CIRCULAR 190 DE 2013

(diciembre 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

A partir del direccionamiento estratégico SENA Más Trabajo, y del propósito superior de la atención empresarial definido como: “Los empresarios reconocerán en el SENA, la primera y mejor opción de formación y fuente de talento humano para la competitividad y productividad de las empresas y regiones”; el Contrato de aprendizaje se convierte en la estrategia SENA de cobertura Nacional que promueve la inclusión social de los jóvenes Colombianos a entornos productivos a través del cumplimiento de la cuota regulada por la Ley 789 de 2002, permitiéndole a los Empresarios acceder a talento humano en proceso de cualificación de calidad, y ofreciéndole a nuestros aprendices realizar prácticas empresariales en ambientes reales, facilitando su inserción laboral formal, y garantizando el acceso a recursos económicos que mitiguen la deserción.

La Gestión del Contrato de Aprendizaje se desarrollará por la Dirección de Empleo, las Regionales, Los Centros de Formación Profesional, los Aprendices y los Empresarios y permitirá que:

- El contrato de Aprendizaje se convierta en un Valor Agregado para la competitividad y productividad de las Empresas y estas en un aporte al papel coformador al permitir que en ambientes reales el aprendiz refuerce sus competencias.

- Aumento de ingresos de los aprendices mitigando la deserción.

- Disminución del porcentaje de cuotas monetizadas.

- Aumento de contratos de aprendizaje desde la etapa lectiva.

- Aumento del número de empresas que mensualmente cumplen con la cuota regulada. Aumento en el número de Contratos Voluntarios para Aprendices SENA

Para lograr la efectividad en la gestión del Contrato de Aprendizaje, desarrollaremos las siguientes líneas de acción:

- Sensibilización, asesoría y acompañamiento al aprendiz para su vinculación a la modalidad de contratos de aprendizaje en todas las etapas (inducción, lectiva, practica, egresados).

- Modelo efectivo de intermediación entre los aprendices y las empresas para la suscripción de contratos de aprendizaje.

1. PROCESO DEL APRENDIZ

El trabajo articulado del equipo para la Gestión del Contrato de Aprendizaje (Orientadores Ocupacionales, Líderes de Centro y Líderes de Contrato, estos últimos son un Recurso Humano que deben proveer los Centros de Formación), se concentrará en etapas claves del proceso del aprendiz, como son: Inducción, etapa lectiva con énfasis en los momentos previos al inicio de la etapa productiva.

I. Inducción

En esta etapa se pretende que el equipo de la Gestión del Contrato de Aprendizaje, desarrolle con los aprendices jornadas de contextualización sobre los servicios ofrecidos por la Agencia Pública de Empleo, así como en el manejo del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices - SGVA. El desarrollo de estas actividades busca que el aprendiz conozca desde los primeros momentos de su proceso formativo los servicios que el SENA pone a su disposición y de esta forma lograr aprovechar sus beneficios.

Desde la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento se entregarán los modelos de talleres e insumos necesarios para el desarrollo de las actividades mencionadas.

Se espera como resultado de esta primera etapa (finalización del proceso de inducción o máximo una semana después) se hayan desarrollado como mínimo las siguientes actividades:

a) Presentación a los aprendices sobre el Contrato de Aprendizaje, la cual estará apoyada en las presentaciones contenidas en el Manual de Contrato de Aprendizaje.

b)  Migración al Sistema de Gestión Virtual de Aprendices - SGVA y entrega de indicaciones sobre su uso. Máximo dos meses después de la inducción.

c) Realización de jornadas de capacitación sobre los procesos propios del relacionamiento con el empresario y las actividades necesarias para la consecución del contrato de aprendizaje, entre los que se encuentra el proceso de selección, la entrevista, la firma del contrato y la verificación del registro del mismo en el aplicativo S.G.V.A.

II. Etapa Lectiva

Conscientes de la importancia que tiene para el empresario la vinculación de talento humano con habilidades técnicas y actitudinales, desde la Agencia Pública de Empleo se proyectan acciones sistemáticas y fundamentadas, con la finalidad de formar futuros egresados con metas claras, factibles y con un perfil profesional basado en conocimientos para el desempeño laboral y excelente calidad humana. Esto a través de diversos talleres en los cuales se enfatiza en temáticas tales como: competencias blandas, herramientas para la efectiva vinculación laboral entre otros.

