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CIRCULAR 168 DE 2010
(junio 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo. |
| Asunto: | Organización Expedientes de Contratos. |
En desarrollo de las visitas realizadas durante el transcurso del año a algunas Regionales y Centros de Formación, se evidenció la necesidad de unificar criterios en la organización archivística que deben tener los expedientes de Contratos.
Por este motivo, se actualizaron conjuntamente con la Oficina de Control Interno las Tablas de Retención Documental (TRD) y se unificaron criterios frente a la organización interna de los documentos en el expediente, de acuerdo con los criterios que se describen a continuación:
1. Radicación
La asignación de los números de radicación la debe realizar el área de contratación del Grupo de Apoyo Administrativo, según se establece en la Resolución vigente, 239 del 31 de enero de 2008.
2. Organización de los expedientes de contratos. Se deben emplear:
2.1 Carpetas de cartulina simple o plastificadas (colgante o de aleta vertical, según el tipo de mueble archivador), entre las cuales se deben colocar los expedientes del contrato. Estas carpetas deben permanecer siempre en el mueble archivador para controlar los expedientes cuando están afuera.
2.2 Los expedientes de contratos se deben organizar entre tapas de cartulina plastificada, con refuerzo para el gancho legajador de un color que soporte la alta manipulación que tiene este tipo de documentación. Si se desea se puede continuar con el color vino tinto que se estableció hace algunos años.
2.3 Las carpetas y los expedientes, deben estar marcados de acuerdo con las instrucciones que para tal fin se establecieron y que se remiten nuevamente como anexo de esta circular.
2.4 El primer documento dentro de cada uno de los expedientes debe ser la Hoja de Control de Ingreso, anexa a esta Circular, en la cual de acuerdo con el tipo de contrato y modalidad de contratación, se deben identificar los documentos que ingresan al expediente, la fecha en la que ingresan y el número de folio que le corresponde dentro del expediente.
2.5 Dentro del expediente se deben encontrar todos los tipos documentales descritos en la Tabla de Retención Documental anexa, de acuerdo con la modalidad de contratación y cada una de las etapas deberá identificarse con una división con el nombre de la etapa.
2.6 Todos los documentos dentro del expediente deben estar foliados (lápiz o esfero) teniendo en cuenta que el primer documento debe ser el de fecha más antigua y el último el de fecha más reciente. Las divisiones de cada una de las etapas no tendrán foliación.
2.7 Cuando los documentos referidos a un contrato hayan sido producidos en soporte electrónico, éstos deberán imprimirse para que reposen en el expediente.
2.8 Cuando se encuentren documentos duplicados se debe dejar el mejor ejemplar dentro del expediente y eliminar el sobrante. Si se reciben documentos vía fax en papel térmico, se deben fotocopiar para garantizar su legibilidad en el tiempo.
2.9 El volumen máximo de documentos por expediente oscila entre 180 y 220 documentos, siempre y cuando el gancho legajador cierre totalmente.
2.10 En aquellos procesos contractuales de una misma vigencia, en donde los anexos sean comunes a varios contratos, los originales se archivarán en el primer contrato celebrado y en los demás contratos, se utilizará la Hoja de Control Cruzado, anexa, que hará referencia al expediente en el cual quedaron archivados los originales.
2.11 Cuando un contrato tenga más de un expediente, todos los expedientes del contrato se deben identificar indicando el número de expediente.
3. Inventario Único Documental
3.1 Por vigencia se debe mantener el inventario documental de todos los contratos celebrados en el formato de inventario único documental
Todos los formatos que se anexan a esta Circular se encuentran en la ftp://172.16.2.69/ y también se colocarán en la intranet, Proceso Gestión Documental.
