CONCEPTO 47790 DE 2016

(setiembre 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C

XXXXXXXXXXXXXXX

De manera comedida procedemos a resolver la consulta allegada mediante comunicación electrónica del 18 de agosto de 2016 sin radicar, mediante la cual solicita se le aclare quién es el funcionario competente para adelantar las investigaciones administrativa de que trata la Resolución 2286 de 2005, por medio de la cual se establece “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN CASO DE PERDIDA Y/O DETERIORO DE BIENES Y RECURSOS DE LA ENTIDAD”.

En su comunicación manifiesta:

“…Por medio de la presente, solicito su colaboración respecto de conceptuar e informar a quien corresponde adelantar diligencias administrativas de que trata la Resolución 002286 de 2006; respecto al siguiente caso en concreto en cual paso a descorrer en su tiempo, modo y lugar así:

El Centro Minero del SENA Regional Boyacá, previo agotamiento del procedimiento de selección de Mínima Cuantía adelantó los procesos de contratación con número Interno RB-CM-MC-032-2011 y RB-CM-033-2011, durante el mes de diciembre del año 2011, los cuales tenían por objeto los siguientes: Invitación Publica No RB-CM-MC-032-2011: Compra de equipos de medición eléctricos (multímetro digital, pinzas voltiarnperimetricas, variadores de velocidad, arranque suave, motores eléctricos de 2hp) según fichas técnicas para la Mina Didáctica del Centro Minero SENA Regional Boyacá.

Invitación Publica No RB-CM-MC-033-2011: Compra de equipos de perforación y equipo de arranque de mineral (Martillo Picador, Martillo perforador y Rollo de manguera Plana por 60metros y ¾ “ según fichas técnicas, para la Mina Didáctica del Centro Minero SENA Regional Boyacá.

Del proceso relacionado con el No. RB-CM-MC-032-2011, resultó adjudicataria la firma GRUPO EMPRESARIAL OPUS S.A., identificada con Nit. 900.217.428-6, representada legalmente por el señor LIBARDO ANTONIO NIÑO ROMERO, identificado con cédula de ciudadanía No. 9.398.743 expedida en Sogamoso, con el Contrato Numero 330 de 2011.

Del proceso relacionado con el No RB-CM-033-2011 resultó adjudicataria la firma SGC SOLUCIONES GLOBALES EN COMUNICACIONES S.A. Identificado con Nit. 826003414-6, representada legalmente por el señor ALVARO RINCON GARRIDO, identificado con cédula de ciudadanía No. 74184890 expedida en Sogamoso, con el Contrato Numero 331 de 2011.

Para el caso de la invitación pública RB-CM-MC-032-2011 los elementos ingresaron con transacción de entrada No 84 de fecha 28/12/2011.

Para el caso de la invitación pública RB-CM- MC-033-2011 transacción de entrada No 87 de fecha 29 /12/2011 que se anexan.

Ahora bien, con transacción No. 147 del 31 de diciembre 2014 se profiere Acta de baja – Cuenta de responsabilidad al funcionario Henry Ortiz Valderrama.

Es importante, aclarar que según resolución expedida por el Director General No 000442 de 2005 y Resolución No 0019 de 2005 de la Dirección Regional, mediante la cual se creó el Grupo de Apoyo en la Regional Boyacá, así mismo en el literal c, numeral IV bienes, servicios y logística del artículo 5to de esta resolución, estableció la responsabilidad del grupo de inventarios y almacén de las Regionales.

Ahora bien, teniendo en cuenta correo fechado el 19 de diciembre de 2014 la Doctora Sonia Del Carmen Oviedo Urbano, insta a la apertura del proceso administrativo de que trata la Resolución 002286 de 2006.

En aras de establecer claramente sobre quien recae la competencia para desatar el respectivo proceso administrativo de acuerdo al caso en concreto; según la resolución interna del SENA Capítulo V - Numeral 1.2 Competencia, acudo a su despacho para que se conceptúe acerca del particular..”

