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CONCEPTO 32019 DE 2020
(mayo 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
XXXXXXXXXXXXXXX
ASUNTO: Concepto sobre actas sin firma manuscrita
En atención a la copia de la comunicación electrónica del 7 de mayo de 2020, sin radicar, mediante la cual solicita precisar la validez de las actas que dejaron sin firma manuscrita; al respecto, de manera comedida le informo.
En su comunicación manifiesta:
¿Cuál será la validez de las actas que dejemos sin la firmar manuscrita?, lo anterior para los trámites administrativos y académicos. Máxime que por medio de estas actas se autoriza cancelar los proceso de formación, modificar juicios evaluativos o certificar y expedir títulos.
ANÁLISIS JURÍDICO
La innovación tecnológica ha impuesto el uso de herramientas y recursos virtuales para la ejecución de diversas actividades que ha impactado la vida cotidiana y también el contenido de la reglamentación aplicable. El incontable número de documentos en medio físico ahora se tramitan de manera virtual y se firman por medios electrónicos. Esto obedece también a la política de cero papel.
En consecuencia, la aplicación de la tecnología en el derecho cambió el sistema para satisfacer las nuevas necesidades que surgieron a partir del avance tecnológico. En este sentido las firmas digitales o digitalizadas y electrónicas tiene la misma validez jurídica de la firma manuscrita y son reconocidas en Colombia en contratos y documentos en general, excepto en los casos en que de forma específica es exigida por ley la firma manuscrita.
En Colombia la Ley 527 de 1999, constituye el marco jurídico integral y general que avala, salvo algunas excepciones, el uso de los mensajes de datos o documentos electrónicos en todas las actividades de los sectores público y privado. Otorga pleno valor probatorio a los mensajes de datos y establece que no se podrá negar eficacia jurídica en actuaciones judiciales o administrativas a este tipo de información.
La Ley 527 de 1999, fue reglamentada, entre otros, por el Decreto 2364 de 2012 sobre la firma electrónica.
El Decreto 1078 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, compila todas las normas reglamentarias sobre las innovaciones tecnológicas, tales como cédula de ciudadanía digital, credenciales de autenticación, documento electrónico, documento electrónico de archivo, escritura pública electrónica, carpeta ciudadana digital, firma electrónica y firma digital, ente otras regulaciones.
El Decreto 1413 de 2017, que adicionó título 17 de la parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, fijó los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales.
El Decreto 1413 de 2017 indica que cada interesado en prestar a título de operador cualquiera de los servicios ciudadanos digitales básicos, deberá contar con la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) en las siguientes actividades: 1) Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas; y 2) Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firmas digitales certificadas u ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas electrónicas. (Art. 2.2.17.2.2.3)
Este Decreto 1413 de 2017 también establece que el uso de los servicios ciudadanos digitales será obligatorio para los organismos y entidades públicas, así como para los particulares que desempeñen funciones públicas. (Art. 2.2.17.3.1)
La Ley 527 de 1999 y los decretos reglamentarios compilados en el Decreto 1078 de 2015 recogen los diferentes principios jurídicos de los medios electrónicos, como son: el principio de equivalencia funcional, la neutralidad tecnológica, la inalterabilidad del derecho sustancial preexistente y la internacionalidad, estableciendo como atributos generales de certeza jurídica los de autenticidad, integridad, y disponibilidad.
Equivalencia funcional
Se basa en un análisis de los objetivos y funciones que cumple el documento sobre papel para determinar la manera de satisfacerlos en el contexto tecnológico. El fin es la creación de técnicas y mecanismos telemáticos orientados a cumplir la misma función que desempeñan los tradicionales documentos en papel, con idénticas garantías de seguridad y confianza en la información consignada, es decir, los requisitos técnicos, bajo los cuales un documento electrónico cumple la misma finalidad atribuida a un soporte en papel y, por consiguiente, se tiene como su homólogo para efectos jurídicos.
Ahora bien, el Código de Comercio en su artículo 826 define la firma como la expresión del nombre del suscriptor o cualquier elemento, signo o símbolo cuyo propósito sea servir de medio de identificación personal.