Cualquier aclaración con gusto será atendida en la cuenta npvela@sena.edu.co. IP 12027
Atentamente,
JUAN BAYONA FERREIRA
Secretario General
MARIA I. VALENCIA DE ARANGO
Jefa Oficina de Control Interno
EJEMPLO MATRÍCULA CARPETAS Y EXPEDIENTES DE CONTRATOS
Dirección General / Regional
Grupo Apoyo Administrativo
SERIE DOCUMENTAL: 46-CONTRATOS
| NOVIEMBRE 18 | |||||||||
| OCTUBRE 25 | 5 | ||||||||
| JUNIO 02 | 4 | ||||||||
| FEBRERO 15 | 3 | ||||||||
| Enero 22 | 2 | ||||||||
| 1 | |||||||||
Dirección General
1-2022 GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
120 22-46 CONTRATOS
12022-01 Contratos de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión
Contrato No. 056
SANDRA ALEJANDRA CAMARGO
Fechas: _________a _____________
Inicial Final
Expediente ___________de __________
Folios:
Subserie: 01 ó 02 - Contratos de Servicios Personales Profesionales y apoyo a la gestión o Instructores o Adquisición Bienes y Servicios
Contrato No. __________ DE 2010
Nombre del Contratista
Fechas Inicial: _____________ Final:___________
Expediente____________ de __________
Folios__________
Ejemplo de colocación y foliación de los documentos dentro del expediente
| 46 | CONTRATOS | ||||||||||||||
| 01 | Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la gestión | X | X | 1 | 21 | X | X | Terminado el tiempo de retención se elimina el soporte físico y se conserva únicamente el soporte electrónico (aplicativo OnBase) | |||||||
| Etapa Preparatoria | |||||||||||||||
| - Solicitud de CDP | X | X | |||||||||||||
| - Certificado de Disponibilidad Presupuestal | X | X | |||||||||||||
| - Autorización de la Contratación | X | X | |||||||||||||
| - Estudio Previo de conveniencia y Oportunidad Anexo 2 | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 5. Certificación Relaciones Laborales | X | X | X | ||||||||||||
| - Inscripción Servicio Nacional de Empleo | X | X | X | ||||||||||||
| ETAPA PRECONTRACTUAL | |||||||||||||||
| - Resolución por la cual se justifica una contratación directa | |||||||||||||||
| - Oferta de Servicios y soportes (Certificaciones de experiencia y estudios) | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de Capacidad e idoneidad | |||||||||||||||
| - Formato Único de Hoja de Vida | X | X | X | ||||||||||||
| - Formulario Único (Declaración Juramentada de Bienes y Rentas) | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia cédula de ciudadanía | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Pasado Judicial | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Libreta Militar | X | X | |||||||||||||
| - Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría) | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de la Contraloría | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia RUT (Régimen Único Tributario) | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Afiliación Salud y Pensión | X | X | X | ||||||||||||
| Etapa Contractual | |||||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSICIÓN FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL 0 COPIA | CT.CONSERVACIÓN TOTAL | SF. Soporte Físico | SE- Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE- MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA | Subseríe - Mayúscula Inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | 0= Digitalización | M- MICROFILMACIÓN | E. ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | ||||||||||
| - Contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de Registro Presupuestal | X | X | X | ||||||||||||
| - Póliza de Garantía exigida | X | X | X | ||||||||||||
| - Pago publicación del Contrato | x | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia afiliación Riesgos Profesionales (ARP) | x | X | X | ||||||||||||
| - Comunicación designación al Supervisor del contrato | x | X | X | ||||||||||||
| - Planillas de Pago con soportes (Planilla, Informe de Actividades, Certificación para pago y fotocopia de pagos a Salud, Pensión y Riesgos Profesionales | x | X | X | ||||||||||||
| - Comisiones (Informes de Comisión, solicitudes de pago y anticipos) | X | X | |||||||||||||
| - Adiciones, modificaciones, prórrogas, cesiones y suspensiones | X | X | X | ||||||||||||
| - Cesión del Contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Documentos requeridos para aprobación de la Cesión | x | X | X | ||||||||||||
| Etapa Post-Contractual | |||||||||||||||
