CONCEPTO 48 DE 2016

(noviembre 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

XXXXXXXXXXXXXXX

En atención a la solicitud sin radicar, mediante la cual manifiesta: -El señor xxxx identificado con la C.C No. xxxx, quien actúa como representante legal de xxxx, presentó derecho de petición donde solicita certificación del Contrato No. xxxx de 2015 ejecutado por xxxx con el fin de gestionar diligencia de acreditación en el exterior y tramite de apostilla en la Cancillería del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Así mismo solicita que el funcionario que expide la certificación registre la firma en la Página del Ministerio de Relaciones Exteriores, ya que este requisito es obligatorio para la diligencia de apostilla.

Por lo anterior, respetuosamente solicito me indique si la firma que se debe registrar ante el Ministerio es la del Director General o si por el contrario se puede registrar la firma del Subdirector (E) del Centro Agropecuario SENA Espinal, toda vez que el documento solicitado tendrá validez en el exterior” (Se suprimen las identificaciones del original), nos manifestamos en el siguiente sentido:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 3269 de 2016 del Ministerio de Relaciones Exteriores, “Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos y se deroga la Resolución 7144del 24 de octubre de 2014”, en su Artículo 3º: “DEL REGISTRO DE LAS FIRMAS. Todo funcionario público que suscriba documentos que deban surtir efectos en el exterior, deberá registrar su firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, así mismo informar cuando se retire del servicio o sobre la modificación o cambio sufrido en su firma en el cargo por él desempeñado. // El funcionario público que firme digitalmente el documento, deberá haber registrado su firma manuscrita haciendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la llave pública del certificado digital en el formato establecido ante la Cancillería”. (Resaltado fuera de texto)

Así las cosas, una vez en la Regional determinen quien es el competente para expedir la certificación, de acuerdo con la solicitud del peticionario, este funcionario deberá registrar su firma en el Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con la norma citada.

Debe resaltarse que la obligación de registro de firma no es del representante legal en razón del cargo, la obligación es genérica para todo funcionario que, en razón de su cargo, suscriba un documento que tenga por objeto surtir efectos más allá del ámbito nacional.

Recomendamos revisar la norma citada, pues en ella encontrarán el procedimiento a seguir para el registro de la firma.

El presente concepto se rinde de conformidad con lo dispuesto por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordial saludo,

Carlos Emilio Burbano Barrera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica SENA

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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