CONCEPTO 62198 DE 2020

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Mediante correos electrónicos, sin radicar, de fecha 4 de diciembre de 2020, hemos recibido copia de varias comunicaciones de supervisores de contratos en la cuales manifiestan su inconformidad sobre la legalización del inventario a cargo de los contratistas, expresando su preocupación al considerar que no es viable que los supervisores asuman la responsabilidad y custodia de los bienes que tienen en su poder los contratistas.

Como quiera que se trata de un tema de interés por la proximidad en la terminación de contratos de prestación de servicios para la vigencia fiscal de 2020, al respecto, esta Coordinación considera procedente hacer algunas consideraciones y precisiones:

1º. El Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA adoptado por Resolución 1- 1471 de 2020 (17 de noviembre) establece en el numeral 4.3. de las Obligaciones de carácter jurídico de los Supervisores:

“Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el supervisor verifica a la terminación del contrato que el contratista se encuentre a paz y salvo con la entidad, y le exige el formato diseñado por la entidad con las firmas correspondientes”.

La “Guía para la Administración y Control de Bienes” Código GIL-G-003 (2020-05-15) del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (versión 5) establece:

“7. GENERALIDADES.

Las Directrices para el manejo y control de los bienes son emitidas por la Dirección Administrativa y Financiera y la operatividad y cumplimiento de los mismos es responsabilidad de Direcciones Regionales y Subdirecciones de Centros de Formación.

Las actividades, gestiones o indicaciones de la presente guía y su aplicación, son ejecutadas por el funcionario público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista y o demás funcionarios aquí mencionados, en su respectiva Regional o Centro de Formación, es decir a donde se encuentre adscrito el desarrollo de sus funciones, responsabilidades u obligaciones contractuales.

(…)

A los Servidores Públicos (empleado público, trabajador oficial o contratista) que se le sea asignado un bien para su uso, administración y custodia en el cumplimiento de sus funciones puede exigírsele la rendición de cuentas del mismo en cumplimiento de la resolución 1195 de 2006.

El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, es responsable de la recepción, organización, registro, almacenamiento, custodia, manejo, conservación y suministro de los bienes propios o administrados por la Entidad…”

Por su parte, la Guía para la Administración y Control de Bienes señala en el numeral 12. Legalización de Inventarios:

“ (…) Teniendo en cuenta que los bienes de la Entidad no pueden estar a cargo de personas que no tienen vinculación directa con la Entidad o de personas que ya finalizaron sus contratos de prestación de servicios, por lo cual todo Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista legaliza su inventario con el fin de quedar a paz y salvo con el Grupo de Almacenes e Inventarios; para tal fin se hace necesario que verifique su inventario en cuanto a especificaciones técnicas, marca, modelo, serie y demás; contra el inventario que genera el sistema de información el cual puede consultar a través del link http://miinventario.sena.edu.co.

En el momento en que un Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación se retire de la Entidad, es obligación del supervisor del contrato en caso de ser contratista o del jefe inmediato en cado de los funcionarios de planta, el verificar a través del link http://miinventario.sena.edu.co que el Servidor público no tenga bienes cargados a su nombre”.

El numeral 12.1 de la precitada Guía sobre la legalización de bienes que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad y contratistas que finalizaron su contrato de prestación de servicios, prevé:

“ (…) La Legalización de Bienes se realiza con el fin de verificar que los elementos registrados en el sistema de información se encuentren a cargo de personas activas en la Entidad, en caso de identificar bienes que estén cargados a nombre de Cuentadantes retirados o pensionados se procede a la ubicación física del elemento dentro o fuera de las instalaciones del SENA y con el objetivo de realizar las actividades que sean necesarias con el fin de legalizar el bien, como son traspaso, Reintegro, Cuentas de Responsabilidad, entre otros.

Para la ejecución de la actividad de legalización de bienes, es necesario que las Regionales y Centros de Formación asignen los recursos humanos, tecnológicos y financieros que sean necesarios, así como las comunicaciones y demás condiciones que faciliten su desarrollo y cumplimiento de la misma.

(…)

Una vez cotejada la información e identificación de los bienes que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad y la de contratistas que ya finalizaron el contrato de prestación de servicios, se procede con la búsqueda de los elementos físicamente dentro y fuera de las instalaciones del SENA, en el caso de Convenios; si estos no son encontrados se procede con la búsqueda de los datos de contacto de los Cuentadantes que tienen los bienes a su cargo, dirección, teléfono, correos electrónicos, referencias personales y/o copia de las actas de entrega y legalización de bienes, esta última con el fin de lograr establecer si es necesario citar a los Cuentadantes, para que se acerque a las instalaciones del SENA, para realizar la entrega formal de los bienes y/o legalización de los mismos…”.

En sentido similar la Guía de Manejo ante pérdida, hurto o daño de bienes o recursos del SENA o de terceros a cargo de la Entidad, adoptada mediante Resolución 1378 de 2018 establece la responsabilidad de los contratistas de prestación de servicios por el manejo, administración, custodia, control y uso de los bienes que se les hayan entregado para el desarrollo y ejecución del objeto contractual.

CONCLUSIÓN

De acuerdo con las disposiciones antes indicadas, los contratistas del SENA tienen la obligación y por tanto la responsabilidad de vigilar y salvaguardar los bienes que les han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente para los fines que les fueron entregados de acuerdo con el objeto del contrato suscrito, y que por ende deberán dar cuenta de su gestión al supervisor del contrato, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal que sea procedente por parte de los organismos de control.

Sin embargo, y a pesar de lo señalado en la Circular 01-3-2020-000209 de 1º de diciembre de 2020, mediante la cual se establecen lineamientos para la legalización de bienes muebles a cargo de contratistas del SENA a la finalización del contrato, la legalización de inventarios que, entre otras actividades, puede llevar al traspaso de bienes, lo que supone es la verificación física de los bienes, actividad que no ha sido prevista dentro del marco de la emergencia sanitaria ocasionada por el coronavirus COVID-19 durante gran parte del año 2020.

De ahí que se requiere que por parte de la Dirección Administrativa y Financiera se analicen las circunstancias de los supervisores frente a la legalización de los inventarios por parte de los contratistas de prestación de servicios debido a la finalización de los contratos en la presente vigencia fiscal, situación que genera preocupación ante la imposibilidad de verificar y controlar la existencia física de los bienes, en especial, frente a aquellos contratistas a quienes no habrá de renovárseles el contrato.

Para los supervisores de contratos, recibir el traspaso de bienes cuya verificación física no es dable hacerla debido a las medidas adoptadas por la entidad, genera inquietud e intranquilidad, dadas las consecuencias disciplinarias, fiscales y patrimoniales por la pérdida, hurto o daño de los bienes de la Entidad.

Dejo a su buen juicio estas consideraciones resultantes de las inquietudes planteadas por supervisores de contratos frente a la legalización de bienes muebles por parte de contratistas de prestación de servicios con motivo de la finalización de sus contratos, para que se adopten medidas que consulten también a las personas que han asumido la supervisión de contratos y que en la mayoría de los casos representan un alto volumen de bienes por el número de contratistas bajo supervisión.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

ANTONIO JOSÉ TRUJILLO ILLERA

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa - Dirección Jurídica

Dirección General

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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