| - Acta de Liquidación o Terminación del Contrato | x | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de cumplimiento a satisfacción del objeto del contrato | x | X | X | ||||||||||||
| - Hoja de Ruta órdenes de pago | x | X | X | ||||||||||||
| - Certificación Paz y Salvo de Tesorería | x | X | X | ||||||||||||
| - Acta de Legalización entrega puesto de trabajo | x | X | X | ||||||||||||
| - Informe final del contratista | x | X | X | ||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | Tipo Documental | ||||||||||
| - Instructores- | |||||||||||||||
| Etapa Precontractual | X | ||||||||||||||
| - Anexo 2 Plan de Contratación de instructores | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de Disponibilidad Presupuestal | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 3. Certificación Subdirector de Inexistencia de personal de Planta | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 1. Estudio de necesidad y oportunidad de la Contratación | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 4. Autorización de la Contratación | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 6. Certificación capacidad e idoneidad experticia y experiencia | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 5. Acto Administrativo de justificación de la contratación directa | X | X | X | ||||||||||||
| - Pantallazo de la publicación del acto administrativo | X | X | X | ||||||||||||
| - Registro de perfiles a contratar en el Sistema de Información del Servicio Nacional de Empleo | X | X | X | ||||||||||||
| - Registro de inscripción en el Banco de Instructores | X | X | X | ||||||||||||
| - Acta de selección de contratistas instructores | X | X | X | ||||||||||||
| Etapa Contractual | |||||||||||||||
| - Minuta de contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de Registro Presupuestal | X | X | X | ||||||||||||
| - Póliza | X | X | X | ||||||||||||
| - Formato Único de hoja de vida | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia cédula de ciudadanía | X | X | X | ||||||||||||
| - Inscripción Registro Nacional Empleo | X | X | X | ||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | Tipo Documental | ||||||||||
| - Fotocopia Certificaciones estudios realizados | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Certificados experiencia laboral | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Afiliación a pensiones y EPS | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Certificado Judicial | X | X | X | ||||||||||||
| - Fotocopia Libreta Militar | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado antecedentes Disciplinarios | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado Contraloría | X | X | X | ||||||||||||
| - Declaración Juramentada de Bienes y Renta | X | X | X | ||||||||||||
| - RUT | X | X | X | ||||||||||||
| - Comprobante Publicación Diario Único de Contratación | X | X | X | ||||||||||||
| - Comprobante de Pago de Impuesto de Timbre | X | X | X | ||||||||||||
| - Impresión pantallazo de registro de ocupación de la vacante en el Servicio Nal. de Empleo | X | X | X | ||||||||||||
| - Comunicación Designación Supervisor | X | X | X | ||||||||||||
| - Prórrogas/ Adiciones/Modificaciones y/o suspensiones | X | X | X | ||||||||||||
| - CDP y CRP de la Adición | X | X | X | ||||||||||||
| - Póliza en caso de adición | X | X | |||||||||||||
| - Acta de inicio | X | X | X | ||||||||||||
| - Planillas de pago y soportes (Planilla, certificación recibo a satisfacción por parte del supervisor, comprobantes de pago salud, pensiones y ARP) | X | X | X | ||||||||||||
| - Cesión del Contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Documentos requeridos para aprobación de la Cesión | X | X | X | ||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | Tipo Documental | ||||||||||
| Etapa Postcontractual | |||||||||||||||
| Acta de Liquidación y soportes (Hoja de Ruta de pagos al contratista, certificación recibo a satisfacción por parte del supervisor, comprobantes de pago salud, pensiones y ARP, entre otros. | X | X | X | ||||||||||||
| NOTA. Además de los documentos relacionados se debe dejar constancia escrita de los demás trámites realizados en cada una de las etapas del proceso de contratación, atendiendo el principio de Documentación que rige la Contratación Pública. | |||||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | ||||||||||
| 46 | CONTRATOS | ||||||||||||||
