CIRCULAR 212 DE 2022

(noviembre 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

Bogotá D.C

Con el objetivo de cumplir con los compromisos institucionales, se hace necesario establecer los lineamientos para la legalización de bienes muebles que se encuentran al servicio bajo la responsabilidad de contratistas a la finalización de su contrato de prestación de servicios; teniendo en cuenta que todo servidor público que requiere un bien para el cumplimiento de sus funciones asume la responsabilidad administrativa, fiscal y rendirá cuentas de su utilización de acuerdo con lo establecido en la ley 80 de 1993 “Por el cual se expide el estatuto General de Contratación de la Administración Pública” Artículo 5° de los derechos y deberes de los contratistas. Numeral 4o. Garantizarán la calidad de los bienes y servicios contratados y responderán por ellos y el numeral 18 y 24 del artículo 40 de la ley 200 de 1995.

1. Con el fin de contribuir con la optimización de los recursos, agilizar los trámites internos de la Entidad, se tienen en cuenta los siguientes aspectos para la legalización del inventario a cargo de contratistas.:

1.1. Guía para la Administración y Control de Bienes

La Guía para la Administración y Control de Bienes GIL-G-003: “todos los cuentadantes al terminar su vínculo con la entidad o finalizar su contrato de prestación de servicios deben realizar las actividades de legalización de los bienes que tienen a su cargo”.

https://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=4337

1.2. Manual de Supervisión e intervención-GCCON_M-002

Responsabilidades del supervisor del contrato establecidas en el Manual de Supervisión e intervención-GCCON_M-002; numeral 4.1. DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO, “Cuando el contratista tenga equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, se verifica su estado y cantidad, lo mimo que su reintegro al finalizar la relación contractual. Del mismo modo, se informa al área correspondiente sobre el retiro del contratista o la terminación del contrato para eliminar claves y accesos a los distintos sistemas de información a los que se le haya dado acceso".

1.3. Contratos de prestación de servicios:

CLAUSULA PRIMERA: Obligaciones Generales del contratista, numeral 5 “Entregar a la finalización del plazo de ejecución o del vínculo contractual o cuando el supervisor del contrato lo solicite, los bienes devolutivos que le hayan sido asignados para el cumplimiento del objeto del contrato”. A saber:

- Fecha máxima de plazo de ejecución: corresponde a la fecha final de ejecución del contrato.

- Vinculo contractual: corresponde desde la fecha de suscripción del contrato hasta la expiración de la vigencia de las garantías de cumplimiento.

- Cuando el supervisor de contrato lo solicite: en atención a los requerimientos del supervisor del contrato.

Una vez vencidos estos plazos si no se realizó la legalización del Inventarlo a cargo del contratista se procederá con las diligencias administrativas a que haya lugar contra el supervisor del contrato, la aplicación de la póliza de garantía de complimiento suscrita para cada contrato de prestación de servicios y/o apertura de cuentas de responsabilidad a nombre del contratista.

2. Herramientas y aspectos a tener en cuenta para la legalización de bienes muebles.

En el marco de las acciones de mejora continua y en aras de optimizar las actividades relacionadas con la administración y control de bienes, desde el aplicativo münventarlo.sena.edu.co. Ingresando con el número de Identificación del cuentadante, se puede generar el reporte que permite evidenciar si un cuentadante tiene bienes a su cargo en tiempo real y, el acceso a este aplicativo está disponible dentro y fuera de las instalaciones de la entidad.

El reporte de relación de bienes generado desde el aplicativo münventarlo.sena.edu.co, es el documento válido para todos los trámites a que haya lugar cuando el contratista finaliza su contrato de prestación de servicios.

Una vez el cuentadante ha realizado la legalización de la totalidad de su Inventarlo, genera el reporte desde münventarlo.sena.edu.co en el cual se evidencie que no tiene bienes a su cargo y lo adjunta al FORMATO ENTREGA CONTRATISTA BIENES-GTH-F-074, como este lo describe.

Es Importante tener en cuenta que este reporte genera la consulta de los bienes que se encuentran a cargo del cuentadante en el módulo de almacén y el módulo de servicio, por los cual los contratistas que desempeñan actividades como almacenistas deben realizar la entrega del almacén de acuerdo con lo establecido en la GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES GIL-G-003, la cual se encuentra socializada en la plataforma Compromiso. https://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=4337

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 442 de 2005, la gestión del almacén e Inventarlos es responsabilidad del Coordinador Administrativo de cada centro, a quien se le hará la entrega formal del almacén o a la persona que este designe

El Contratista para legalizar su Inventarlo puede realizar las actividades de reintegro y/o traspaso las cuales se describen a continuación:

Reintegro de bienes: Consiste en devolver físicamente los bienes que el contratista tiene a su cargo al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de Formación y el registro de este movimiento en el aplicativo SACB.