La firma en Colombia está regulada de manera particular, pues existen distintas clases de firmas reconocidas y por ello su tratamiento varía, entre ellas, las siguientes:
- Firma tradicional o manuscrita.
- Firma electrónica
- Firma digital.
La Ley 527 de 1999 en el artículo 7o, reconoce dos tipos de firma: la firma electrónica y la firma digital:
Determina que “Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.”
Firma Digital. Es el procedimiento matemático que adherido a una información electrónica permite establecer la autoría de dicha información y si ésta ha sido alterada.
Firma electrónica. Es aquel mecanismo técnico que permite identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado, es decir, de acuerdo con el Decreto 2364 de 2012, el mecanismo que garantiza autenticidad e integridad.
El Decreto 2364 de 2012 en el art. 1o, numeral 3, define la firma electrónica de la siguiente manera: “Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.
Así las cosas, si bien es cierto el concepto se separa del carácter manuscrito de la firma tradicionalmente conocida, tal disposición normativa equipara los efectos de la firma electrónica a la manuscrita y permite la agilidad en diferentes relaciones jurídicas.
Cumplimiento de requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje. [1]
Confiabilidad de la firma electrónica. Se considera fiable la firma electrónica si:
- Los datos de creación de la firma en el contexto empleado corresponden exclusivamente al signatario.
- Puede detectarse cualquier modificación no autorizada del mensaje de datos realizada después del momento de ejecutar la firma.
En cuanto a la firma digital se satisface este requisito si:
- Tan solo una persona usa y controla el uso de dicha firma
- Puede ser verificada
- Está vinculada a la información o mensaje de tal modo que si estos fueran modificados, la firma resultaría nula.
- Es conforme con las normas relevantes.
Así mismo la ley señala que las partes pueden establecer acuerdos sobre los diferentes métodos de firmas o comunicaciones electrónicas y transacciones electrónicas, creación de documentos electrónicos, o cualquier otra actividad que implique el intercambio electrónico de datos.
Se presume que estos mecanismos o técnicas de identificación personal cumplen con los requisitos para firmas electrónicas a menos que se demuestre lo contrario. No obstante, los métodos de autenticación que se utilicen deben poder garantizar las condiciones de autenticidad e integridad, definidas como parte del alcance del concepto de confiabilidad.
Cabe agregar que el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, dictado en el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica, en su artículo 11 indica que se podrán firmar actos, providencias y decisiones utilizando firma autógrafa mecánica, cuando no se cuenta con firma digital o firma digitalizada o escaneada; precisando que cada autoridad será responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio. También establece la posibilidad de realizar reuniones no presenciales en los órganos colegiados (art. 12)
CONCLUSIÓN
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios compilados en el Decreto 1078 de 2015, Único Reglamentario Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las entidades públicas deben implementar archivos electrónicos, carpeta ciudadana digital, firma electrónica y firma digital, ente otras, con el fin de poder modernizar sus procesos de gestión y cambiar los archivos físicos por archivos electrónicos.
Todo documento con firma digital o electrónica tendrá validez siempre que cumpla con los requisitos que garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad.
Existen diferentes tecnologías que permiten verificar la integridad del documento firmado y la autenticidad de la firma.
Se presume que estos mecanismos o técnicas de identificación personal cumplen con los requisitos para firma digital o electrónica a menos que se demuestre lo contrario.
En todo caso será la entidad quien bajo el cumplimiento de estos principios y a la luz de la ley y las normas internas, determine quienes están facultados para utilizar la firma digital o electrónica y en que documentos.
En virtud de lo anterior, las actas que no cuenten con firma manuscrita podrán ser firmadas utilizando firma autógrafa mecánica, firma digitalizada, firma electrónica o firma escaneada, para conservar su validez.
El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.
Cordial saludo,
ANTONIO JOSÉ TRUJILLO ILLERA
Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y
Producción Normativa - Dirección Jurídica
Dirección General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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