| 02 | Contratos de Adquisición de Bienes y Servicios (Compraventa, Suministro, Mantenimiento, obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública) | 1 | 21 | X | X | Terminado el tiempo de retención se elimina el soporte físico y se conserva únicamente el soporte electrónico (aplicativo Onbase) | |||||||||
| Etapa Preparatoria | |||||||||||||||
| - Solicitud necesidad de la contratación | X | X | X | ||||||||||||
| - Publicación Cámara de Comercio | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificación verificación Plan Anual de Compras o Programa Mantenimiento, adecuaciones y construcciones | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de Existencia s en almacén por el almacenista | X | X | X | ||||||||||||
| - Autorización previa | X | X | X | ||||||||||||
| - Anexo 6. Estudio y documentos Previos de Conveniencia y Oportunidad de la contratación | X | X | X | ||||||||||||
| - Modificación a Estudio y documentos previos | X | X | X | ||||||||||||
| - Certificado de Disponibilidad Presupuestal | |||||||||||||||
| - Aviso de Convocatoria | X | X | X | ||||||||||||
| - Constancia de Publicación SECOP, página web u otro medio | X | X | X | ||||||||||||
| - Modificaciones Estudios y documentos previos | X | X | X | ||||||||||||
| - Proyecto de Pliego de Condiciones | X | X | X | ||||||||||||
| - Constancia Remisión del Proyecto a cada uno de los Miembros del Comité de Licitaciones y Compras. | |||||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | ||||||||||
| Recomendación al Ordenador del Gasto, la publicación del proyecto de Pliego de condiciones. | |||||||||||||||
| Constancia Publicación en SECOP Proyecto de Pliegos simultáneamente con Estudio y documentos previos | X | X | X | ||||||||||||
| Observaciones Proyecto de Pliego de Condiciones | X | X | X | ||||||||||||
| Respuesta a las observaciones Proyecto Pliego de Condiciones | X | X | X | ||||||||||||
| Constancia Publicación de las observaciones y de las respuestas a las observaciones | X | X | X | X | |||||||||||
| Etapa Precontractual | |||||||||||||||
| Acto de Apertura al Proceso de selección | X | X | X | ||||||||||||
| Acto de Suspensión del Proceso | X | X | X | ||||||||||||
| Pliego de Condiciones Definitivo | X | X | X | ||||||||||||
| Constancia publicación SECOP Pliego de condiciones Definitivo | X | X | X | ||||||||||||
| Adendas | X | X | X | ||||||||||||
| Acta audiencia para precisar contenido y alcance de pliego de condiciones | X | X | X | ||||||||||||
| Acta de Audiencia para revisión y asignación de Riesgos | X | X | X | ||||||||||||
| Manifestaciones de Interés en participar | X | X | X | ||||||||||||
| Conformación lista posibles oferentes y acta audiencia de sorteo | X | X | X | ||||||||||||
| Constancia publicación SECOP de la Lista Oferentes | X | X | X | ||||||||||||
| Acta o Informe de Cierre de proceso y constancia de recepción de propuestas | X | X | X | ||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | ||||||||||
| - Ofertas presentadas | X | X | X | ||||||||||||
| - Constancia Designación del Comité Evaluador de Propuestas y de la comunicación a sus Integrantes | X | X | X | ||||||||||||
| - Acta de Apertura de Urna | X | X | X | ||||||||||||
| - Invitación a Presentar Ofertas | X | X | X | ||||||||||||
| - Constancia de Publicación de la Invitación en página web Sena | X | X | X | ||||||||||||
| - Informe de Evaluación de las propuestas: Jurídica; Técnica, Económica, Financiera | X | X | X | ||||||||||||
| - Cuadro comparativo de Ofertas | X | X | X | ||||||||||||
| - Informe del Comité Evaluador sobre la evaluación de las Propuestas | X | X | X | ||||||||||||
| - Constancia de Publicación SECOP Informe Evaluación de Propuestas y de traslado del Informe según el caso | X | X | |||||||||||||
| - Constancia Verificación Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratación de Aprendices | X | X | X | ||||||||||||
| - Observaciones al Informe del Comité Evaluador | X | X | X | ||||||||||||
| - Acta de Audiencia de Adjudicación | |||||||||||||||
| - Resolución de Adjudicación | X | X | X | ||||||||||||
| - Notificación de Resolución de Adjudicación | X | X | X | ||||||||||||
| - Resolución de Declaratoria de Desierta de la Licitación o de la Convocatoria Pública | X | X | X | ||||||||||||
| - Oferta | X | X | X | ||||||||||||
| Etapa Contractual | |||||||||||||||
| - Contrato numerado, fechado y suscrito | X | X | X | ||||||||||||
| - Comunicación escrita a Supervisor del contrato | |||||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | ||||||||||
