CONCEPTO 96165 DE 2013

(Junio 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá

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Tema: Procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía – Contratación del mantenimiento preventivo y correctivo integral de equipos agroindustriales de los talleres de formación                                   

En atención a su comunicación No. 8-2013-022156 del 19 de mayo de 2013, mediante el cual consulta sobre cómo contratar el mantenimiento preventivo y correctivo integral (con suministro de repuestos) para los equipos agroindustriales de los talleres de formación (procesamiento de lácteos, frutas, cárnicos, cacao y panadería) propiedad del SENA, que son utilizados para el cumplimiento de nuestros deberes misionales de impartir formación, al respecto le informo lo siguiente:

Consulta:

“El Centro de Atención al Sector Agropecuario requiere contratar el mantenimiento preventivo y correctivo integral (con suministro de repuestos) para los equipos agroindustriales de los talleres de formación (procesamiento de lácteos, frutas, cárnicos, cacao y panadería) propiedad del SENA, que son utilizados para el cumplimiento de nuestros deberes misionales de impartir formación.

Se hizo un estudio completo de las necesidades de mantenimiento preventivo, estableciendo la periodicidad, actividades principales y condiciones para cada una de las máquinas, acompañado de un estudio de mercados que determinó una suma cercana a los setenta millones de pesos ($70.000.000), para este propósito.

Por otra parte, dado que el mantenimiento correctivo (arreglo de las averías o fallas cuando éstas se presentan) es impredecible y no planificable, se piensa dejar un monto o bolsa de recursos por ($35.000.000), que ejecutarán de la siguiente forma:

“El contratista deberá realizar sin costo adicional para el SENA el diagnóstico de la falla, notificar al supervisor y cotizar el arreglo discriminando el valor de la mano de obra, el valor de los repuestos y el Iva, para su aprobación por parte del SENA, antes de ser ejecutados. En todo caso el supervisor revisará que el valor a pagar este de acuerdo a los precios de mercado.”

Adicionalmente, dado que en circulares de la Contraloría y la Procuraduría de noviembre de 2012, se exhortaba a los ordenadores del gasto a ser previsivos en la ejecución presupuestal acatando el principio de anualidad presupuestal, evitando constituir reservas presupuestales, y la improvisación y carreras en la ejecución de recursos al finalizar la vigencia; con el fin de no reversar grandes saldos del contrato para luego ejecutar un proceso de contratación a las carreras (de último momento), se piensa establecer una cláusula que permita ejecutar el saldo de la bolsa de recursos prevista para el mantenimiento correctivo (si para esa fecha existe saldo), en caso de que durante la ejecución del contrato no se haya consumido la totalidad de la bolsa, de la siguiente forma:

“En caso de que exista saldos a fecha 1º de noviembre de 2013, del rubro de mantenimiento correctivo, el Centro de Atención al Sector Agropecuario SENA Regional Santander a través del Supervisor puede recibir repuestos fungibles o reemplazables para los diferentes equipos objeto del contrato a fin de conformar un stock de repuestos a futuro, para lo cual se debe tener en cuenta la hoja de vida de cada equipo. Una vez señalados los repuestos necesarios el contratista deberá adjuntar oferta económica que será avalada por el Centro de Atención al Sector Agropecuario SENA Regional Santander, después de realizar un estudio económico, siempre que los precios estén de acuerdo al mercado”

Preguntas:

1. ¿Es jurídicamente viable contratar del modo anteriormente planteado el mantenimiento correctivo, pagándolo de una bolsa prevista para tal fin?

2.   En caso de que lo anterior sea posible, ¿es jurídicamente viable terminar los saldos de la bolsa prevista para el mantenimiento correctivo, recibiendo los repuestos, sin recibir mano de obra, tal como se plantea en el texto anterior?”

Consideraciones Jurídicas

La Ley 1150 de 2007 “ Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”, adicionada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, señala que para la escogencia del contratista se efectuara con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía.

El numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, señala que la selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetivo prevista para aquellos casos en que por las circunstancias del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía, o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Dentro de las causales de selección abreviada prevista en la misma norma, se encuentra la contratación de menor cuantía.

El artículo 3.2.2.1, del Decreto 734 de 2012, establece el procedimiento de menor cuantía al señalar:

Sin perjuicio de las reglas generales aplicables a las modalidades de selección señaladas en el presente decreto, el procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía será el siguiente:

1. La convocatoria y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto.

2. El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar.

3. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.

La manifestación se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberá contener, además de la expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso.

4. En caso que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes de que trata el artículo 3.2.2.2 del presente decreto, para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos.

En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

5. Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá a su evaluación en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones.

6. El resultado de la evaluación se publicará en el Secop durante tres (3) días hábiles, término durante el cual los oferentes podrán presentar observaciones a la misma, las cuales serán resueltas por la entidad en el acto de adjudicación del proceso de selección.

7. Vencido el término anterior, la entidad, dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones para el efecto adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.9 del presente decreto.

El acto de adjudicación se deberá publicar en el Secop con el fin de enterar de su contenido a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Hará parte de su contenido la respuesta que la entidad dé a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.

Parágrafo.

En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía regulado en el presente artículo, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto”.

Ahora bien, en los estudios previos es el documento mediante el cual sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, con el fin de que el eventual contratista pueda valorar el alcance de lo requerido, por lo tanto en el estudio previo se puede determinar la necesidades que requiere el centro sobre el mantenimiento preventivo y correctivo.

Por lo anterior, se podrá establecer en los estudios previos el mantenimiento correctivo determinando el valor que se va a dejar para dicho mantenimiento.

Luego entonces como se va a contratar el mantenimiento preventivo en ( $70.000.000) y el mantenimiento correctivo ($35.000.000.oo) para una cuantía de $105.000.000 se podrá adelantar el proceso de menor cuantía para contratar el mantenimiento preventivo y correctivo integral (con suministro de repuestos) para los equipos agroindustriales del centro.

Ahora bien, sobre la viabilidad de dejar un monto de ($35.000.000), para el mantenimiento correctivo, para el arreglo de averías o fallas si se presenta, se encuentra que es viable para lo cual debe dejarse expresamente establecido en el estudio previo.

Al respecto es importante precisar que esta modalidad de pago se conoce como “Gastos Reembolsables”, siendo este un instrumento mediante el cual se reconoce el costo de ciertas actividades accesorias, que no hacen parte del objeto y alcance de un contrato, bien sea porque no se tiene certeza sobre su realización, o porque no es posible su valoración precisa al momento de elaborar el presupuesto oficial ni al momento de estructurar la oferta con fundamento en la cual se celebra aquel.

Para su estipulación se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Durante la Planeación contractual se debe analizar la necesidad de incluir Gastos Reembolsables; de ser necesarios, ello debe reflejarse en la minuta del contrato respectivo.

- En caso de requerirse la inclusión de Gastos Reembolsables en el contrato, se debe dejar constancia de las razones que motivan su inclusión en el respectivo estudio previo que soporta el proceso de selección.

- En la minuta del contrato se deben identificar clara y taxativamente los conceptos (suministros, servicios) que se reconocerán y pagarán como Gastos Reembolsables, y señalar su cuantía, sea   en valor o en porcentaje.

- El valor de los Gastos Reembolsables previstos en un contrato, debe estar respaldado con Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) expedido antes de la celebración de este.

Cordialmente,

MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO

Directora Jurídica

NIS: 2013-02-096165

Proyecto: Cristy Garcia

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