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANALISIS JURÍDICO

1. Ley 734 de 2002:

“Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

 “…4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. (…)

21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. (…)

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido(…)

13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. (…)

Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes. (…)

(…)3. Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales.(…)

(…)34. (Modificado por el Parágrafo 1 del art. 84, Ley 1474 de 2011). No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento…]

2. Resolución 442 de 2005:

http://normograma.sena.edu.co/docs/resolucion_sena_0442_2005.htm

“Por la cual se crean Grupos de Apoyo Administrativo en los Centros de Formación Profesional, se crean Grupos de Atención en Subsedes de Centros, se determina la conformación y funciones de estos Grupos y se dictan otras disposiciones”.

ARTÍCULO PRIMERO: Creación de los Grupos de Apoyo Administrativo: Crear en los Centros de Formación Profesional Integral del SENA, el Grupo Interno de trabajo denominado "Grupo de Apoyo Administratívo", que tendrá como objeto principal la ejecución de los procesos de: presupuesto, pagaduría, contabilidad, contratación, compras, mantenimiento, servicios generales, almacenes e inventarios, bajas de bienes inmuebles, talento humano, gestión de correspondencia y las funciones que adicionalmente se establecen en esta resolución.

ARTICULO SEGUNDO: <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2762 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>Conformación de los Grupos de Apoyo Administrativo: Según las necesidades del servicio, los aspectos prácticos y funcionales, y la planta de personal de cada Centro de Formación Profesional y del Despacho de la Regional, el Grupo de Apoyo Administrativo podrá conformarse con servidores públicos de un solo Centro de Formación, intercentros, o mixto.

Por Grupo Mixto se entiende aquel que es conformado con funcionarios del Despacho de la regional y de uno o más centros.

(…)

PARÁGRAFO PRIMERO: En los siguientes casos se deberá crear un Grupo de Apoyo Administrativo mixto o intercentros.

(…)

(…)

PARÁGRAFO TERCERO: Criterios para la conformación del Grupo de Apoyo Administrativo. Al designar los funcionarios de planta que conformarán el Grupo de Apoyo Administrativo de un solo Centro de Formación, intercentros, o mixtos, deberá tenerse en cuenta que el grupo será responsable de apoyar los procesos administrativos, financieros y logísticos que se relacionan a continuación, con efectividad, calidad y oportunidad, para el cumplimiento de las funciones específicas señaladas en el artículo sexto de la presente resolución.

(…)

ARTÍCULO CUARTO: Compentencia para la conformación de los Grupos de Apoyo Administrativo. Delegar en los siguientes servidores públicos la facultad de conformar mediante Resolución el Grupo de Apoyo Administrativo, designando los servidores públicos que lo integran y su Coordinador, previa obtención del certificado de disponibilidad presupuestal para el pago del reconocimiento por coordinación establecido por el artículo 4o del Decreto 248 de 2004:

1. Subdirector del Centro de Formación Profesional respectivo, cuando el Grupo esté conformado solamente por servidores públicos del mismo Centro.

2. Director Regional, cuando el Grupo conformado sea mixto o Intercentros.

ARTÍCULO QUINTO: Funciones del Grupo de Apoyo Administrativo. Son funciones del Grupo de Apoyo Administrativo las siguientes:

(…)

c. Almacenes e inventarios:

1. Administrar el Almacén y los inventarios de bienes del Centro.

2. Recibir y producir notas de entrada de bienes al almacén

3. Entregar y producir notas de salida de almacén

4. Elaborar informes de almacén

5. Adelantar bajas de elementos

6. Despachar los elementos por traspaso

7. Administrar los bienes muebles

8. Reintegrar los elementos en servicio

9. Clasificar los elementos reintegrados

10. Elaborar y formalizar traspasos de bienes entre cuentadantes y áreas

11. Entregar los elementos por Venta

12. Efectuar el procedimiento de destrucción de elementos, previo el trámite de bajas

13. Efectuar cesión de elementos para material didáctico, previo el trámite de bajas

14. Mantener información organizada, actualizada y completa de los inventarios del Centro, utilizando los aplicativos y sistemas de información establecidos por la entidad para el efecto.