| - Certificado de Registro Presupuestal | X | X | X | ||||||||||||
| - Recibo de Pago Publicación del Contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Recibo Pago de Impuesto de Timbre | X | X | X | ||||||||||||
| - Póliza de Garantías Exigidas | X | X | X | ||||||||||||
| - Adiciones, modificaciones, aclaraciones, prórrogas, otro sí al contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Pólizas de Garantía con ocasión de Adiciones o prórrogas al Contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Acta de Inicio del contrato cuando se requiere | X | X | X | ||||||||||||
| - Actas de suspensión y reanudación del contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Actas o Certificación del Supervisor y/o Interventor sobre recibo a satisfacción | X | X | X | ||||||||||||
| - Informes periódicos del Supervisor y/o Interventor de Contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Actas de acuerdos entre Supervisor y/o Interventor y el contratista sobre ejecución contrato | X | X | X | ||||||||||||
| - Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista | X | X | X | ||||||||||||
| - Comprobantes de Entrada a Almacén; órdenes de Pago y Comprobantes de Egreso. | X | X | X | ||||||||||||
| - Actas de instalación y puesta en funcionamiento de los bienes | X | X | X | ||||||||||||
| - Soportes de pago de Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y constancia de verificación interna del cumplimiento en el pago de Parafiscales y Contratación de Aprendices. | X | X | X | ||||||||||||
| - Declaración de importación cuando se requiere | X | X | X | ||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | |||||||||||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla | |||||||||
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | ||||||||||
| - Cotizaciones en Bancos | X | X | X | ||||||||||||
| - Carta de crédito pago al exterior | X | X | X | ||||||||||||
| - Declaración de cambio | X | X | X | ||||||||||||
| - Autorización de Giro | X | X | X | ||||||||||||
| - Solicitud de expedición de gravámenes arancelarios e IVA | X | X | X | ||||||||||||
| - Cotización de bodegaje y facturas de bodegaje | X | X | X | ||||||||||||
| - Comprobante de Egreso de Anticipo | X | X | X | ||||||||||||
| - Carta Contratista sobre información bancaria para transferencias electrónicas | X | X | X | ||||||||||||
| - Resolución de Incumplimiento y multas | X | X | X | ||||||||||||
| - Constancia de notificación de la Resolución | X | X | X | ||||||||||||
| - Recursos contra la Resolución | X | X | X | ||||||||||||
| - Resolución por la cual se decide recursos interpuestos | X | X | X | ||||||||||||
| Etapa Poscontractual | |||||||||||||||
| - Acta de Liquidación junto con los Soportes requeridos | X | X | X | ||||||||||||
| NOTA. Además de los documentos relacionados se debe dejar constancia escrita de los demás trámites realizados en cada una de las etapas del proceso de contratación, atendiendo el principio de Documentación que rige la Contratación Pública. | X | X | X | ||||||||||||
CONVENCIONES
| TRADICIÓN DOCUMENTAL | DISPOSCION FINAL | SÍMBOLOS | ||||
| Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA | CT- CONSERVACIÓN TOTAL | SF= Soporte Físico | SE= Soporte Electrónico | S-SELECCIÓN | SERIE - MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA - | Subserie mayúscula inicial negrilla |
| Soporte Electrónico: BASE DE DATOS | Tecnología de Conservación | D= Digitalización | M- MICROFILM ACIÓN | E- ELIMINACIÓN | - Tipo Documental | |
HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS EXPEDIENTE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
Etapas: Preparatoria, Pre-contractual, Contractual y Post-contractual
No. CONTRATO: ______________________________ FECHA: _____________
NOMBRE DEL CONTRATISTA: _______________________________________
DEPENDENCIA: __________________________________________________
| FECHA | TIPO DOCUMENTAL | FOLIO (S) | Firma de quien Entrega | Firma de quien Recibe |
| CONTRATOS | ||||
| Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la gestión | ||||
| Etapa Preparatoria | ||||
| - Solicitud de CDP | ||||
| - Certificado de Disponibilidad Presupuestal | ||||
| - Autorización de la Contratación | ||||
| - Estudio Previo de conveniencia y Oportunidad Anexo 2 | ||||
| - Anexo 5. Certificación Relaciones Laborales | ||||
| - Inscripción Servicio Nacional de Empleo | ||||
| ETAPA PRECONTRACTUAL | ||||
| - Resolución por la cual se justifica una contratación directa | ||||
