CONCEPTO 43194 DE 2020

(octubre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En respuesta a su comunicación electrónica sin radicar del 1 de octubre de 2020, mediante la cual solicita concepto jurídico acerca de la entrega de copia de grabación de una sesión formativa; al respecto de manera comedida le informo.

En su comunicación solicita el concepto puntualizando lo siguiente:

Dadas las circunstancias generadas por el Covid-19, producto de las cuales la formación originalmente presencial ha debido realizarse de forma virtual, y sucede que en ocasiones los aprendices piden obtener copia de la grabación del encuentro formativo; grabación que se realiza previo consentimiento a los aprendices. ¿Se puede otorgar copia de la grabación de la sesión formativa, dado que al realizar llamado de asistencia se obtienen datos personales y no existe manera de controlar el manejo posterior dado a la información?

Quisiéramos saber si como oficina de comunicaciones en este tema en específico también se podría estar incumpliendo con la seguridad de la información, esto debido a los inconvenientes que se han estado presentando frente a imágenes de los aprendices.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

La Constitución Política en el artículo 15 consagra el derecho fundamental al hábeas data, y establece que “Todas las personas tienen derecho a la intimidad personal, al buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos privados y en archivos de entidades públicas y privadas”.

El objetivo del hábeas data es el dato personal, que consiste en cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, entre los que se encuentran, su nombre, dirección de su casa, su información bancaria, su número celular, una fotografía una imagen o un video suyo.

Con el propósito de delimitar el alcance de las garantías del derecho fundamental al hábeas data, se han clasificado los datos personales a la información, en cuatro categorías: privada, reservada, semiprivada y pública. Esta clasificación determina el grado de protección sobre los mismos.

Información privada: es aquella que por versar sobre información privada o no, y que por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones (documentos privados, historias clínicas)

Información Reservada: es aquella que por versar igualmente sobre información personal y por su estrecha relación con los derechos fundamentales del titular – dignidad, intimidad y libertad- se encuentra reservada a su órbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones (los datos sobre la preferencia sexual de las personas, su credo ideológico o político su información genética, sus hábitos)

Información semiprivada: son aquellos que aunque tiene el carácter de privados sólo le interesan al titular y a un grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información mediante una autorización (historias crediticias que administran las centrales de riesgos)

Información pública: son todos aquellos datos que conciernen a un interés general, la cual puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea información general, privada o personal (número de cédula, sentencias judiciales, lo relativo al estado civil de las personas, entre otros)^[1]

La importancia de proteger los datos personales radica en que estos no sean utilizados con una finalidad distinta para la cual se proporcionan, evitando con ello que se afecten otros derechos y libertades.

Para garantizar de manera adecuada la protección del derecho al hábeas data, la administración de los datos personales esta resguardada por un grupo de principios consagrados en La Ley 1281 de 2012, y entre ellos se encuentran el principio de libertad y de finalidad^[2] descritos por la Corte Constitucional en Sentencia C 094 de 2020 de la siguiente manera:

“(…) para el principio de libertad, el consentimiento es el punto de identidad y relevancia que determinará la vulneración o no del derecho fundamental al hábeas data

(…) en materia de autorización, el consentimiento otorgado al encargado del tratamiento o responsable del tratamiento debe ser previo, expreso e informado (…)”

En referencia al principio de finalidad, la Corte ha señalado que éste busca que “el acopio, el procesamiento y divulgación de datos personales obedezcan a una finalidad constitucionalmente legítima definida de manera clara y previa”.

De lo anterior se infiere, que el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, expresa e informada del titular con el fin de garantizar que en todo momento y lugar pueda conocer en donde está su información personal, para que propósito ha sido recolectada y que mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación.

En este sentido, se entiende que el titular de la información ha dado su autorización para el tratamiento de los datos personales cuando: (i) sea por escrito, (ii) sea oral o (iii) mediante conductas inequívocas, del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Las obligaciones específicas de los responsables de la administración de información personal son:

- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de su información personal y de la información que debe suministrársele a estos.
- Contar con una política de tratamiento de información personal que debe estar disponible para los titulares y
- Contar con un aviso de privacidad, cuando no sea posible poner a disposición de los titulares directamente, la política de tratamiento.

Cabe precisar, con respecto a las imágenes, que la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, mediante Concepto 33980 de 2013, señala que las imágenes encuadran dentro del concepto de dato personal y, en consecuencia, le es aplicable el régimen de protección de datos personales prevista en la Ley 1581 de 2012.

Por lo tanto, la representación fotográfica de la imagen de una persona es un dato personal, por lo que para su uso, recolección y tratamiento se requiere la autorización previa del titular de la imagen.

Finalmente, el Acuerdo 13 de 2019, por medio del cual se aprueba la política de seguridad de la información y protección de datos personales del Sena en el artículo 6o, establece los principios rectores para la protección de datos personales y seguridad de la información señalando lo siguiente:

“La Política General de Seguridad de la Información y Protección de Datos Personales en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), como sus políticas complementarias, tendrá en cuenta la aplicación de los principios rectores consagrados en la Constitución Política de Colombia y normatividad vigente, entre los cuales están la legalidad, transparencia, finalidad, libertad, veracidad o calidad, de acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y los que apliquen según las disposiciones legales vigentes”.

En el numeral 3.1 en referencia a los roles y responsabilidades contempla que:

“Los servidores públicos, aprendices, contratistas, entidades públicas o privadas que se conecten a la red del Sena o utilicen activos de la información deben hacer buen uso del acceso a la información que se le suministre y cumplir con las políticas de seguridad dadas a través de este manual”.

Por su parte en el numeral 4.2 en referencia al ejercicio de los roles señala que:

“Para el caso de los aprendices estará basado en el reglamento del aprendiz y se debe tener en conocimiento de la autoridades penales y/o fiscales, según sea el caso, cuando se identifique el uso indebido de la información y datos personales que reposen en las bases de datos y/o documentos Sena”.

A su vez, establece en el numeral 5.1.2 sobre privacidad y protección de información de datos personales en el literal 4o que:

“Todas las áreas que procesan datos personales de beneficiarios, servidores públicos, aprendices, proveedores y partes interesadas, deben obtener la autorización para el tratamiento de estos datos con el fin de recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, dichos datos personales en el desarrollo de las funciones propias de la entidad”.

Teniendo en cuenta el análisis realizado y las razones expuestas, consideramos que es posible facilitar copia de la grabación de un encuentro formativo y su uso como material pedagógico, cuando éste contenga datos personales, siempre que se obtenga el consentimiento libre expreso e informado de todos los participantes.
CONCLUSIONES

Es fundamental en el tratamiento de datos personales el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular del dato, es decir, que el dueño de la información apruebe y sepa para que y como se utilizará dicha información. Además, tal autorización debe estar disponible para consultas posteriores.

La recolección de datos personales debe tener una finalidad legitima y cierta, una razón de ser de esa recolección, además los datos recolectados deben ser pertinentes y adecuados para alcanzar dicho fin.

En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

Para facilitar copia de una actividad formativa que se desarrolle de manera virtual que suponga la recolección de datos personales, la grabación de audios, videos o la toma de imágenes que sea utilizada como material pedagógico, es necesario contar con la autorización previa, expresa e informada de los titulares de la información.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa - Dirección Jurídica

Dirección General

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Sentencia C-602 de 2016.

2. Ley 1281 de 2012 artículo 4, marco general de la protección de los datos personales en Colombia.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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