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CONCEPTO 41397 DE 2019
(junio 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
XXXXXXXXXXXXXXX
ASUNTO: Concepto entrega de documentos de contratitas
En respuesta a su comunicación electrónica del 13 de junio de 2019, con radicado 8-2019-038042, mediante la cual solicita concepto con el fin de precisar si es viable o está permitido entregar los documentos que acreditan el perfil de los contratistas como parte de su hoja de vida a cualquier persona que solicite esta información, precisando cuáles documentos de la hoja de vida podrían involucrar derechos a la privacidad e intimidad de las personas, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 1755 de 2015 y demás normas concordantes; al respecto, de manera comedida le informo.
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
En relación con el caso consultado es preciso indicar que la protección de datos personales está contemplada en la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Instructivo Sena de Protección de Datos Personales, entre otras.
ANÁLISIS JURÍDICO
La Constitución Política en su artículo 20 establece: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social”.
En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, la Ley 1712 de 2014[1] en su artículo 4o dispone: “(…) toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática. (…)”. (Subrayas y negrillas fuera del texto original)
Por lo anterior, la Ley 1755 de 2015 en su artículo 24 determina: “Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:(…) 3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. (…)”. (Subrayas y negrillas fuera del texto original)
Por otro lado, en contraposición con el derecho a la información está el derecho fundamental a la intimidad, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política que señala: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”.
Al referirse a este derecho, la Corte ha sostenido:
“(…) que involucra el “ámbito personalísimo de cada individuo o familia, es decir, a aquellos fenómenos, comportamientos, datos y situaciones que normalmente están sustraídos a la injerencia o al conocimiento de extraños”[2].
“En términos generales, la Corte Constitucional ha entendido que la intimidad es el derecho constitucional que garantiza la preservación de un espacio personal, aislado a la injerencia de otros. De conformidad con dicha jurisprudencia, la intimidad personal es el área restringida inherente a toda persona o familia, que solamente puede ser penetrada por extraños con el consentimiento de su titular o mediando orden dictada por autoridad competente, en ejercicio de sus funciones y de conformidad con la Constitución y la ley[3]”. (Subraya y negrilla fuera del texto original)
En esas condiciones, las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, establecen las disposiciones generales para la protección de datos personales de todas las personas que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, acordando que nadie puede acceder a los datos personales sin autorización de su titular.
A su vez, la Ley 1266 de 2008 en su artículo 13 define el dato personal como “cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica”. Según lo dispuesto en la misma ley, los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados (íntimos).
Por su parte, la Ley 1581 de 2012 se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.
El Responsable del Tratamiento de datos ha sido definido por el artículo 3o de la Ley 1581 de 2012 como la “persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”.
El SENA en su política de protección de datos personales se ha comprometido a garantizar la protección de los derechos fundamentales referidos al buen nombre y a la información en el tratamiento de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, obligándose a hacer uso de los mismos únicamente para los fines en que se encuentra facultada, en especial las referentes al tratamiento de la información y finalidad de los datos, observando la ley y la normatividad vigente.
Es así como, la Corte Constitucional frente al tema del administrador de bases de datos reiteró por medio de la Sentencia T-176A/14 los principios y reglas que debe seguir el administrador de bases de datos, precisando lo siguiente: “[…] LOS PRINCIPIOS Y LAS REGLAS QUE DEBE SEGUIR EL ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS. REITERACIÓN JURISPRUDENCIAL. 2.5.1. Esta Corte en materia de habeas data ha sido constante en precisar que la administración de toda base de datos personales está sometida a los llamados principios de administración de datos personales. (…)”
Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, salvo los casos autorizados por la ley, deberá ser informado previamente en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato.
A su turno, el Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, en el artículo 4o, sobre la recolección de datos personales, en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, estableció que la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente, cuyo tener literal es el siguiente:
“Artículo 4. Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular (…)”.
En consecuencia, en el presente caso se presenta la colisión de dos derechos fundamentales, lo cual hace necesario una armonización de las normas enfrentadas en el presente asunto, que son el derecho a la información y el derecho a la intimidad, con fundamento en el “principio de unidad constitucional”[4]. Por cuanto con miras a salvaguardar un supuesto derecho a la información del accionante no se puede desconocer el derecho a la intimidad.
Es fundamental precisar que el derecho de acceso a documentos públicos parte de la base de que la información que se solicita es igualmente de contenido público[5].
De este modo el artículo 74 de la Constitución Política prevé que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.
En el mismo sentido la Ley 1712 de 2014 establece como regla general que todo dato que se genere, obtenga, adquiere o controle por una autoridad en el ejercicio de sus funciones es información pública,[6] no por ello su acceso y circulación es ilimitado, pues existe la denominada información pública clasificada, en la que se incluyen los datos que pertenecen al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, cuyo conocimiento por parte de terceros puede ser rechazado o denegado mediante decisión motivada, entre otras hipótesis, cuando de por medio se encuentra la protección a la intimidad.
En este sentido es necesario hacer énfasis sobre el derecho de acceso a la información pública (artículo 74 C. P.), el cual es una manifestación concreta del derecho de petición (artículo 23 C.P.) y del derecho a la información (artículo 20 C.P.); pero el mismo tiene un contenido y alcance que le otorgan especificidad y autonomía, sin perjuicio de su facultad de restringirlo en los casos autorizados por la Constitución y la Ley, y conforme a lo previsto en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014[7].