Desde la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento se entregarán los modelos de talleres e insumos necesarios para el desarrollo de las actividades mencionadas.

Durante el desarrollo de la etapa lectiva el equipo de la Gestión del Contrato de Aprendizaje garantizará el desarrollo de las siguientes actividades:

a) Acompañamiento permanente a los aprendices en sus ambientes de aprendizaje, a través de la fluida información de los requerimientos presentados por el empresariado, así como en el proceso para aplicar a las mismas, los procesos de selección, entrevista y su final vinculación.

En esta etapa es de vital importancia tener identificadas las empresas de mayor impacto de la región, el sector en el que se desarrolla y todos aquellos aspectos que le den al aprendiz los conocimientos esenciales para enfrentar los procesos antes mencionados.

b) Garantizar que las solicitudes que han realizado las empresas se atiendan con un tiempo máximo de 5 días hábiles; los aprendices deben aplicar a las empresas y realizar las llamadas para iniciar procesos de selección acorde a las instrucciones que han entregado los orientadores de empleo.

En este proceso queremos dar las mayores garantías a los participantes del proceso. Por tal razón, es necesario tener en cuenta que se deben aplicar a las empresas un número mayor de aprendices a los solicitados. Esto dará mayor oportunidad en selección al empresario y evitara reprocesos de selección.

c) El SGVA permite a los aprendices la impresión de la Carta de Presentación, documento indispensable para los procesos de selección. El líder de contrato de aprendizaje y/o líder de centro son los encargados de apoyar este proceso, así como de realizar el seguimiento correspondiente para la confirmación de fechas a estas empresas vía correo electrónico.

III. Antes de salir a etapa productiva:

El equipo de la Gestión del Contrato de Aprendizaje, preparará para la semana previa al inicio de la etapa productiva, talleres para los aprendices en temáticas como: comportamiento en el ambiente laboral y productivo, presentación personal, responsabilidad y valores.

De acuerdo a la información que se tiene registrada en el SGVA; los líderes de Centro y/o líderes de contrato en apoyo con los Coordinadores de Relaciones Corporativas, remitirán a la Coordinación académica el listado de los aprendices que inician etapa productiva para que sean agendadas las visitas de seguimiento respectivas en la empresa.

IV. Etapa productiva:

Todos los aprendices deben recibir visita de seguimiento técnico por parte de los instructores que se han designado para tal fin; adicionalmente a través del SGVA se dispondrá una corta encuesta que permitirá indagar sobre la pertinencia de la etapa productiva; esta encuesta llegará como un control de alerta al correo del aprendiz indicándole que debe presentarla quince días antes de culminar su etapa productiva. Así mismo a la empresa patrocinadora, se le aplicará una Encuesta de Satisfacción sobre cada Contrato de Aprendizaje ejecutado con Aprendices SENA.

Teniendo en cuenta el momento coyuntural por el cual están cruzando los aprendices durante su etapa productiva y la relevancia que tendrá esta en su desarrollo profesional, uno de los insumos con los que cuenta la Agencia Pública de Empleo, es la retroalimentación recibida por parte de los empresarios, a través de las visitas de seguimiento que realiza la Dirección de Formación Profesional. Posteriormente se evaluarán los resultados de las encuestas de satisfacción de empresas y aprendices, con el fin de generar e implementar estrategias que permitan mejorar la gestión del Contrato de Aprendizaje y de la pertinencia de la formación.

V. Una vez concluida la etapa productiva.

Desde la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento se garantizará que máximo dos meses después que el aprendiz culmine su etapa productiva, los orientadores de empleo en las Regionales realicen contacto (telefónico, virtual y/o presencial) para conocer la actualidad laboral del aprendiz; lo anterior para conocer claramente si el aprendiz está vinculado laboralmente o por el contrario, inicia proceso en la Agencia Pública de Empleo como aspirante prioritario de vinculación. Esta trazabilidad se realizará a través del Módulo “Intermediación laboral para Aprendices SENA” dispuesto en el Aplicativo de la A.P.E

2. PROCESO CON EL EMPRESARIO

En las Unidades de Atención empresariales de las Regionales y la Dirección de Empleo, se debe priorizar toda solicitud de los empresarios en el cumplimiento del contrato de aprendizaje, garantizando que la oferta educativa sea el resultado de las solicitudes empresariales.