Traspaso entre cuentadantes: Consiste en traspasar los bienes de un contratista a otro Cuentadante dentro del mismo centro de costo, en este caso de un contratista a un funcionario de planta. El contratista realiza la solicitud de traspaso de elementos y el funcionario que recibe asume la responsabilidad fiscal y administrativa de estos elementos.

Por lo descrito con anterioridad a continuación se detallan las actividades para la legalización de inventario que deben tener en cuenta cuentadantes que finalizan contrato

- El contratista ingresa a https://m¡¡nventar¡o.sena.edu.co y consulta los bienes que tiene a su cargo y verifica que todos los elementos se encuentren físicamente.

- Una vez verificados los bienes el contratista a través de https://m¡¡nventar¡o.sena.edu.co realiza la solicitud de traspaso o reintegro de bienes, dicha solicitud llegará automáticamente al servidor público o contratista con responsabilidades de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

- El responsable de almacén en la Dirección General, Regional o Centro de Formación procede a realizar la transacción solicitada (traspaso entre cuentadantes o reintegro de bienes al almacén), a través del sistema de Información suministrado por la Entidad para la administración de bienes SACB.

- Transacción de traspaso entre Cuentadantes: el reporte es enviado vía correo electrónico al contratista que realizo la solicitud, una vez las reciba el contratista debe Imprimirla, tomar las firmas del cuentadante que entrega el bien y el cuentadante que lo recibe. Dicho documento original es entregado en el almacén la Dirección General, Regional o Centro de Formación para ser legalizado en el sistema de Información SACB.

Nota: Las transacciones de traspaso entre cuentadantes que no sean entregadas debidamente firmadas al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de formación serán anuladas en el aplicativo SACB antes de finalizar la vigencia 2022 y los bienes seguirán a cargo del Contratista o funcionario origen.

Actividades para el reintegro de Bienes TIC

- El cuentadante debe realizar previamente la solicitud de reintegro a través de https://m¡¡nventar¡o.sena.edu.co, posteriormente acercarse al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de Formación con el equipo entregado para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, el concepto técnico emitido por el personal de la mesa de ayuda, con fecha de expedición que no supere 10 días calendario en el cual se debe Indicar que el equipo se encuentra en condiciones óptimas de funcionamiento para ser reintegrado al almacén y, de la misma manera haber realizado el Back UP de la Información almacenada en el equipo, el desbloqueo de la clave de arranque y la desinstalación del usuario asignado.

- Los Contratistas que tienen bajo su responsabilidad equipos de cómputo de escritorio o portátiles una vez realizada la solicitud de reintegro a través de https://miinventario.sena.edu.co, el servidor público o contratista con responsabilidades de Almacenista informará la fecha en que se acercará a realizar el reintegro del equipo, al momento del reintegro del bien el contratista debe tener el concepto técnico emitido por el personal de soporte en sitio con fecha de expedición no superior a 10 días calendario y haber realizado el Back UP de la información almacenada en el equipo.

Reintegro de Bienes TIC del Operador Telefónica

- Los Contratistas que bajo su responsabilidad cuenten con equipos de cómputo portátiles o de escritorio con placa de identificación de COLTEL de propiedad del operador Telefónica y que fueron asignados para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, deben generar la solicitud de devolución y/o entrega del equipo a través de Mesa de Servicio mesadeservicio@sena.edu.co

- Es responsabilidad de los Supervisores de contratos de prestación de servicios, velar por el reintegro de los equipos y elementos suministrados al contratista pertenecientes al operador Telefónica.

Nota: El Contratista antes de realizar el reintegro del bien de propiedad del SENA o del operador Telefónica, debe realizarla copia de seguridad o el back up de la información almacenada, toda vez que cuando bienTIC se encuentre en custodia del almacenista o del operador, éste no se hace responsable de la información contenida en dichos equipos.

En caso de presentarse dudas con la aplicación de la presente circular, por favor comunicarse con el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General.

CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO

Director Administrativo y Financiero (E) Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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