Conforme a lo anterior, cada persona es dueña de sus datos personales, y es quien decide a quién, para qué, cuándo y por qué los proporciona. La ley atribuye a los ciudadanos la titularidad, el control, el poder de disposición y autodeterminación sobre sus datos personales.
La Ley 1581 de 2012 en su artículo 5o establece que se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
El Decreto 1377 de 2013 en su artículo 3o define el dato público y los datos sensibles, precisando que los datos que no sean semiprivados, privados o sensibles son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, los cuales no están sometidos a reserva, y pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, entre otros.
El mismo Decreto 1377 de 2013 en su artículo 5o indica que los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
La Ley 1581 de 2012 en sus artículos 10o y 13 señala los casos en que no es necesario la autorización del titular e indica las personas a las que se les puede suministrar la información, preceptuando lo siguiente:
“Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley”. (Subrayas fuera del texto original)
“Artículo 13. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley”. (Subrayas fuera del texto original)
Como puede observarse, cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, podrá ser suministrada sin autorización del titular.
Ahora bien, en aplicación de los principios que regulan el tratamiento de datos personales, entre ellos, los de finalidad, confidencialidad, acceso y circulación restringida, a que alude el artículo 4o de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, y debe garantizarse su confidencialidad por parte de todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, en el sentido de que están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con algunas de las labores que comprende el tratamiento; además, en virtud del principio de acceso y circulación restringida, los datos personales, excepto la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo cuando el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
El Decreto 1377 de 2013 en su artículo 12 establece los requisitos especiales para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, indicando que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, precisando que estos últimos deben responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegurar el respeto a sus derechos fundamentales.
Por lo tanto, las hojas de vida y demás registros de personal que obren en archivos de instituciones públicas o privadas contienen información y documentos sometidos a reserva que no pueden ser suministrados a terceros sin autorización de su titular, pero estas restricciones no son aplicables cuando se trate de autoridades judiciales, legislativas que en ejercicio de sus funciones así los requieran, tal como lo dispone el artículo 24 de la Ley 1755 de 2015, arriba citado.
De acuerdo con lo expuesto, se concluye que existe información y documentos sometidos a reserva, los cuales en virtud de lo dispuesto en la Ley 1755 de 2015 y en la Ley 1712 de 2014 una autoridad puede rechazar o negar la entrega de información o de un documento público, cuando quiera que el contenido del mismo afecte el derecho de sus titulares, y que, en determinadas circunstancias, adquieren un peso específico respecto del derecho de acceso a la información, como ocurre, entre otros, en los casos en que se tratan datos relativos a la seguridad nacional, al secreto industrial o al amparo del derecho a la intimidad de las personas[8].
CONCLUSIÓN
Los datos personales que un contratista aporta a su hoja de vida o durante el desarrollo del objeto contractual o los documentos suministrados que estén sometidos a reserva, gozan de protección constitucional y legal, en el sentido que deben ser protegidos y no debe ser suministrados a terceros sin autorización de su titular, salvo cuando se trate de autoridades judiciales, legislativas que en ejercicio de sus funciones así los requieran.
Los datos relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio y a la calidad de comerciante, contratista o de servidor público, no están sometidos a reservados y por lo tanto son datos públicos.
Por el contrario, los datos sensibles que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, son de carácter reservado y, por ende, para su tratamiento se requiere consentimiento previo, expreso e informado de su titular, salvo en los casos exceptuados por la ley, como por ejemplo, cuando los requiera otra entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, evento en el cual no será necesario la autorización de su titular.
El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.
Cordial saludo,
Antonio José Trujillo Illera
Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa
Dirección Jurídica - Dirección General
1. Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.
2. Sentencia T-158A de 2008, M.P. Rodrigo Escobar Gil.
3. Sentencia T-696 de 1996 M.P. Fabio Morón Díaz
4. Sentencia No. T-425/95 MP. Eduardo Cifuentes Muñoz “Las colisiones entre normas jurídicas de igual jerarquía constitucional deben solucionarse de forma que se logre la óptima eficacia de las mismas. El principio de la unidad constitucional exige la interpretación de la Constitución como un todo armónico y coherente, al cual se opone una interpretación aislada o contradictoria de las disposiciones que la integran.”.
5. artículo 243 de la Ley 1564 de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”, entiende por documento público “el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención”.
6. Sentencia T-181/14 Tendrán el carácter de documentos públicos aquellos que estén relacionados con el cumplimiento de la prestación del servicio público que le corresponda por ley, al igual que los que sean producto del ejercicio de prerrogativas propias de una entidad pública. Respecto de estos documentos el ciudadano tendrá la posibilidad de acceder a ellos en cuanto son de público conocimiento, salvo que exista una reserva expresa consagrada en una norma legal.
7. Ley 1712 de 2014 “ARTÍCULO 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: // a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011. // b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad; // c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales (…)”
8. Cuando se trate de documentos de carácter privado, contrario a lo dispuesto para el acceso a los documentos públicos, la regla general es la reserva, en tanto la ley no disponga excepcionalmente su exhibición o la expedición de copias. En ese sentido, el artículo 15 de la Carta Política, en el inciso 4o establece que “Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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