disposición legal, el Director General del SENA, expidió la Resolución No 10 de 2007, la cual fue derogada por la Resolución No 1235 de 2014 "Mediante la cual se adopta el reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el Sena, a través del Proceso Administrativo de obro Coactivo"; publicada en el Diario Oficial No. 49.187 de 19 de junio de 2014, misma que a la luz el artículo 88 de la Ley 1437 de 2011, se presume legal, toda vez que no ha sido anulada o suspendida por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, y por tanto, resulta vinculante.

Competencia para adelantar el proceso Administrativo de cobro coactivo en el SENA

La Resolución No 1235 de 2014 "Mediante la cual se adopta el Reglamento Interno de Recaudo de artera en el SENA, a través del proceso Administrativo de Cobro Coactivo", señala lo referente a la competencia para adelantar el procedimiento Administrativo de Cobro coactivo en los siguientes términos:

"...ARTÍCULO 6o. COMPETENCIA. Es la facultad que la ley otorga a las entidades públicas para obtener el recaudo de las obligaciones exigibles a su favor por jurisdicción coactiva, de conformidad con las normas establecidas en el Estatuto Tributario.

La competencia para el cobro coactivo administrativo se asigna, en la Dirección General, al Coordinador del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica, donde además, se realizará la coordinación integral del proceso de cobro a nivel nacional.

En las Regionales, la competencia se asigna al Director Regional.

(…)

PARÁGRAFO 1o. COMPETENCIA FUNCIONAL Y TERRITORIAL EN LAS REGIONALES SENA. El cobro coactivo se adelantará por la Dirección Regional del lugar donde se haya originado la obligación o la del lugar en donde tenga domicilio principal el deudor.

La ejecución de las obligaciones originadas en la Dirección General del Sena será adelantada por el Funcionario Ejecutor de la Dirección General de manera principal y, subsidiariamente, por los Funcionarios Ejecutores de las Regionales, cuando el domicilio del deudor se encuentre en una de las Regionales del Sena diferente a la ciudad de Bogotá, D.C."

La misma Resolución en su artículo 5o en armonía con el artículo 46, en su orden, señalan que el proceso administrativo de cobro coactivo, es de naturaleza netamente administrativa, por tanto las decisiones que se emitan en su desarrollo, tienen el carácter de actos administrativos, en esa medida, s funcionarios revestidos de facultad coactiva – Directores Regionales, están sujetos a la acción disciplinaria por omisión o retardo en el cumplimiento de sus funciones; al respecto dichas disposiciones señalan:

"ARTÍCULO 5o. NATURALEZA DEL PROCESO Y DE LAS ACTUACIONES, CARÁCTER DE LOS FUNCIONARIOS. El proceso de cobro administrativo coactivo es de naturaleza netamente administrativa y no judicial; por lo tanto, las decisiones que se toman dentro del mismo tienen el carácter de actos administrativos, de trámite o definitivos.

Por ser el proceso netamente administrativo, los funcionarios encargados de adelantarlo son funcionarios administrativos, sujetos a la acción disciplinaria por omisión o retardo en el cumplimiento de sus funciones."

"ARTÍCULO 46. LA RESPONSABILIDAD FISCAL Y DISCIPLINARIA. La gestión de cobro coactivo recae en los Directores Regionales, como funcionarios ejecutores, por lo que cualquier omisión o negligencia en esta gestión, que conlleve a un detrimento patrimonial para la entidad, será de su directa responsabilidad, lo cual dará lugar a incurrir en posibles sanciones disciplinarias.

Así también, es responsabilidad de los Ejecutores de Cobro, establecer las medidas pertinentes para evitar la prescripción de la acción de cobro, realizar la depuración de la cartera frente a la cual haya prescrito la acción de cobro o donde opere la remisibilidad de la obligación, cuando se cumplan con las condiciones establecidas legalmente."