15. Reportar al Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección General los siniestros ocurridos para los trámites pertinentes ante las Compañías de Seguros.

(…)

ARTÍCULO DECIMOTERCERO: Jefe inmediato del Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo Intercentros. En los grupos Intercentros el jefe inmediato del Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo es el Subdirector del Centro a cuya planta de personal pertenezca el cargo del mencionado Coordinador.

PARÁGRAFO: En los grupos mixtos, el Jefe inmediato del Coordinador del respectivo Grupo de Apoyo Administrativo será el Director Regional.

3. Resolución 2286 de 2006

http://normograma.sena.edu.co/docs/resolucion_sena_2286_2006.htm

“Por la cual se Adopta el Manual de Procedimientos en Caso de Perdida y/o Deterioro de Bienes y Recursos de la Entidad"

CAPÍTULO II.

DISPOSICIONES GENERALES.

1. Objetivo: El presente manual contempla las definiciones y conceptos básicos, acerca de las diferentes clases de responsabilidades que se generan para los servidores públicos vinculados a la entidad, a partir de la pérdida, daño o deterioro de un bien del cual es responsable.

Pretende dotar de herramientas y elementos de juicio a los diferentes funcionarios que deben adelantar gestiones con ocasión de la perdida, daño o deterioro de un bien, y por ende del desmedro del patrimonio de la institución.

Responsabilidad por Pérdida, Daño o Deterioro de Un bien. (…)

(…) 1. Diligencias Administrativas

La pérdida, daño o deterioro de un bien, siempre dará lugar al inicio por parte de la entidad de diligencias administrativas mediante las cuales se deberá determinar:

Quien es el funcionario o contratista responsable del bien.

Si el bien se perdió, dañó o deterioró en ejercicio de gestión fiscal.

Si el bien se perdió, dañó o deterioró por fuera de la ejecución de gestión fiscal.

Si el funcionario o contratista responsable realizó la denuncia penal respectiva.

Que diligencias se surtieron para realizar el trámite respectivo ante la entidad aseguradora del bien.

Si la entidad aseguradora realizó el pago total del bien asegurado, o existe deducible, el cual correrá a cargo del funcionario responsable. (…)

 (…)CAPITULO V.

DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD.

Responsabilidad por Pérdida, Daño o Deterioro de Un bien.

1.2. Competencia:

Son competentes para adelantar diligencias administrativas:

§ El Subdirector de Centro o su delegado en los Centros de Formación Profesional

§ El Director Regional o, su delegado, en las Direcciones Regionales.

§ El Director Administrativo y Financiero o su delegado en la Dirección General, de conformidad con lo dispuesto en el numeral segundo del artículo 15 del Decreto 249 de 2004.

§ Si el responsable del bien es el Subdirector de Centro, adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director Regional o su delegado.

§ Si el responsable del bien es el Director Regional, adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director Administrativo y Financiero de la Dirección General o su delegado.

§ Si el responsable del bien es el Director Administrativo y Financiero, adelantará la diligencia administrativa respectiva el Director General o su delegado.

La delegación que se realice por parte de los funcionarios competentes de adelantar las diligencias administrativas, deberá realizarse por comunicación radicada, en donde se determine el cuentadante del bien perdido, dañado o deteriorado y las circunstancias de hecho objeto de las diligencias administrativas…”

CONCLUSIÓN

Para dar respuesta a sus inquietudes y dentro del marco de las funciones encomendadas a este Grupo, plantearemos las consideraciones con carácter general y abstracto a fin de que sirvan de criterio orientador para que el funcionario o instancia competente se ilustre y tome la decisión pertinente.

