CIRCULAR 249 DE 2011

(septiembre 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogota D.C.

Continuando con el proceso de depuración de las cuentas por pagar y de las conciliaciones bancarias, producto del pago de obligaciones que los beneficiarios no han adelantado el proceso de cobro, y con el fin de mejorar la calidad de la información contable buscando que esta refleje la situación ajustada a la realidad, comedidamente les solicitamos dar cumplimiento a las instrucciones que a continuación se imparten, y que se encuentran ajustadas al concepto 20103-141776 del 27 de abril de 2010 de la Contaduría General de la Nación.

Instrucciones generales:

- En primer lugar se recalca el tema de cheques girados y que no han sido presentados al banco para su cobro por los beneficiarios, los cuales deben ser anulados realizando su registro debitando la subcuenta 111005 correspondiente y acreditando la 242529 - Cheques no cobrados o por reclamar, esto se evidencia en la conciliación bancaria, cuando allí aparecen partidas de cheques girados y no cobrados.

- Igual procedimiento se debe seguir con aquellos cheques girados, retirados por los beneficiarios pero que luego de seis (6) meses de haber sido librados no han sido presentados al cobro ante la Entidad Financiera, es decir que se debe realizar el registro debitando la cuenta 111005 correspondiente y acreditando la 242529 - Cheques no cobrados o por reclamar.

Dado que estas instrucciones no son un tema nuevo y del cual se ha venido insistiendo de varios años atrás, se informa que estos dos (2) procedimientos, que son del total resorte y responsabilidad de las áreas de Tesorería, deben ser cumplidos en su totalidad, sin excepción alguna, para el cierre contable del mes de Septiembre de 2011; es decir que ninguna conciliación bancaria con corte al 30 de septiembre de 2011 podrá presentar cheques pendientes de cobro con una antigüedad anterior al mes de agosto de 2011, teniendo en cuenta que el SENA no tiene cheques en sus tesorerías, salvo los de gerencia que se expiden para casos especiales y se tramitan para la entrega y cobro el mismo día.

- Para aquellos casos en que se presentan Pasivos y que no ha sido posible cancelar las obligaciones por información incompleta de los beneficiarios o porque los mismos no han adelantado el cobro correspondiente, incluidos los cheques anulados no cobrados, el área contable debe dar tránsito ante el Subcomité de depuración contable de la Regional para obtener su aprobación para realizar los procedimientos correspondientes, que pueden ser:

* Si los estudios y soportes presentados indican que se trata de un pasivo asociado a un derecho de cobro extinto por la prescripción para el acreedor, se deben iniciar las acciones de conformidad con el ordenamiento jurídico tendientes a obtener la prescripción.

* Si los estudios y soportes presentados indican que se trata de un pasivo asociado a un derecho de cobro vigente para el acreedor y el pago no se ha surtido por información incompleta del mismo o porque no se ha adelantado su cobro, se deberá proceder a realizar la publicación en aviso de prensa de amplia circulación Regional.

- Una vez obtenida la prescripción de las obligaciones, se debe proceder al reconocimiento contable mediante un débito en la subcuenta correspondiente de la cuenta del pasivo, y un crédito a la subcuenta 48100802 - Recuperaciones Cancelación de pasivos no exigibles

Consideraciones a tener en cuenta:

1- Los procedimientos relacionados con las conciliaciones bancarias deben ser ejecutados por el área de Tesorería.

2- Los registros en la cuenta 242529 deben permanecer en ella hasta tanto se logre el pago de la obligación o se obtenga la prescripción de la misma.

3- Aunque el área contable es la responsable de presentar ante el Subcomité de depuración contable Regional las propuestas de prescripción, el estudio y sustanciación de las mismas debe ser adelantado por el área jurídica Regional, es decir que es un trabajo conjunto.

4- Bajo ninguna circunstancia se puede declarar la prescripción de obligaciones vigentes, ni cuando se haya cumplido el requisito de publicación en diario de amplia circulación sin que el acreedor se acerque a realizar el cobro; este es un requisito para sustanciar el expediente para su posterior declaratoria de prescripción.

5- Cuando se realice el procedimiento de publicación de obligaciones y se presente el acreedor a gestionar su pago, se le deben exigir los siguientes documentos:

- Solicitud escrita del beneficiario del pago, dirigida al pagador correspondiente en cada Regional o Centro de Formación, indicando: concepto del pago, valor, documento de identificación y certificación bancaria de una cuenta corriente o de ahorros a nombre del solicitante para el pago mediante abono en cuenta.

- Certificación de contabilidad en donde conste la obligación a favor del solicitante.

Cordialmente

MANUEL FERNANDO MONSALVE AHUMADA

Director Administrativo y Financiero (E)

JOSE OMAR AVILA

Coordinador Grupo de Contabilidad

MAGDA L. CASTAÑEDA

Coordinadora Grupo de Tesoresía

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