Por lo anterior, a la luz de los artículos 7o, 9 y 43 de la Resolución No. 1235 de 2014, los Directores regionales en su calidad de Funcionarios Ejecutores, deben desarrollar las funciones que les fueron encomendadas para adelantar la dirección y el impulso de los procesos Administrativos de Cobro coactivo. En consecuencia, el estudio del título ejecutivo que le fue entregado para adelantar el proceso administrativo de cobro, avocar conocimiento, librar orden de pago, resolver las excepciones y recurso contra el que las decide, emitir la orden de seguir adelante con la ejecución, practicar y correr traslado de la liquidación del crédito, adelantar la investigación de bienes, decretar medidas cautelares y hacerlas efectivas para garantizar el recaudo de las obligaciones a favor del Sena, suscribir u otorgar una facilidad para el pago, y demás actos necesarios para lograr el recaudo de las obligaciones a favor del Sena, debe hacerse con estricto cumplimiento de los términos señalados en el resolución No. 1235 de 2014, esto es, una vez agotada cada etapa, debe inmediatamente emitirse la orden subsiguiente garantizando los derechos del Ejecutado, y la agilidad del proceso administrativo de cobro coactivo.

En ese orden de ideas, los referidos artículos, en su parte pertinente preceptúan lo siguiente:

"ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL EJECUTOR DE COBRO. En desarrollo de la competencia otorgada a los funcionarios ejecutores, estos están facultados para:

1. Adelantar la dirección del proceso de Cobro Coactivo Administrativo, para lo cual gozarán de las facultades coercitivas que les otorga la ley.

2. Asignar a un funcionario, las funciones de Secretario de la Jurisdicción Coactiva en la respectiva Dirección Regional o en la Dirección General, para el caso de la Coordinación del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo.

Suscribir los requerimientos persuasivos a los deudores de la entidad, antes de iniciar el proceso coactivo conforme se establece en esta resolución, utilizando el medio más idóneo y eficaz, propendiendo por el pago de los créditos en esta etapa, cuando falte el Secretario de Cobro Coactivo.

Avocar conocimiento para librar mandamiento de pago.

Decretar las medidas cautelares necesarias para garantizar el recaudo de las obligaciones a favor del Sena, aun antes de librarse el mandamiento de pago, y hacerlas efectivas.

Suscribir los acuerdos o facilidades de pago, en un plazo y con las garantías idóneas y necesarias, que garanticen el recaudo de las obligaciones entregadas para su cobro, observando los requisitos fijados mediante la presente resolución.

Decretar la investigación de bienes de los deudores, a nivel territorial, nacional e internacional, desde el momento mismo en que se avoca conocimiento del proceso, para que se dicten sobre ellos las medidas cautelares pertinentes.

Conformar un equipo de trabajo, en instalaciones idóneas, para desarrollar la Gestión de Cobro Coactivo Administrativo en cada una de las Regionales del Sena.

Coordinar con las demás Direcciones Regionales, los cobros que necesiten de la participación de una o más Regionales para su recaudo.

Trasladar al Subcomité de Depuración Contable de la respectiva Regional para las Regionales y al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable por parte del Coordinador de Cobro coactivo de la Dirección General que se encuentren incursas en las causales de remisibilidad de la deuda, de conformidad con la Resolución número 02978 de 2010, las que la modifique o derogue.

Adelantar el estudio del título ejecutivo con el fin de determinar si este cumple con los requisitos para ser objeto de cobro mediante proceso administrativo de cobro coactivo.

Decretar la prescripción, de oficio o a petición de parte, de las obligaciones en él contenidas, de conformidad con lo establecido en el inciso 2 del artículo 817 Estatuto Tributario.

Hacer seguimiento a la vigencia y potencial prescripción de los títulos ejecutivos, con el fin de evitar su configuración.

Presentar dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, ante la Coordinación del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica de la Dirección General, informes mensuales y/o los que les sean solicitados sobre la gestión adelantada en el cobro coactivo de acreencias a favor de la entidad. Dichos informes deberán ser remitidos en medios físicos y magnéticos, para su correspondiente revisión.

Las demás que en virtud de la calidad de funcionario ejecutor le sean asignadas.

Las funciones asignadas al funcionario ejecutor en el presente artículo, podrán ser desarrolladas con personal de apoyo con conocimientos del proceso de la jurisdicción coactiva, cuando a ello hubiere lugar".