| - Oferta de Servicios y soportes (Certificaciones de experiencia y estudios) | ||||
| - Certificado de Capacidad e idoneidad | ||||
| - Formato Único de Hoja de Vida | ||||
| - Formulario Único (Declaración Juramentada de Bienes y Rentas) | ||||
| - Fotocopia cédula de ciudadanía | ||||
| - Fotocopia Pasado Judicial | ||||
| - Fotocopia Libreta Militar | ||||
| - Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría) | ||||
| - Certificado de la Contralorea | ||||
| - Fotocopia RUT (Régimen Único Tributario) | ||||
| - Fotocopia Afiliación Salud y Pensión | ||||
| ETAPA CONTRACTUAL | ||||
| - Contrato | ||||
| - Certificado de Registro Presupuestal | ||||
| - Póliza de Garantía exigida | ||||
| - Pago publicación del Contrato | ||||
| - Fotocopia afiliación Riesgos Profesionales (ARP) | ||||
| - Comunicación designación al Supervisor del contrato | ||||
| - Planillas de Pago con soportes (Planilla, Informe de Actividades, Certificación para pago y fotocopia de pagos a Salud, Pensión y Riesgos Profesionales | ||||
| - Comisiones (Informes de Comisión, solicitudes de pago y anticipos) | ||||
| - Adiciones, modificaciones, prórrogas, cesiones y suspensiones | ||||
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Secretaría General – Grupo Administración de Documentos Pag. 1 de __
HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS EXPEDIENTE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
Etapas: Preparatoria, Pre-contractual, Contractual y Post-contractual
| - Cesión del Contrato | ||||
| - Documentos requeridos para aprobación de la Cesión | ||||
| ETAPA POST-CONTRACTUAL | ||||
| - Acta de Liquidación o Terminación del Contrato | ||||
| - Certificado de cumplimiento a satisfacción del objeto del contrato | ||||
| - Hoja de Ruta órdenes de pago | ||||
| - Certificación Paz y Salvo de Tesorería | ||||
| - Acta de Legalización entrega puesto de trabajo | ||||
| - Informe final del contratista | ||||
Fecha del último registro de esta página _________________________________
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Secretaría General - Grupo Administración de Documentos Pag. 2 de __
HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS EXPEDIENTE CONTRATO DE SERVICIOS PERSONALES DE INSTRUCTORES
Etapa: Preparatoria, Precontractual, Contractual y Postcontractual
No. CONTRATO: ______________________________ FECHA: _____________
NOMBRE DEL CONTRATISTA: _______________________________________
DEPENDENCIA: ___________________________________________________
| FECHA | TIPO DOCUMENTAL | FOLIO (S) | Firma de quien Entrega | Firma de quien Recibe |
| - Instructores- | ||||
| Etapa Precontractual | ||||
| - Anexo 2 Plan de Contratación de Instructores | ||||
| - Certificado de Disponibilidad Presupuestal | ||||
| - Anexo 3. Certificación Subdirector de Inexistencia de personal de Planta | ||||
| - Anexo 1. Estudio de necesidad y oportunidad de la Contratación | ||||
| - Anexo 4. Autorización de la Contratación | ||||
| - Anexo 6. Certificación capacidad e idoneidad experticia y experiencia | ||||
| - Anexo 5. Acto Administrativo de justificación de la contratación directa | ||||
| - Pantallazo de la publicación del acto administrativo | ||||
| - Registro de perfiles a contratar en el Sistema de Información del Servicio Nacional de Empleo | ||||
| - Registro de inscripción en el Banco de Instructores | ||||
| - Acta de selección de contratistas instructores | ||||
| Etapa Contractual | ||||
| - Minuta de contrato | ||||
| - Certificado de Registro Presupuestal | ||||
| - Póliza | ||||
| - Formato Único de hoja de vida | ||||
| - Fotocopia cédula de ciudadanía | ||||
| - Inscripción Registro Nacional Empleo | ||||
| - Fotocopia Certificaciones estudios realizados | ||||
| - Fotocopia Certificados experiencia laboral | ||||
| - Fotocopia Afiliación a pensiones y EPS | ||||
| - Fotocopia Certificado Judicial | ||||
| - Fotocopia Libreta Militar | ||||
| - Certificado antecedentes Disciplinarios | ||||
| - Certificado Contraloría | ||||
| - Declaración Juramentada de Bienes y Renta | ||||
| - RUT | ||||
| - Comprobante Publicación Diario Único de Contratación | ||||
| - Comprobante de Pago de Impuesto de Timbre | ||||
| - Impresión pantallazo de registro de ocupación de la vacante en el Servicio Nal. de Empleo | ||||
| - Comunicación Designación Supervisor | ||||
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HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS EXPEDIENTE CONTRATO DE SERVICIOS PERSONALES DE INSTRUCTORES
