CONCEPTO 63818 DE 2022

(septiembre 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Respetada XXXXX,

En respuesta a su comunicación electrónica radicada bajo No. 9-2022-058506, dirigida a la Coordinación del Grupo de conceptos y producción normativa, mediante la cual solicita aclaración y orientación jurídica sobre el siguiente tema:

“Como es de su conocimiento, las Tablas de Retención Documental deben reflejar la estructura orgánico – funcional de la Entidad, así como la producción documental que se genera en el cumplimiento de cada una de las obligaciones y funciones asignadas a las dependencias, ello quiere decir que a toda la documentación recibida y producida en este contexto se le debe asignar una serie documental y un código. Por lo anterior, y por recomendación de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a quien ya elevamos esta consulta, acudimos a su acostumbrada y valiosa colaboración con el fin de tener claridad si los Centros de Formación Profesional deben conformar el Comité Primario y si existe algún lineamiento o disposición normativa que así lo indique, ya que en la práctica, en la mayoría de los Centros de Formación, existe este Comité que facilita el desarrollo de actividades relacionadas con su quehacer diario, y el control de tareas asignadas para asegurar el cumplimiento de las funciones y los cronogramas de actividades permanentes, a pesar de que el Grupo ha realizado las gestiones tendientes a la consulta y obtención de norma o reglamento que los cree y establezca su funcionamiento, no ha sido posible obtener esta información.

Por lo tanto, se requiere hacer claridad sobre la existencia y regulación de este Comité, para poder determinar si se incluye en las Tablas de Retención, o si por el contrario es documentación de trámite en los Despachos de los Subdirectores de los Centros de Formación, ya que, sin acto administrativo de creación del Comité, el Archivo General de la Nación no avala la respectiva serie documental”.

Nos permitimos desarrollar su consulta en los siguientes términos

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el asunto consultado, es menester precisar que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.

En este orden de ideas se analizará en abstracto el consultado, para que la instancia competente decida lo procedente, a saber:

En el campo de la administración de empresas, existen muchas subcategorías, una de ellas es la que se conoce como gerencia estratégica. La Gerencia Estratégica, es una herramienta para administrar y ordenar los cambios, donde se definen los objetivos de la organización y se establecen estrategias; así mismo, se reconoce la participación basada en el liderazgo y la toma de decisiones que correspondan a las demandas del ambiente inmediato y futuro.

En consecuencia, el pensamiento estratégico de la empresa es la coordinación de varias mentes creativas dentro de una perspectiva común que le permita a un negocio avanzar hacia el futuro de una manera satisfactoria para todos.

En la era de la comunicación 2.0 y del redescubrimiento de las conversaciones como actividad social clave en la construcción de comunidad y sociedad, es bastante oportuna la gestión estratégica y la creación de grupos primarios en los planes de comunicación interna.

A inicios de los años 70, con la publicación de ‘El Grupo Primario: Un Manual para el Análisis y la Investigación’ de Dexter Dunphy se dijo que el grupo primario es:

“Un pequeño grupo que existe durante el tiempo suficiente para establecer unos firmes lazos emocionales entre sus miembros, que presenta al menos un conjunto de roles rudimentarios y funcionalmente diferenciados, y una subcultura propia, así como una autoimagen del grupo y un sistema normativo informal para controlar las actividades de sus miembros» (Diccionario Crítico de Ciencias Sociales, Rafael González García, Universidad Complutense de Madrid).

En las organizaciones e instituciones el grupo primario es ese círculo social básico de cada uno de los colaboradores que normalmente está conformado por un jefe o líder y los compañeros y pares. Habitualmente son grupos entre 3 y 10 o 12 personas que pertenecen a un área o subárea en la estructura organizacional.

Estos equipos de por sí no son grupos primarios, pero lo terminan siendo con el tiempo por el fortalecimiento de las relaciones, la influencia social y el compromiso emocional. La percepción individual sobre la empresa está principalmente marcada por este primer microsistema organizacional.

¿Cómo se pueden gestionar estos grupos primarios?

Estos lazos sociales básicos incentivan la creación de un clima laboral ideal para el trabajo, donde la confianza y el conocimiento personal apalancan la gestión grupal.

En esta instancia se generan micro redes de apoyo que potencian los talentos de las personas y minimizan las debilidades, incrementan la productividad y perfeccionan los sistemas de solución de problemas. Son construcciones sociales que dan fluidez a la comunicación, que permiten la comprensión de objetivos comunes e individuales y estimulan la formación de cada integrante del grupo.