"ARTÍCULO 9o. INICIACIÓN E IMPULSO DEL PROCESO. Corresponde al funcionario ejecutor, de oficio, la iniciación e impulso del proceso, con base en los documentos que reciba y que constituyan título ejecutivo.

En este proceso no podrán debatirse cuestiones que debieron debatirse con el uso de los recursos de ley contra el acto administrativo –título ejecutivo– que dio lugar al proceso administrativo de cobro coactivo, la interposición de la revocatoria directa no suspenden el proceso de cobro, pero el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo. (Artículo 829-1 Estatuto Tributario).

Los funcionarios ejecutores deben adelantar los procesos por sí mismos y son responsables de cualquier demora que ocurra en ellos, si es ocasionada por negligencia suya".

"ARTÍCULO 43. TÉRMINOS PARA INICIAR EL PROCESO DE COBRO COACTIVO Y TRÁMITE. La Gestión de Cobro Coactivo es responsabilidad de las Regionales e implica adelantar todas las acciones necesarias para el recaudo de las obligaciones a favor del Sena, que sean susceptibles de ser exigidos a través de un cobro coactivo y que consten en títulos ejecutivos claros expresos y actualmente exigibles, por ende, para el cumplimiento de la tarea que les ha sido encomendada, el ejecutor de cobro, deberá realizar los siguientes trámites.

El Ejecutor de Cobro o quien este haya delegado para realizar el estudio del título que será objeto de cobro a través del proceso administrativo de cobro coactivo debe tener presente el término estipulado legalmente para hacer efectivo el derecho en él consignado, es decir que este derecho no haya fenecido por el transcurrir del tiempo, atendiendo lo dispuesto en los literales a y b del numeral 4 de este artículo.

Verificar que el título ejecutivo que contiene el derecho a favor del Sena, esté debidamente conformado, ejecutoriado y que estén todos y cada uno de los documentos que dieron origen al mismo de conformidad con lo dispuesto en el artículo (1) de esta resolución.

Verificar que la obligación a cobrar no se encuentra inmersa en cualquiera de las causales que interrumpe la prescripción o que no permita la apertura del proceso de cobro coactivo, es decir que el deudor esté en procesos concursales o se haya acogido al régimen de insolvencia, existencia de acuerdo de pago, orden judicial.

PARÁGRAFO. En todos los casos, una vez el funcionario ejecutor recibe el título ejecutivo, avoca conocimiento debe realizar el cobro persuasivo dentro del mes siguiente, dejando registro del mismo y culminado dicho mes si no pagó el deudor o no se acogió a facilidad para el pago debe proferir de manera inmediata el mandamiento de pago con el fin de hacer efectivas las obligaciones en el menor tiempo posible y evitar la insolvencia del deudor."

En virtud de lo anterior, se resalta la importancia del cumplimiento de los procedimientos y términos en Ia etapa de cobro persuasivo a cargo del Director Regional con apoyo de los Coordinadores de Grupo e Relaciones Corporativas e Internacionales y/o Coordinadores de Grupo de Apoyo Mixto, descrito en la Guía para Cobro Persuasivo GRF- G - 006, para lograr por esta vía, el recaudo de las obligaciones favor del SENA.

De igual forma, se resalta el cumplimiento y acatamiento de los términos legales establecidos en la resolución No 1235 de 2014 por parte de los Directores Regionales en su Calidad de Funcionarios ejecutores, para la dirección, adelantamiento, gestión e impulso de todos y cada uno de los procesos administrativos de Cobro Coactivo a cargo de sus Despachos, y de igual manera, disponer y poner en marcha las estrategias dirigidas a fortalecer la gestión de los procesos Administrativos de Cobro coactivo, ello en procura de mejorar el recaudo de las obligaciones a favor de la Entidad, haciéndolo de forma ágil, eficaz, eficiente y oportuna para evitar riesgos de prescripción.

Atentamente,

PIEDAD JIMENEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

Dirección General

JUAN PABLO ARENAS QUIROZ

Director Jurídico

Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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