Etapa: Preparatoria, Precontractual, Contractual y Postcontractual
| - Prórrogas/Adiciones/Modificaciones y/o suspensiones | ||||
| - CDP y CRP de la Adición | ||||
| - Póliza en caso de adición | ||||
| - Acta de inicio | ||||
| - Planillas de pago y soportes (Planilla, certificación recibo a satisfacción por parte del supervisor, comprobantes de pago salud, pensiones y ARP) | ||||
| - Cesión del Contrato | ||||
| - Documentos requeridos para aprobación de la Cesión | ||||
| Etapa Postcontractual | ||||
| Acta de Liquidación y soportes (Hoja de Ruta de pagos al contratista, certificación recibo a satisfacción por parte del supervisor, comprobantes de pago salud, pensiones y ARP, entre otros. | ||||
| NOTA. Además de los documentos relacionados se debe dejar constancia escrita de los demás trámites realizados en cada una de las etapas del proceso de contratación, atendiendo el principio de Documentación que rige la Contratación Pública. | ||||
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HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS
EXPEDIENTE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
(Obra/Mantenimiento/Suministro/Compraventa/Arrendamiento)
Etapas: Preparatoria, Precontractual, Contractual y Pos contractual
No. CONTRATO: ______________________________ FECHA: ____________
NOMBRE DEL CONTRATISTA: _______________________________________
DEPENDENCIA: ___________________________________________________
| FECHA | TIPO DOCUMENTAL | FOLIO (S) | Firma de quien Entrega | Firma de quien Recibe |
| CONTRATOS | ||||
| Contratos de Adquisición de Bienes y Servicios (Compraventa, Suministro, Mantenimiento, obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública) | ||||
| Etapa Preparatoria | ||||
| - Solicitud necesidad de la contratación | ||||
| - Publicación Cámara de Comercio | ||||
| - Certificación verificación Plan Anual de Compras o Programa Mantenimiento, adecuaciones y construcciones | ||||
| - Certificado de Existencia s en almacén por el almacenista | ||||
| - Autorización previa | ||||
| - Anexo 6. Estudio y documentos Previos de Conveniencia y Oportunidad de la contratación | ||||
| - Modificación a Estudio y documentos previos | ||||
| - Certificado de Disponibilidad Presupuestal | ||||
| - Aviso de Convocatoria | ||||
| - Constancia de Publicación SECOP, página web u otro medio | ||||
| - Modificaciones Estudios y documentos previos | ||||
| - Proyecto de Pliego de Condiciones | ||||
| - Constancia Remisión del Proyecto a cada uno de los Miembros del Comité de Licitaciones y Compras. | ||||
| - Recomendación al Ordenador del Gasto, la publicación del proyecto de Pliego de condiciones. | ||||
| - Constancia Publicación en SECOP Proyecto de Pliegos simultáneamente con Estudio y documentos previos | ||||
| - Observaciones Proyecto de Pliego de Condiciones | ||||
| - Respuesta a las observaciones Proyecto Pliego de Condiciones | ||||
| - Constancia Publicación de las observaciones y de las respuestas a las observaciones | ||||
| Etapa Precontractual | ||||
| - Acto de Apertura al Proceso de selección | ||||
| - Acto de Suspensión del Proceso | ||||
| - Pliego de Condiciones Definitivo | ||||
| - Constancia publicación SECOP Pliego de | ||||
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HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS
EXPEDIENTE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
(Obra/Mantenimiento/Suministro/Compraventa/Arrendamiento)
Etapas: Preparatoria, Precontractual, Contractual y Pos contractual
| condiciones Definitivo | ||||
| - Adendas | ||||
| - Acta audiencia para precisar contenido y alcance de pliego de condiciones | ||||
| - Acta de Audiencia para revisión y asignación de Riesgos | ||||
| - Manifestaciones de interés en participar | ||||
| - Conformación lista posibles oferentes y acta audiencia de sorteo | ||||
| - Constancia publicación SECOP de la Lista Oferentes | ||||
| - Acta o Informe de Cierre de proceso y constancia de recepción de propuestas | ||||
| - Ofertas presentadas | ||||
| - Constancia Designación del Comité Evaluador de Propuestas y de la comunicación a sus Integrantes | ||||
| - Acta de Apertura de Urna | ||||
| - Invitación a Presentar Ofertas | ||||
| - Constancia de Publicación de la Invitación en página web Sena | ||||
| - Informe de Evaluación de las propuestas: Jurídica; Técnica, Económica, Financiera | ||||