A través de la implementación del C.R.M, de las visitas a los empresarios y de la ejecución de las Agendas Empresariales debemos conocer en que especialidades los empresarios requieren el cumplimiento de sus contratos de aprendizaje, y no únicamente en la posibilidad que tiene el empresario de cumplir su cuota con los aprendices disponibles en el SGVA; que en muchas ocasiones no aportan valor a sus procesos productivos en las empresas.

I. Proceso de búsqueda de aprendices por parte de las Empresas.

El nuevo diseño del SGVA permite al Empresario registrar las solicitudes de aprendices que tenga su empresa. Los Líderes de Centro y/o Contrato deberán garantizar la respuesta a estos requerimientos en un plazo no mayor a 5 días hábiles, posterior inicio al proceso de selección. Esta gestión personalizada del Contrato de Aprendizaje no exonera al cumplimiento de la cuota por parte el Empresario, simplemente pretende facilitar el proceso tanto a empresarios y aprendices.

II. Atención y segmentación de las empresas al contrato de aprendizaje.

Para el cumplimiento del propósito de “SENA más Trabajo” es preciso aunar esfuerzos con claridad de las responsabilidades que recae en cada equipo de trabajo. Es por esto, que para lograr atención más personalizada y oportuna desde la Dirección General se ha determinado que la atención se realizará de la siguiente manera:

Gestores Estratégicos: Atenderán las necesidades y se encargarán de la promoción del contrato de aprendizaje en empresas que tienen una cuota superior a 30 aprendices, esto con el fin de garantizar de forma mensual el cumplimiento de la cuota regulada.

Gestores Empresariales: Atenderán las necesidades y se encargarán de la promoción del contrato de aprendizaje en las empresas que tienen una cuota entre 10 y 29 aprendices, garantizando de forma mensual el cumplimiento de la cuota regulada.

Técnicos Pymes, Líderes de Centro, Líderes de Contrato, Agentes línea empresarial: Atenderán las necesidades y se encargarán de la promoción del contrato de aprendizaje en las empresas que tienen entre 1 y 9 aprendices.

La distribución de las Empresas para los gestores estratégicos será asignada por el Director de Empleo, Trabajo y Emprendimiento, las empresas de los gestores empresariales serán de manejo del Director Regional y el Coordinador de Relaciones Corporativas.

III. Servicios de Contrato de aprendizaje para empresarios.

Adicionalmente, la gestión del Contrato de aprendizaje estará complementada por nuevos procesos y espacios de articulación con los empresarios, a saber:

Línea empresarial: A través de la línea 4049494 en Bogotá y el 018000 910682 para el resto del país, se cuenta con un equipo de expertos en el Contact Center quienes desde el pasado mes de Agosto brindan toda la asesoría y el acompañamiento necesario a los empresarios en relación a Solicitudes de aprendices, registro de contratos, acompañamiento y/o asesoría legal sobre contrato de aprendizaje entre otros.

Chat de Contrato de Aprendizaje: Para el 2014, se contará con un equipo especializado, que a través de la página del SENA y el aplicativo de aprendices

- SGVA, permitirá al empresario tener contacto directo y en línea con el SENA para gestionar sus solicitudes de aprendices, registro de contratos, acompañamiento y/o asesoría legal sobre contrato de aprendizaje entre otras.

- Capacitaciones a nivel Nacional sobre contrato de aprendizaje: Se contará a nivel Nacional con un cronograma de capacitaciones presenciales para la normatividad y uso del SGVA, esta información la manejarán todos los funcionarios del SENA que interactúen en el proceso para brindar esta información e incluso los agentes del Contact Center.

Los lineamientos presentados pretenden ser una guía para la Gestión del Contrato de Aprendizaje. Desde la Dirección de Empleo, Trabajo y Emprendimiento se garantizará la capacitación a las Regionales, la divulgación de la estrategia, la entrega oportuna del material de trabajo y la documentación necesaria para su implementación. El compromiso de las Direcciones Regionales, de las Subdirecciones de Centro y del Equipo de la Gestión de Contrato de Aprendizaje nos garantizara la satisfacción del Empresario y el papel coformador del mismo, pertinencia en la oferta educativa y mayor posibilidad de inclusión laboral a nuestros aprendices SENA.

Cordialmente,

GERMAN ALBERTO CHAVES CORREAL

Director de Empleo, Trabajo y Emprendimiento

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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