CONCEPTO 43080 DE 2016

(agosto 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C

XXXXXXXXXXXXXXX

En atención a su comunicación electrónica con Radicado OnBase No. 8-2016-037238 de fecha 1 de agosto de 2016, de manera comedida procedemos a resolver su consulta.

En su comunicación manifiesta:

En atención al Hallazgo No.75 Propiedad Intelectual. Dirección General (OI), contenido en el Informe de Auditoria de la CGR vigencia 2015, de manera atenta nos permitimos solicitar concepto jurídico respecto de la procedencia del registro contable de la propiedad intelectual generada en ejecución de los Convenios suscrito entre el SENA y otras entidades.

En caso afirmativo, establecer el procedimiento a seguir en relación con los responsables de la cuantificación de dicha propiedad intelectual, toda vez, que como se sabe Contabilidad registra los valores informados por las áreas de gestión.

ANALISIS JURIDICO

Con base en Régimen de Contabilidad Pública, (9.1.1 Normas técnicas relativas a los activos 141. Noción), son activos todos los bienes intangibles obtenidos como consecuencia de hechos pasados, que se originan en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos financieros, económicos, sociales y ambientales; y que además surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos.

Ahora bien en observancia los hallazgos de la Contraloría General de la República de Colombia, y a el hecho de que -de conformidad con la normatividad vigente- los bienes intangibles efectivamente constituyen un activo para la entidad, que debe ser protegido no solo por consideraciones de orden presupuestal sino también para asegurar la observancia de las normas en materia de propiedad intelectual; el Grupo de Conceptos y Producción normativa realiza las siguientes recomendaciones:

Desde la estructuración de los estudios previos del convenio y con base en el alcance del mismo, se deben fijar con claridad y de forma inequívoca los bienes y productos tangibles e intangibles que resultarán del proceso contractual y de la inversión realizada por el SENA, aplicando las mismas reglas que se utilizan en las demás modalidades de selección para fijar los aspectos técnicos y características de los productos que se pretenden adquirir o contratar.

En este sentido también es necesario fijar con el mayor detalle posible las características con que contaran los bienes que en el futuro serán producto de entrega, lo cual permitirá a la entidad fijar estándares y criterios para determinar el cumplimiento de los fines del convenio y el recibo a satisfacción de los productos.

También es forzoso que desde el estudio previo, se discrimen los recursos dirigidos a la producción, desarrollo, mejoramiento, creación, invención y/o elaboración del bien, pormenorizando de manera diáfana, comprensible y asertiva, el valor de la inversión que realizaran las partes, de suerte que con esta suma se podrá fijar un valor estimado del producto; lo dicho no es óbice para que en una etapa posterior las partes fijen un valor mayor con base en criterios objetivos, por ejemplo en el caso de las patentes.

De manera correlativa en el clausulado del convenio deberán quedar incluidos estos aspectos.

En todo caso y en virtud del traslado que el Grupo de Convenio realizará de la presente solicitud, con la finalidad que desde este grupo se tramitará la respuesta, de la manera más respetuosa se les recomienda evaluar la pertinencia de la cláusula la propiedad intelectual analizada por la Contraloría, a saber:

"CLÁUSULA... - PROPIEDAD INTELECTUAL. La titularidad de los derechos de producción intelectual que surjan al amparo del presente convenio pertenecerá al SENA y se sujetará a su normativa interna y a legislación vigente. En toda publicación que se haga se debe dejar constancia que los documentos o materiales que se publiquen o divulgan se han producido dentro del marco del presente convenio y deberán también darse los créditos correspondientes a los autores de las publicaciones.. "

Lo anterior, en el entendido de que esta estipulación procederá cuando se evidencie la producción, desarrollo y/o invención de algún tipo de creación del intelecto susceptible de protección por la propiedad intelectual dentro del marco del convenio, de lo contrario resulta inocua y puede conducir a la creencia errónea de que de todos los convenios celebrados emanan bienes susceptibles de ser protegidos por los derechos de autor o la propiedad industrial.

En este orden de ideas, resulta procedente e imperioso adelantar el registro contable de la propiedad intelectual generada en ejecución de los Convenios suscritos entre el SENA y otras entidades, y dar cumplimiento a los solicitado por la Contraloría General de la República de Colombia, para lo que se requiere como primera medida el trabajo articulado entre las áreas técnicas y el Grupo Gestión de Convenios.

Es menester puntualizar que, para adelantar esta labor, y de manera analógica a las demás modalidades de contratación, en los estudios previos (aspectos técnicos) y en el clausulado del convenio (aspecto jurídico) deberán estipularse de manera expresa los siguientes aspectos:

1. Las características del bien intangible, (nombre, descripción, cantidad entre otras)

2. Los aportes y recursos pormenorizados y monetizados (expresados en dinero) que se invierten en la adquisición del bien de manera concreta, todo lo anterior con el propósito de fijar un posible valor, y en aras de proteger las intereses de la entidad y los recursos públicos que se destinan al desarrollo de este tipo de creaciones, así como para salvaguardar la propiedad intelectual en sí misma y los derechos de los autores o inventores.

3. En el caso de que el objeto verse sobre la adquisición de licencias y software, se debe incluir en el clausulado el requisito de entrada del bien al almacén, en atención a los procesos y los procedimientos para el ingreso de los bienes el almacén, así como a la guía para la administración y conteo de bienes y licencias, y la Resolución 2432 de 2011.

4. Determinar de manera clara los supervisores, los responsables de los bienes y el almacén que debe recibir los bienes en caso de que proceda.

El presente concepto se rinde de conformidad con lo dispuesto por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Carlos Emilio Burbano

Coordinador Grupo Conceptos y Producción Normativa

Dirección Jurídica SENA

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