Por ministerio de las normas expuestas, en especial la Resolución No. 2286 de 2006, para determinar la competencia en materia de diligencias administrativa tendientes a indagar sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar, que derivaron en la pérdida, daño o deterioro de los bienes del SENA y del patrimonio público, necesariamente se debe acudir a un criterio objetivo, a saber, ubicar el lugar en el que acaecieron los hechos diferenciando claramente si se trata de:

1. Un Centro de Formación Profesional Integral o una de sus sedes adscritas; o

2. Una Regional o una de sus sedes adscritas.

Así las cosas, el factor decisivo para delimitar la competencia en este asunto, es el lugar en el que sucedieron los hechos objeto de indagación; de manera que si la perdida daño o deterioro de los bienes de la Entidad se produce en un Centro de Formación Profesional, le corresponderá al Subdirector o su delegado adelantar la diligencia administrativa con el propósito de determinar la existencia o no de responsabilidad fiscal por pérdida, daño o deterioro de un bien de su inventario. Por otro lado y en el caso de que los eventos ocurran en las instalaciones de la Dirección Regional, la competencia recaerá en el Director Regional o en su delegado.

Complemento de lo anterior, para establecer donde ocurrió la perdida, daño o deterioro del bien se hace necesario traer a colación la Resolución No. 442 de 2005, según la cual los grupos de apoyo administrativo mixto son grupos internos de trabajo conformados por funcionarios del Despacho de la Regional y de uno o más Centros, y tienen dentro de su objeto principal la ejecución del proceso de almacenes e inventarios; entendida esta como una función básica que consiste en la Administración y seguridad de los almacenes.

En este mismo sentido, la Resolución en mención preceptúa que el Director Regional tiene la facultad de conformar mediante Resolución el Grupo de Apoyo Administrativo Mixto -designando los servidores públicos que lo integran y su Coordinador-, y de manera subsecuente, aquel también ostenta la calidad de Jefe inmediato del Coordinador.

Ahora bien, de la lectura armónica y sistemática de las normas trascritas se colige que al Director Regional o a su delegado le corresponderá adelantar las actuaciones administrativas preguntadas, cuando los hechos que presuntamente conducen a una declaración de responsabilidad fiscal ocurren en un almacén, grupo o dependencia ubicado en las instalaciones de la Dirección Regional, aunado al hecho de que el proceso de almacenes e inventarios se encuentre en cabeza de un Grupo de Apoyo Administrativo Mixto cuya conformación es determinada por el mismo Director Regional, quien además funge como Jefe inmediato del Coordinador.

En lo que respecta a los documentos anexados en su solicitud de concepto, y luego de una lectura sobre ellos, en especial el Acta No. 001 del 13 de noviembre de 2014, en donde se indica: […La supervisora del Contrato ALEJANDRA VARGAS ARTUNDUAGA, manifiesta que con base a la observación realizada por los instructores procede a la devolución de los bienes al proveedor pero que NO deja registro físico por medio de un documento que firme el contratista donde detalle los bienes que se entregan la cantidad de bienes, la fecha de entrega y el compromiso por parte del contratista del reintegro de los bienes de la Entidad. (…) ALEJANDRA VARGAS, manifiesta que “dados los conceptos técnicos procedió a realizar la devolución de los elementos que se encontraban en el Centro Minero, ingresados en el aplicativo Orions en la bodega de devolutivos nuevos bajo responsabilidad del señor HENRY ORTIZ pero sin informarle al Almacenista, de la devolución de dichos elementos..], consideramos que deberá de analizarse la posibilidad de hacer las remisiones respectivas a los entes de control a que haya lugar, en caso de no haberse adelantado, ya que de acuerdo al texto citado, al parecer se hizo una devolución de unos elementos o bienes (no determinados) relacionados a los contratos 330 y 331, para la respectiva garantía sobre los mismos por parte del contratista, sin que mediara la respectiva autorización del almacenista.

Por otro lado, y en atención a que los contratos del caso en concreto fueron adelantados por los Centros de Formación Profesional, corresponderá al Subdirector del Centro como ordenador del gasto, verificar si para esta fecha, procede o no algún tipo de acción o actuación de tipo contractual, sin perjuicio de las normas en materia de prescripción o caducidad.

El presente concepto se rinde de conformidad con lo dispuesto por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Cordialmente;

Juan Pablo Camargo Gomez

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.