El encuentro periódico y eficiente de sus individuos facilita la dinámica social y la cohesión de estos equipos. Si bien su espíritu no es realizar reuniones, en estos espacios se puede hacer seguimiento; y desarrollar, fortalecer y gestionar el equipo primario. [https://funcionc.com/2017/05/03/grupos-primarios-en-la-estrategia-de-comunicacion-interna/ ].

Ahora bien, el SENA tiene un rol importante en el país no solo en su consolidación como una entidad referente de la formación integral, sino por su gran aporte a la empleabilidad, el emprendimiento y la equidad, atendiendo con pertinencia y calidad las necesidades no solo productivas, sino sociales del país, y aportando de manera importante a la transformación de las condiciones que hagan posible el crecimiento económico y productivo del país.

Para este nuevo reto al que nos enfrentamos, se ha desarrollado en la entidad una política de direccionamiento estratégico basado en la metodología Balance Scorecard que refleja en su Mapa Estratégico la Perspectiva de Valor Público fundamentada en cuatro objetivos estratégicos, los cuales enmarcan las apuestas estratégicas de la entidad alineadas con las del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022.

Igualmente, dentro de la Política de Calidad, aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del SENA, se promueve la prestación de sus servicios con alta pertinencia y calidad, así como la mejora continua del Sistema con herramientas que potencialicen la eficacia y eficiencia de sus procesos.

En articulación con la Promesa de Valor del SIGA, se compromete con:

- El fortalecimiento de la cultura de mejora continua y el cumplimiento de los requisitos aplicables.

- La implementación de mecanismos que permitan mejorar la gestión y sus resultados.

- El apoyo a la gestión para consolidar la entidad como referente de la formación integral para el trabajo.

CONCLUSIÓN

De lo antes expuesto podemos concluir que, el SENA para el desarrollo de su función y cumplimiento de su misión y visión, ha tomado el modelo de Gerencia Pública basado en la planeación estratégica para el cumplimiento de su política de Calidad y de la promesa de valor del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA, como herramienta de gestión que contribuye a mejorar el desempeño institucional.

Dentro de esa planificación estratégica se encuentra la implementación de mecanismos que permitan mejorar la gestión y sus resultados a nivel macro y en particular en los Centros de Formación.

Una de las herramientas más adecuadas para la toma de decisiones y la definición de las diversas políticas a tomar por parte de los directores regionales y subdirectores de centro, para llegar a una formación integral, atendiendo con pertinencia y calidad las necesidades no solo productivas, sino sociales del país, y aportando de manera importante a la transformación de las condiciones que hagan posible el crecimiento económico y productivo del país, es la organización de comités o grupos primarios de trabajo, los cuales son conformados por cada uno de los Gerentes Públicos, acorde a la toma de decisión a que hubiere lugar, con las personas más idóneas para apoyar la toma de decisión y los funcionarios competentes en cada una de las áreas que gestionan el trabajo, la fijación y cumplimiento de metas en cada uno de los programas que se desarrollan en las regionales o centros de formación.

Estos grupos o comités son una herramienta de gestión administrativa dentro de la planeación estratégica y no hacen parte de la estructura orgánica y normativa de la entidad, por lo cual, si bien su actuar debe quedar registrado en series documentales como parte de las evidencias en la toma de decisión del líder de la dependencia, estas no constituyen una serie documental independiente sino hacen parte de la gestión administrativa de cada proceso en particular.

Es decir, estos documentos deben constituirse en parte integral de cada uno de los procesos o sub- procesos de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1, del artículo 11, del Acuerdo No. 004 (30 ABR 2019), “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD” https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2019/, y deben reposar en cada una de las series y subseries documentales que los soportan, por ejemplo, si en dicho comité se toma la determinación de constituir una necesidad contractual, esta acta hace parte de la etapa previa del proceso de contratación (etapa precontractual) que se deba iniciar para suplir tal necesidad.

Al agrupar estos documentos de acuerdo con el trámite de Gestión Administrativa, se está respetando el principio archivístico de orden original, preservando la ordenación física de los documentos producidos en dicho trámite, conforme lo determina el Archivo General de la Nación en su cartilla de clasificación documental, que en su texto determina:

"En la clasificación, las funciones de terminan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.). Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquiera otra". (Subrayado fuera de texto)

[https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/MANUALES/CLASIFICACION%20DOCUMENTAL.pdf ]

La presente orientación se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordialmente

GLORIA ACOSTA CONTRERAS

Coordinadora

Grupo Gestión de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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