| - Cuadro comparativo de Ofertas | ||||
| - Informe del Comité Evaluador sobre la evaluación de las Propuestas | ||||
| - Constancia de Publicación SECOP Informe Evaluación de Propuestas y de traslado del Informe según el caso | ||||
| - Constancia Verificación Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratación de Aprendices | ||||
| - Observaciones al Informe del Comité Evaluador | ||||
| - Acta de Audiencia de Adjudicación | ||||
| - Resolución de Adjudicación | ||||
| - Notificación de Resolución de Adjudicación | ||||
| - Resolución de Declaratoria de Desierta de la Licitación o de la Convocatoria Pública | ||||
| - Oferta | ||||
| Etapa Contractual | ||||
| - Contrato numerado, fechado y suscrito | ||||
| - Comunicación escrita a Supervisor del contrato | ||||
| - Certificado de Registro Presupuestal | ||||
| - Recibo de Pago Publicación del Contrato | ||||
| - Recibo Pago de Impuesto de Timbre | ||||
| - Póliza de Garantías Exigidas | ||||
| - Adiciones, modificaciones, aclaraciones, prórrogas, otro si al contrato | ||||
| - Pólizas de Garantía con ocasión de Adiciones o prórrogas al Contrato | ||||
| - Acta de Inicio del contrato cuando se requiere | ||||
| - Actas de suspensión y reanudación del contrato | ||||
| - Actas o Certificación del Supervisor y/o Interventor sobre recibo a satisfacción | ||||
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HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS
EXPEDIENTE CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
(Obra/Mantenimiento/Suministro/Compreventa/Arrendamiento)
Etapas: Preparatoria, Precontractual, Contractual y Pos contractual
| - Informes periódicos del Supervisor y/o Interventor de Contrato | ||||
| - Actas de acuerdos entre Supervisor y/o Interventor y el contratista sobre ejecución contrato | ||||
| - Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista | ||||
| - Comprobantes de Entrada a Almacén; Órdenes de Pago y Comprobantes de Egreso. | ||||
| - Actas de instalación y puesta en funcionamiento de los bienes | ||||
| - Soportes de pago de Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y constancia de verificación interna del cumplimiento en el pago de Parafiscales y Contratación de Aprendices. | ||||
| - Declaración de importación cuando se requiere | ||||
| - Cotizaciones en Bancos | ||||
| - Carta de crédito pago al exterior | ||||
| - Declaración de cambio | ||||
| - Autorización de Giro | ||||
| - Solicitud de expedición de gravámenes arancelarios e IVA | ||||
| - Cotización de bodegaje y facturas de bodegaje | ||||
| - Comprobante de Egreso de Anticipo | ||||
| - Carta Contratista sobre información bancaria para transferencias electrónicas | ||||
| - Resolución de Incumplimiento y multas | ||||
| - Constancia de notificación de la Resolución | ||||
| - Recursos contra la Resolución | ||||
| - Resolución por la cual se decide recursos interpuestos | ||||
| Etapa Poscontractual | ||||
| - Acta de Liquidación junto con los Soportes requeridos | ||||
| NOTA. Además de los documentos relacionados se debe dejar constancia escrita de los demás trámites realizados en cada una de las etapas del proceso de contratación, atendiendo el principio de Documentación que rige la Contratación Pública. | ||||
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HOJA DE CONTROL CRUZADO
CONTRATO DE __________________________________
No. CONTRATO: ____________________________ FECHA: _____________
NOMBRE DEL CONTRATISTA: ____________ _________________
DEPENDENCIA: __________________________________________________
Los documentos originales que se describen a continuación se encuentran archivados en el expediente del Contrato No. _______ del ________de _____ de 2010, a nombre de _______________________________________________
| ITEM | TIPO DOCUMENTAL | FOLIO (S) | Firma de quien Entrega | Firma de quien Recibe |
NOTA: Este procedimiento se aplica para evitar la duplicidad de documentos y contribuir al Proyecto de Oficina sin Papel- Solamente se podrá utilizar en la contratación que se celebre durante la misma vigencia.
__________________________________________________________
Nombre, cargo o función de quien diligenció y archivó este documento
_______________________________________
Vo. Bo. Coordinador Grupo Apoyo Administrativo
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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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